Hủy một cuộc họp là một kỹ năng mà mọi người dùng của Microsoft Outlook nên có trong tiết mục của họ. Cho dù đó là một sự xuất hiện duy nhất hoặc một chuỗi định kỳ, có những bước dễ dàng bạn có thể làm theo để hủy một cuộc họp và thông báo cho những người tham dự cần thiết. Trong hướng dẫn từng bước này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách hủy một cuộc họp trong Outlook trên cả thiết bị Windows và Mac, cũng như trong ứng dụng các nhóm độc lập.
Hủy một cuộc họp trong Outlook (Windows)
- Mở lịch Outlook của bạn bằng cách nhấp vào tùy chọn "Lịch" trong menu Điều hướng.
- Tìm cuộc họp bạn muốn hủy và mở nó bằng cách nhấp đúp vào nó.
- Trong chế độ xem chi tiết cuộc họp, nhấp vào tùy chọn "Hủy cuộc họp" trong menu Ribbon.
- Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện hỏi bạn có muốn xóa cuộc họp và gửi thông báo hủy cho người tham dự không. Nhấp vào "Có" để hủy cuộc họp và thông báo cho người tham dự.
Hủy một cuộc họp ở Outlook (Mac)
- Mở lịch Outlook của bạn bằng cách nhấp vào tùy chọn "Lịch" trong menu Điều hướng.
- Tìm cuộc họp bạn muốn hủy và nhấp vào nó để xem chi tiết.
- Trong chế độ xem chi tiết cuộc họp, nhấp vào tùy chọn "Chỉnh sửa" trên thanh công cụ ở trên cùng.
- Cuộn xuống phía dưới và nhấp vào "Hủy cuộc họp".
- Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện hỏi bạn có muốn gửi thông báo hủy cho người tham dự không. Nhấp vào "Gửi" để hủy cuộc họp và thông báo cho người tham dự.
Hủy một cuộc họp trong các đội Microsoft
Nếu bạn đã tổ chức một cuộc họp trong các nhóm Microsoft, bạn có thể hủy nó trực tiếp khỏi ứng dụng của các nhóm. Đây là cách:
- Mở các nhóm Microsoft và chuyển đến tab "Lịch".
- Tìm cuộc họp bạn muốn hủy và nhấp vào nó để xem chi tiết.
- Trong chế độ xem chi tiết cuộc họp, nhấp vào menu ba dấu chấm ở góc trên cùng bên phải và chọn "Hủy".
- Một cửa sổ xác nhận sẽ xuất hiện hỏi bạn có muốn hủy cuộc họp không. Nhấp vào "Hủy" để tiếp tục.
- Cuối cùng, một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện hỏi bạn có muốn thông báo cho những người tham dự khác về việc hủy bỏ không. Nhấp vào "Gửi" để hủy cuộc họp và gửi thông báo.
Bằng cách làm theo các hướng dẫn từng bước này, bạn có thể dễ dàng hủy cuộc họp trong Outlook hoặc Microsoft Teams. Chỉ cần nhớ thông báo cho người tham dự và cung cấp mọi thông tin chi tiết cần thiết về việc hủy bỏ. Nếu bạn có thêm bất kỳ câu hỏi nào, hãy tham khảo phần Câu hỏi thường gặp hoặc liên hệ với chúng tôi để biết thêm thông tin. Đừng quên cập nhật lịch của bạn cho phù hợp để tránh mọi xung đột về lịch trình!
Bước 1: Truy cập MS Outlook và đăng nhập
Để hủy cuộc họp trong MS Outlook, bước đầu tiên là vào ứng dụng MS Outlook và đăng nhập vào tài khoản của bạn. MS Outlook là một công cụ quản lý lịch và email được sử dụng rộng rãi do Microsoft phát triển. Nó cho phép người dùng sắp xếp lịch trình, gửi và nhận email cũng như quản lý tất cả danh bạ của họ ở một nơi.
Nếu bạn đã cài đặt ứng dụng máy tính để bàn MS Outlook trên máy tính của mình, bạn chỉ cần mở ứng dụng này bằng cách nhấp đúp vào biểu tượng trên màn hình hoặc bằng cách tìm kiếm nó trong menu Bắt đầu. Nếu không có ứng dụng dành cho máy tính để bàn, bạn cũng có thể truy cập MS Outlook thông qua trình duyệt web bằng cách truy cập trang web Outlook và đăng nhập vào tài khoản của mình.
Khi bạn đã đăng nhập thành công vào MS Outlook, bạn sẽ có thể xem toàn bộ lịch của mình với tất cả các cuộc họp và sự kiện đã lên lịch. Để hủy cuộc họp, bạn cần tìm sự kiện cụ thể mà bạn muốn hủy.
