Khi viết email, đôi khi cần thêm thông tin mở rộng theo các chủ đề chính mà thư đưa ra. Cho dù bạn đang trình bày chi tiết về quá trình làm việc nổi bật trong một bản sơ yếu lý lịch gửi qua email hay cố gắng giải thích các khái niệm cụ thể trong một tin nhắn cho đồng nghiệp, việc thêm một phụ lục có thể giúp bạn làm cho thông điệp của mình kỹ lưỡng hơn mà không cần kéo dài phần nội dung chính.
Bước 1
Viết email của bạn như bạn thường làm. Đưa càng nhiều thông tin cần thiết vào phần nội dung chính, đồng thời ký tên vào email và thông tin liên hệ của bạn.
Bước 2
Thêm một phần riêng biệt vào email bên dưới chữ ký của bạn. Bạn có thể sử dụng một vài khoảng trắng, hoặc vẽ một đường có dấu gạch ngang để giúp làm nổi bật sự phân cách.
Bước 3
Đặt tiêu đề cho phụ lục là “Phụ lục - [SUBJECT].” Điều này giúp anh ta xác định xem phụ lục có liên quan đến lợi ích của anh ta hay không.
Sử dụng không gian phụ lục để giải thích thêm các phần quan trọng trong thông điệp của bạn. Ví dụ: nếu bạn có một khoảng trống trong quá trình làm việc của mình do chấn thương hoặc bệnh tật, bạn có thể viết giải thích nhanh trong phụ lục của mình. Nếu có những chủ đề trong thư của bạn đòi hỏi bạn phải suy nghĩ sâu hơn, thì một phụ lục là một nơi tốt để đưa ra những câu hỏi bổ sung cho người nhận. Phần phụ lục là để mở rộng thông điệp ban đầu của bạn, vì vậy hãy viết những gì hiệu quả.
