Làm chủ nghệ thuật kiểm soát dễ dàng Cấu hình thư thoại đám mây cho người dùng

Thư thoại Cloud là một tính năng hữu ích cho phép người dùng quản lý tin nhắn thư thoại của họ một cách dễ dàng. Cho dù bạn đang ở trong văn phòng hay đang di chuyển, hộp thư thoại Cloud đảm bảo rằng bạn không bao giờ bỏ lỡ một cuộc gọi quan trọng. Bằng cách định cấu hình cài đặt thư thoại đám mây của bạn, bạn có thể kích hoạt các tính năng như văn bản thành giọng nói, lời chào và nhiều hơn nữa.

Để thiết lập thư thoại Cloud cho chính mình hoặc người dùng khác trong tổ chức của bạn, có một vài bước bạn cần làm theo. Đầu tiên, hãy đảm bảo rằng bạn có các quyền cần thiết để truy cập cài đặt thư thoại đám mây. Nếu bạn là Quản trị viên Office 365, bạn có thể sử dụng CMDLE của PowerShell để quản lý các cài đặt này. Nếu không, bạn có thể định cấu hình chúng thông qua Outlook trên giao diện web.

Khi bạn có quyền truy cập vào cài đặt thư thoại đám mây, bạn có thể chọn các tùy chọn phù hợp nhất với nhu cầu của bạn. Ví dụ: bạn có thể kích hoạt văn bản thành bài phát biểu để tin nhắn thư thoại của bạn được đọc cho bạn. Bạn cũng có thể thiết lập các lời chào khác nhau cho các nhóm hoặc người gọi khác nhau. Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian, bạn thậm chí có thể sử dụng các tin nhắn được ghi trước cho các tình huống cụ thể, chẳng hạn như khi bạn ra khỏi văn phòng hoặc trong kỳ nghỉ.

Một trong những tính năng chính của thư thoại Cloud là khả năng nhận tin nhắn thư thoại trên điện thoại di động của bạn dưới dạng tin nhắn văn bản hoặc email. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng kiểm tra thư thoại của mình ngay cả khi bạn không ở gần máy tính. Ngoài ra, bạn có thể tùy chỉnh các quy tắc về cách các tin nhắn được gửi và lưu trữ trong hộp thư của bạn, đảm bảo rằng chúng được tổ chức theo cách có ý nghĩa với bạn.

Thư thoại Cloud cũng cung cấp các tùy chọn nâng cao để quản lý tin nhắn thư thoại. Ví dụ: bạn có thể bật tùy chọn chuyển tiếp một bản sao của tin nhắn thư thoại của bạn sang một liên hệ khác. Bạn cũng có thể định cấu hình cài đặt để tự động xóa tin nhắn thư thoại sau một khoảng thời gian nhất định để giải phóng không gian lưu trữ.

Tóm lại, hộp thư thoại Cloud là một công cụ mạnh mẽ có thể giúp bạn kết nối và quản lý tin nhắn thư thoại của bạn một cách hiệu quả. Bằng cách tận dụng các cài đặt và tùy chọn khác nhau có sẵn, bạn có thể đảm bảo rằng trải nghiệm thư thoại của bạn được điều chỉnh theo nhu cầu cụ thể của bạn. Cho dù bạn đang ở trong văn phòng hay đang di chuyển, thư thoại Cloud đã bảo hiểm!

Thư thoại Cloud: Quản lý cài đặt cho người dùng

Trong bài viết này, bạn sẽ học cách dễ dàng quản lý cài đặt thư thoại Cloud cho người dùng. Thư thoại Cloud cho phép người dùng thiết lập lời chào thư thoại được cá nhân hóa, quản lý cài đặt ngoài văn phòng và định cấu hình các tùy chọn khác.

Kiểm tra thư thoại

Người dùng có thể truy cập tin nhắn thư thoại của họ bằng cách gọi số điện thoại của riêng họ hoặc bằng cách nhấp vào tab thư thoại trong ứng dụng nhóm hoặc Outlook trên web. Tin nhắn thư thoại được lưu trữ trên đám mây và có thể được truy cập từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối Internet.

Định cấu hình cài đặt thư thoại

Để định cấu hình cài đặt thư thoại, người dùng có thể truy cập trang Cài đặt thư thoại trên ứng dụng Teams hoặc Outlook trên web. Từ đó, họ có thể thiết lập lời chào, kích hoạt văn bản thành lời nói và định cấu hình các tùy chọn khác.

