Microsoft Teams là một công cụ cộng tác mạnh mẽ cho phép các nhóm làm việc cùng nhau một cách hiệu quả và đạt được mục tiêu kinh doanh của họ. Với việc phát hành các mẫu nhóm trong Trung tâm quản trị nhóm, các nhóm quản lý và tùy chỉnh đã trở nên dễ dàng hơn nữa. Các mẫu nhóm là các mẫu được xác định trước giúp bạn cung cấp trải nghiệm nhất quán trong toàn tổ chức của bạn và tiết kiệm thời gian cho các nhiệm vụ lặp đi lặp lại.
Các mẫu nhóm cung cấp một loạt các khả năng và tính năng, cho phép bạn tùy chỉnh các tab, kênh và cài đặt của các nhóm của bạn. Bạn có thể chọn từ một loạt các mẫu được xây dựng sẵn hoặc tạo mẫu tùy chỉnh của riêng bạn dựa trên các nhu cầu cụ thể của bạn. Các mẫu này có thể được đặt tên, phân loại và lưu trữ trong Trung tâm quản trị nhóm để dễ dàng truy cập và quản lý.
Khi bạn khởi chạy một nhóm bằng mẫu, nó sẽ tự động tạo một nhóm với các kênh, tab và cài đặt được xác định trước. Điều này đảm bảo rằng tất cả các nhóm trong tổ chức của bạn có cấu trúc và điều hướng nhất quán. Nó cũng giúp các thành viên trong nhóm mới nhanh chóng hiểu nơi tìm thông tin họ cần và cách cộng tác hiệu quả.
Các mẫu nhóm đặc biệt hữu ích cho việc đưa lên các thành viên trong nhóm mới, vì họ cung cấp trải nghiệm học tập có cấu trúc và hướng dẫn họ thông qua các chủ đề và lĩnh vực liên quan của nhóm. Với các mẫu nhóm, bạn cũng có thể tránh các vấn đề đã biết và đảm bảo rằng các nhóm được thiết lập theo cách phù hợp với các thực tiễn và tiêu chuẩn công nghiệp tốt nhất.
Ngoài các mẫu được xây dựng sẵn, bạn có thể tạo các mẫu tùy chỉnh phù hợp với các nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp của bạn. Điều này cho phép bạn kết hợp các quy trình thương hiệu, chính sách và phê duyệt của riêng bạn. Bạn cũng có thể bao gồm các ứng dụng tùy chỉnh, trang web SharePoint và các tài nguyên liên quan khác rất cần thiết cho thành công của nhóm bạn.
Các mẫu nhóm được quản lý thông qua Trung tâm quản trị nhóm, nơi bạn có thể dễ dàng xem, chỉnh sửa và xóa các mẫu khi cần thiết. Bạn cũng có thể kiểm tra sức khỏe và việc sử dụng các nhóm của mình, đọc các bài viết về cách sử dụng tốt nhất các mẫu nhóm và nhận được hỗ trợ cho bất kỳ vấn đề nào bạn gặp phải. Trung tâm quản trị nhóm cung cấp một trung tâm tập trung cho tất cả các nhu cầu quản lý nhóm của bạn.
Với các mẫu nhóm, bạn có thể chuyển sự tập trung của mình từ các nhiệm vụ thiết lập nhóm lặp đi lặp lại sang các sáng kiến chiến lược hơn. Họ cung cấp một cách lặp đi lặp lại và hiệu quả để quản lý các nhóm, cho phép bạn mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh của mình mà không ảnh hưởng đến chất lượng hoặc kiểm soát. Vì vậy, nếu bạn đang tìm cách nâng cao quá trình tạo nhóm và hợp lý hóa trải nghiệm của các nhóm của bạn, các mẫu nhóm là cách để đi.
Lợi ích và tính năng của các mẫu nhóm
Các mẫu nhóm trong Trung tâm quản trị nhóm cung cấp một số lợi ích và tính năng có thể tăng cường đáng kể việc quản lý các nhóm trong tổ chức của bạn. Dưới đây là một số lợi thế và khả năng chính họ cung cấp:
Cài đặt nhất quán và có thể tùy chỉnh
Các mẫu nhóm cho phép bạn xác định và áp dụng các cài đặt và cấu hình nhất quán trên nhiều nhóm. Điều này đảm bảo rằng các nhóm trong cùng một danh mục hoặc ngành có cùng các tab, kênh và cài đặt được xác định trước. Nó cũng cung cấp một trải nghiệm hợp lý cho các thành viên nhóm mới trên tàu.
Mẫu lặp lại
Với các mẫu nhóm, bạn có thể tạo các mẫu với các cài đặt và kênh được cấu hình sẵn có thể dễ dàng sử dụng lại và chia sẻ với các cài đặt khác. Điều này giúp loại bỏ sự cần thiết phải thiết lập thủ công các nhóm mới từ đầu mỗi lần, tiết kiệm thời gian và giảm khả năng các lỗi cấu hình.
Tính linh hoạt trong tạo mẫu
Các mẫu nhóm cung cấp cho bạn sự linh hoạt để tạo các mẫu dựa trên các nhu cầu và yêu cầu cụ thể của tổ chức của bạn. Bạn có thể chọn các tính năng, tab và cài đặt mong muốn, cho phép bạn điều chỉnh các mẫu để phù hợp với các nhóm hoặc dự án khác nhau.
