Sử dụng định dạng bản ghi nhớ trong các email Microsoft Office Outlook có thể mang lại cho các email một hình thức trang trọng và chuyên nghiệp hơn. Để gửi email ở định dạng bản ghi nhớ, hãy tạo email và lưu nó dưới dạng mẫu email Outlook. Khi bạn đã thêm mẫu bản ghi nhớ, bạn có thể sử dụng nó cho mỗi thư email Outlook mà bạn muốn gửi ở định dạng bản ghi nhớ.
Khởi chạy Microsoft Outlook. Nhấp vào tab “Trang chủ” trên ruy-băng trình đơn chính. Nhấp vào nút "Email mới".
Nhập địa chỉ email của người nhận và chủ đề email vào các trường nhập hiện hành ở đầu cửa sổ “Email mới”.
Nhập “Bản ghi nhớ” hoặc “Bản ghi nhớ” chính thức hơn vào đầu ngăn văn bản nội dung email. Áp dụng định dạng in đậm, gạch chân, kích thước phông chữ và phông chữ cho văn bản bằng cách nhấp vào nút định dạng có liên quan trong nhóm “Văn bản cơ bản” trên tab “Thông báo” của ruy-băng trình đơn.
Nhập “Ngày:” theo sau là ngày của bản ghi nhớ ngay dưới tiêu đề “Bản ghi nhớ”. Trên một dòng riêng biệt, nhập “Tới:” sau đó là tên và chức danh của người nhận.
Nhập tiêu đề chủ đề của bản ghi nhớ dưới ngày và thông tin người nhận; ví dụ: “Re: Dự báo chi tiêu đã sửa đổi”. Nhập nội dung cho bản ghi nhớ dưới tiêu đề chủ đề. Nhiều bản ghi nhớ kinh doanh bao gồm một nền tảng và phần giới thiệu ngắn gọn, sau đó là các điểm chính và phần kết luận. Nhấn “Enter” hoặc “Return” trên bàn phím máy tính của bạn sau mỗi đoạn văn để thêm ngắt đoạn.
Nhấp vào “Tệp” sau đó là “Lưu dưới dạng” trong ruy-băng trình đơn Outlook chính.
Chọn “Mẫu Outlook” từ danh sách Lưu dưới dạng Loại. Nhập tên mô tả cho mẫu; ví dụ: “Bản ghi nhớ” hoặc “Bản ghi nhớ kinh doanh”.
Nhấn nút “Gửi” để gửi email ghi nhớ ban đầu mà bạn đã tạo mẫu từ đó. Bây giờ bạn có thể truy cập vào mẫu email ghi nhớ từ tab “Nhà phát triển” của Outlook. Nhấp vào “Chọn mẫu” và chọn “Mẫu người dùng” trong danh sách thả xuống “Xem trong”. Chọn mẫu bản ghi nhớ, sau đó nhấp vào “Mở”. Chỉnh sửa nội dung của mẫu và gửi email ở định dạng bản ghi nhớ.
Lời khuyên
Nếu bạn không thể thấy tab “Nhà phát triển” trên menu Outlook, hãy bật tùy chọn này bằng cách nhấp vào “Tệp”, sau đó là “Tùy chọn”. Nhấp vào “Tùy chỉnh ruy-băng” trong ngăn bên trái. Nhấp vào hộp kiểm bên cạnh “Nhà phát triển” để chọn và bật tùy chọn này. Nhấp vào “OK” để thêm tab vào ruy-băng trình đơn.
Các bản ghi nhớ kinh doanh chính thức thường bao gồm ngày tháng và tên người nhận, nhưng email của bạn sẽ tự động bao gồm thông tin này trong tiêu đề email. Bỏ qua Bước 4 nếu bạn không muốn lặp lại thông tin này trong phần chính của bản ghi nhớ.
