Webex chắc chắn là một trong những nền tảng được sử dụng rộng rãi và phổ biến nhất để hợp tác ảo và kết nối với các đồng nghiệp trên toàn cầu. Cho dù bạn chưa quen với WebEx hay người dùng dày dạn, luôn có những mẹo và thủ thuật có thể giúp nâng cao trải nghiệm của bạn và tăng năng suất. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ khám phá một số mẹo và thủ thuật WebEx thiết yếu sẽ nâng cao các phiên ảo của bạn và biến bạn thành người dùng WebEx Power.
1. Xác định rõ ràng người nói: Trong một phiên ảo lớn với nhiều người tham gia, đôi khi có thể khó hiểu khi xác định ai đang nói tại một thời điểm nhất định. Bạn có thể sử dụng tùy chọn "Xác định loa" trong menu phụ để hiển thị tên của loa. Điều này sẽ giúp bạn theo dõi cuộc trò chuyện và theo dõi dễ dàng.
2. Ưu tiên các tin nhắn và thông báo: Với rất nhiều điều đang diễn ra trong phiên WebEx, thật dễ dàng để bỏ lỡ các thông báo và thông báo quan trọng. Sử dụng tùy chọn "Thông báo ưu tiên" để làm nổi bật các tin nhắn quan trọng hoặc sử dụng các bộ lọc để tập trung vào các chủ đề hoặc người tham gia cụ thể. Điều này sẽ đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào và luôn đứng đầu mọi thứ.
3. Hãy nghỉ ngơi với âm nhạc và những câu đố: Các phiên ảo dài đôi khi có thể trở nên mệt mỏi và đơn điệu. WebEx cung cấp các tính năng tương tác như âm nhạc và câu đố có thể giúp tạo ra sự phá vỡ và giữ cho người tham gia tham gia. Sử dụng tùy chọn "Break Break" để chơi nhạc hoặc tiến hành một câu đố đố để cung cấp năng lượng cho người tham dự của bạn và làm cho phiên thú vị hơn.
4. Pin những người tham gia quan trọng: Khi bạn có một số lượng lớn người tham gia, điều quan trọng là phải ưu tiên cho các cá nhân cụ thể, chẳng hạn như máy chủ hoặc người nói chính. Sử dụng tính năng "người tham gia pin" để giữ cho người tham gia quan trọng hiển thị trên màn hình mọi lúc. Điều này sẽ giúp mọi người theo dõi phiên dễ dàng hơn và đảm bảo rằng những tiếng nói quan trọng luôn được nghe.
5. Sử dụng nền và chủ đề: WebEx cho phép bạn tùy chỉnh không gian ảo của mình bằng cách sử dụng các nền và chủ đề khác nhau. Điều này không chỉ thêm một liên lạc cá nhân vào phiên của bạn mà còn giúp tạo ra một môi trường hấp dẫn và hấp dẫn trực quan. Chọn nền phù hợp với chủ đề phiên của bạn hoặc sử dụng các chủ đề để tạo ra một bầu không khí gắn kết.
6. Ghi lại các phiên của bạn: WebEx cung cấp tùy chọn để ghi lại các phiên của bạn, điều này có thể cực kỳ hữu ích để tham khảo hoặc chia sẻ trong tương lai với những người không thể tham dự phiên trực tiếp. Các phiên ghi âm cũng tạo ra một nguồn tài nguyên có giá trị có thể được sử dụng cho mục đích đào tạo hoặc để xem xét lại các cuộc thảo luận và quyết định quan trọng.
7. Sử dụng bot webex: WebEx bot là trợ lý ảo của bạn có thể giúp bạn với các tác vụ khác nhau trong một phiên. Cho dù đó là tìm kiếm thông tin, thiết lập lời nhắc hoặc cung cấp các bản cập nhật thời gian thực, WebEx Bot có mặt để hỗ trợ bạn. Bạn có thể tương tác với bot thông qua các lệnh trò chuyện hoặc giọng nói và làm cho phiên của bạn hiệu quả hơn.
