Các phòng đột phá của WebEx là một tính năng được biết đến để làm cho các hội thảo trên web và các cuộc họp lớn tương tác và hấp dẫn hơn. Với các phòng đột phá, máy chủ có tùy chọn chia người tham gia thành các nhóm nhỏ hơn, cho phép họ hợp tác, chia sẻ ý tưởng và giải quyết các chủ đề cụ thể. Tính năng này có sẵn cho cả các cuộc họp WebEx và các sự kiện WebEx, cung cấp trải nghiệm liền mạch cho tất cả các loại tụ tập ảo.
Khi nói đến phòng đột phá, chủ nhà có một số lựa chọn theo ý của họ. Họ có thể chỉ định thủ công người tham gia cho các phòng khác nhau hoặc để hệ thống tự động chia chúng thành các nhóm riêng biệt. Những người tham gia sắp xếp trước các phòng đột phá cũng có thể, có thể tiết kiệm thời gian và đảm bảo mọi người kết thúc ở đúng nơi.
Bên trong các phòng đột phá, người tham gia có thể giao tiếp thông qua âm thanh, video và trò chuyện. Họ cũng có thể chia sẻ màn hình của họ và hợp tác trong các nhiệm vụ khác nhau. Máy chủ có thể đặt bộ hẹn giờ để theo dõi thời lượng của phiên đột phá, cho phép người tham gia quay lại phiên chính sau khi họ kết thúc.
Một tính năng quan trọng của các phòng đột phá là khả năng cho các cohost tham gia vào các phiên. Đồng chủ trì có thể tham gia các phòng đột phá, bật tiếng và hỗ trợ người tham gia khi cần thiết. Cách tiếp cận hợp tác này giúp tăng cường trải nghiệm tổng thể và đảm bảo thuận lợi suôn sẻ của các hoạt động đột phá.
Các phòng đột phá của Webex có thể chứa số lượng phòng và người tham gia tối đa, phụ thuộc vào kế hoạch đăng ký. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải nhớ rằng việc sử dụng các phòng đột phá trên thiết bị di động có một số hạn chế. Hiện tại, người dùng di động chỉ có thể tham gia vào các phiên đột phá và có quyền truy cập hạn chế vào các tính năng hợp tác.
Nhìn chung, các phòng đột phá cung cấp một cơ hội có giá trị để thu hút người tham gia trong các cuộc tụ họp ảo. Cho dù bạn đang tổ chức một hội thảo trên web, cuộc họp hoặc sự kiện trực tuyến, việc sử dụng các phòng đột phá có thể giúp thúc đẩy sự hợp tác, giải quyết các chủ đề cụ thể và đảm bảo mọi người có cơ hội tham gia tích cực.
Phải làm gì tiếp theo
Khi bạn đã gán người tham gia các nhóm đột phá, bạn có thể chuyển sang các bước tiếp theo:
- Tìm hiểu về các tính năng khác nhau có sẵn cho bạn khi trong một phiên đột phá. Bạn có thể hợp tác với những người khác trong nhóm của mình, chia sẻ màn hình của bạn hoặc chuyển đổi giữa các thiết bị như âm thanh và video.
- Trong khi tham gia vào một phiên đột phá, bạn cũng có thể chọn chia sẻ tin nhắn với nhóm của mình hoặc với các máy chủ của phiên.
- Nếu bạn được chỉ định vai trò của một Cohost, bạn có các tùy chọn bổ sung như có thể bật tiếng người tham gia, người tham gia tắt tiếng hoặc chuyển chúng thành các nhóm khác nhau.
- Đảm bảo lưu ý các giới hạn thời gian cho các phiên đột phá. Bộ hẹn giờ mặc định cho phép tối đa 50 phút, nhưng điều này có thể được điều chỉnh bởi các máy chủ.
- Sau khi phiên đột phá kết thúc, bạn sẽ được tự động đưa trở lại phiên chính. Ở đó, bạn có thể tiếp tục với hội thảo trên web hoặc bất kỳ hoạt động nào khác đã được lên kế hoạch.
