Phần mềm kế toán được thiết kế để tự động hóa phần lớn quy trình kế toán. Mục đích giúp cho việc hạch toán kế toán trở nên dễ dàng, nhanh chóng và chính xác hơn. Mặc dù phần mềm thực sự phục vụ mục đích của nó, nhưng có những bất lợi khi chỉ dựa vào công nghệ cho nhu cầu kế toán của bạn. Đây là lý do tại sao điều quan trọng là phải hiểu các nguyên tắc cơ bản về kế toán cũng như cách sử dụng phần mềm kế toán.
Giá cả
Khi sử dụng phần mềm kế toán, bạn phải mua phần mềm và bất kỳ giấy phép bổ sung nào cần thiết cho người dùng và máy tính khác. Một số phần mềm yêu cầu bạn mua các bản nâng cấp hoặc cập nhật cho các tính năng bổ sung. Bạn cũng phải đảm bảo máy tính của bạn có khả năng chạy phần mềm. Nếu không, bạn cũng cần phải nâng cấp máy tính của mình.
Phụ thuộc vào máy tính
Nếu máy tính của bạn bị treo hoặc dữ liệu bị vi-rút làm hỏng, bạn sẽ không thể sử dụng phần mềm kế toán của mình cho đến khi sự cố được khắc phục. Điều này cũng có nghĩa là bạn sẽ không có quyền truy cập vào bất kỳ dữ liệu đã nhập nào cho đến khi máy tính chạy lại. Dữ liệu của bạn cũng có thể bị hỏng, có nghĩa là bạn sẽ phải nhập lại thông tin trừ khi bạn đã sao lưu các tệp của mình. Ngoài ra, nếu mất điện, phần mềm của bạn sẽ không sử dụng được trừ khi bạn đang sử dụng máy tính xách tay chạy bằng pin.
Gian lận
Dữ liệu phần mềm kế toán yêu cầu cấp độ bảo mật bổ sung để ngăn chặn các vấn đề như gian lận và biển thủ. Phần mềm giúp người dùng dễ dàng thay đổi dữ liệu hơn, giúp cho việc gian lận dễ dàng thực hiện hơn. Do đó, các kiểm toán viên nội bộ ngày càng có nhu cầu kiểm tra xem có bất kỳ sai sót nào về dữ liệu hay không. Các biện pháp bảo mật cũng phải được thực hiện để hạn chế mức độ kiểm soát của người dùng đối với bất kỳ tính năng nào của phần mềm kế toán.
Phần mềm bổ sung
Hầu hết các phần mềm kế toán yêu cầu bạn phải có phần mềm bổ sung để xem báo cáo. Ví dụ: một số chương trình cho phép bạn xuất dữ liệu dưới dạng tệp PDF hoặc bảng tính Excel. Điều này cho phép người dùng không có chương trình kế toán xem dữ liệu. Tuy nhiên, phần mềm xem có thể gây ra một khoản chi phí bổ sung cho người dùng.
Lỗi của con người
Mặc dù việc viết sai các số rất dễ dàng, nhưng việc viết nhầm một số lại càng dễ dàng hơn. Việc nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán quá nhanh có thể dẫn đến sai sót nghiêm trọng. Với việc chương trình thực hiện các phép tính, việc truy tìm nguyên nhân của vấn đề có thể khó khăn hơn. Bảng tính, sổ cái kỹ thuật số hoặc sổ cái bằng văn bản giúp việc theo dõi đơn giản hơn và nhanh hơn.
Đào tạo
Phần mềm kế toán đòi hỏi bạn phải dành thời gian để học cách sử dụng nó. Mặc dù bạn có thể là một kế toán viên có kinh nghiệm, nhưng bạn vẫn cần phải tìm hiểu từng nút và lệnh menu làm gì để sử dụng phần mềm kế toán một cách hiệu quả. Đường cong học tập này có thể dẫn đến sai số tốn kém. Trong một số trường hợp, đào tạo có trả tiền có thể cần thiết để học cách thực hiện các nhiệm vụ nhất định. Nếu bạn không hiểu biết về công nghệ, quá trình này có thể còn khó khăn hơn.
Thời gian
Nhiều kế toán nhận thấy rằng việc nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán mất nhiều thời gian hơn so với việc ghi hoặc nhập dữ liệu vào bảng tính. Do màn hình từng bước, quá trình này thường mất nhiều thời gian hơn, đặc biệt là đối với những người không sử dụng phần mềm thường xuyên hoặc vẫn chưa quen sử dụng chương trình. Nếu phần mềm yêu cầu nhiều bước để nhập dữ liệu cơ bản, yêu cầu về thời gian có thể lớn hơn lợi ích của tính toán tự động.
