Chào mừng bạn đến với hướng dẫn cơ bản giúp nâng cao năng suất của bạn với Microsoft Teams! Cho dù bạn là người bán hàng, một chuyên gia bận rộn hay một sinh viên, Teams đều có nhiều tính năng và tùy chọn có thể giúp bạn luôn ngăn nắp, cộng tác hiệu quả và hoàn thành công việc. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá 25 mẹo và thủ thuật để tận dụng tối đa nền tảng cộng tác mạnh mẽ này.
Hãy bắt đầu với mẹo số 1: Tận dụng tối đa ứng dụng Teams dành cho thiết bị di động của bạn. Trong khi làm việc khi đang di chuyển, bạn có thể duy trì kết nối và có tất cả các công cụ bạn cần trong tầm tay. Truy cập các tập tin của bạn, tham gia các cuộc họp và thậm chí biến điện thoại của bạn thành điểm phát sóng wifi nếu cần. Ứng dụng di động cho phép bạn làm việc hiệu quả dù bạn ở đâu.
Tiếp theo, mẹo số 2: Tận dụng khả năng tích hợp với các ứng dụng khác của Microsoft. Các nhóm kết nối liền mạch với các công cụ phổ biến như SharePoint, Planner và To-Do. Bạn có thể dễ dàng chia sẻ tệp, quản lý tác vụ và biến cuộc hội thoại thành các mục có thể thực hiện được. Khả năng tích hợp sâu với các ứng dụng khác của Microsoft giúp Teams trở thành nền tảng cộng tác mạnh mẽ.
Mẹo số 3 là về tính hiệu quả: sử dụng tính năng tìm kiếm để dễ dàng tìm thấy tin nhắn, tập tin và thậm chí cả ảnh gif. Với công cụ tìm kiếm tiện dụng này, bạn có thể nhanh chóng tìm thấy bất kỳ thông tin nào bạn cần, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức. Không còn phải cuộn hoặc tìm kiếm vô tận trong các thư mục - hãy để Teams thực hiện công việc cho bạn!
Một mẹo hữu ích khác là mẹo số 4: tùy chỉnh trải nghiệm Teams cho phù hợp với nhu cầu của bạn. Bạn có thể ghim các kênh và cuộc trò chuyện quan trọng nhất của mình để truy cập nhanh, ẩn hoặc tắt tiếng thông báo cho các cuộc trò chuyện cụ thể và thậm chí thay đổi chủ đề tổng thể sang chế độ tối để có giao diện bóng bẩy và lịch sự. Teams cung cấp nhiều tùy chọn tùy chỉnh để giúp nền tảng hoạt động phù hợp với bạn.
Nếu bạn đang quản lý một nhóm hoặc làm việc trong một tổ chức, mẹo số 5 là dành cho bạn: hãy tận dụng các tính năng cộng tác mạnh mẽ trong Teams. Bạn có thể tạo kênh cho các dự án hoặc nhóm khác nhau, gán vai trò và quyền để kiểm soát quyền truy cập vào tệp và cuộc hội thoại, thậm chí gửi yêu cầu họp trực tuyến. Teams cung cấp một trung tâm cộng tác và liên lạc trung tâm trong tổ chức của bạn.
Bây giờ, chúng ta hãy xem xét kỹ hơn một vài mẹo thực sự có thể giúp tăng năng suất của bạn. Mẹo số 6: Sử dụng tính năng "@mention" để khiến ai đó chú ý đến một thông điệp hoặc cuộc trò chuyện cụ thể. Đây là một cách tuyệt vời để nhanh chóng nhận được đầu vào hoặc hướng dẫn từ một thành viên trong nhóm cụ thể mà không phải gửi nhiều tin nhắn hoặc email.
Mẹo số 7: Sử dụng công cụ lập kế hoạch tích hợp để giúp quản lý các nhiệm vụ và dự án. Với Planner, bạn có thể tạo và chỉ định các nhiệm vụ, đặt ngày đáo hạn và theo dõi tiến trình trong các nhóm. Đó là một công cụ có giá trị để giữ tổ chức và giữ mọi người trên cùng một trang.
