Email, được sử dụng hiệu quả, có thể là một phương pháp rẻ và hiệu quả để liên lạc trong các công ty. Tuy nhiên, nhiều thứ có thể xảy ra sai sót trong quá trình thực hiện, do bản chất của email. Một chính sách email toàn diện có thể giúp xác định cách sử dụng email thích hợp, nhưng ngay cả khi thực hiện bước này vẫn để lại khoảng trống giao tiếp và không hiệu quả.
Hiểu lầm
Email, với tư cách là một hình thức giao tiếp bằng văn bản, không đi kèm với các tín hiệu phi ngôn ngữ hoàn toàn quan trọng chịu trách nhiệm về sự hiểu biết của chúng ta. Kết quả là, sự châm biếm, hài hước và gây xúc động mạnh thường không gây được ấn tượng tốt đối với người đọc. Đôi khi nó hoạt động theo cách ngược lại, người đọc gán cảm xúc cho một thứ gì đó không được viết với ý định đó. Những người không quen với email có thể viết hoa toàn bộ hoặc sử dụng quá nhiều dấu câu để làm nổi bật điều gì đó, mà không nhận ra rằng những yếu tố đó mang theo cảm xúc. Điều này có thể dẫn đến thông tin sai lệch có thể làm tổn thương các mối quan hệ công việc một cách không cần thiết.
Thời gian lãng phí
Email tạo cơ hội cho sự phân tâm trong công việc. Nhân viên có thể sử dụng email công việc một cách không phù hợp để gửi các ghi chú cá nhân hoặc những trò đùa xung quanh văn phòng. Tuy nhiên, ngay cả khi email vẫn thích hợp để hoạt động, nó có thể khiến bạn mất tập trung. Ví dụ: giả sử bạn đang làm việc trong một dự án và mở ứng dụng email của bạn trên màn hình - nếu bạn đọc mọi email gửi đến, trả lời một số email - thì một dự án có thể mất hai giờ bây giờ có thể mất bốn giờ. Mặc dù kiểm tra email một hoặc hai lần mỗi ngày có thể hiệu quả hơn và đủ nhiều, nhưng nhiều người cảm thấy rằng họ có thể bỏ lỡ điều gì đó quan trọng nếu họ không kiểm tra hộp thư đến của mình liên tục.
Sự cố khi ngắt kết nối
Một lợi ích của email là bạn có thể truy cập nó dễ dàng từ bất cứ đâu có kết nối Internet. Đối với một số công ty, đây cũng có thể là một nhược điểm nghiêm trọng, đe dọa sự cân bằng công việc / cuộc sống của nhân viên. Những nhân viên luôn kết nối với công việc sẽ nhanh chóng kiệt sức hơn những người dành thời gian cho bản thân. Họ có thể không dành thời gian chất lượng cho gia đình hoặc bạn bè, và kết quả là họ có thể cảm thấy căng thẳng hơn và ít hoàn thành công việc hơn.
Hồ sơ vĩnh viễn
Những người sử dụng email để liên lạc trong công ty phải cẩn thận để giữ cho thư từ văn minh và rõ ràng. Với email, thật dễ dàng để viết ra một phản hồi nhanh chóng, tức giận và gửi nó mà không cần suy nghĩ nhiều. Phản ứng nhanh chóng và thù địch đó hiện đã được ghi nhận; bạn không thể lấy lại nó. Nếu nhân viên hoặc người sử dụng lao động đưa nó lên cấp độ tiếp theo và nói điều gì đó xúc phạm hoặc không phù hợp, điều đó có thể được sử dụng làm cơ sở để sa thải hoặc thậm chí là bằng chứng chống lại họ trước tòa. Email thêm một lớp thư thái, giúp mọi người có can đảm để nói những điều mà họ có thể không nói trực tiếp hoặc qua điện thoại.
