Microsoft Office tự động lưu siêu dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân vào tất cả các tài liệu bạn tạo bằng Chương trình Microsoft Office. Trong bài đăng này, bạn sẽ tìm hiểu cách xóa thông tin và siêu dữ liệu ẩn khỏi tài liệu Microsoft Office, để ngăn chặn bất kỳ ai sử dụng thông tin này.
Thông tin ẩn Đính kèm với tệp Office.
Microsoft Office theo mặc định lưu thông tin sau bất cứ khi nào bạn tạo và lưu tệp tài liệu Office.
1. Tên tác giả, Tên công ty, tên của người gần đây đã lưu tài liệu. Thông tin nhận dạng cá nhân khác (PII), chẳng hạn như tiêu đề e-mail, thông tin gửi để xem xét, phiếu định tuyến và tên mẫu.
2. Tài liệu được chia sẻ hoặc cộng tác có thể chứa các dấu hiệu sửa đổi, nhận xét, chú thích mực, tên của những người làm việc trên tài liệu, nhận xét từ người đánh giá và các thay đổi được thực hiện đối với tài liệu.
3. Ngày tài liệu được tạo, ngày tài liệu được sửa đổi, sửa đổi tài liệu, phiên bản tài liệu.
4. Tên máy tính của bạn, tên của máy chủ mạng hoặc đĩa cứng nơi lưu tài liệu.
5. Văn bản ẩn hoặc các ô mà bạn có thể không biết.
Hậu quả của dữ liệu ẩn trong tệp Office
Ngoài việc truyền tải thông tin nhạy cảm, dữ liệu ẩn được đính kèm vào tệp của bạn cũng có thể tạo ra sự hiểu lầm trong trường hợp có sự không nhất quán giữa những gì bạn báo cáo trực tiếp về công việc và những gì tài liệu kết thúc thông qua thông tin ẩn và siêu dữ liệu được đính kèm.
Ví dụ: bạn có thể báo cáo với khách hàng rằng công ty của bạn đã dành 120 giờ để tạo tài liệu. Mặc dù ai đó ở phía khách hàng có thể truy cập dữ liệu ẩn được đính kèm trong tài liệu của bạn và kết luận rằng tài liệu đó được tạo bởi một công ty khác và ai đó ở công ty bạn hầu như không dành một giờ để xem tài liệu.
Mặc dù nó khá phổ biến trong kinh doanh để cho thuê lại công việc, bạn có thể không muốn tiết lộ thông tin này cho khách hàng của mình.
Các tình huống khác khi dữ liệu ẩn có thể gây ra sự cố
Trong các tình huống khác, có những lo ngại về quyền riêng tư với cách Microsoft Office đính kèm Siêu dữ liệu và thông tin cá nhân vào tài liệu.
1. Bạn chỉ có thể đăng ký một khiếu nại nặc danh để phát hiện ra rằng tên và chi tiết của bạn có thể truy cập được thông qua các tập tin siêu dữ liệu ẩn.
2. Bạn có thể xuất bản một tài liệu lên một trang web, hy vọng sẽ được ẩn danh. Tuy nhiên, không rõ tài liệu của bạn có đủ thông tin về bạn trong các tệp siêu dữ liệu ẩn.
3. Có thể có tiêu đề tài liệu, chân trang, hình mờ và văn bản ẩn được liên kết với tài liệu của bạn. Chúng có thể truyền đạt thông tin nhạy cảm, bí mật thương mại và thông tin khác mà bạn có thể không muốn mở.
4. Bạn hoặc những người khác làm việc tạo tài liệu có thể đã đưa ra một số nhận xét / nhận xét nhất định có thể không phù hợp để gửi cho khách hàng. Chúng có thể được đính kèm vào tài liệu của bạn và có thể không rõ ràng khi bạn chỉ xem tài liệu.
Do đó, việc kiểm tra và xóa siêu dữ liệu ẩn khỏi tài liệu văn phòng trước khi xuất bản trực tuyến hoặc gửi cho khách hàng là điều hợp lý.
Xóa thông tin ẩn khỏi tài liệu văn phòng
Dưới đây là cách bạn có thể xem và xóa dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân khỏi các tệp văn phòng được tạo bằng Microsoft Office 2007, nơi siêu dữ liệu bị ẩn nhiều hơn, so với Office 2010 và 2013.
