Windows 11 được trang bị nhiều tính năng giúp bạn luôn ngăn nắp và tập trung vào nhiệm vụ của mình. Với tích hợp Thanh tác vụ, Công cụ lập kế hoạch và lịch mới, việc quản lý chương trình làm việc hàng ngày của bạn chưa bao giờ dễ dàng hơn thế. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá nhiều mẹo và thủ thuật khác nhau để giúp bạn tập trung thành thạo vào Windows 11.
Một trong những tính năng chính trong Windows 11 là Thanh tác vụ, có thể được tùy chỉnh và kích hoạt để hiển thị các ứng dụng và phím tắt cần thiết nhất. Bạn có thể thiết lập nó để hiển thị lịch, hộp thư hoặc thậm chí tạo nhóm để truy cập nhanh. Nó giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách cho phép bạn bắt tay ngay vào các nhiệm vụ quan trọng của mình mà không bị phân tâm bởi các ứng dụng khác.
Để định cấu hình Thanh tác vụ, chỉ cần nhấp chuột phải vào nó và chọn "Cài đặt thanh tác vụ". Từ đây, bạn có thể thay đổi vị trí của nó, bật hoặc tắt các tùy chọn khác nhau và thậm chí tùy chỉnh giao diện của nó để phù hợp với chủ đề ưa thích của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt để điều hướng nhanh qua các mục trên Thanh tác vụ của mình.
Một công cụ hữu ích khác trong Windows 11 là Planner, giúp bạn quản lý các dự án và nhiệm vụ của mình. Nó cho phép bạn tạo, chỉnh sửa và chia sẻ nhiệm vụ, đặt ngày đến hạn và đánh dấu chúng là hoàn thành. Người lập kế hoạch sử dụng thẻ bắt đầu bằng # để hỗ trợ tổ chức, giúp tìm và nhóm các nhiệm vụ liên quan lại với nhau dễ dàng hơn.
Nếu bạn làm việc với Microsoft Teams, bạn có thể sử dụng Cortana để hỗ trợ bạn quản lý các tác vụ của mình. Cortana có thể được kích hoạt bằng cách nhấn phím Windows + C hoặc bằng cách nhấp vào biểu tượng micrô trên Thanh tác vụ. Bạn có thể sử dụng lệnh thoại để tạo nhiệm vụ mới, đặt lời nhắc hoặc thậm chí gửi tin nhắn cho đồng nghiệp của mình trên Teams.
Để luôn ngăn nắp, bạn cũng có thể sử dụng Outlook để quản lý email, lịch và tác vụ của mình. Chỉ cần nhấp vào ứng dụng Outlook trên Thanh tác vụ hoặc nhấn phím Windows + O để truy cập hộp thư, lịch và danh sách tác vụ của bạn. Outlook cho phép bạn tạo lời nhắc, đính kèm tệp và thậm chí gắn cờ các email quan trọng để theo dõi.
Với sự tập trung của Windows 11 vào năng suất và tổ chức, bạn có tất cả các công cụ cần thiết để quản lý công việc của mình một cách hiệu quả. Cho dù bạn là một chuyên gia đang muốn cập nhật công việc hay một sinh viên đang lên kế hoạch cho ngày của mình, Windows 11 đều cung cấp các tính năng và tính linh hoạt để giúp bạn luôn tập trung.
Vì vậy, nếu bạn muốn tận dụng tối đa thời gian của mình và tăng năng suất của bạn, hãy làmhiệu quả.
Ưu tiên các nhiệm vụ của bạn
Khi nói đến việc giữ tổ chức và tập trung, việc ưu tiên các nhiệm vụ của bạn là điều cần thiết. Windows 11 cung cấp một số tính năng có thể giúp bạn quản lý các tác vụ của mình một cách hiệu quả.
Bắt đầu bằng cách sử dụng công cụ lập kế hoạch nhiệm vụ tích hợp hoặc phần mềm của bên thứ ba để tạo danh sách các tác vụ và tác vụ phụ. Bằng cách này, bạn có thể chia các nhiệm vụ lớn hơn thành các bước nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Bằng cách chia công việc của bạn thành các nhiệm vụ phụ, bạn có thể tập trung vào một khía cạnh tại một thời điểm, giúp dễ dàng theo dõi hơn.