Quản lý các mẫu sau khi phát hành
Khi một mẫu được tạo và phát hành, bạn vẫn có thể quản lý và cập nhật các mẫu. Bạn có thể kiểm tra và xem các mẫu hiện có, thay đổi cài đặt của họ và sử dụng PowerShell hoặc Trung tâm quản trị nhóm để điều chỉnh cài đặt mẫu khi cần thiết.
Mở rộng tài nguyên và học tập
Việc sử dụng các mẫu nhóm mở ra cơ hội để mở rộng kiến thức và tài nguyên của bạn. Bạn có thể đọc các bài báo, học hỏi từ các hoạt động quản lý và quản lý liên quan đến ngành và tận dụng các mẫu được xây dựng trước được tạo bởi các quản trị viên khác. Điều này thúc đẩy học tập và cải thiện liên tục trong quản lý nhóm.
Thay đổi và quản lý vấn đề
Các mẫu cung cấp một khung quản lý cho phép thay đổi dễ dàng và theo dõi phát hành. Bạn có thể nhanh chóng xác định bất kỳ sự không nhất quán hoặc vấn đề nào với các nhóm được tạo bằng cách sử dụng một mẫu cụ thể và thực hiện các điều chỉnh hoặc cải tiến cần thiết để nâng cao trải nghiệm người dùng tổng thể.
Tóm lại, tính năng của các mẫu nhóm trong Trung tâm quản trị nhóm cung cấp một loạt các lợi ích và tính năng có thể cải thiện đáng kể cách các nhóm được quản lý trong tổ chức của bạn. Từ các cài đặt nhất quán và tùy chọn tùy chỉnh đến các mẫu có thể lặp lại và khả năng quản lý thay đổi, các mẫu nhóm cung cấp các công cụ bạn cần để tạo và quản lý các nhóm một cách hiệu quả.
Cách sử dụng mẫu nhóm
Các mẫu nhóm trong Trung tâm quản trị nhóm cung cấp một số tính năng giúp quản lý và tạo các nhóm mới dễ dàng hơn. Với các mẫu, bạn có thể tạo các cấu trúc lặp lại cho các nhóm, được gọi là "Mẫu", bao gồm các cài đặt và kênh được xác định trước. Điều này cho phép bạn nhanh chóng tạo các nhóm với các cài đặt và kênh nhất quán, tiết kiệm thời gian và công sức.
Khi tạo một nhóm mới, bạn có thể chọn một mẫu từ danh sách các mẫu được xây dựng trước. Các mẫu này được tạo bởi Microsoft và các chuyên gia trong ngành và bạn có thể chọn mẫu phù hợp nhất với nhu cầu của tổ chức. Các mẫu có thể bao gồm các ứng dụng như SharePoint, Wiki và Tab tùy chỉnh, cung cấp cho các nhóm các công cụ họ cần để làm việc hiệu quả.
Sử dụng các mẫu là đơn giản. Sau khi chọn một mẫu, bạn có thể tùy chỉnh cài đặt, tab và kênh của mẫu để phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn. Khi bạn đã thực hiện các thay đổi cần thiết, bạn có thể khởi chạy nhóm và bắt đầu làm việc. Bất kỳ tùy chỉnh nào bạn thực hiện sẽ được áp dụng cho tất cả các nhóm trong tương lai được tạo từ mẫu đó.
Mẫu là một công cụ mạnh mẽ để quản lý nhóm. Họ giúp đảm bảo trải nghiệm nhất quán giữa các nhóm và cung cấp điểm khởi đầu cho các đội mới, loại bỏ sự cần thiết phải bắt đầu từ đầu mỗi lần. Các mẫu cũng có thể được sử dụng để thực thi các chính sách và thực tiễn tốt nhất, cải thiện sự hợp tác và năng suất của nhóm.
Các mẫu nhóm có thể được quản lý thông qua Trung tâm quản trị nhóm, nơi các quản trị viên có thể tạo, chỉnh sửa và xóa các mẫu khi cần thiết. Các mẫu được tổ chức thành các danh mục, giúp bạn dễ dàng tìm đúng mẫu cho công việc. Quản trị viên cũng có thể kiểm tra sức khỏe của các nhóm được tạo từ các mẫu, xác định bất kỳ vấn đề nào và hành động để giải quyết chúng.
Các mẫu nhóm là một bổ sung thú vị cho Trung tâm quản trị nhóm, và họ sẽ tiếp tục phát triển và mở rộng trong tương lai. Microsoft có kế hoạch phát hành các tính năng và cải tiến mới để cải thiện trải nghiệm mẫu và cung cấp nhiều khả năng hơn cho việc tùy chỉnh và quản lý nhóm.
Các tính năng chính của các mẫu nhóm:
- Tạo các mẫu được xây dựng sẵn với các cài đặt và kênh được xác định trước
- Tùy chỉnh các mẫu để phù hợp với nhu cầu của tổ chức của bạn
- Chọn các mẫu từ nhiều loại khác nhau
- Quản lý các mẫu trong Trung tâm quản trị nhóm
- Kiểm tra sức khỏe của các đội được tạo từ các mẫu
- Các nhóm khởi động với các tùy chỉnh
Với các mẫu nhóm, các nhóm có thể tập trung nhiều hơn vào công việc của họ và ít hơn vào quy trình thiết lập. Các mẫu cung cấp một cách hợp lý để tạo các nhóm và đảm bảo tính nhất quán trong tổ chức. Bắt đầu sử dụng các mẫu nhóm ngay hôm nay và trải nghiệm những lợi ích của việc tạo và quản lý nhóm hiệu quả!