Mẹo số 8: Luôn đứng đầu các thông báo và thông báo chưa đọc. Các đội chỉ ra các tin nhắn chưa đọc và thông báo với huy hiệu màu đỏ tiện dụng. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng thấy những gì cần sự chú ý của bạn và tránh bỏ lỡ bất kỳ cập nhật hoặc yêu cầu quan trọng nào.
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, TIP số 9: Tối đa hóa hiệu quả cuộc họp của bạn với tính năng phiên âm mới. Các nhóm có thể phiên âm các cuộc trò chuyện cuộc họp trong thời gian thực, cung cấp cho bạn một bản ghi bằng văn bản mà bạn có thể tham khảo lại sau. Điều này đặc biệt hữu ích cho những người có thể gặp khó khăn trong việc theo kịp hoặc hiểu ngôn ngữ nói.
Đây chỉ là một vài trong số nhiều mẹo và thủ thuật có thể nâng cao năng suất của bạn với các nhóm Microsoft. Từ các nhóm bán hàng đến sinh viên và mọi thứ ở giữa, các nhóm cung cấp một loạt các tính năng và khả năng để giúp bạn làm việc thông minh hơn và hiệu quả hơn. Vì vậy, hãy tiếp tục và khám phá tất cả những gì các đội phải cung cấp - bạn sẽ ngạc nhiên về sự khác biệt mà nó có thể tạo ra!
Hợp lý hóa giao tiếp với các kênh và đề cập
Trong môi trường kinh doanh có nhịp độ nhanh ngày nay, giao tiếp hiệu quả là rất quan trọng để tăng năng suất và đạt được thành công. Các nhóm Microsoft cung cấp một nền tảng đa năng để hợp tác và truyền thông, giúp các nhóm dễ dàng làm việc cùng nhau và đạt được mục tiêu của họ.
Một trong những tính năng chính của các nhóm Microsoft là khả năng tạo các kênh, mỗi điểm dành riêng cho một chủ đề hoặc dự án cụ thể. Các kênh giúp tổ chức các cuộc hội thoại, tệp và các tài nguyên khác, đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng tìm thấy thông tin họ cần. Bằng cách sử dụng các kênh, bạn có thể hợp lý hóa giao tiếp và giữ mọi người trên cùng một trang.
Khi bạn đang làm việc trong một dự án, bạn có thể sử dụng các kênh để tập trung tất cả các cuộc thảo luận, cập nhật và tài liệu liên quan đến dự án cụ thể đó. Điều này làm giảm sự cần thiết phải điều hướng qua các luồng email lộn xộn hoặc tìm kiếm thông qua các dịch vụ lưu trữ đám mây khác nhau. Thay vào đó, bạn có thể chỉ cần truy cập kênh có liên quan trong các nhóm và xem tất cả các thông tin ở một nơi.
Hơn nữa, các kênh trong các nhóm Microsoft cho phép bạn đề cập đến các thành viên hoặc nhóm trong nhóm cụ thể bằng cách sử dụng biểu tượng "@" theo sau là tên của họ. Tính năng này đảm bảo rằng đúng người được thông báo và đưa vào cuộc trò chuyện khi cần thiết, tiết kiệm thời gian và tránh thông tin sai lệch.
Ví dụ: nếu bạn cần liên lạc với Stuart về một nhiệm vụ cụ thể, bạn chỉ cần gõ "@stuart" trong cuộc trò chuyện và anh ấy sẽ được thông báo. Điều này giúp loại bỏ sự cần thiết phải gửi email riêng lẻ hoặc thực hiện các cuộc gọi điện thoại, cho phép giao tiếp hợp lý hơn và hiệu quả hơn.