Nếu bạn là người cần thêm một chút trợ giúp có tổ chức, Cortana có thể hỗ trợ bạn. Bằng cách kích hoạt Cortana, bạn có thể sử dụng các lệnh thoại để tạo và quản lý các tác vụ của mình. Nói một cách đơn giản, "Này Cortana, tạo một nhiệm vụ" để bắt đầu.
Windows 11 cũng cung cấp một cửa sổ bật lên tiện dụng có tên "Hỗ trợ tập trung" giúp bạn thực hiện nhiệm vụ. Khi được bật, Hỗ trợ Focus sẽ tự động vô hiệu hóa thông báo và cửa sổ bật lên, cho phép bạn tập trung vào công việc của mình mà không bị phân tâm. Để kích hoạt Hỗ trợ Focus, nhấp vào nút "Cài đặt nhanh" trong thanh tác vụ của bạn và bật tính năng.
Để thay đổi các nhiệm vụ của bạn hoặc mời ai đó hợp tác, bạn có thể sử dụng ứng dụng Microsoft Teams hoặc ứng dụng email Outlook. Trong các nhóm, bạn có thể tạo một tác vụ mới bằng cách nhấp vào biểu tượng "+" trong cửa sổ trò chuyện và chọn "Nhiệm vụ". Trong Outlook, bạn có thể tạo một tác vụ mới bằng cách nhấp vào tab "Nhiệm vụ" và chọn "Nhiệm vụ mới".
Windows 11 cũng cung cấp một phím tắt tiện dụng để quản lý các nhiệm vụ của bạn. Chỉ cần nhấp chuột phải vào bất kỳ nhiệm vụ nào để truy cập một menu với các tùy chọn để đánh dấu các tác vụ khi hoàn thành, đặt ngày đến hạn, thêm lời nhắc và nhiều hơn nữa.
Để quản lý nhiệm vụ nâng cao hơn, bạn có thể khám phá các tính năng như danh sách thông minh, hashtag và ghi chú. Danh sách thông minh tự động nhóm các nhiệm vụ của bạn dựa trên các tiêu chí nhất định, chẳng hạn như ngày đáo hạn hoặc ưu tiên. Hashtag có thể được sử dụng để phân loại các tác vụ và làm cho chúng dễ tìm hơn. Ghi chú cho phép bạn thêm thông tin hoặc tệp đính kèm bổ sung vào các nhiệm vụ của bạn.
Nhìn chung, Windows 11 cung cấp một loạt các công cụ và tính năng để giúp bạn tập trung và ưu tiên các nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả. Bằng cách tận dụng các công cụ này và làm theo các bước được nêu ở trên, bạn có thể quản lý khối lượng công việc của mình tốt hơn và đứng đầu các nhiệm vụ của mình.
Tùy chỉnh cài đặt trọng tâm của bạn
Windows 11 đã tạo ra một loạt tùy chọn có thể tùy chỉnh cho phép bạn định cấu hình cài đặt Focus theo nhu cầu của mình. Bằng cách tùy chỉnh các cài đặt này, bạn sẽ chỉ có thể xem các ứng dụng và thông báo quan trọng nhất đối với mình, giúp bạn tập trung và làm việc hiệu quả suốt cả ngày.
Để định cấu hình cài đặt Tiêu điểm, bạn có thể bật hoặc tắt Hỗ trợ lấy nét. Khi tính năng này được bật, bạn có thể chọn xem và ưu tiên một số ứng dụng nhất định hoặc thậm chí tắt một số thông báo nhất định mà bạn không cần phải chú ý ngay lập tức. Ví dụ: nếu bạn đang làm việc trên một dự án quan trọng và không muốn bị làm phiền bởi lời nhắc qua email từ Outlook, bạn có thể gán Outlook vào danh mục "Tắt".
