Máy fax đã từng có mặt ở khắp nơi trong môi trường văn phòng, nhưng ở một mức độ nào đó, đã lỗi thời với sự ra đời của email và công nghệ quét. Tuy nhiên, một số văn phòng vẫn dựa vào fax để chia sẻ các tài liệu giấy cần phải ký. Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc này, các công cụ fax phần mềm có sẵn để gửi fax từ máy tính của bạn. Vì máy fax thường yêu cầu một modem, một modem fax phần mềm sẽ cho phép máy tính của bạn gửi thông tin fax qua đường dây điện thoại đến máy fax.
Khái niệm cơ bản về máy fax
Máy fax hoạt động bằng cách gửi thông tin tài liệu số hóa qua đường dây điện thoại. Máy fax sẽ quét tài liệu và ghi lại dữ liệu dưới dạng một dòng các bit, một và số không. Sau đó, nó kết nối với một đường dây điện thoại đính kèm và gọi đến một máy fax khác, giống như cách bạn gọi cho một người bằng số điện thoại. Hai máy fax giao tiếp qua đường dây điện thoại và thông tin tài liệu được truyền đến máy thứ hai, máy này sẽ tự in tài liệu.
Modem phần mềm
Máy fax yêu cầu một đường dây điện thoại để kết nối và gửi dữ liệu. Modem máy tính hoạt động theo cách tương tự, sử dụng kết nối điện thoại để kết nối với máy chủ máy tính và gửi và nhận dữ liệu. Các modem này từng hoạt động như các thiết bị phần cứng độc lập, dần dần được biến thành các thiết bị tích hợp trên bo mạch chủ của máy tính. Sau đó, modem "phần mềm" ra đời. Modem phần mềm mô phỏng chức năng của một modem phần cứng, nhưng làm như vậy hoàn toàn thông qua phần mềm. Bằng cách này, máy tính không cần modem vật lý, chỉ cần modem phần mềm chạy trên hệ điều hành.
Modem fax dữ liệu phần mềm
Với sự kết hợp của modem phần mềm và máy fax, bạn sẽ có được một modem fax phần mềm được tích hợp vào hệ điều hành. Thay vì có một máy fax riêng, bạn có thể gửi và nhận tin nhắn thông qua fax phần mềm và đường dữ liệu trên máy tính của mình. Điều này cho phép bạn gửi tài liệu đến các máy fax khác trực tiếp từ máy tính của mình và nhận tài liệu theo cùng một cách. Sau đó, bạn có thể in hoặc gửi các tài liệu này qua email nếu bạn thấy phù hợp.
Các ứng dụng
Lợi ích chính của modem fax phần mềm là loại bỏ sự cần thiết của một máy fax riêng. Một lợi ích khác là tích hợp liền mạch các tài liệu fax với phần mềm xử lý tài liệu của bạn. Hơn nữa, những tài liệu được fax này thường đến máy tính của bạn, rất có thể dưới dạng TIFF, PDF hoặc JPEG. Trong những trường hợp này, bạn có thể sử dụng công nghệ Nhận dạng ký tự quang học để tách các ký tự khỏi hình ảnh và chuyển tài liệu thành văn bản có thể đọc được bằng máy tính, cho phép bạn nhập tài liệu vào các chương trình chỉnh sửa văn bản khác nhau.