8. Sử dụng WebEx với các công cụ cộng tác khác: WebEx tích hợp với các công cụ cộng tác phổ biến khác như Slack, Spark và Zoom. Bằng cách tận dụng các tích hợp này, bạn có thể hợp lý hóa quy trình làm việc của mình và có tất cả các thông tin liên lạc và tài liệu của bạn ở một nơi. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ bất kỳ cập nhật hoặc tin nhắn quan trọng nào.
9. Lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động phá băng: Các hoạt động phá băng là một cách tuyệt vời để tạo ra một bầu không khí thân thiện và chào đón trong các phiên ảo của bạn. Kế hoạch các hoạt động như các câu đố ảo, các cuộc thăm dò hoặc giới thiệu ngắn để giúp người tham gia tìm hiểu nhau và cảm thấy thoải mái khi đóng góp. Điều này sẽ khuyến khích sự tham gia tích cực và tạo ra một môi trường tích cực và toàn diện.
Tóm lại, 9 mẹo và thủ thuật thiết yếu này sẽ giúp bạn tận dụng tối đa các phiên webex của mình, cải thiện năng suất và tăng cường hợp tác. Cho dù bạn là người dùng thường xuyên hay mới với WebEx, việc kết hợp các mẹo này vào các phiên ảo của bạn sẽ đảm bảo trải nghiệm rõ ràng, hấp dẫn và hiệu quả cho mọi người liên quan.
Mẹo và thủ thuật WebEx thiết yếu để tăng năng suất
Khi sử dụng WebEx, có một số mẹo và thủ thuật cần thiết có thể giúp bạn tối ưu hóa năng suất của mình. Cho dù bạn là máy chủ hay người tham gia, các tính năng này sẽ cho phép bạn tận dụng tối đa các cuộc họp WebEx của bạn.
| Các mẹo và thủ thuật | Sự miêu tả |
|---|---|
| 1. Kết nối phía trước và trung tâm | Trước khi bắt đầu một cuộc họp, hãy đảm bảo xem trước và kiểm tra cài đặt âm thanh và video của bạn. Điều này sẽ đảm bảo rằng mọi thứ hoạt động trơn tru trong cuộc thảo luận thực tế. |
| 2. dễ dàng truy cập vào các tùy chọn | Trong cuộc họp, bạn có thể truy cập các tùy chọn khác nhau bằng cách nhấp vào ba dấu chấm nằm ở góc dưới bên phải của màn hình. Điều này cho phép bạn thực hiện các chức năng như chia sẻ màn hình, ghi lại cuộc họp, v. v. |
| 3. Khả năng truy cập nâng cao | Nếu có nhu cầu về phụ đề, bạn có thể bật phụ đề trong cuộc họp. Ngoài ra, Webex tự động tạo bản ghi cho các bản ghi, giúp xem lại và xác định thông tin quan trọng dễ dàng hơn. |
| 4. Tính năng tiết kiệm thời gian | Webex cung cấp các tính năng tiết kiệm thời gian như khả năng lưu các cuộc họp yêu thích và truy cập chúng chỉ bằng một cú nhấp chuột. Điều này giúp bạn không phải tìm kiếm cuộc họp trong lịch hoặc email của mình. |
| 5. Môi trường dân chủ | Khi tổ chức cuộc họp, việc sử dụng các tính năng như câu đố, cuộc thăm dò ý kiến và phòng họp nhóm sẽ tạo ra một không gian mang tính tương tác và dân chủ hơn. Điều này cho phép người tham gia tích cực tham gia và chia sẻ suy nghĩ của họ. |
| 6. Cải thiện sự hợp tác | Webex cho phép người tham gia dễ dàng cộng tác bằng cách chia sẻ màn hình, tài liệu hoặc bảng trắng của họ. Điều này tạo điều kiện trao đổi ý tưởng hiệu quả hơn và loại bỏ nhu cầu gửi tệp qua lại. |
| 7. Ghi và phát lại | Nếu bạn cần xem lại cuộc họp hoặc chia sẻ cuộc họp đó với những người không thể tham dự, tính năng ghi âm của Webex là một lựa chọn tuyệt vời. Bạn cũng có thể tùy chỉnh dòng thời gian phát lại, gắn cờ các phần quan trọng hoặc thêm chú thích. |
| 8. Tương tác với người tham gia | Trong cuộc họp, bạn có thể tương tác với người tham gia bằng cách sử dụng tính năng trò chuyện để đặt câu hỏi, thu thập câu trả lời hoặc khuyến khích thảo luận. Điều này tạo ra một môi trường tương tác và hấp dẫn hơn. |
| 9. Hợp tác toàn cầu | Webex giúp cộng tác toàn cầu trở nên dễ dàng bằng cách cung cấp các tính năng như bản dịch trực tiếp, số quay số toàn cầu và khả năng tham gia từ nhiều thiết bị khác nhau. Điều này đảm bảo mọi người đều có thể tham gia bất kể vị trí của họ. |
Tóm lại, bằng cách sử dụng các mẹo và thủ thuật Webex cần thiết này, bạn sẽ có thể tăng năng suất và tận dụng tối đa các cuộc họp của mình. Cho dù bạn là người chủ trì hay người tham gia, những tính năng này đều được thiết kế để nâng cao khả năng cộng tác, tiết kiệm thời gian và tạo ra trải nghiệm cuộc họp hấp dẫn và hiệu quả.