Người dùng có thể đặt lời chào khác nhau cho các tình huống khác nhau, chẳng hạn như khi họ ở trong văn phòng, ra khỏi văn phòng hoặc trong kỳ nghỉ. Họ cũng có thể định cấu hình các quy tắc để chuyển tiếp các cuộc gọi đến các số hoặc nhóm khác nhau dựa trên các tiêu chí cụ thể.

Người dùng có thể cho phép chức năng văn bản thành giọng nói để tin nhắn thư thoại của họ đọc to cho họ. Điều này có thể hữu ích khi kiểm tra thư thoại trong khi lái xe hoặc trong các tình huống đọc tin nhắn văn bản là không khả thi.

Thiết lập lời chào ngoài văn phòng

Người dùng có thể thiết lập lời chào ngoài văn phòng để thông báo cho người gọi rằng họ không có sẵn. Những lời chào này có thể được cá nhân hóa và được chơi cho người gọi khi người dùng đã cấu hình cài đặt ngoài văn phòng của họ trong Outlook hoặc các nhóm.

Người dùng cũng có thể đặt các lời chào ngoài văn phòng khác nhau trong các khoảng thời gian khác nhau, chẳng hạn như trong giờ làm việc hoặc sau giờ. Điều này cho phép người dùng cung cấp thông tin liên quan cho người gọi tùy thuộc vào thời gian trong ngày.

Ghi lại lời chúc thư thoại

Để ghi lại lời chúc thư thoại, người dùng có thể nhấp vào nút "Ghi lại lời chào" trên trang Cài đặt thư thoại trong các nhóm hoặc Outlook. Sau đó, họ có thể làm theo các lời nhắc để ghi lại lời chào của họ. Người dùng cũng có thể chọn một lời chào được ghi trước nếu họ không muốn ghi lại của riêng họ.

Lời chào thư thoại có thể được ghi lại bằng máy tính hoặc bất kỳ thiết bị nào khác có micrô. Người dùng có thể nghe lời chào được ghi lại của họ trước khi lưu chúng để đảm bảo chúng nghe chính xác như mong muốn.

Sử dụng CMDLET PowerShell

Người dùng quản trị cũng có thể quản lý cài đặt thư thoại Cloud cho người dùng bằng cách sử dụng CMDLET của PowerShell. Điều này cho phép thay đổi cấu hình số lượng lớn và tự động hóa các tác vụ nhất định. CMDLET có liên quan để quản lý thư thoại đám mây là "Set-CSUNDIDIGITHINGMAILBAILBOADPOLICY".

Bằng cách sử dụng PowerShell, quản trị viên có thể định cấu hình cài đặt thư thoại cho nhiều người dùng cùng một lúc. Điều này có thể đặc biệt hữu ích trong các tổ chức lớn, nơi việc cấu hình cài đặt thủ công có thể tốn thời gian.

Phần kết luận

Cloud Voicemail cung cấp nhiều tính năng giúp người dùng quản lý tin nhắn thư thoại của mình một cách hiệu quả. Bằng cách định cấu hình lời chào, cài đặt ngoài văn phòng và các tùy chọn khác, người dùng có thể đảm bảo rằng người gọi nhận được thông tin phù hợp và có trải nghiệm thư thoại liền mạch. Dù sử dụng ứng dụng Teams hay Outlook trên web, Thư thoại trên đám mây đều cung cấp nền tảng thân thiện với người dùng và chức năng để quản lý tin nhắn thư thoại.

Điều quan trọng cần lưu ý là để sử dụng Cloud Voicemail và quản lý các cài đặt khác nhau của nó, người dùng phải có các giấy phép và quyền cần thiết. Ngoài ra, việc bật cookie trên trình duyệt web của bạn là cần thiết để truy cập và sử dụng trang web Thư thoại đám mây.

Tìm hiểu cách định cấu hình tùy chọn thư thoại trên đám mây một cách dễ dàng

Khi nói đến việc quản lý cài đặt Thư thoại trên đám mây cho người dùng, có một số tác vụ bạn có thể thực hiện để định cấu hình tùy chọn của họ. Cho dù bạn đang sử dụng nhóm, PowerShell hay thiết lập Windows, hướng dẫn này sẽ giúp bạn thiết lập và định cấu hình Thư thoại trên đám mây một cách dễ dàng.

Đầu tiên và quan trọng nhất, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng dịch vụ Thư thoại đám mây được bật cho người dùng được đề cập. Điều này có thể được thực hiện bằng cách điều hướng đến trung tâm quản trị Teams, chọn "Người dùng" rồi nhấp vào người dùng liên quan. Từ đó, nhấp vào "Thư thoại" và đảm bảo rằng tùy chọn "Không lưu thư thoại" không được chọn.

