Bạn đã bao giờ chia sẻ một email để rồi sau đó nhận ra rằng mình đã mắc phải một sai lầm đáng xấu hổ chưa? Hoặc có thể bạn vô tình gửi một tin nhắn nhạy cảm đến nhầm người nhận? Tất cả chúng ta đều đã từng ở đó và có thể cảm giác như một khoảnh khắc thất bại sẽ ám ảnh chúng ta mãi mãi. Nhưng đừng sợ! Với Office 365 của Microsoft, bạn có thể tự cứu mình khỏi tình trạng khóa email như vậy bằng cách thu hồi hoặc thay thế một email đã gửi.
Thu hồi hoặc thay thế một email đã gửi là một tính năng cho phép bạn khắc phục những thiệt hại do ngón tay vội vàng hoặc sai sót phán đoán nhất thời của bạn gây ra. Đó là chức năng giúp bạn khắc phục tình trạng này kịp thời bằng cách mang lại email mà bạn ước gì mình chưa từng gửi ngay từ đầu. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng tính năng này đi kèm với một số yêu cầu và hạn chế, vì vậy hãy đi sâu vào cách hoạt động của nó.
Trước khi nói về các bước liên quan đến việc thu hồi hoặc thay thế một email, điều quan trọng cần biết là sự thành công của chức năng này phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Ví dụ: liệu người nhận đã đọc email hay chưa, ứng dụng email họ đang sử dụng (thường là Outlook) và loại máy chủ email (Exchange hoặc Outlook. com) đang được sử dụng. Vì vậy, mặc dù tính năng này rất tiện dụng nhưng nó không phải là một sự đảm bảo chắc chắn.
Thu hồi hoặc thay thế thư email trong Outlook cho Windows
Nếu bạn đã từng gửi email và ngay lập tức nhận ra mình đã mắc sai lầm hoặc mong muốn có thể lấy lại email đó thì bạn không đơn độc. May mắn thay, Microsoft Outlook dành cho Windows có một tính năng cho phép bạn thu hồi hoặc thay thế email, giúp bạn có cơ hội sửa bất kỳ lỗi nào hoặc thực hiện các thay đổi cần thiết.
Thu hồi một email trong Outlook
Nếu bạn đang sử dụng Outlook dành cho Windows và muốn thu hồi một email, hãy làm theo các bước sau:
- Mở Outlook và đi tới thư mục Mục đã gửi của bạn.
- Bấm đúp vào tin nhắn email bạn muốn thu hồi. Điều này sẽ mở tin nhắn trong một cửa sổ mới.
- Nếu bạn không thấy các tùy chọn tiêu chuẩn ở đầu cửa sổ, hãy nhấp vào tab "Tệp". Điều này sẽ hiển thị các tùy chọn bạn cần cho quá trình thu hồi.
- Nhấp vào nút "Hành động" nằm ở phía bên trái của cửa sổ.
- Chọn "Gọi lại tin nhắn này" từ menu thả xuống.
- Một hộp thoại mới sẽ mở ra với hai tùy chọn: "Xóa các bản sao chưa đọc của tin nhắn này" và "Xóa các bản sao chưa đọc và thay thế bằng một tin nhắn mới". Chọn tùy chọn phù hợp với nhu cầu của bạn.
- Nếu bạn chọn tùy chọn thứ hai, hãy soạn một email mới với những thay đổi hoặc văn bản thay thế mong muốn. Nhấp vào "Gửi" sau khi bạn hoàn tất.
- Bạn sẽ được thông báo nếu yêu cầu thu hồi thành công hay không. Xin lưu ý rằng sự thành công của việc thu hồi phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như cài đặt máy chủ của người nhận và lỗi của con người.
Hạn chế và yêu cầu
Điều quan trọng cần lưu ý là các hạn chế và yêu cầu của tính năng thu hồi trong Outlook:
- Việc thu hồi email chỉ có thể thực hiện được nếu người nhận chưa mở email. Khi email đã được đọc, nỗ lực thu hồi sẽ không thành công.
- Tính năng thu hồi chỉ hoạt động với những người nhận đang sử dụng Microsoft Outlook. Nếu người nhận đang sử dụng một dịch vụ email hoặc ứng dụng khách khác, việc thu hồi sẽ không hoạt động.
- Việc thu hồi một email không đảm bảo rằng nó sẽ bị xóa hoặc thay thế thành công. Người nhận có thể đã xem nội dung hoặc yêu cầu thu hồi có thể không được xử lý chính xác.