Ngoài các kênh và đề cập, các nhóm Microsoft cung cấp nhiều công cụ và tính năng khác để tăng cường sự hợp tác và năng suất. Dưới đây là một vài điều đáng chú ý:
1. Bộ lọc và tìm kiếm
Nền tảng cung cấp các khả năng tìm kiếm mạnh mẽ, cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy các tin nhắn, tệp hoặc từ khóa cụ thể trong một kênh hoặc trò chuyện. Bộ lọc giúp bạn tinh chỉnh kết quả tìm kiếm của bạn và xác định vị trí thông tin bạn cần, tiết kiệm thời gian quý giá của bạn.
2. Bots và lệnh
Các nhóm Microsoft hỗ trợ các bot và lệnh, tự động hóa một số tác vụ nhất định và cung cấp quyền truy cập nhanh vào thông tin hoặc chức năng cụ thể. Bots có thể giúp bạn với các nhiệm vụ khác nhau, chẳng hạn như thiết lập lời nhắc, kiểm tra thời tiết hoặc tạo danh sách việc cần làm.
3. Tích hợp với Office 365
Các nhóm tích hợp liền mạch với Office 365, cho phép bạn truy cập và hợp tác trên các tài liệu, thuyết trình và bảng tính mà không cần rời khỏi nền tảng. Tích hợp này tăng cường năng suất và cho phép hợp tác trơn tru.
4. Tình trạng và tính khả dụng
Bạn có thể đặt trạng thái và tính khả dụng của mình trong các nhóm để cho người khác biết bạn có sẵn, bận hay không. Điều này giúp các thành viên trong nhóm biết khi nào phù hợp để tiếp cận với bạn và thúc đẩy giao tiếp hiệu quả.
5. Thông báo cá nhân hóa
Bạn có thể tùy chỉnh cài đặt thông báo của mình trong các nhóm để đảm bảo bạn chỉ nhận được thông báo cho các cuộc trò chuyện hoặc cập nhật quan trọng. Điều này ngăn bạn khỏi bị choáng ngợp bởi các thông báo không cần thiết và giúp bạn tập trung vào công việc của mình.
Tóm lại, việc tận dụng các kênh và đề cập trong Microsoft Teams có thể cải thiện đáng kể khả năng giao tiếp và cộng tác trong nhóm của bạn. Bằng cách tổ chức các cuộc trò chuyện, đảm bảo thông báo cho đúng người và sử dụng các tính năng mạnh mẽ của nền tảng, bạn có thể hợp lý hóa quy trình công việc và tăng năng suất. Vậy tại sao phải chờ đợi? Tận dụng tối đa lợi thế của Microsoft Teams để nắm vững nghệ thuật giao tiếp và nâng cao trải nghiệm chung của nhóm bạn.
Cải thiện sự cộng tác với tính năng chia sẻ tệp và đồng tác giả
Trong Microsoft Teams, khả năng cộng tác được nâng lên một tầm cao mới với các tính năng cho phép đồng tác giả và chia sẻ tệp liền mạch. Những tính năng này cho phép các nhóm làm việc cùng nhau trong thời gian thực, giúp cộng tác dễ dàng hơn và duy trì hiệu quả. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn tận dụng tối đa các tính năng cộng tác này:
1. Chia sẻ tệp với nhóm của bạn
Microsoft Teams cho phép bạn dễ dàng chia sẻ tệp với các nhóm cụ thể. Chỉ cần nhấp vào nút "Chia sẻ" và chọn nhóm bạn muốn chia sẻ tệp. Điều này đảm bảo rằng đúng người có quyền truy cập vào các tệp được chia sẻ, giúp việc cộng tác hiệu quả hơn.
2. Tệp đồng tác giả trong thời gian thực
Đồng tác giả cho phép nhiều người dùng cùng làm việc trên một tệp. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi làm việc trên tài liệu, bản trình bày hoặc bảng tính với nhóm của bạn. Mỗi người có thể thực hiện các thay đổi và xem các bản cập nhật trong thời gian thực, thúc đẩy sự hợp tác và giảm nhu cầu gửi email hoặc phiên bản tệp qua lại.
3. Truy cập tệp từ SharePoint
Nếu tổ chức của bạn sử dụng SharePoint để lưu trữ tệp, bạn có thể truy cập và chia sẻ tệp trực tiếp từ Microsoft Teams. Việc tích hợp này giúp bạn dễ dàng tìm và chia sẻ tệp mà không cần rời khỏi giao diện Teams.
