Sao chép carbon, hoặc CCing, một người nào đó trên email liên quan đến việc gửi một bản sao cho người nhận khác, ngoài người nhận chính trong trường "Tới:" của email. Các nghi thức phù hợp là điều cần thiết khi gửi CC vì loại email này đi kèm với rủi ro nghề nghiệp, bao gồm việc quản lý quá nhiều với quá nhiều email không cần thiết, vi phạm quyền riêng tư của đồng nghiệp, tạo ra sự nhầm lẫn về trách nhiệm và nỗ lực trùng lặp dư thừa.
Tránh CCing Boss của đồng nghiệp của bạn
Nó có thể giúp bạn trút bỏ sự thất vọng của mình với một người quản lý có thẩm quyền đối phó với một đồng nghiệp khó chịu, nhưng việc gửi một CC cho sếp của cô ấy cho một email kêu gọi cô ấy về điều gì đó tiêu cực có thể ám ảnh bạn sau này. Nếu bạn làm điều đó với người khác, rất có thể một lúc nào đó ai đó sẽ CC cho chính sếp của bạn, chỉ ra một sai lầm mà bạn đã mắc phải. Thay vì tạo nghiệp xấu cho bản thân, hãy xem liệu bạn có thể giải quyết vấn đề với đồng nghiệp qua email riêng tư hay tốt hơn là gặp trực tiếp. Nếu bạn thực sự cần nói chuyện với quản lý về vấn đề này, hãy trực tiếp hoặc qua điện thoại - không phải qua email, vì bạn luôn gặp rủi ro khi quản lý trả lời bạn kèm theo một CC cho đồng nghiệp được đề cập.
Kiểm tra kỹ chuỗi câu trả lời
Quy tắc tốt nhất là chỉ gửi cho người quản lý một CC trong cuộc trò chuyện mới hoặc dưới dạng FYI không yêu cầu trả lời. Cách nhanh nhất để làm ai đó bối rối hoặc chia sẻ thông tin với sai người là gửi CC cho người quản lý trên một email trả lời nhiều email khác giữa bạn và người nhận chính theo cùng một chủ đề. Nếu CC thực sự cần thiết cho email mới nhất trong chuỗi, hãy xóa các email trước đó trong cùng một chuỗi nếu chúng tiết lộ thông tin chỉ dành cho bạn và người nhận chính. Tương tự như vậy, đừng bận tâm đến việc CC cho người quản lý những email không có thông tin thực sự cần thiết, chẳng hạn như những email được gửi với câu đơn giản "Cảm ơn!"
Xin phép
Tìm hiểu trước xem đồng nghiệp và sếp của họ hoặc sếp của bạn có đồng ý với họ khi CC cho họ qua các email liên quan đến các chủ đề nhạy cảm như hiệu suất công việc của người khác hay không - hoặc chủ đề email nào họ muốn nhận CC. Nếu bạn lập hồ sơ tinh thần về việc ai đồng ý với CCs và ai không, nhiều khả năng bạn sẽ giữ hòa khí với đồng nghiệp và quản lý của mình. Bạn cũng có thể thảo luận vấn đề này với một người nào đó trong bộ phận nhân sự để tìm hiểu xem công ty của bạn có chính sách về loại email nào nên gửi cho những người ở cấp quản lý cấp trung hoặc cấp trên hay không. Nhân viên quản lý thường nhận được một số lượng email bất thường và có thể sẽ đánh giá cao sự lịch sự này.
Giữ nó chuyên nghiệp
Bất kỳ thư từ điện tử nào mà ban quản lý nhận được CC phải chuyên nghiệp và chung chung nhất có thể. Bạn có thể đưa ra một chính sách theo đó bạn không bao giờ gửi CC cho nhân viên quản lý có thể được coi là cá nhân, hiếu chiến thụ động hoặc gây tranh cãi theo bất kỳ cách nào. Tốt hơn hết, để tránh các lỗi CC rủi ro, đừng gửi CC cho ban quản lý, thay vào đó hãy chọn email hoặc cuộc trò chuyện trực tiếp. Ngoài ra, tránh gửi CC cho ban quản lý nếu nó sẽ gây nhầm lẫn về việc ai phải chịu trách nhiệm cho một hành động; nếu người nhận chính hoặc người quản lý CC-d nghĩ rằng người khác sẽ xử lý yêu cầu email của bạn, thì nó có thể hoàn toàn không được xử lý hoặc cả hai đều có thể trùng lặp nỗ lực một cách không cần thiết.
