Hàm Pivot Table trong Microsoft Excel cho phép bạn tóm tắt, lập bảng và phân tích dữ liệu một cách dễ dàng. Bạn sẽ tìm thấy bên dưới các bước để tạo Bảng Pivot trong Excel.
Tạo bảng Pivot trong Excel
Biết các bước để tạo Bảng Pivot trong Excel sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn rất nhiều, so với việc sử dụng TOTAL, SUBTOTAL và các lệnh khác để phân tích Dữ liệu.
Bước đầu tiên trong việc tạo Bảng Pivot không có lỗi là đảm bảo rằng Dữ liệu nguồn cho Bảng Pivot có định dạng đúng.
Khi Dữ liệu nguồn đã sẵn sàng, bạn có thể chèn một bảng trụ trống hoặc chèn một trong các PivotTable được đề xuất vào bảng tính.
Theo chúng tôi, việc sử dụng Bảng Pivot được đề xuất và sửa đổi nó sẽ dễ dàng và nhanh chóng hơn so với làm việc với Bảng Pivot trống.
1. Chuẩn bị dữ liệu nguồn cho bảng Pivot
Nói chung, dữ liệu Nguồn cho Bảng Pivot cần tuân thủ các yêu cầu sau
1. Mỗi và mỗi cột trong Dữ liệu nguồn cần phải có nhãn tiêu đề hoặc cột. Để tránh nhầm lẫn, Nhãn cột cần phải là duy nhất và không lặp lại.
2. Dữ liệu nguồn không thể có các cột trống. Thực tế, bạn sẽ không thể tạo Bảng Pivot, nếu có Cột trống trong Dữ liệu nguồn.
3. Tránh các ô trống và các hàng trống trong Dữ liệu nguồn, vì chúng có thể dẫn đến lỗi và nhầm lẫn trong Bảng Pivot.
4. Không bao gồm Tổng, Tổng phụ và Trung bình (Tổng số cột hoặc hàng) khi bạn chọn Phạm vi dữ liệu nguồn trong Bảng Pivot.
5. Đảm bảo rằng bạn áp dụng định dạng (Ngày, Số, v.v.) cho các ô trong Dữ liệu nguồn.
Khi Dữ liệu nguồn cho Bảng Pivot được tổ chức chính xác và đáp ứng các yêu cầu trên, bạn sẽ không gặp vấn đề gì khi tạo Bảng Pivot không có lỗi.
2. Chèn Bảng Pivot vào Bảng tính
Để giải thích các bước cơ bản để tạo Bảng Pivot trong Excel, chúng tôi sẽ sử dụng Dữ liệu bán hàng được ghi tại hai cửa hàng máy tính, được gắn nhãn thuận tiện là Cửa hàng số 1 và Cửa hàng số 2.
Như bạn có thể thấy trong hình trên, Dữ liệu nguồn được tổ chức tốt với các nhãn cột duy nhất và nó không có cột trống, hàng trống hoặc ô.
Khi Dữ liệu nguồn ở định dạng đúng, bạn có thể làm theo các bước bên dưới để tạo Bảng Pivot trong Excel.
1. Mở tệp Excel chứa dữ liệu nguồn mà bạn muốn đưa vào Bảng Pivot.
2. Chọn bất kỳ ô nào trong Dữ liệu nguồn> nhấp vào Chèn> Bảng> Tùy chọn PivotTable được đề xuất.
3. Trên màn hình PivotTable được đề xuất, cuộn xuống danh sách được đề xuất để xem chúng> chọn Bố cục PivotTable mà bạn muốn sử dụng và nhấp vào OK.
Lưu ý: Bạn thực sự có thể nhấp vào Bố cục PivotTable được đề xuất để xem chúng ở chế độ xem lớn hơn. Bố cục sẽ không được chèn, cho đến khi bạn nhấp vào nút OK.
4. Khi bạn nhấp vào OK, Excel sẽ chèn Bảng Pivot vào bảng tính mới.
3. Sửa đổi bố trí bảng Pivot
Ngay cả sau khi tạo PivotTable bằng cách sử dụng bố cục được đề xuất, bạn có thể sửa đổi PivotTable cho phù hợp với yêu cầu của riêng bạn.
Nhấp vào bất kỳ ô nào trong Bảng Pivot và điều này sẽ mở Danh sách trường PivotTable.
Khi danh sách Trường PivotTable được kích hoạt, bạn sẽ có thể sửa đổi Bảng Pivot bằng cách thêm các Mục trường và kéo các Mục trường giữa các khu vực Cột, Hàng và Giá trị.
Lúc đầu, bạn có thể thấy mọi thứ trở nên sai lầm khủng khiếp khi bạn cố gắng sửa đổi bố cục Bảng Pivot. Tuy nhiên, cách duy nhất để làm chủ Bảng Pivot là chơi xung quanh và mắc lỗi.
Bạn nên dành thời gian chất lượng để chơi xung quanh với các mục Trường PivotTable và làm quen với việc sửa đổi Bảng Pivot đã cho.
Khi bạn đã quen với việc sửa đổi Bảng Pivot, bạn sẽ có thể phân tích lượng lớn dữ liệu và tạo tất cả các loại tóm tắt dữ liệu một cách dễ dàng.