- Việc thu hồi thư có tệp đính kèm có thể không thành công nếu người nhận đã mở hoặc lưu tệp đính kèm.
- Việc gọi lại thư từ hộp thư chung hoặc tài khoản nhóm có thể có những hạn chế hoặc không được hỗ trợ, tùy thuộc vào cài đặt và cấu hình.
Mặc dù Outlook cung cấp khả năng thu hồi hoặc thay thế email nhưng bạn nên kiểm tra kỹ thư trước khi gửi chúng. Nếu bạn không chắc chắn về tính bảo mật hoặc quyền riêng tư của email của mình, hãy cân nhắc sử dụng mã hóa hoặc các giải pháp thay thế khác như dịch vụ email bảo mật hoặc chia sẻ tệp được mã hóa.
Hãy nhớ rằng tính năng thu hồi trong Outlook không phải là giải pháp đảm bảo và chỉ nên được sử dụng như giải pháp cuối cùng. Tốt hơn hết bạn nên ngăn chặn những sai sót ngay từ đầu bằng cách đọc lại email của mình và thận trọng trước khi nhấn nút gửi.
Bước 1: Mở thư mục mục đã gửi
Để thu hồi hoặc thay thế một email đã gửi, bước đầu tiên là mở thư mục Mục đã gửi trong dịch vụ email của bạn. Bước này sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp email bạn sử dụng. Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng Gmail, bạn sẽ mở nhãn "Đã gửi". Nếu bạn đang sử dụng Outlook, bạn sẽ điều hướng đến thư mục "Mục đã gửi". Bất kể bạn sử dụng dịch vụ nào, điều quan trọng cần lưu ý là không phải tất cả các nhà cung cấp email đều có chức năng thu hồi hoặc hoàn tác.
Khi bạn đã tìm thấy thư mục các mục đã gửi, bạn sẽ cần tìm email cụ thể mà bạn muốn nhớ hoặc thay thế. Hầu hết các ứng dụng email sẽ liệt kê chủ đề và người gửi của mỗi email đã gửi, giúp xác định vị trí email bạn muốn dễ dàng hơn. Trong một số trường hợp, email có thể được nhóm tự động với các tin nhắn khác trong chuỗi hội thoại.
Hãy nhớ rằng một khi một email đã được gửi, nó đã trong quá trình được gửi đến hộp thư đến của người nhận. Do đó, bạn càng sớm hành động để nhớ lại email, bạn càng có cơ hội thành công tốt hơn. Chức năng thu hồi hoạt động tốt nhất khi cả người gửi và người nhận ở cùng một hệ thống email, chẳng hạn như Microsoft Exchange.
Điều quan trọng cần lưu ý là việc thu hồi email không phải là hoàn hảo, và có một số yếu tố có thể khiến nó thất bại. Ví dụ: nếu người nhận đã đọc email, nỗ lực thu hồi thường sẽ thất bại. Ngoài ra, nếu email đã được chuyển tiếp cho người khác hoặc nếu nó chứa tệp đính kèm, việc thu hồi có thể không hoạt động. Điều đáng nói là một số dịch vụ email, như Gmail, không cung cấp chức năng thu hồi. Trong những trường hợp này, bạn có thể cần phải dùng đến các phương pháp khác, chẳng hạn như gửi email tiếp theo hoặc liên hệ trực tiếp với người nhận để giải thích tình huống.
Nếu tính năng thu hồi có sẵn và các điều kiện là đúng, bạn có thể bắt đầu thu hồi bằng cách chọn email trong câu hỏi và nhấp vào tùy chọn thích hợp. Điều này có thể được dán nhãn là "thu hồi" hoặc "hoàn tác gửi", tùy thuộc vào dịch vụ email bạn đang sử dụng. Điều quan trọng cần lưu ý là sự thành công của việc thu hồi phụ thuộc vào các yếu tố khác nhau và nó không được đảm bảo để làm việc trong mọi tình huống.
Tóm lại, mở thư mục các mục đã gửi là bước đầu tiên trong quá trình nhớ lại hoặc thay thế email đã gửi. Đảm bảo kiểm tra xem dịch vụ email của bạn có cung cấp chức năng thu hồi hoặc hoàn tác, cũng như bất kỳ yêu cầu cụ thể nào cần thiết để nó hoạt động thành công. Hãy nhớ rằng việc thu hồi email có thể không phải lúc nào cũng có thể, đặc biệt là nếu email đã được đọc hoặc nếu nó đã được chia sẻ với người khác. Do đó, điều quan trọng là phải kiểm tra kỹ email của bạn trước khi gửi chúng để giảm thiểu rủi ro sai lầm.