4. Sử dụng tab Tệp trong Kênh
Tab Tệp trong các kênh của Nhóm cho phép bạn thêm tệp trực tiếp vào các cuộc hội thoại hoặc thảo luận cụ thể. Điều này đảm bảo rằng tất cả các tệp có liên quan được lưu trữ ở một nơi và các thành viên trong nhóm tham gia vào cuộc trò chuyện có thể dễ dàng truy cập.
5. Dịch ngoại tuyến nội dung tệp
Nhóm cung cấp bản dịch ngoại tuyến cho nội dung trong tệp. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi cộng tác với những đồng nghiệp nói các ngôn ngữ khác nhau. Nó cho phép bạn dịch nội dung tệp mà không cần đến các công cụ hoặc dịch vụ dịch thuật của bên thứ ba.
6. Thiết lập thông báo cho hoạt động tệp
Để cập nhật các hoạt động tệp, bạn có thể thiết lập thông báo cho các tệp hoặc thư mục cụ thể. Bằng cách này, bạn sẽ nhận được thông báo khi mọi thay đổi được thực hiện cho các tệp bạn quan tâm, đảm bảo bạn không bỏ lỡ các bản cập nhật quan trọng.
7. ẩn các tệp và thư mục từ chế độ xem các nhóm
Nếu bạn có các tệp hoặc thư mục mà bạn không muốn hiển thị trong chế độ xem các nhóm, bạn có thể dễ dàng ẩn chúng. Điều này cho phép bạn giữ giao diện nhóm của bạn được tổ chức và không lộn xộn.
8. Truy cập thông báo tệp từ Thanh tác vụ
Thông báo của các nhóm Microsoft cho các hoạt động tệp có thể được truy cập trực tiếp từ Thanh tác vụ. Tính năng truy cập nhanh này cho phép bạn được thông tin trong khi làm việc trên các tác vụ khác mà không cần phải chuyển đổi giữa các màn hình.
9. Ghi chú trong OneNote
Tích hợp OneNote trong các nhóm cho phép bạn ghi chú trong các cuộc họp hoặc hợp tác. Tính năng này đặc biệt hữu ích để nắm bắt ý tưởng, các mục hành động và các cuộc thảo luận quan trọng. Ghi chú của bạn sau đó được chia sẻ với đồng đội của bạn để dễ dàng tham khảo.
10. Sử dụng sức mạnh của trò chuyện và gọi điện
Trong khi hợp tác trên các tệp, bạn có thể sử dụng các tính năng trò chuyện và gọi để có các cuộc trò chuyện thời gian thực với nhóm của bạn. Điều này giúp hợp lý hóa quá trình hợp tác và cho phép làm rõ hoặc thảo luận nhanh về nội dung tệp cụ thể.
| KHÔNG. | Mẹo |
|---|---|
| 25+ | Hợp tác trực tiếp từ các đội Microsoft |
| 27. | Vuốt thanh công cụ để nhanh chóng truy cập các tính năng |
| 28. | Nhanh chóng tìm kiếm các tệp, cuộc trò chuyện và hơn thế nữa |
| 30. | Đánh dấu vào việc làm và theo dõi các nhiệm vụ |
Tối đa hóa năng suất với các phím tắt và lệnh bàn phím
Trong thế giới doanh nghiệp có nhịp độ nhanh ngày nay, tối đa hóa năng suất là điều cần thiết. Một cách để đạt được điều này là bằng cách tận dụng các phím tắt và lệnh bàn phím khác nhau có sẵn trong các nhóm Microsoft. Bằng cách sử dụng các phím tắt này, bạn có thể hợp lý hóa quy trình làm việc của mình, tiết kiệm thời gian và tránh nhiệm vụ tẻ nhạt là chuyển đổi giữa các cửa sổ khác nhau hoặc nhấp qua nhiều menu.