Hơn nữa, bạn có thể chỉnh sửa các quy tắc tự động kiểm soát việc kích hoạt Focus Assist. Theo mặc định, Windows 11 đề xuất một bộ quy tắc dựa trên hoạt động và sở thích của bạn. Tuy nhiên, bạn có quyền tự do tạo các quy tắc của riêng mình và bật hoặc tắt chúng khi cần. Ví dụ: bạn có thể tạo quy tắc để bật Hỗ trợ lấy nét trong những giờ cụ thể trong ngày hoặc tắt hoàn toàn quy tắc này trong một khoảng thời gian nhất định.
Ngoài việc định cấu hình cài đặt ứng dụng và thông báo, Windows 11 còn tích hợp với các công cụ năng suất khác để giúp bạn quản lý lịch biểu của mình một cách dễ dàng. Bằng cách mở ứng dụng Lịch, bạn có thể tạo lời nhắc cho các nhiệm vụ hoặc cuộc hẹn quan trọng. Những lời nhắc này có thể được đặt để xuất hiện vào một thời điểm cụ thể hoặc được liên kết với thẻ bắt đầu bằng #, cho phép bạn phân loại và sắp xếp lời nhắc của mình dựa trên các dự án hoặc chủ đề.
Focus Assist cũng có tùy chọn hiển thị các câu trả lời email được đề xuất, giúp việc trả lời tin nhắn dễ dàng và nhanh chóng hơn. Bằng cách nhấp vào câu trả lời được đề xuất, bạn có thể gửi tin nhắn soạn sẵn hoặc tùy chỉnh nó nếu cần. Tính năng này đặc biệt hữu ích với những khách hàng bận rộn hoặc người dùng cần gửi phản hồi thường xuyên.
Với Focus Assist, bạn cũng có thể nhấp vào bất kỳ ngày nào trong tuần trong ứng dụng Planner để xem các nhiệm vụ và hoạt động đã lên lịch của mình. Tính năng này giúp bạn lập kế hoạch và sắp xếp tuần tới, đảm bảo rằng bạn luôn tuân thủ các cam kết và thời hạn của mình.
Ngoài ra, bạn có thể mời người khác cộng tác với bạn trong các nhiệm vụ hoặc dự án cụ thể bằng cách chia sẻ kế hoạch của bạn. Bằng cách nhấp vào nút "mời", bạn có thể dễ dàng gửi lời mời đến đồng nghiệp hoặc thành viên trong nhóm của mình. Họ sẽ nhận được thông báo qua email và có thể truy cập cũng như chỉnh sửa kế hoạch chung.
Bằng cách sử dụng hashtag trong kế hoạch của bạn, bạn có thể dễ dàng lọc và tìm các tác vụ liên quan đến một dự án cụ thể, ưu tiên hoặc ngày đáo hạn. Thêm một hashtag vào một tác vụ làm cho nó nổi bật và cho phép bạn nhanh chóng xác định vị trí và tập trung vào những gì cần thực hiện tiếp theo.
Windows 11 đã làm cho nó dễ dàng để tùy chỉnh cài đặt trọng tâm của bạn và chọn những thông báo và phiền nhiễu bạn muốn cho phép. Bằng cách tận dụng các tính năng này, bạn có thể tập trung và tăng năng suất trong suốt cả ngày.
Sử dụng trọng tâm với các ứng dụng khác
Windows 11 giới thiệu một tính năng mới có tên Focus cho phép bạn duy trì hiệu quả và giảm thiểu phân tâm trong khi sử dụng nhiều ứng dụng. Với Focus, bạn có thể đặt các ưu tiên của mình và dễ dàng chuyển đổi giữa các tác vụ mà không bị quá tải.
Làm thế nào nó hoạt động
Focus hoạt động bằng cách nhóm các ứng dụng và tác vụ liên quan lại với nhau, vì vậy bạn có thể tập trung vào một điều tại một thời điểm. Khi bạn mở một ứng dụng hoặc thông báo bật lên xuất hiện, nó sẽ được hiển thị trong phần lấy nét ở phía bên trái của màn hình của bạn.
Nếu bạn muốn thêm một ứng dụng vào phần lấy nét, chỉ cần nhấp chuột phải vào gạch của nó trong thanh tác vụ và chọn "Thêm vào tiêu điểm". Điều này có thể hữu ích nếu bạn thường xuyên sử dụng một số ứng dụng yêu cầu sự chú ý đầy đủ của bạn, chẳng hạn như các nhóm Microsoft hoặc ứng dụng email của bạn.
