Chào mừng bạn đến với Microsoft Teams, công cụ cuối cùng để kết nối và hợp tác với mạng của bạn. Cho dù bạn là một phần của một tổ chức lớn như Fortiscue hay chỉ đơn giản là tìm cách sắp xếp một cuộc họp trực tuyến với một vài liên hệ, các đội đã giúp bạn được bảo hiểm. Vậy làm thế nào để bạn mời danh bạ của bạn và bắt đầu? Tại đây, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn một số cách dễ dàng để mời người khác vào mạng nhóm của bạn và tận dụng tối đa ứng dụng mạnh mẽ này.
Đầu tiên, hãy bắt đầu với những điều cơ bản. Để mời các liên hệ đến các nhóm Microsoft, bạn cần có chúng trong danh sách liên hệ của tổ chức của bạn. Nếu bạn đang sử dụng Microsoft Outlook, bạn có thể dễ dàng đồng bộ hóa các liên hệ của mình với các nhóm bằng cách làm theo các bước đơn giản sau: Nhấp chuột phải vào liên hệ bạn muốn mời, chọn "Thêm tùy chọn", và sau đó nhấp vào "Thêm vào các nhóm."Đó là nó! Liên hệ của bạn sẽ nhận được lời mời thông qua các nhóm và họ có thể tham gia ngay lập tức hoặc lên lịch một cuộc họp sau đó.
Nếu danh bạ của bạn không phải là một phần của tổ chức của bạn hoặc bạn muốn mời ai đó bên ngoài mạng của bạn, bạn vẫn có thể thêm chúng vào cuộc họp nhóm của bạn. Trong quá trình lập lịch, chỉ cần nhập địa chỉ email của họ trong trường "Mời" và nhấp vào "Thêm". Họ sẽ nhận được một liên kết mời qua email và có thể tham gia cuộc họp trực tiếp bằng cách nhấp vào nó. Nó đơn giản như vậy!
Bây giờ bạn đã biết cách mời người khác, chúng ta hãy xem một số tùy chọn bạn có khi lên lịch một cuộc họp trong các đội. Bạn có thể thêm một chủ đề và nhập tất cả các chi tiết cần thiết, chẳng hạn như ngày, thời gian và địa điểm. Bạn cũng có thể gán các danh mục cho các cuộc họp của mình, vì vậy việc tìm thấy chúng sau này dễ dàng hơn. Nếu bạn muốn làm cho cuộc họp của bạn tương tác nhiều hơn, bạn có thể kích hoạt các tùy chọn chia sẻ video và màn hình. Bạn thậm chí có thể gửi tin nhắn văn bản cho tất cả người tham gia trước khi cuộc họp bắt đầu cung cấp cho họ cập nhật nhanh hoặc bất kỳ thông tin bổ sung nào họ có thể cần.
Hãy nhớ rằng không phải tất cả người dùng đều có cùng quyền trong các nhóm. Một số có thể cập nhật các chi tiết cuộc họp hoặc sắp xếp lại nó, trong khi những người khác chỉ có thể xem cuộc họp nhưng không thực hiện bất kỳ thay đổi nào. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng bạn đặt đúng quyền cho mỗi người để tránh bất kỳ sự nhầm lẫn nào.
Đó là nó! Bây giờ bạn có tất cả thông tin bạn cần để mời danh bạ đến các nhóm Microsoft và bắt đầu kết nối với mạng của bạn. Hãy nhớ khám phá tất cả các tính năng và các nhóm tùy chọn phải cung cấp, vì nó có thể cải thiện đáng kể các nỗ lực hợp tác và giao tiếp của bạn. Cho dù bạn đang có một cuộc gọi nhanh chóng với một đồng nghiệp hoặc tổ chức một sự kiện ảo quy mô đầy đủ, các đội đã lấy lại bạn. Vì vậy, hãy tiếp tục và mời danh bạ của bạn ngay bây giờ!