Để bắt đầu, hãy đảm bảo bạn đã cài đặt phiên bản Microsoft Team mới nhất trên thiết bị của mình. Khi bạn đã sẵn sàng, đây là một số phím tắt và lệnh bàn phím hữu ích nhất để tăng năng suất của bạn:
1. Quản lý thông báo:
- Ctrl + Shift + M: Thông báo tắt tiếng hoặc bật tiếng.
- Ctrl + Shift + U: Chuyển đổi giữa chế độ lấy nét và chế độ bình thường.
2. Điều hướng giao diện:
- Ctrl + 1: Chuyển sang tab Hoạt động.
- Ctrl + 2: Chuyển sang tab trò chuyện.
- Ctrl + 3: Chuyển sang tab Teams.
- Ctrl + 4: Chuyển sang tab Lịch.
- Ctrl + 5: Chuyển sang tab Call.
3. Tin nhắn và hợp tác:
- Ctrl + N: Bắt đầu một cuộc trò chuyện hoặc trò chuyện mới.
- Ctrl + Shift + C: Truy cập hộp lệnh để thực hiện các hành động khác nhau.
- Ctrl + Shift + F: Tìm kiếm một tin nhắn hoặc nội dung cụ thể.
- Ctrl + Shift + M: Bắt đầu một cuộc họp mới.
- Ctrl + Shift + O: Tham gia hoặc tạo một tổ chức.
Đây chỉ là một vài ví dụ về các phím tắt và lệnh bàn phím có sẵn trong các nhóm Microsoft. Bằng cách làm quen với các phím tắt này, bạn có thể tăng năng suất và tiết kiệm thời gian trong khi hợp tác với đồng đội, tổ chức tin nhắn và truy cập các tính năng khác nhau của phần mềm.
Hãy nhớ rằng, việc thành thạo các phím tắt này thực hành, vì vậy hãy bắt đầu bằng cách kết hợp một số ít vào quy trình làm việc hàng ngày của bạn và dần dần thêm nhiều kết hợp quan trọng hơn khi bạn trở nên thoải mái hơn. Với thời gian và hướng dẫn, bạn sẽ ngạc nhiên về việc bạn có thể trở thành công việc hàng ngày nhanh hơn và hiệu quả hơn bao nhiêu với các đội của Microsoft.
Vì vậy, lần tới khi bạn thấy mình bị cuốn vào vòng lặp nhấp chuột và điều hướng qua các menu, hãy nhớ rằng có một cách hoạt động nhanh hơn và được sắp xếp hợp lý hơn. Bằng cách sử dụng các phím tắt và lệnh bàn phím, bạn có thể kiểm soát hoàn toàn trải nghiệm của các nhóm Microsoft và tối đa hóa năng suất của bạn như một chuyên gia thực sự.
Xử lý thông tin như một trình hướng dẫn có danh sách
Danh sách là một công cụ mạnh mẽ trong các nhóm Microsoft có thể giúp bạn tổ chức và quản lý thông tin hiệu quả. Cho dù bạn đang làm việc trong một dự án, thực hiện các nhiệm vụ bán hàng hoặc có các cuộc trò chuyện với đồng đội, danh sách có thể mang lại đơn đặt hàng và đơn giản hóa quy trình làm việc của bạn.
Tạo và chia sẻ danh sách
Với các nhóm Microsoft, bạn có thể dễ dàng tạo và chia sẻ danh sách với nhóm của mình. Danh sách có thể được sử dụng để giải quyết các nhiệm vụ, theo dõi tiến trình và gán trách nhiệm. Bằng cách sử dụng tính năng Danh sách tích hợp, bạn có thể nhanh chóng thêm chú thích, gán các tác vụ cho các thành viên trong nhóm cụ thể và đánh dấu trạng thái của từng nhiệm vụ.
Để tạo danh sách, chỉ cần điều hướng đến tab "Danh sách" trong các nhóm và nhấp vào nút "Danh sách mới". Sau đó, bạn có thể tùy chỉnh danh sách bằng cách thêm các tác vụ, gán ngày đáo hạn và gán chúng cho các thành viên nhóm cụ thể.