Quản lý trọng tâm của bạn
Để quản lý trọng tâm của bạn, nhấp vào biểu tượng Focus trong thanh tác vụ hoặc nhấn phím Windows + F. Điều này sẽ mở thanh bên lấy nét nơi bạn có thể thấy tất cả các tác vụ và ứng dụng hiện tại của mình.
Trong thanh bên lấy nét, bạn có thể chuyển đổi giữa các chế độ lấy nét khác nhau hoặc tạo các chế độ mới. Ví dụ: bạn có thể có chế độ "công việc", trong đó bạn chỉ thấy các ứng dụng và tác vụ liên quan đến công việc và chế độ "cá nhân", nơi bạn chỉ thấy các ứng dụng và tác vụ liên quan đến cuộc sống cá nhân của bạn. Bạn cũng có thể thêm hoặc xóa ứng dụng và tác vụ khỏi mỗi chế độ khi cần.
Khi bạn ở chế độ lấy nét, các thông báo từ các ứng dụng khác sẽ được giảm thiểu và bạn sẽ không bị chúng bị xáo trộn. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể truy cập chúng bằng cách nhấp vào biểu tượng Trung tâm Thông báo trong Thanh tác vụ.
Sử dụng tập trung với các đội Microsoft
Nếu bạn đang sử dụng các nhóm Microsoft, bạn có thể tận dụng sự tập trung để tập trung vào sự hợp tác của nhóm. Khi bạn ở trong một cuộc họp hoặc trò chuyện của các nhóm, bạn có thể đánh dấu nó là một nhiệm vụ tập trung bằng cách nhấp chuột phải vào nó và chọn "Mark As Focus". Điều này sẽ giúp bạn theo dõi các cuộc trò chuyện và lời nhắc quan trọng trong các nhóm.
Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng Focus để kết nối với nhiều tài khoản Teams. Bằng cách bấm chuột phải vào ô Nhóm trên thanh tác vụ, bạn có thể chuyển đổi giữa các tài khoản Nhóm khác nhau và truy cập tất cả các tệp và cuộc hội thoại được chia sẻ của mình ở cùng một nơi.
Đặt lời nhắc và hẹn giờ
Tập trung cũng cho phép bạn đặt lời nhắc và hẹn giờ để giúp bạn đi đúng hướng. Chỉ cần nhấp chuột phải vào tác vụ hoặc ứng dụng trong thanh bên Focus và chọn "Đặt lời nhắc" hoặc "Đặt hẹn giờ". Điều này có thể hữu ích khi đánh dấu các thời hạn quan trọng hoặc lên lịch nghỉ giải lao để tránh kiệt sức.
Hơn nữa, bạn có thể đặt lời nhắc hoặc hẹn giờ định kỳ bằng cách nhấp chuột phải vào nó và chọn "Lặp lại". Điều này rất hữu ích khi bạn có nhiệm vụ hoặc hoạt động cần được lặp lại hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng.
Khám phá thêm các tính năng của Focus
Windows 11 cung cấp nhiều tính năng hơn trong Focus để giúp bạn luôn ngăn nắp và làm việc hiệu quả. Bạn có thể khám phá các tính năng như chia sẻ nhiệm vụ, nơi bạn có thể chia sẻ nhiệm vụ với người khác qua email hoặc bằng cách mời họ cộng tác trong một ứng dụng.
Ngoài ra, bạn có thể gắn cờ email và đặt chúng làm tác vụ Tiêu điểm trực tiếp từ hộp thư của mình. Điều này giúp bạn ưu tiên các email quan trọng và đảm bảo rằng chúng không bị bỏ qua khi đang thực hiện các nhiệm vụ khác.
Để bắt đầu với Focus, chỉ cần nhấp vào biểu tượng Focus trên thanh tác vụ hoặc nhấn phím Windows + F. Từ đó, bạn có thể thêm, xóa và quản lý các tác vụ và ứng dụng Focus của mình để tạo môi trường làm việc tập trung và không bị phân tâm.