- Nếu bạn đã chọn những người tham gia sắp xếp trước cho các nhóm đột phá, hãy đảm bảo cho họ biết trước để họ biết họ sẽ được đưa vào nhóm nào.
- Nếu bất kỳ vấn đề kỹ thuật nào phát sinh trong các phiên đột phá, bạn có thể sử dụng nút trợ giúp để tiếp cận với máy chủ để được hỗ trợ.
- Hãy nhớ rằng các phòng đột phá không có sẵn trong tất cả các phiên bản WebEx và có thể không được hỗ trợ trên tất cả các thiết bị. Hãy chắc chắn rằng bạn đang sử dụng một phiên bản bao gồm tính năng này.
- Nếu bạn đang tham gia vào một phiên đột phá và muốn tham gia một nhóm khác, bạn có thể sử dụng nút "Tham gia" để chuyển đổi các nhóm.
- Sau các phiên đột phá, máy chủ có tùy chọn chia sẻ tin nhắn với tất cả người tham gia hoặc để lại để tham khảo trong tương lai.
- Hãy nhớ rằng mỗi phòng đột phá hoạt động như một phiên riêng biệt, vì vậy người tham gia sẽ không nhận thức được những gì đang xảy ra trong các phòng khác trừ khi chúng được chuyển đổi thủ công hoặc thông tin được chia sẻ với họ.
- Máy chủ có thể gán vai trò cụ thể cho người tham gia, chẳng hạn như cohost hoặc người trình bày, đi kèm với các quyền và khả năng khác nhau.
- Lập kế hoạch cho các phiên đột phá của bạn một cách cẩn thận và xem xét số lượng người tham gia và các chủ đề bạn muốn đề cập. Điều này sẽ giúp đảm bảo một phiên trơn tru và hiệu quả.
- Nếu bạn đã được chỉ định vai trò của một cohost, hãy đảm bảo làm quen với tất cả các tùy chọn và tính năng có sẵn cho bạn, để bạn có thể hỗ trợ hiệu quả các máy chủ và người tham gia.
- Trước khi bắt đầu một phiên đột phá, các máy chủ nên truyền đạt mục đích và mục tiêu của phiên cho người tham gia, vì vậy họ rõ ràng về những gì được mong đợi ở họ.
- Khuyến khích người tham gia tích cực tham gia và tham gia vào các phiên đột phá. Điều này sẽ giúp tạo ra một môi trường hợp tác và tương tác.
- Hãy nhớ rằng tính năng phòng họp nhóm vẫn đang được cải thiện và các bản cập nhật mới có thể được phát hành trong tương lai. Được thông báo về bất kỳ thay đổi hoặc cải tiến nào có thể được thực hiện.
Các tính năng sau đây hiện không được hỗ trợ khi tham gia phiên đột phá sẽ được giải quyết trong bản phát hành tiếp theo
Khi bạn chọn tham gia phiên thảo luận nhóm trên Webex, có một số tính năng hiện không được hỗ trợ. Những hạn chế này sẽ được giải quyết trong bản phát hành trong tương lai để nâng cao trải nghiệm phòng họp nhóm.
Hãy tách biệt
Trong phiên họp nhóm, người tham gia không thể ở trong các phòng họp nhóm riêng biệt cùng một lúc. Bạn được chỉ định vào một phòng họp nhóm duy nhất và mỗi lần chỉ có thể vào một phòng.
Tin nhắn
Trong phiên bản hiện tại, những người tham gia không thể gửi tin nhắn cho nhau trong phiên họp nhóm. Điều này có nghĩa là bạn không thể liên lạc riêng với những người tham gia khác trong quá trình cộng tác trong phòng họp nhóm.
Tìm hiểu khi tham gia
Nếu bạn muốn học trong khi tham gia phiên thảo luận nhóm, thì hiện tại bạn không thể thực hiện được. Giao diện phiên thảo luận nhóm không cung cấp các tùy chọn để xem hoặc truy cập các tài liệu học tập bổ sung.
