Nút biểu quyết của Outlook cung cấp một cách thuận tiện để gửi các mục để người giám sát hoặc thành viên trong nhóm phê duyệt. Khi người nhận bỏ phiếu cho một trong các lựa chọn, Outlook sẽ theo dõi phản hồi và cho phép bạn xem tóm tắt tất cả các câu trả lời cho một thư cụ thể. Bạn có thể thăm dò ý kiến một người hoặc toàn bộ nhóm, cung cấp các lựa chọn đơn giản như "Chấp thuận / Từ chối" hoặc các tùy chọn phức tạp hơn mà bạn tự tạo ra.
Yêu cầu
Để theo dõi các mục bạn đã gửi để phê duyệt hoặc bỏ phiếu, tài khoản thư của bạn phải ở trên máy chủ Microsoft Exchange. Máy chủ Exchange thường được sử dụng trong môi trường văn phòng; tài khoản email cá nhân và nhà riêng của bạn có thể không sử dụng máy chủ Exchange trừ khi bạn thiết lập tài khoản thông qua cơ quan hoặc trường học của mình. Ngoài ra, người nhận email phải sử dụng Outlook 2003 trở lên để bỏ phiếu, mặc dù họ không cần tài khoản Exchange nếu chỉ nhận được thư.
Gửi yêu cầu phê duyệt của bạn
Gửi yêu cầu email của bạn bằng cách sử dụng tính năng theo dõi khá đơn giản: Soạn email của bạn như bình thường, bao gồm câu hỏi hoặc tài liệu mà bạn yêu cầu phê duyệt. Chuyển sang tab "Tùy chọn" và nhấp vào "Sử dụng các nút biểu quyết" trên ruy-băng. Outlook hiển thị các lựa chọn bạn có thể cung cấp cho người nhận. Cho họ lựa chọn chấp thuận hoặc từ chối, hoặc yêu cầu đơn giản Có, Không hoặc Có thể. Bạn cũng có thể chọn "Tùy chỉnh" để cung cấp các tùy chọn của riêng bạn; chỉ cần nhập các tùy chọn vào trường "Sử dụng các nút biểu quyết" trên màn hình tiếp theo, phân tách từng tùy chọn bằng dấu chấm phẩy.
Sử dụng các nút biểu quyết
Khi người nhận mở thư của bạn trong Outlook, họ sẽ thấy một cảnh báo ở trên cùng cho biết thư bao gồm các nút biểu quyết. Bằng cách nhấp vào cảnh báo trong Outlook 2013 và Outlook 2010, người nhận có thể hiển thị các tùy chọn bỏ phiếu và nhấp vào một tùy chọn. Trong các phiên bản 2007 và 2003, các tùy chọn bỏ phiếu xuất hiện trên thanh công cụ. Sau khi người đó bỏ phiếu, Outlook sẽ tự động gửi thư trả lời cho người gửi ban đầu thông báo cho anh ta về lựa chọn.
Theo dõi kết quả
Ngoài việc có thể theo dõi kết quả từ các dòng chủ đề, bạn có thể kéo lên một bảng hiển thị tóm tắt các câu trả lời cho một câu hỏi duy nhất. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn gửi câu hỏi cho một nhóm lớn. Chỉ cần mở một trong các câu trả lời cho câu hỏi của bạn và sau đó nhấp vào câu trả lời của người đó ở đầu thư. Outlook hiển thị một tùy chọn khác để "Xem Phản hồi Bỏ phiếu." Nhấp vào tùy chọn để xem tất cả các phiếu bầu, phê duyệt hoặc từ chối được gửi cho câu hỏi cụ thể này.
