Mặc dù có vẻ như không có trí tuệ, nhưng thực sự có một số nghệ thuật để thiết lập một cuộc họp kinh doanh qua email. Nếu bạn dự định bao gồm bữa trưa trong cuộc họp của mình, bạn sẽ phải cân nhắc một số điều nữa. Ý tưởng cơ bản ở đây là không suy nghĩ quá nhiều và lãng phí công việc quý báu hoặc thời gian cá nhân với các chi tiết - nhưng đồng thời, bạn sẽ muốn lưu ý đến nhu cầu và động cơ của người khác.
Bước 1
Viết một phần thông tin có liên quan trong dòng tiêu đề của email, điều này cho biết rằng email là một lời mời ăn trưa. Không sử dụng các chữ cái viết hoa hoặc biểu tượng cảm xúc gây khó chịu trong dòng tiêu đề - hoặc bất kỳ nơi nào trong giao tiếp kinh doanh, cho vấn đề đó. Thay vào đó, hãy nêu mục đích của bạn một cách rõ ràng và chuyên nghiệp; ví dụ: bạn có thể chỉ cần nhập "Buổi họp trưa Thứ Tư?" hoặc một cái gì đó tương tự.
Bước 2
Bắt đầu bằng một lời chào thân mật và chuyên nghiệp. Nếu bạn đặt tên cho người liên hệ công việc này, bạn có thể xưng hô với người đó bằng tên của họ trong lời chào, chẳng hạn như "Dear Scott" hoặc đơn giản là "Scott:". Nếu bạn không biết rõ về người đó, hãy sử dụng họ và "Mr." hoặc "Ms."
Bước 3
Nói rõ rằng bạn muốn gặp người ấy trong một buổi hẹn ăn trưa, sau đó nói lý do bạn muốn gặp.
Bước 4
Cung cấp một số tùy chọn cho ngày và giờ, dựa trên kiến thức của bạn về lịch trình của người đó. Ví dụ: nếu bạn đang gặp một chủ nhà hàng có nhà hàng đưa ra ưu đãi đặc biệt vào các ngày thứ Sáu, đừng yêu cầu anh ta gặp mặt vào thứ Sáu. Cho người đó biết ngày và giờ bạn rảnh, đưa ra một vài ngày hoặc thời gian để bạn lựa chọn. Bạn cũng có thể để ngày và giờ theo quyết định của người kia - nhưng làm như vậy có thể có nhiều email qua lại hơn để thực sự quyết định một ngày thuận tiện cho cả hai bên.
Bước 5
Gợi ý một vài nhà hàng mà bạn cảm thấy phù hợp với hình thức tổ chức cuộc họp. Ví dụ: nếu bạn có những chi tiết nghiêm túc và thân mật cần thảo luận về công việc kinh doanh của người đó, bạn nên đề xuất gặp mặt tại quán rượu địa phương nơi tất cả bạn bè của anh ấy thường xuyên tụ tập. Tương tự như cách bạn đã đề xuất một vài ngày và giờ, hãy gợi ý một vài địa điểm để người kia có cơ hội lựa chọn.
Bước 6
Cho người nhận biết các bước tiếp theo của họ, cũng như bất kỳ chi tiết nào mà họ có thể muốn biết về việc theo dõi của bạn. Nếu bạn phải liên lạc lại trong một khung thời gian nhất định để có thể giữ lịch trình của mình không bị gián đoạn, hãy nói với anh ấy một cách nhã nhặn. Nếu bạn sắp phải rời thị trấn trong vài ngày sau email, hãy cho anh ấy biết rằng bạn sẽ liên lạc lại với anh ấy khi trở về.
Ký tên một cách thân mật, chẳng hạn như "Trân trọng" hoặc "Trân trọng". Nếu email của bạn không có dòng chữ ký tự động đính kèm cung cấp chi tiết liên hệ của bạn, hãy đảm bảo cung cấp số điện thoại của bạn và bất kỳ thông tin liên hệ quan trọng nào khác ở cuối email.