Tiếp theo, bạn có thể định cấu hình lời chào thư thoại cho người dùng. Cho dù họ đang ghi âm lời chào từ máy tính hay sử dụng tùy chọn chuyển văn bản thành giọng nói, bạn có thể thiết lập các lời chào khác nhau dựa trên việc người dùng hiện có mặt hay không ở văn phòng. Để thực hiện việc này, hãy đi tới cài đặt trong Outlook, chọn "Tùy chọn" rồi nhấp vào "Thư thoại". Từ đó, bạn có thể ghi âm hoặc chọn lời chào và đặt ra các quy tắc liên quan.

Để bật tính năng gửi thư thoại vào hộp thư của người dùng, bạn có thể định cấu hình cài đặt trong trung tâm quản trị Teams. Chỉ cần điều hướng đến cài đặt của người dùng, nhấp vào "Thư thoại" và sau đó chọn tùy chọn "Cho phép người gọi rời khỏi thư thoại".

Ngoài ra, bạn có thể định cấu hình chuyển tiếp thư thoại cho người dùng. Bằng cách đi tới cài đặt "Thư thoại" trong trung tâm quản trị Nhóm, bạn có thể nhập địa chỉ email hoặc số điện thoại mà tin nhắn thư thoại sẽ được chuyển tiếp. Điều này có thể hữu ích trong trường hợp người dùng không thể kiểm tra thư thoại từ thiết bị di động hoặc máy tính của họ.

Cũng có thể thiết lập thư thoại cho một nhóm hoặc một nhóm. Bằng cách làm theo hướng dẫn định cấu hình Thư thoại đám mây cho người dùng, bạn có thể áp dụng cài đặt tương tự cho một nhóm người dùng hoặc một nhóm cụ thể. Điều này có thể giúp đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm có liên quan nhận được tin nhắn thư thoại, ngay cả khi không có người dùng cụ thể nào.

Tóm lại, việc định cấu hình và quản lý cài đặt Thư thoại trên đám mây cho người dùng là một quá trình đơn giản. Cho dù bạn thực hiện điều đó thông qua trung tâm quản trị Teams, PowerShell hay thiết lập Windows, bạn đều có thể dễ dàng thiết lập lời chào thư thoại, đặt cấu hình các tùy chọn như chuyển văn bản thành giọng nói và bật gửi thư thoại vào hộp thư của người dùng. Bằng cách kiểm tra các cài đặt liên quan và làm theo hướng dẫn được cung cấp, bạn có thể đảm bảo rằng người dùng nhận và quản lý tin nhắn thư thoại của họ một cách hiệu quả.

Thiết lập Thư thoại: Ghi lời chào được cá nhân hóa

Khi nói đến việc quản lý cài đặt Thư thoại trên đám mây cho người dùng, có một số tùy chọn có sẵn. Một nhiệm vụ quan trọng là thiết lập lời chào được cá nhân hóa cho thư thoại của bạn. Lời chào này sẽ được phát cho người gọi khi bạn không thể trả lời cuộc gọi của họ.

Nếu bạn đang sử dụng máy tính hoặc thiết bị di động, bạn có thể dễ dàng ghi lại lời chào thư thoại được cá nhân hóa. Đây là cách thực hiện:

1. Trước tiên, hãy đăng nhập vào trang web trung tâm quản trị Microsoft 365 bằng tài khoản quản trị viên của bạn.
2. Sau đó, đi tới "Cài đặt" và chọn "Dịch vụ và phần bổ trợ" từ menu tùy chọn.
3. Trong ngăn điều hướng bên trái, nhấp vào "Thư thoại" để truy cập cài đặt thư thoại.
4. Tiếp theo, chọn người dùng mà bạn muốn thiết lập lời chào thư thoại.
5. Trong "Cài đặt người dùng", nhấp vào tab "Xin chào".
6. Ở đây, bạn có hai lựa chọn:
   • Ghi âm qua điện thoại: Bạn có thể gọi đến hệ thống thư thoại và ghi âm lời chào qua điện thoại.
   • Tải tệp lên: Ngoài ra, bạn có thể ghi âm lời chào của mình bằng máy tính hoặc thiết bị di động, sau đó tải tệp đã ghi lên.
7. Trước khi ghi âm lời chào của bạn, hãy luôn kiểm tra các hướng dẫn liên quan được cung cấp trong giao diện cài đặt thư thoại. Những hướng dẫn này sẽ giúp bạn đảm bảo rằng lời chào của bạn được ghi âm đúng cách.
8. Nếu bạn chọn ghi âm lời chào bằng điện thoại, hãy làm theo lời nhắc bằng giọng nói để hoàn tất quá trình ghi âm. Nếu bạn chọn tải tệp lên, hãy nhấp vào nút "Tải lên" và chọn tệp từ thiết bị của bạn.
9. Sau khi lời chào của bạn được ghi lại hoặc tải lên, hãy nhấp vào "Lưu thay đổi" để áp dụng lời chào mới.