Hành động tự động và số lượng lớn
Các nhóm Microsoft cho phép bạn tự động hóa một số tác vụ nhất định bằng tính năng Danh sách tích hợp. Ví dụ: bạn có thể thiết lập các lời nhắc tự động cho ngày đáo hạn sắp tới hoặc tự động chuyển tiếp các tác vụ cho một đồng đội khác khi chúng được hoàn thành.
Ngoài ra, bạn có thể thực hiện các hành động hàng loạt trên danh sách của mình, chẳng hạn như sao chép hoặc chuyển tiếp nhiều tác vụ cùng một lúc. Điều này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức, đặc biệt khi bạn phải xử lý một số lượng lớn nhiệm vụ.
Bảo tồn và chỉnh sửa định dạng danh sách
Khi làm việc với danh sách, bạn có thể dễ dàng sao chép và giữ nguyên định dạng của một danh sách hoặc tác vụ cụ thể. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn chuyển thông tin từ danh sách này sang danh sách khác hoặc chia sẻ danh sách với người khác trong khi vẫn giữ nguyên định dạng.
Để sao chép định dạng danh sách, chỉ cần nhấp chuột phải vào danh sách hoặc tác vụ và chọn "Sao chép định dạng". Sau đó, bạn có thể dán định dạng vào danh sách hoặc tác vụ khác bằng cách nhấp chuột phải và chọn "Dán định dạng".
Kéo và thả để tổ chức dễ dàng
Microsoft Teams cho phép bạn dễ dàng sắp xếp danh sách của mình bằng cách sử dụng chức năng kéo và thả. Bạn có thể sắp xếp lại các nhiệm vụ trong danh sách hoặc thậm chí kéo các nhiệm vụ giữa các danh sách khác nhau. Điều này giúp bạn dễ dàng ưu tiên các nhiệm vụ hoặc nhóm chúng dựa trên trạng thái hiện tại của chúng.
Quản lý danh sách cộng tác
Các danh sách trong Microsoft Teams thúc đẩy công việc cộng tác bằng cách cho phép liên lạc và phối hợp liền mạch. Bạn có thể sử dụng các cuộc hội thoại trong danh sách để thảo luận về các nhiệm vụ cụ thể hoặc giải quyết bất kỳ câu hỏi hoặc mối quan ngại nào liên quan đến danh sách. Ngoài ra, bạn có thể "@" các thành viên cụ thể trong nhóm để thông báo cho họ về bất kỳ cập nhật hoặc thay đổi nào đối với danh sách.
Để bật quản lý danh sách cộng tác, hãy điều hướng đến tab "Cuộc trò chuyện" trong Nhóm và chọn danh sách bạn muốn thảo luận. Từ đó, bạn có thể bắt đầu cuộc trò chuyện, gắn thẻ các thành viên cụ thể trong nhóm và cập nhật thông tin cho mọi người cũng như tham gia.
Tích hợp và hơn thế nữa
Microsoft Teams cung cấp nhiều tiện ích tích hợp có thể nâng cao chức năng cho danh sách của bạn. Ví dụ: bạn có thể tích hợp với các công cụ kinh doanh thông minh (BI) để tạo phân tích trực quan dựa trên dữ liệu danh sách của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng biểu tượng cảm xúc và tùy chọn định dạng để thêm tín hiệu trực quan và làm cho danh sách của bạn hấp dẫn hơn.
Ngoài ra, Microsoft Teams còn cho phép bạn dịch các cuộc hội thoại trong danh sách của mình, chép lại tin nhắn âm thanh, v. v. Những tính năng này góp phần tạo nên một môi trường hợp tác toàn diện và hiệu quả hơn.
Với Microsoft Teams, việc xử lý thông tin và sắp xếp ngăn nắp trở nên dễ dàng nhờ sức mạnh của danh sách. Hãy bắt đầu sử dụng danh sách ngay hôm nay và trải nghiệm quy trình làm việc hợp lý và hiệu quả hơn.