Cách mời danh bạ đến các đội Microsoft miễn phí
Microsoft Teams cung cấp một nền tảng thuận tiện để lên lịch và lưu trữ các cuộc họp trực tuyến với các liên hệ của bạn. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách mời các liên hệ của bạn đến các nhóm Microsoft và kết nối với họ bằng ứng dụng.
Lên lịch một cuộc họp
Để lên lịch một cuộc họp, hãy mở các nhóm Microsoft và nhấp vào tab "Lịch" nằm trên menu bên trái. Từ đây, bạn có thể xem các cuộc họp sắp tới của mình và lên lịch những cuộc họp mới.
1. Nhấp vào biểu tượng "+" để lên lịch một cuộc họp mới.
2. Nhập các chi tiết cuộc họp, chẳng hạn như tiêu đề, ngày và thời gian.
3. Để mời danh bạ, nhấp vào trường "Thêm người tham dự bắt buộc" và bắt đầu nhập tên hoặc địa chỉ email của họ. Các nhóm Microsoft sẽ đề xuất các liên hệ đã biết khi bạn gõ.
4. Tùy chọn: Để mời ai đó không phải là người liên hệ, hãy nhập địa chỉ email của họ và nhấp vào biểu tượng "+".
5. Nếu bạn muốn gán ai đó làm đồng tổ chức hoặc quản trị viên, hãy nhấp vào trường "Thêm người tham dự tùy chọn" và chọn tên của họ từ danh sách.
6. Nếu bạn muốn mời ai đó từ bên ngoài tổ chức của bạn, hãy chuyển đổi "Bất cứ ai" chuyển sang bên phải.
7. Khi bạn đã chọn tất cả các liên hệ mong muốn, nhấp vào "Xong".
8. Bạn cũng có thể kiểm tra tùy chọn "quay số" nếu bạn muốn cho người tham gia tham gia cuộc họp qua điện thoại.
Mời danh bạ
1. Sau khi lên lịch cuộc họp, những người mời sẽ nhận được một email với chi tiết cuộc họp và liên kết tham gia.
2. Bạn cũng có thể sao chép liên kết cuộc họp và chia sẻ nó với các liên hệ của bạn thông qua các kênh liên lạc khác.
3. Nếu bạn cần thực hiện bất kỳ thay đổi nào trong cuộc họp, nhấp chuột phải vào nó trong lịch và chọn "Chỉnh sửa". Bạn có thể cập nhật tiêu đề, ngày, thời gian, người tham dự và các tùy chọn khác.
4. Nếu bạn muốn mời nhiều người đến cuộc họp, hãy nhấp vào "Mời nhiều người hơn" trong màn hình cuộc họp. Bạn có thể nhập tên hoặc địa chỉ email của họ và nhấp vào "Gửi".
Tham gia một cuộc họp
1. Khi đến lúc cuộc họp, người tham dự có thể tham gia bằng cách nhấp vào liên kết cuộc họp hoặc bằng cách mở các nhóm Microsoft và đi đến tab "Lịch".
2. Nếu bạn có một tài khoản Outlook hoặc các nhóm, cuộc họp sẽ xuất hiện trong các sự kiện theo lịch trình của bạn.
3. Để tham gia cuộc họp, chỉ cần nhấp vào sự kiện theo lịch trình và chọn "Tham gia".
4. Một cửa sổ mới sẽ mở và bạn sẽ có thể xem màn hình cuộc họp, trò chuyện với những người tham dự khác và tham gia các cuộc gọi âm thanh hoặc video.
Bằng cách làm theo các bước đơn giản này, bạn có thể dễ dàng mời danh bạ của mình đến các nhóm Microsoft miễn phí và tận hưởng các cuộc họp trực tuyến liền mạch với mạng của bạn.
Kết nối với mạng của bạn bằng ứng dụng
Các nhóm Microsoft cung cấp một cách thuận tiện để kết nối với mạng của bạn và giữ liên lạc với các liên hệ của bạn. Cho dù bạn muốn lên lịch một cuộc họp, hãy mời ai đó gọi điện, hoặc đơn giản là cập nhật về những gì tổ chức của bạn đang làm, các nhóm đã giúp bạn bảo hiểm.