Khi bạn đã định cấu hình lời chào thư thoại cho người dùng, lời chào này sẽ được phát cho người gọi bất cứ khi nào người dùng đó không thể nhận cuộc gọi. Nếu bạn đã định cấu hình lời chào thư thoại khác nhau cho các nhóm hoặc nhóm người dùng khác nhau, hãy đảm bảo rằng lời chào thích hợp được chọn cho từng người dùng.

Điều đáng chú ý là dịch vụ Cloud Voicemail cũng cung cấp chức năng chuyển văn bản thành giọng nói. Trong trường hợp bạn không muốn ghi lại lời chào được cá nhân hóa, bạn luôn có thể sử dụng tính năng chuyển văn bản thành giọng nói để tạo lời chào cho mình.

Bằng cách sử dụng các hướng dẫn ở trên, bạn có thể dễ dàng thiết lập và tùy chỉnh lời chào thư thoại của mình. Điều này sẽ giúp bạn đảm bảo rằng người gọi nhận được tin nhắn phù hợp khi bạn vắng mặt ở văn phòng hoặc không thể nhận cuộc gọi của họ.

Dễ dàng tạo và thiết lập tin nhắn thư thoại tùy chỉnh

Tin nhắn thư thoại cho phép người gọi để lại tin nhắn khi bạn không thể trả lời cuộc gọi của họ. Với cài đặt thư thoại trên đám mây, bạn có thể dễ dàng tạo và thiết lập tin nhắn thư thoại tùy chỉnh cho chính mình. Bằng cách này, người gọi sẽ nghe thấy lời chào được cá nhân hóa và biết rằng tin nhắn của họ quan trọng đối với bạn.

Cách tạo tin nhắn thư thoại tùy chỉnh

Để tạo một tin nhắn thư thoại tùy chỉnh, hãy làm theo các bước sau:

1. Trong trung tâm quản trị Office 365, hãy đi tới phần "Thoại".
2. Nhấp vào "Thư thoại trên đám mây" để truy cập cài đặt thư thoại.
3. Cuộn xuống phần "Lời chào tùy chỉnh" và nhấp vào "Lời chào tùy chỉnh".
4. Chọn tùy chọn có liên quan:
• Nếu bạn muốn ghi âm lời chào thư thoại mới bằng micrô của máy tính, hãy nhấp vào nút "Ghi". Làm theo lời nhắc để ghi lại tin nhắn của bạn, sau đó nhấp vào "Lưu" để lưu bản ghi.
• Nếu bạn đã có lời chào thư thoại được ghi âm mà bạn muốn sử dụng, hãy nhấp vào nút "Sử dụng hiện có" và chọn lời chào từ các tệp được lưu trữ trên máy tính của bạn hoặc từ Outlook.
5. Đảm bảo rằng lời chào đã chọn được bật bằng cách chọn hộp bên cạnh lời chào đó.
6. Nhấp vào "Lưu" để lưu các thay đổi của bạn.

Định cấu hình cài đặt thư thoại khác

Ngoài việc thiết lập tin nhắn thư thoại tùy chỉnh, bạn cũng có thể định cấu hình các cài đặt thư thoại khác để điều chỉnh trải nghiệm thư thoại theo sở thích của mình. Một số tùy chọn bao gồm:

• Thiết lập lời chào thư thoại khác nhau cho các nhóm hoặc danh sách liên hệ khác nhau.
• Kích hoạt phiên âm lời nói cho văn bản cho các tin nhắn thư thoại.
• Thiết lập lời chào thư thoại ngoài văn phòng.
• Định cấu hình các quy tắc thư thoại để quản lý cách xử lý các cuộc gọi đến.
• Chuyển tiếp tin nhắn thư thoại cho người dùng hoặc nhóm khác.
• Kiểm tra tin nhắn thư thoại từ thiết bị di động của bạn bằng các nhóm hoặc ứng dụng Outlook Mobile.

Tóm lại, bằng cách làm theo các hướng dẫn này, bạn có thể dễ dàng tạo và thiết lập thông báo thư thoại tùy chỉnh cho chính mình bằng cách sử dụng cài đặt thư thoại Cloud. Ngoài ra, bạn có thể định cấu hình các tùy chọn thư thoại khác để nâng cao hơn nữa trải nghiệm thư thoại của bạn và đảm bảo rằng bạn không bao giờ bỏ lỡ một thông điệp quan trọng.