Tăng cường hiệu quả với phím tắt
Webex cung cấp nhiều phím tắt khác nhau có thể cải thiện đáng kể năng suất và quy trình làm việc của bạn. Biết các phím tắt này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và giúp điều hướng qua các tính năng và chức năng khác nhau dễ dàng hơn.
Dưới đây là một số phím tắt cần thiết để giúp bạn tăng hiệu quả trong khi sử dụng WebEx:
| Đường tắt | Sự miêu tả |
|---|---|
| Alt + Shift + D | Gửi tin nhắn cho chính mình để lưu thông tin quan trọng |
| Alt + Shift + S | Bắt đầu hoặc ngừng ghi lại một cuộc họp |
| Alt + Shift + M | Mở thêm menu Tùy chọn |
| Ctrl + Shift + E | Chia sẻ màn hình của bạn |
| Ctrl + shift + u | Chuyển đổi danh sách người tham gia trong một cuộc họp |
| Ctrl + Shift + L | Khóa hoặc mở khóa cuộc họp |
| Ctrl + Shift + P | Tạm dừng hoặc phát video |
| Ctrl + Shift + F | Bắt đầu hoặc ngừng chia sẻ một tệp từ OneDrive hoặc SharePoint |
| Ctrl + Shift + P | Bắt đầu hoặc ngừng bỏ phiếu cho người tham gia |
Bằng cách sử dụng các phím tắt này, bạn có thể nhanh chóng thực hiện các hành động mà không phải điều hướng qua các menu và tab khác nhau. Điều này cho phép bạn tập trung vào các cuộc thảo luận và hợp tác trong tay, cải thiện hiệu quả và năng suất chung của bạn.
Tùy chỉnh bố cục của bạn để xem tối ưu
WebEx cung cấp một tính năng "Xem tối ưu" cho phép bạn tùy chỉnh bố cục của mình trong một cuộc họp hoặc trình bày. Với tính năng này, máy chủ và người tham gia có thể chọn cái nhìn tốt nhất để phù hợp với nhu cầu của họ và nâng cao năng suất của họ.
1. Pin những người tham gia quan trọng
Khi có nhiều người tham gia trong một cuộc họp, đôi khi bạn cần tập trung vào các cá nhân cụ thể. Bằng cách ghim video của họ, bạn luôn có thể có một cái nhìn rõ ràng về họ, bất kể có bao nhiêu người trong cuộc gọi. Để thực hiện việc này, chỉ cần nhấp vào video của người tham gia và chọn "PIN VIDEO" cho chế độ xem chuyên dụng.
2. Sử dụng chế độ xem loa hoặc lưới hoạt động
WebEx cung cấp hai chế độ xem chính cho các cuộc họp: loa hoạt động và chế độ xem lưới. Chế độ xem loa tích cực tập trung vào người hiện đang nói, cung cấp trải nghiệm năng động và hấp dẫn hơn. Mặt khác, GRID View cho phép bạn thấy tất cả những người tham gia trong cuộc gọi cùng một lúc, giúp việc theo dõi cuộc trò chuyện hoặc nhận phản hồi từ mọi người dễ dàng hơn.