Tùy chọn không được hỗ trợ cho máy chủ và đồng chủ nhà
Đối với người tổ chức và người đồng tổ chức, có một số tính năng hiện không được hỗ trợ. Chúng bao gồm việc chỉ định trước người tham gia vào phòng đột phá, thực hiện chỉnh sửa đối với phòng đột phá được chỉ định và chỉ định các vai trò khác nhau cho người tham gia trong phiên đột phá.
Điều khiển âm thanh và video
Khi tham gia phiên thảo luận nhóm, một số điều khiển âm thanh và video sẽ không khả dụng. Những người tham gia không thể tắt tiếng hoặc bật tiếng riêng lẻ, đồng thời người tổ chức và người đồng tổ chức không thể chọn tự động bật tiếng cho tất cả người tham gia hoặc bật video của họ theo mặc định khi tham gia phiên họp nhóm.
Chia sẻ và hợp tác
Trong phiên bản hiện tại, những người tham gia phiên họp nhóm không thể chia sẻ màn hình của họ hoặc cộng tác trên các tài liệu. Những tính năng này sẽ được thêm vào trong bản phát hành trong tương lai để nâng cao trải nghiệm cộng tác trong các phiên thảo luận nhóm.
Chuyển đổi giữa các phòng đột phá
Nếu cần chuyển đổi giữa các phòng họp nhóm trong một phiên thì hiện tại điều đó là không thể. Khi đã ở trong phòng đột phá, người tham gia chỉ có thể ở trong phòng cụ thể đó và không thể chuyển sang phòng khác.
Sự cố đã biết
Có một số vấn đề đã biết về phòng họp nhóm đang được giải quyết trong bản phát hành tiếp theo. Chúng bao gồm các vấn đề liên quan đến chất lượng âm thanh và video, người tham gia không thể tham gia phòng họp nhóm và đôi khi gặp sự cố khi phân công phòng họp nhóm.
Khi Webex tiếp tục cải thiện và nâng cao tính năng phòng đột phá, những hạn chế này sẽ được giải quyết để mang lại trải nghiệm toàn diện và liền mạch hơn cho tất cả người tham gia.
Giới hạn tính năng của phiên đột phá
Tính năng phiên đột phá Webex cung cấp nhiều tùy chọn để người tham gia cộng tác trong các phiên riêng biệt, cho phép các cuộc thảo luận có tính tương tác và tập trung hơn. Tuy nhiên, có một số hạn chế cần lưu ý khi sử dụng tính năng này.
| Hạn chế | Đã giải quyết trong bản phát hành trong tương lai? |
|---|---|
| Tính năng phiên đột phá hiện không được hỗ trợ trong hội thảo trên web. | No |
| Những người tham gia không tự động được chỉ định vào các phiên thảo luận nhóm khi tham gia. | No |
| Không có tùy chọn nào để chỉ định trước người tham gia vào các phiên thảo luận nhóm cụ thể. | No |
| Người tham gia không thể chuyển đổi các phiên đột phá sau khi họ đã tham gia. | No |
| Không có bộ đếm thời gian hoặc tin nhắn trong các phiên họp nhóm để thông báo khi hết thời gian. | No |
| Người đồng tổ chức không thể tạo phiên họp nhóm của riêng họ. | No |
| Tính năng phiên đột phá không cho phép chia sẻ hoặc chỉnh sửa tệp. | No |
| Người tham dự không thể chọn phiên đột phá nào họ muốn tham gia. | No |
| Theo mặc định, các phiên họp nhóm không hỗ trợ chia sẻ video hoặc âm thanh. | No |
| Người tham gia sẽ tự động được bật tiếng khi mở phiên họp nhóm. Điều này có thể gây ra sự cố về âm thanh. | No |
| Không có tùy chọn để chỉ định trước vai trò cho người tham gia trong các phiên đột phá. | No |
| Không có tùy chọn nào cho phép người tham gia di chuyển giữa các phiên đột phá. | No |
| Người tham gia không nhận được thông báo khi phiên thảo luận nhóm kết thúc. | No |
| Các phiên đột phá không thể được ghi lại hoặc xem sau đó. | No |
| Đã xảy ra sự cố với các phiên họp nhóm trên một số thiết bị nhất định. | No |
Mặc dù những hạn chế này tồn tại nhưng tính năng phiên đột phá vẫn có thể là một công cụ có giá trị giúp tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc họp mang tính tương tác và cộng tác hơn. Tìm hiểu về các hạn chế hiện tại của tính năng có thể giúp bạn lập kế hoạch tốt hơn và giải quyết mọi vấn đề tiềm ẩn có thể phát sinh khi sử dụng phòng họp nhóm.
