Google tương đương với Microsoft Office ban đầu được gọi là Google Docs, một dịch vụ hiện được tích hợp vào Google Drive. Với khả năng chỉnh sửa, lưu trữ và chia sẻ, Google Drive tạo ra một nguồn tài nguyên mạnh mẽ cho các chuyên gia kinh doanh, sinh viên và các cá nhân khác đang tìm kiếm một giải pháp thay thế cho Office. Nó có nhiều tính năng giống nhau, nhưng là một dịch vụ dựa trên Web khác với Microsoft Office ở một số điểm cần thiết.
Chương trình cơ bản
Google kết hợp tất cả các ứng dụng của mình vào một dịch vụ, Google Drive, hoạt động giống như một thư mục chứa tất cả các tài liệu đã tạo của bạn. Bằng cách nhấn nút "Tạo", bạn có thể chọn tạo "Tài liệu", tương đương với tệp trong Microsoft Word; một "Bảng tính", tương đương với một tệp trong Excel; "Bản trình bày", tương đương với tệp PowerPoint; hoặc "Bản vẽ", tương đương với tệp Microsoft Visio. Bạn cũng có thể tạo biểu mẫu và kết nối với một số ứng dụng có sẵn khác của Google. Các chương trình này có tất cả các tính năng cơ bản của các chương trình tương đương của Microsoft. Bạn thậm chí có thể tải lên và chỉnh sửa các tệp Microsoft nhất định, chẳng hạn như tài liệu Word và bảng tính Excel.
Lưu trữ và Chia sẻ
Sự khác biệt chính giữa Microsoft Office và các ứng dụng tương đương của Google đến với khả năng chia sẻ và chỉnh sửa thời gian thực. Bạn chắc chắn có thể chia sẻ tệp khi sử dụng Microsoft Office, nhưng không phải không có ứng dụng chia sẻ của bên thứ ba như Dropbox. Microsoft có các ứng dụng Web có khả năng chia sẻ tương tự như Google Drive, nhưng chương trình văn phòng tại nhà chủ yếu dựa trên máy tính để bàn. Với Google Drive, nếu bạn nhấn "Chia sẻ" trong khi xem tệp, bạn có thể thêm người chỉnh sửa cũng có thể chỉnh sửa tệp, ngay cả khi bạn đang tự chỉnh sửa. Google cung cấp 5GB dung lượng trống cho các tệp của bạn và có thể nâng cấp để có thêm dung lượng.
Truy cập
Như một phần thưởng bổ sung, Google Drive cho phép bạn truy cập các tệp của mình ở bất kỳ đâu bạn có kết nối Internet. Vì bạn có thể truy cập Internet từ mọi nơi, bạn không còn phải lo lắng về việc mình đã lưu tệp vào đúng nơi hay không hoặc có ổ đĩa flash phù hợp hay không.
Nhược điểm
Bản chất dựa trên web của Google Drive có thể tỏ ra có lợi nhưng nó cũng có thể tạo ra vấn đề. Ví dụ: nếu nhà riêng hoặc văn phòng của bạn mất kết nối với Internet, bạn không thể chỉnh sửa các tệp trong Google Drive của mình. Bạn có thể tải xuống ứng dụng dành cho máy tính để bàn cho phép bạn chỉnh sửa ngoại tuyến, nhưng đây là một bước bổ sung mà bạn phải biết thực hiện trước khi cúp điện và cộng tác viên của bạn sẽ không thể xem bất kỳ bản cập nhật nào cho đến khi bạn có thể kết nối lại. Các ứng dụng Web trong Google Drive có đủ các tính năng để sử dụng cơ bản nhưng không có đầy đủ tính phức tạp của Microsoft Office. Nếu bạn cần định dạng hoặc chỉnh sửa nâng cao, bạn có thể yêu cầu một chương trình mạnh mẽ hơn.