Bước 2: Nhấp đúp vào email đã gửi
Khi bạn đã truy cập tài khoản email của mình, hãy điều hướng đến hộp thư đến email của khách hàng. Tìm email mà bạn vô tình gửi và muốn nhớ lại hoặc thay thế. Thông thường, email đã gửi được đặt trong thư mục "Đã gửi". Tuy nhiên, điều này có thể thay đổi tùy thuộc vào ứng dụng email của bạn và cài đặt của nó.
Ví dụ, trong Microsoft Outlook, bạn có thể tìm thấy thư mục "Đã gửi" ở phía bên trái của màn hình. Nhấp vào nó để mở thư mục. Sau đó, định vị và chọn email bạn muốn nhớ lại hoặc thay thế bằng cách nhấp đúp vào nó.
Lưu ý rằng sự thành công của việc thu hồi hoặc thay thế email phụ thuộc vào một số yếu tố, chẳng hạn như các quy tắc của ứng dụng và máy chủ email, ứng dụng email và cài đặt của người nhận và các yêu cầu kỹ thuật khác. Ngoài ra, điều quan trọng cần nhớ là có những hạn chế và điều kiện cụ thể để thu hồi hoặc thay thế các email đã gửi.
Xem lại email trước khi nhớ lại
Trước khi cố gắng nhớ lại hoặc thay thế email, hãy tận dụng cơ hội để xem xét nội dung của nó. Kiểm tra kỹ cho bất kỳ lỗi nào, đảm bảo email được viết đúng và đảm bảo rằng nó truyền tải thông báo dự định. Bước này là rất quan trọng kể từ sau khi nhớ lại, email ban đầu sẽ bị xóa và một email mới sẽ được gửi vào vị trí của nó.
Nếu bạn đang sử dụng Microsoft Outlook với Mailock cho Bổ trợ Microsoft 365, có một tính năng bổ sung cho phép bạn nhớ lại một email có bảo mật nâng cao và khả năng kiểm soát quyền truy cập. Tính năng này được gọi là "Mailock for 365" và có thể được cấu hình để thêm một lớp bảo vệ bổ sung cho email của bạn.
Hãy nhớ rằng quá trình thu hồi hoặc thay thế có thể không thành công trong mọi trường hợp. Chẳng hạn, nếu người nhận đã mở và đọc email trước khi bạn cố gắng nhớ lại, việc thu hồi có thể sẽ thất bại. Hơn nữa, một số ứng dụng hoặc hệ thống email có thể có vấn đề tương thích ngăn chặn việc thu hồi hoặc thay thế thành công.
Bước 3: Nhấp vào tab "Hành động"
Khi bạn ở trong thư mục "Đã gửi" của tài khoản email, bạn sẽ cần xác định vị trí email mà bạn muốn nhớ hoặc thay thế. Hãy nhớ rằng, bước này chỉ áp dụng cho các email chưa được người nhận đọc.
Ở góc trên cùng của cửa sổ, bạn sẽ thấy một tab "Hành động". Nhấp vào nó để mở một menu thả xuống với các tùy chọn khác nhau.
Trong menu này, bạn sẽ tìm thấy chức năng "Nhớ lại tin nhắn này". Đây là khu nghỉ mát mà bạn có thể sử dụng để nhớ lại hoặc thay thế email mà bạn vô tình gửi. Tuy nhiên, có một vài yêu cầu và hạn chế cần ghi nhớ:
- Việc thu hồi email chỉ có thể được thực hiện nếu cả bạn và người nhận đều đang sử dụng tính năng nhắn tin Microsoft Exchange. Nếu người nhận đang sử dụng dịch vụ email khác thì chức năng gọi lại sẽ không hoạt động.
- Tính năng thu hồi không hoạt động đối với những email đã được người nhận mở và đọc. Nếu email đã được xem rồi, bạn sẽ không thể thu hồi hoặc thay thế nó.
- Tính năng thu hồi cũng không hoạt động nếu người nhận đã chuyển email sang thư mục khác. Vì vậy, nếu họ đã dán nhãn hoặc sắp xếp email theo bất kỳ cách nào, bạn sẽ không thể nhớ lại được.
- Ngoài ra, nếu người nhận đang sử dụng ứng dụng email không tương thích với tính năng thu hồi, họ sẽ không được thông báo về yêu cầu thu hồi của bạn. Điều này có nghĩa là email vẫn có thể được xem ngay cả khi bạn cố gắng thu hồi nó.