1. Mở tệp mà bạn muốn xóa thông tin ẩn khỏi.
2. Nhấp vào nút Office trên menu ruy băng trên cùng (Xem hình ảnh bên dưới)
3. Điểm để chuẩn bị và nhấp vào Kiểm tra tài liệu (Xem hình ảnh bên dưới).
4. Bạn sẽ được đưa đến màn hình Trình kiểm tra Tài liệu, khi nhấp vào Kiểm tra này.
5. Windows sẽ Kiểm tra Tài liệu và Hiển thị kết quả kiểm tra để bạn xem xét (Xem hình ảnh bên dưới).
6. Nhấp vào Xóa Tất cả trên Thuộc tính Tài liệu và Phần Thông tin Cá nhân để xóa tất cả thông tin cá nhân của bạn mà Office đã đính kèm vào tài liệu của bạn. Bạn có thể mở rộng thủ tục này đến các phần khác mà bạn muốn loại bỏ.
7. Trên màn hình tiếp theo, Windows sẽ xác nhận Xóa thuộc tính tài liệu và thông tin cá nhân.
Như bạn có thể thấy từ Lưu ý: Một số thay đổi không thể hoàn tác, bạn sẽ không thể khôi phục thông tin mà bạn sẽ xóa bằng thủ tục này.
Do đó, bạn có thể tạo một bản sao lưu để sử dụng và tham khảo trước khi xóa thông tin cá nhân và dữ liệu khác khỏi tệp mà bạn sẽ gửi đi.
Xóa dữ liệu ẩn khỏi tài liệu Office 2010 và 2013
1. Bấm vào tab Tệp, rồi bấm Thông tin.
2. Bấm Kiểm tra sự cố, sau đó bấm Kiểm tra tài liệu (Xem hình ảnh bên dưới).
3. Bạn có thể để lại tất cả các tùy chọn đã chọn, đánh dấu vào đó hoặc chọn các phần mà bạn muốn kiểm tra tài liệu.
4. Nhấp vào Kiểm tra và Office sẽ kiểm tra tài liệu cho siêu dữ liệu ẩn được chọn.
5. Xem lại kết quả kiểm tra tài liệu trong hộp thoại Thanh tra tài liệu.
6. Nhấp vào nút Xóa Tất cả bên cạnh kết quả kiểm tra đối với các loại dữ liệu ẩn mà bạn muốn xóa khỏi tài liệu.
Dừng văn phòng đính kèm thông tin
Thật không may, thực sự không có cách nào để điều chỉnh cài đặt và ngăn Microsoft Office lưu thông tin cá nhân và siêu dữ liệu vào các tệp.
Tuy nhiên, trong Office 2013, bạn có thể đặt tệp Office mà bạn đang làm việc để tự động xóa dữ liệu meta mỗi khi tệp được lưu. Bằng cách này, bạn có thể tránh được khả năng bạn không nhớ xóa thông tin ẩn khỏi tệp trước khi gửi cho khách hàng.
1. Nhấp vào menu Tệp.
2. Nhấp Tùy chọn và chọn danh mục Trung tâm tin cậy.
3. Nhấp vào nút Cài đặt Trung tâm Tin cậy và chọn Tùy chọn Quyền riêng tư.
4. Kích hoạt tính năng Xóa thông tin cá nhân khỏi các thuộc tính tệp trên tùy chọn lưu lại.
Lưu ý: Đôi khi bạn có thể tìm thấy xóa Xóa thông tin cá nhân. tùy chọn không có sẵn để đánh dấu. Nếu đây là trường hợp, nhấp vào nút Trình kiểm tra tài liệu (xem hình trên), để Trình kiểm tra tài liệu xóa tất cả thông tin ẩn được đính kèm trong tài liệu.
Tiếp theo, bạn có thể lưu tệp và thử truy cập các tùy chọn quyền riêng tư của Trung tâm tin cậy một lần nữa. Lần này tùy chọn sẽ có sẵn và bạn sẽ có thể nhấp vào hộp kiểm.
Bạn cần lưu ý rằng cài đặt này chỉ giới hạn ở tệp hiện tại và không áp dụng cho các tệp khác mà bạn đã tạo trước cài đặt này hoặc cho các tệp mới mà bạn sẽ tạo bằng Microsoft office. Microsoft Office không có cách nào để đặt cài đặt này làm mặc định hoặc làm cho hệ thống có thể áp dụng rộng rãi.