3. Xem trước nội dung chia sẻ
Khi ai đó chia sẻ màn hình của họ hoặc tài liệu, WebEx cho phép bạn xem trước nội dung trước khi chia sẻ với tất cả những người tham gia. Tính năng này hữu ích để đảm bảo rằng nội dung có liên quan và phù hợp với chủ đề cuộc họp hoặc đảm bảo đó là tài liệu chính xác cần thiết để hợp tác.
4. Truy cập chú thích thời gian thực
Webex hiểu tầm quan trọng của khả năng tiếp cận trong cuộc họp. Đó là lý do tại sao nó cung cấp chú thích theo thời gian thực cho những người khiếm thính hoặc cho những người thích theo dõi phụ đề. Để truy cập tính năng này, hãy nhấp vào "Tùy chọn khác" (biểu tượng ba chấm) và chọn "Bật phụ đề" để cải thiện tính toàn diện.
5. Tìm kiếm người tham gia hoặc tin nhắn trò chuyện
Webex giúp bạn dễ dàng tìm thấy các cá nhân trong một cuộc họp lớn hoặc định vị các tin nhắn trò chuyện cụ thể. Bằng cách nhập tên hoặc từ khóa vào trường tìm kiếm, bạn có thể nhanh chóng chuyển đến phần có liên quan và duy trì cuộc trò chuyện mà không bị gián đoạn hoặc chậm trễ.
6. Tùy chỉnh không gian để có quy trình làm việc hiệu quả
Nếu đang sử dụng Webex Spaces, bạn có thể tạo nhiều không gian ảo khác nhau phù hợp với các dự án hoặc nhóm cụ thể. Điều này cho phép tổ chức và phân loại tốt hơn các cuộc hội thoại, tệp và tài nguyên. Bằng cách liên kết các tài liệu và thảo luận liên quan, bạn có thể cải thiện sự cộng tác và hợp lý hóa quy trình làm việc của mình.
7. Kết nối Slido cho các cuộc thăm dò tương tác và hỏi đáp
Webex cung cấp tích hợp với Slido, một công cụ tuyệt vời để tổ chức các cuộc thăm dò trực tiếp, Hỏi & Đáp và các phiên tương tác. Bằng cách kết nối Slido với cuộc họp Webex, bạn có thể thu thập phản hồi theo thời gian thực, thu hút người tham gia và thu thập thông tin chi tiết có giá trị, nâng cao trải nghiệm cuộc họp tổng thể.
8. Chia tỷ lệ hoặc sắp xếp lại người tham gia video
Nếu bạn có một nhóm lớn tham gia cuộc gọi điện video và nguồn cấp dữ liệu video chiếm quá nhiều dung lượng, bạn có thể thu nhỏ chúng xuống để tạo bố cục tốt hơn. Tương tự, bạn có thể sắp xếp lại thứ tự người tham gia video dựa trên sở thích của mình. Chỉ cần nhấp và kéo cửa sổ video của người tham gia để thay đổi vị trí của họ, giúp bạn kiểm soát nhiều hơn các yếu tố hình ảnh của cuộc họp.
9. Các chế độ xem và cách sử dụng thay thế cho nội dung được chia sẻ
Khi chia sẻ tài liệu hoặc bản trình bày trong cuộc họp, Webex cung cấp các chế độ xem thay thế để đáp ứng các nhu cầu khác nhau. Người tham gia có thể chọn xem nội dung ở chế độ hình thu nhỏ, toàn màn hình hoặc song song với các tài liệu khác. Tính linh hoạt này cho phép cộng tác tốt hơn vì mọi người đều có thể chọn chế độ xem tốt nhất phù hợp với phong cách làm việc của mình.
Bằng cách sử dụng các mẹo và thủ thuật này, bạn có thể tùy chỉnh trải nghiệm Webex của mình để tối ưu hóa năng suất và tạo môi trường cuộc họp hấp dẫn và hiệu quả hơn.