Nếu bạn có một cuộc họp độc lập không nằm trong chuỗi cuộc họp định kỳ, bạn chỉ cần nhấp vào cuộc họp trong lịch của mình để mở thông tin chi tiết. Trong cửa sổ chi tiết cuộc họp, bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn để chỉnh sửa, xóa hoặc hủy cuộc họp.
Nếu bạn có một loạt cuộc họp định kỳ và muốn hủy một lần diễn ra, bạn có thể nhấp vào cuộc họp trong lịch của mình để mở rộng cuộc họp đó, sau đó nhấp vào tùy chọn "Chỉnh sửa chuỗi" trong dải băng. Trong cửa sổ chuỗi, bạn có thể chọn lần xuất hiện cụ thể mà bạn muốn hủy, sau đó chọn tùy chọn "Hủy".
Khi bạn hủy cuộc họp trong MS Outlook, điều quan trọng là phải thông báo cho những người tham dự về việc hủy. Bạn có thể chọn gửi thông báo hủy cho mọi người hay chỉ xóa cuộc họp khỏi lịch của mình mà không thông báo cho những người tham dự. Bạn nên thông báo cho những người tham dự để họ biết về việc hủy và có thể cập nhật lịch trình của mình cho phù hợp.
Nếu bạn đang sử dụng MS Outlook kết hợp với Microsoft Teams, việc hủy cuộc họp trong Outlook cũng sẽ xóa cuộc họp khỏi kênh Microsoft Teams tương ứng nếu cuộc họp được tổ chức thông qua Teams. Điều này đảm bảo rằng chi tiết cuộc họp nhất quán trên cả hai nền tảng.
Tóm lại, hủy cuộc họp trong MS Outlook là một quá trình nhanh chóng và dễ dàng. Bạn chỉ cần mở cuộc họp trong lịch của mình, nhấp vào các tùy chọn cần thiết để hủy cuộc họp và chọn thông báo cho những người tham dự hay chỉ cần xóa cuộc họp khỏi lịch của bạn. Bằng cách làm theo các bước này, bạn có thể tránh mọi nhầm lẫn hoặc hiểu lầm liên quan đến việc hủy cuộc họp.
Nếu bạn vẫn còn thắc mắc về việc hủy cuộc họp trong MS Outlook, bạn có thể tham khảo phần Câu hỏi thường gặp trên trang web Microsoft Outlook để biết thêm thông tin và được hỗ trợ.
Bước 2: Tìm cuộc họp trong Lịch của bạn
Khi bạn đã quyết định hủy cuộc họp, bước tiếp theo là tìm cuộc họp đó trong lịch của bạn. Quá trình này có thể thay đổi một chút tùy thuộc vào nền tảng bạn đang sử dụng nhưng các bước chung vẫn giữ nguyên.
Nếu bạn đang sử dụng Microsoft Outlook, hãy mở lịch của bạn và tìm cuộc họp cụ thể mà bạn muốn hủy. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách cuộn qua lịch của mình hoặc sử dụng chức năng tìm kiếm để xác định vị trí lịch một cách nhanh chóng.
Trong Outlook, các cuộc họp thường được thể hiện bằng một loạt các lần xuất hiện được liên kết. Khi nhấp vào một cuộc họp hoặc mở rộng chuỗi cuộc họp, bạn sẽ thấy tất cả thông tin chi tiết và tùy chọn liên quan đến cuộc họp cụ thể đó.
Trong Microsoft Teams, hãy chuyển đến tab Lịch và nhấp vào cuộc họp bạn muốn hủy. Nếu bạn không thấy cuộc họp được đề cập, hãy thử chuyển sang chế độ xem "Cuộc họp" hoặc liên hệ với người tổ chức để xác nhận xem cuộc họp có còn tồn tại hay không.
Khi bạn đã định vị được cuộc họp, hãy nhấp vào cuộc họp đó để mở chi tiết cuộc họp hoặc nhấp vào tùy chọn "Hủy" trong thanh menu. Nếu bạn đang hủy cuộc họp định kỳ, bạn có thể có tùy chọn chỉ hủy lần xuất hiện đã chọn hoặc toàn bộ chuỗi.
Trong một số trường hợp, bạn có thể cần phải đăng nhập hoặc đăng nhập vào tài khoản của mình trước khi tiến hành hủy.
Sau khi mở chi tiết cuộc họp, bạn có thể thông báo cho những người tham dự về việc hủy bằng cách gửi thông báo cho họ. Trong Outlook, điều này có thể được thực hiện bằng cách nhấp vào nút "Hủy" trong dải băng và chọn gửi email hủy cho tất cả người tham dự hay chỉ xóa cuộc họp khỏi lịch của bạn.