- Điều quan trọng cần lưu ý là ngay cả khi bạn thu hồi email, người nhận vẫn có thể nhận được thông báo về yêu cầu thu hồi. Thông báo này sẽ tùy thuộc vào cài đặt và tùy chọn email cá nhân của họ.
- Cuối cùng, nếu yêu cầu thu hồi không thành công vì bất kỳ lý do gì, bạn sẽ được thông báo về việc đó. Điều này có nghĩa là bạn sẽ cần phải dùng đến các giải pháp khác để xử lý tình huống.
Trước khi cố gắng thu hồi một email, bạn nên kiểm tra kỹ và đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu và điều kiện đều được đáp ứng.
Nếu bạn vô tình gửi email có lỗi hoặc muốn cập nhật nội dung thì chức năng “Thu hồi tin nhắn này” là cách khắc phục lỗi hiệu quả nhất. Chỉ cần nhớ rằng bạn chỉ có thể thu hồi hoặc thay thế email đã gửi nếu đáp ứng các điều kiện đã chỉ định.
Bây giờ bạn đã biết cách truy cập tab "Hành động" và tìm chức năng thu hồi, bạn có thể tiến hành bước tiếp theo của quy trình.
Bước 4: Chọn "Gọi lại tin nhắn này"
Sau khi gửi email, bạn có thể nhận ra rằng mình đã nhầm lẫn hoặc muốn hủy gửi nó vì một lý do nào đó. Outlook cung cấp cơ hội gọi lại thư đã gửi nhưng có một số điều kiện phải được đáp ứng để chức năng này hoạt động.
Đầu tiên, ứng dụng email của người nhận phải tương thích với tính năng thu hồi. Nếu họ đang sử dụng ứng dụng email khác hoặc đã mở thư thì việc thu hồi sẽ không thành công.
Để thu hồi thư trong Outlook, hãy làm theo các bước sau:
- Mở thư mục "Mục đã gửi" trong Outlook.
- Xác định vị trí email bạn muốn thu hồi.
- Bấm đúp vào email để mở nó.
- Ở góc trên cùng bên trái của cửa sổ Outlook, bạn sẽ thấy các tùy chọn. Nhấp vào tab "Hành động".
- Trong tab "Hành động", bạn sẽ thấy "các hành động khác" trên thanh công cụ. Nhấp vào mũi tên bên cạnh để mở menu thả xuống.
- Chọn "Nhớ lại tin nhắn này" từ menu thả xuống.
- Một cửa sổ mới sẽ mở với các tùy chọn để nhớ lại tin nhắn. Chọn xem bạn muốn xóa các bản sao chưa đọc của tin nhắn hay xóa và thay thế thông báo. Bạn cũng có thể chọn được thông báo nếu việc thu hồi thành công hoặc thất bại.
- Nhấp vào nút "OK".
- Nếu bạn đã chọn để được thông báo, Outlook sẽ gửi cho bạn một tin nhắn để thông báo cho bạn về thành công hay thất bại của việc thu hồi.
Điều quan trọng cần lưu ý là ngay cả khi bạn bắt đầu thu hồi, người nhận vẫn có thể thấy tin nhắn ban đầu trước khi thu hồi được xử lý. Do đó, luôn luôn nên kiểm tra kỹ email của bạn trước khi gửi chúng để tránh mọi sai lầm hoặc lỗi có thể xảy ra.
Nhớ lại một email đã gửi có thể là một công cụ hữu ích, nhưng nó không phải lúc nào cũng hoạt động như dự định. Trong trường hợp việc thu hồi thất bại hoặc người nhận đã mở tin nhắn, giải pháp tốt nhất là gửi email tiếp theo với lời xin lỗi hoặc giải thích về sai lầm.
Nếu bạn cần lưu thông tin nhạy cảm hoặc muốn ngăn chặn một sự cố tương tự trong tương lai, thì đó cũng là một thông lệ tốt để sử dụng các tài khoản email riêng biệt để sử dụng cá nhân và chuyên nghiệp. Bằng cách này, bạn có thể tránh bất kỳ trao đổi thông tin tình cờ.
Hãy nhớ rằng khả năng nhớ lại hoặc thay thế email đã gửi có thể không có sẵn trong tất cả các ứng dụng email hoặc thiết bị di động. Ví dụ: Gmail không có tính năng này, vì vậy điều quan trọng là phải thận trọng khi gửi email từ tài khoản Gmail. Windows Outlook cung cấp nhiều tùy chọn hơn để nhớ lại email, trong khi các máy khách khác có thể có các bước hoặc giải pháp khác nhau.
