Việc sử dụng điện thoại di động cá nhân ở nơi làm việc có thể làm giảm năng suất của nhân viên và thường gây mất tập trung cho những người khác trong văn phòng. Cách tốt nhất để ngăn nhân viên sử dụng điện thoại di động của họ tại nơi làm việc là thiết lập và thực thi chính sách sử dụng điện thoại di động cung cấp các nguyên tắc và hậu quả được nêu rõ ràng.
Bước 1
Dự thảo chính sách sử dụng điện thoại di động trong đó nêu rõ những kỳ vọng và hậu quả. Xem xét các vấn đề như mất tập trung và mức độ tiếng ồn để giúp thiết lập các hướng dẫn chính sách. Hạn chế sử dụng điện thoại di động chỉ để ngắt quãng, yêu cầu cài đặt nhạc chuông im lặng và rung hoặc cấm sử dụng trò chơi. Giải quyết việc sử dụng camera tích hợp, có thể gây ra các vấn đề nghiêm trọng liên quan đến an ninh công ty và quyền riêng tư của nhân viên. Tham khảo ý kiến của các nhà quản lý và nhóm CNTT của bạn để đảm bảo một chính sách thiết thực và có thể thực thi. Tìm kiếm sự chấp thuận cuối cùng từ nhóm pháp lý của bạn, nếu bạn có, đặc biệt nếu bạn đang làm việc trong một ngành được quản lý như chăm sóc sức khỏe hoặc tài chính.
Bước 2
Thiết lập các điều khoản cho các cuộc gọi liên quan đến trường hợp khẩn cấp. Cho phép sử dụng điện thoại di động một cách hợp lý trong từng trường hợp cụ thể. Một nhân viên có người phụ thuộc ốm yếu có thể yêu cầu các cuộc gọi cá nhân thường xuyên hơn trong thời gian sức khỏe khủng hoảng. Yêu cầu nhân viên chia sẻ nhu cầu của họ, nhưng không vi phạm quyền riêng tư cá nhân. Hướng dẫn họ thông báo cho bạn trước hoặc sau khi thực hiện cuộc gọi khẩn cấp để ngăn chặn hành động kỷ luật.
Bước 3
Yêu cầu nhân viên đọc và ký vào chính sách sử dụng điện thoại di động và giữ một bản sao xác nhận của họ trong hồ sơ nhân viên của họ. Giải thích rõ ràng các hậu quả chính thức đối với mỗi vi phạm chính sách. Đưa ra một số cảnh báo bằng lời nói và bằng văn bản, nếu bị bỏ qua sẽ dẫn đến việc tạm dừng hoặc chấm dứt.
Bước 4
Hãy làm gương tốt cho nhân viên của bạn bằng cách luôn tuân thủ các nguyên tắc chính sách. Mong đợi điều tương tự từ các nhà quản lý. Thực thi nghiêm chỉnh chính sách bằng cách thực thi hậu quả đối với mỗi vi phạm mới.
Cập nhật chính sách hàng năm để phù hợp với những thay đổi gần đây trong cấu trúc công ty và những tiến bộ công nghệ. Tiến hành các buổi đào tạo định kỳ để củng cố hành vi phù hợp theo chính sách.