Lịch trình và quản lý các cuộc họp
Với các nhóm Microsoft, bạn có thể dễ dàng lên lịch và quản lý các cuộc họp với các liên hệ của mình. Để lên lịch một cuộc họp, hãy truy cập tab Lịch trong ứng dụng các nhóm, sau đó nhấp vào nút "Cuộc họp mới". Nhập chi tiết cho cuộc họp của bạn, bao gồm ngày, thời gian, thời gian và người tham dự. Bạn cũng có thể thêm một chủ đề cuộc họp, đặt mô tả cuộc họp và gán danh bạ của bạn vào các kênh hoặc danh mục cụ thể.
Mời liên hệ đến các cuộc họp
Để mời danh bạ đến một cuộc họp, chỉ cần nhập tên hoặc địa chỉ email của họ trong trường Mời. Bạn có thể mời mọi người từ trong tổ chức của bạn hoặc thậm chí bên ngoài tổ chức của bạn bằng cách nhập địa chỉ email của họ. Các đội sẽ gửi cho họ một email có liên kết để tham gia cuộc họp. Nếu bạn chưa thêm liên hệ vào thư mục nhóm nội bộ của mình, bạn cũng có thể nhập số điện thoại của họ dưới dạng tùy chọn quay số.
Tham gia các cuộc họp và tham dự các sự kiện
Khi đến lúc cuộc họp, bạn có thể tham gia bằng cách nhấp vào liên kết cuộc họp hoặc bằng cách truy cập tab Lịch và chọn cuộc họp bạn muốn tham dự. Trên trang họp, bạn sẽ thấy các chi tiết cuộc họp, bao gồm ngày, giờ và người tham gia. Bạn cũng có thể thấy một lịch trình đầy đủ các sự kiện trong lịch của bạn và xem bất kỳ sự kiện sắp tới nào mà bạn đã được mời.
Trong cuộc họp, bạn sẽ có tùy chọn bật âm thanh và video của mình, cũng như trò chuyện với những người khác bằng tính năng trò chuyện. Bạn cũng có thể chia sẻ màn hình của mình nếu bạn cần hiển thị một cái gì đó cho những người tham gia. Nếu bạn là quản trị viên hoặc có quyền đúng, bạn cũng có thể ghi lại cuộc họp để tham khảo trong tương lai.
Kết nối với các liên hệ bên ngoài tổ chức của bạn
Các nhóm Microsoft cũng cho phép bạn kết nối với các liên hệ bên ngoài tổ chức của bạn. Chỉ cần nhập địa chỉ email của họ khi lên lịch một cuộc họp hoặc mời họ tham gia một kênh. Các đội sẽ gửi cho họ một email với hướng dẫn về cách tham gia. Bạn cũng có thể kiểm tra xem người bạn muốn kết nối có trực tuyến bằng cách tìm kiếm một chỉ báo trạng thái xanh bên cạnh tên của họ không.
Sắp xếp lại hoặc hủy các cuộc họp
Nếu bạn cần sắp xếp lại hoặc hủy một cuộc họp, bạn có thể làm như vậy trong ứng dụng của các nhóm. Chỉ cần chuyển đến tab Lịch, tìm cuộc họp bạn muốn sắp xếp lại hoặc hủy, sau đó nhấp chuột phải vào nó và chọn tùy chọn thích hợp. Các đội sẽ thông báo cho tất cả những người tham gia về những thay đổi được thực hiện cho cuộc họp.
Bằng cách sử dụng các nhóm Microsoft, bạn có thể dễ dàng kết nối với mạng của mình và giữ liên lạc với danh bạ của mình. Cho dù đó là lập lịch và quản lý các cuộc họp, mời các liên hệ bên ngoài hoặc tham gia các cuộc họp và tham dự các sự kiện, các nhóm cung cấp trải nghiệm liền mạch cho tất cả các nhu cầu giao tiếp của bạn.
