Định dạng có điều kiện có thể tăng tốc độ phân tích bảng tính, vì nó áp dụng các thay đổi trực quan cho trang tính theo các quy tắc hoặc điều kiện đặt trước. Ví dụ: nếu bạn đang tính giờ làm việc của nhân viên, bạn có thể áp dụng quy tắc định dạng có điều kiện để hiển thị trong bảng thời gian màu đỏ của nhân viên dẫn đến việc làm thêm giờ. Bằng cách thêm các quy tắc định dạng có điều kiện, bạn có thể làm cho bảng tính dễ hiểu trong nháy mắt.
Bắt đầu một quy tắc mới
Bước 1
Khởi chạy Excel và mở tài liệu bảng tính mà bạn muốn định dạng.
Bước 2
Chọn các ô bạn muốn định dạng.
Bước 3
Nhấp vào "Định dạng có điều kiện" từ nhóm Kiểu trên tab Trang đầu và chọn "Quy tắc mới".
Chọn một loại quy tắc. Tại thời điểm này, các phần sau sẽ thảo luận về định dạng dựa trên loại quy tắc bạn chọn.
Định dạng tất cả các ô dựa trên giá trị của chúng
Bước 1
Chọn một kiểu định dạng. Bạn có thể chọn Thang 2 màu, Thang 3 màu, Thanh dữ liệu và Bộ biểu tượng.
Bước 2
Đối với Cân 2 màu, hãy đặt các loại cho mỗi đầu của thang đo và gán các giá trị thực tế cho mỗi đầu và một màu tương ứng cho mỗi đầu.
Bước 3
Đối với thang đo 3 màu, hãy đặt loại cho từng điểm trong thang đo và gán giá trị và màu sắc cho từng điểm.
Bước 4
Đối với Thanh dữ liệu, hãy đặt loại cho các giá trị tối thiểu và tối đa và chỉ định các giá trị thực tế cho mỗi. Sau đó, định cấu hình giao diện thanh dựa trên kiểu tô, đường viền, màu sắc và hướng thanh.
Bước 5
Đối với Bộ biểu tượng, hãy chọn kiểu biểu tượng, sau đó chọn biểu tượng cho các giá trị cao, trung bình và thấp. Định cấu hình các quy tắc cho giao diện của từng biểu tượng bằng cách xác định thời điểm lớn hơn hoặc bằng một giá trị được chỉ định và loại giá trị sẽ được sử dụng.
Nhấp vào "OK" để áp dụng quy tắc.
Chỉ định dạng các ô có chứa các giá trị nhất định
Bước 1
Chọn một số liệu để định dạng. Các tùy chọn có sẵn là "Giá trị ô", "Văn bản cụ thể", "Ngày xảy ra", "Khoảng trống", "Không có khoảng trống", "Lỗi" và "Không có lỗi".
Bước 2
Đối với Giá trị ô, hãy chọn công cụ sửa đổi giá trị và các giá trị mục tiêu. Nhấp vào nút "Định dạng" để chọn định dạng cho các ô được nhắm mục tiêu.
Ví dụ: "Giá trị ô từ 1 đến 10"
Bước 3
Đối với Văn bản Cụ thể, hãy chọn một công cụ sửa đổi cho văn bản đích, sau đó xác định văn bản đích. Nhấp vào nút "Định dạng" để chọn định dạng cho các ô được nhắm mục tiêu.
Ví dụ: "Văn bản cụ thể chứa các ví dụ"
Bước 4
Đối với Ngày sắp xảy ra, hãy chọn một khoảng thời gian. Nhấp vào nút "Định dạng" để chọn định dạng cho các ô được nhắm mục tiêu.
Ví dụ: "Ngày xảy ra vào tháng tới"
Bước 5
Đối với Khoảng trống, Không có Khoảng trống, Lỗi và Không có Lỗi, hãy nhấp vào nút "Định dạng" để chọn định dạng cho các ô được nhắm mục tiêu.
Nhấp vào "OK" để áp dụng quy tắc.
Chỉ định dạng các giá trị được xếp hạng trên cùng hoặc dưới cùng
Bước 1
Chọn xem quy tắc sẽ áp dụng cho các giá trị trên cùng hoặc dưới cùng trên trang tính.
Bước 2
Nhập phạm vi mục tiêu. Nếu bạn đang muốn tính toán tỷ lệ phần trăm trên cùng hoặc dưới cùng thay vì các giá trị trực tiếp, hãy chọn hộp kiểm "% của phạm vi đã chọn".
Ví dụ: Top 100
Bước 3
Nhấp vào nút "Định dạng" để chọn định dạng cho các ô được nhắm mục tiêu.
Nhấp vào "OK" để áp dụng quy tắc.
Chỉ định dạng các giá trị trên hoặc dưới trung bình
Bước 1
Chọn số liệu trung bình mong muốn cho phạm vi ô đã chọn.
Bước 2
Nhấp vào nút "Định dạng" để chọn định dạng cho các ô được nhắm mục tiêu.
Nhấp vào "OK" để áp dụng quy tắc.
Chỉ định dạng các giá trị duy nhất hoặc trùng lặp
Bước 1
Chọn "trùng lặp" hoặc "duy nhất" cho phạm vi ô đã chọn.
Bước 2
Nhấp vào nút "Định dạng" để chọn định dạng cho các ô được nhắm mục tiêu.
Nhấp vào "OK" để áp dụng quy tắc.
Sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng
Bước 1
Nhập công thức bạn muốn sử dụng để xác định ô cần định dạng.
Bước 2
Nhấp vào nút "Định dạng" để chọn định dạng cho các ô được nhắm mục tiêu.
Nhấp vào "OK" để áp dụng quy tắc.