Trong các nhóm Microsoft, bạn có thể thông báo cho người tham dự bằng cách nhấp vào nút "Hủy" và chọn tùy chọn để gửi tin nhắn hủy cho tất cả người tham dự.
Nếu bạn không muốn gửi thông báo hủy, bạn chỉ cần xóa cuộc họp khỏi lịch của mình mà không cần thông báo cho bất cứ ai.
Hãy nhớ cập nhật bất kỳ tài liệu hoặc tài liệu tham khảo cần thiết nào liên quan đến cuộc họp bị hủy để tránh nhầm lẫn.
Câu hỏi thường gặp:
H: Tôi có thể hủy cuộc họp trong các nhóm Microsoft nếu tôi không có quyền truy cập vào Outlook hoặc ứng dụng Lịch trên máy Mac của mình không?
Trả lời: Có, bạn có thể hủy các cuộc họp trong các nhóm Microsoft ngay cả khi bạn không có quyền truy cập vào Outlook hoặc ứng dụng Lịch. Chỉ cần chuyển đến tab Lịch trong các nhóm Microsoft, xác định vị trí cuộc họp và làm theo các bước được đề cập ở trên.
Bước 3: Mở chi tiết cuộc họp
Khi bạn đã quyết định hủy một cuộc họp, bước tiếp theo là mở chi tiết cuộc họp trong lịch của bạn. Điều này sẽ cho phép bạn truy cập tất cả các thông tin cần thiết về cuộc họp và những người tham dự của nó.
Trong các nhóm Microsoft, hãy chuyển đến chế độ xem lịch bằng cách nhấp vào tùy chọn "Lịch" trong menu bên trái. Trong Microsoft Outlook, bạn có thể tìm thấy lịch bằng cách nhấp vào tab "Lịch" trong dải ruy băng. Nếu bạn đang sử dụng máy Mac, hãy mở ứng dụng "Lịch" từ dock của bạn hoặc bằng cách tìm kiếm nó trong Spotlight.
Tìm cuộc họp cụ thể hoặc sự xuất hiện của loạt mà bạn muốn hủy. Nếu đó là một cuộc họp độc lập, nhấp vào cuộc họp để mở chi tiết của nó. Nếu đó là một cuộc họp định kỳ, nhấp vào loạt và chọn sự xuất hiện cụ thể mà bạn muốn hủy.
Khi bạn đã mở chi tiết cuộc họp, bạn sẽ thấy các tùy chọn để chỉnh sửa, xóa hoặc gửi cập nhật cho người tham dự. Để hủy cuộc họp cho tất cả mọi người, nhấp vào tùy chọn "Hủy". Bạn sẽ được nhắc xác nhận việc hủy bỏ. Nếu bạn chỉ muốn loại bỏ bản thân khỏi cuộc họp, hãy chọn tùy chọn "Xóa" thay thế.
Trước khi hủy cuộc họp, đó là một thực tế tốt để thông báo cho những người tham dự khác về việc hủy bỏ. Các nhóm Microsoft cho phép bạn gửi thông báo cho tất cả những người tham gia cuộc họp khi hủy cuộc họp. Trong Outlook, bạn có thể chọn cập nhật người tham dự về việc hủy bỏ.
Bằng cách làm theo các bước này, bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng hủy bỏ một cuộc họp trong các nhóm hoặc triển vọng của Microsoft, cho dù đó là một sự xuất hiện duy nhất hoặc một phần của chuỗi định kỳ.
Câu hỏi thường gặp về việc hủy bỏ cuộc họp
Hỏi: Tôi có thể hủy một cuộc họp trong các đội Microsoft không?
Trả lời: Có, bạn có thể hủy một cuộc họp trong các đội Microsoft. Chỉ cần làm theo các bước được đề cập ở trên để mở chi tiết cuộc họp và chọn tùy chọn "Hủy".
Q: Mọi người sẽ được thông báo nếu tôi hủy một cuộc họp?
Trả lời: Có, nếu bạn chọn gửi bản cập nhật cho người tham dự khi hủy cuộc họp, họ sẽ được thông báo về việc hủy bỏ.
Q: Điều gì sẽ xảy ra nếu tôi muốn hủy bỏ một lần xảy ra một cuộc họp định kỳ?
Trả lời: Nếu bạn muốn hủy chỉ một lần xuất hiện của một cuộc họp định kỳ, hãy mở chi tiết loạt và chọn sự xuất hiện cụ thể mà bạn muốn hủy. Sau đó, làm theo các bước tương tự để hủy cuộc họp.
Q: Có cần phải đăng nhập vào các đội Microsoft hoặc Outlook để hủy cuộc họp không?
Trả lời: Có, bạn cần có các quyền và thông tin đăng nhập cần thiết để truy cập các nhóm hoặc triển vọng của Microsoft và thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với các cuộc họp.