Mời ai đó đến một cuộc họp của các đội
Nếu bạn thường cần hợp tác với người khác hoặc trình bày thông tin cho một nhóm người, mời họ đến một cuộc họp của các nhóm là một cách thuận tiện và hiệu quả để kết nối. Cho dù bạn đang lên lịch cho một cuộc họp trong tổ chức của bạn hoặc mời khách bên ngoài, Microsoft Teams cung cấp một số tùy chọn để mời người khác và đảm bảo họ có thể tham gia cuộc họp của bạn một cách dễ dàng.
Lên lịch một cuộc họp
Để bắt đầu mời mọi người đến cuộc họp của các nhóm của bạn, trước tiên bạn sẽ cần lên lịch cuộc họp. Đây là cách:
- Mở ứng dụng đội và chuyển đến tab Lịch.
- Nhấp vào nút "Cuộc họp mới" để tạo một cuộc họp mới.
- Nhập các chi tiết cuộc họp như tiêu đề, ngày, thời gian và thời lượng.
- Chọn kênh hoặc danh mục cuộc họp sẽ được liên kết với. Đây là tùy chọn và phụ thuộc vào cách bạn muốn tổ chức các cuộc họp của mình.
- Thêm ai đó vào cuộc họp bằng cách nhập tên hoặc địa chỉ email của họ vào trường "Mời ai đó". Bạn cũng có thể thêm nhiều người tham dự cùng một lúc bằng cách tách tên hoặc email của họ bằng dấu chấm phẩy.
- Nhấp vào nút "Gửi" để mời những người được chọn đến cuộc họp.
Lưu ý rằng nếu bạn có một số lượng lớn người mời hoặc nếu có những người không thuộc tổ chức của bạn, bạn cũng có thể gửi chi tiết cuộc họp qua email hoặc các nền tảng nhắn tin khác bằng cách nhấp vào nút "Sao chép lời mời".
Mời ai đó trong tổ chức của bạn
Nếu bạn muốn mời một người là một phần của tổ chức của bạn, điều đó thậm chí còn dễ dàng hơn:
- Mở ứng dụng đội và chuyển đến tab trò chuyện.
- Nhập tên của người bạn muốn mời trong thanh tìm kiếm.
- Nhấp chuột phải vào tên của họ trong kết quả tìm kiếm và chọn "Mời tham gia các nhóm".
- Chọn xem bạn muốn gửi lời mời qua trò chuyện hoặc email.
- Nhấp vào tùy chọn đã chọn và gửi lời mời.
Mời ai đó sử dụng Outlook
Nếu bạn đang sử dụng Outlook để lên lịch cho các cuộc họp nhóm của mình, bạn có thể mời ai đó bằng cách làm theo các bước sau:
- Mở Outlook và đi đến tab Lịch.
- Tạo một cuộc họp mới và nhập chi tiết cuộc họp.
- Nhấp vào nút "Cuộc họp nhóm" trên thanh công cụ để tạo liên kết cuộc họp.
- Nhập tên hoặc địa chỉ email của những người bạn muốn mời trong trường "đến".
- Nhấp vào nút "Gửi" để gửi lời mời họp.
Đó là nó! Bây giờ những người bạn đã mời có thể tham gia cuộc họp nhóm của bạn bằng cách nhấp vào liên kết cuộc họp. Họ có thể chọn tham gia với chỉ có âm thanh hoặc kích hoạt video của họ. Bạn cũng có thể cung cấp cho họ các tùy chọn quay số nếu họ thích tham gia cuộc họp qua điện thoại.
Hãy nhớ rằng, nếu bạn cần sắp xếp lại hoặc thực hiện bất kỳ thay đổi nào trong cuộc họp, bạn có thể làm như vậy trong ứng dụng của các nhóm hoặc bằng cách chỉnh sửa cuộc họp trong Outlook. Điều này đảm bảo rằng mọi người đều cập nhật với các chi tiết cuộc họp mới nhất.