Các vấn đề và hạn chế đã biết
Mặc dù Webex Breakout Rooms cung cấp nhiều tính năng và chức năng để tăng cường cộng tác trong các cuộc họp nhưng có một số vấn đề và hạn chế đã biết mà người dùng nên biết:
- Chia sẻ video: Hiện tại, Webex Breakout Rooms chỉ hỗ trợ chia sẻ video cho người dùng tham gia cuộc họp chính. Những người tham gia phòng đột phá không thể chia sẻ video.
- Chuyển đổi thiết bị: Sau khi phòng họp nhóm được bắt đầu, người tham gia không thể chuyển sang thiết bị khác để phát âm thanh hoặc video. Họ phải ở lại trên thiết bị mà họ dùng để tham gia phòng họp nhóm ban đầu.
- Chỉnh sửa vai trò: Người chủ trì phòng họp nhóm không thể chỉnh sửa vai trò của người tham gia sau khi họ đã được chỉ định vào phòng. Điều này có nghĩa là người tổ chức không thể thay đổi người tham gia từ cohost thành người tham gia thông thường hoặc ngược lại.
- Người tham gia bị tắt tiếng: Những người tham gia trong phòng đột phá sẽ tự động bị tắt tiếng khi họ vào phòng. Họ phải tự bật tiếng nếu muốn phát biểu trong phiên.
- Số lượng phòng giới hạn: Số lượng phòng đột phá tối đa có thể được tạo trong một phiên hiện bị giới hạn ở 50.
- Phòng họp nhóm được chỉ định trước: Mặc dù phòng họp nhóm có thể được chỉ định trước nhưng những người tham gia phải tham gia cuộc họp chính trước khi được chỉ định vào phòng được chỉ định của mình. Nếu người tham gia tham gia cuộc họp sau khi phòng họp nhóm đã được bắt đầu, họ sẽ không tự động được chỉ định vào phòng.
- Tham gia lại người tham gia: Nếu người tham gia rời khỏi phòng đột phá và quay lại cuộc họp chính, họ không thể tham gia lại cùng phòng đột phá mà họ đã tham gia trước đó. Họ sẽ được chỉ định vào một phòng khác nếu họ chọn tham gia lại phòng đột phá.
- Hạn chế của hội thảo trên web: Phòng đột phá không có sẵn trong các phiên hội thảo trên web. Những người tham gia hội thảo trên web không có tùy chọn tạo hoặc tham gia các phòng đột phá.
- Cohost trong phòng đột phá: Hiện tại, chỉ những người tổ chức mới có thể chỉ định cohost cho các phòng đột phá. Người tham gia không thể chỉ định đồng chủ nhà hoặc có khả năng đồng chủ trì trong các phòng họp nhóm.
- Chia sẻ màn hình khi bị tắt tiếng: Nếu người tham gia chia sẻ màn hình của họ khi họ bị tắt tiếng trong phòng họp nhóm thì âm thanh của nội dung được chia sẻ sẽ không được truyền đến những người tham gia khác.
Mặc dù những hạn chế và vấn đề này vẫn tồn tại nhưng Webex vẫn không ngừng nỗ lực cải thiện chức năng của các phòng họp nhóm và giải quyết những lo ngại này trong các bản phát hành trong tương lai. Nếu bạn gặp phải bất kỳ vấn đề nào trong số này, hãy tham khảo Trung tâm trợ giúp Webex hoặc liên hệ với nhóm hỗ trợ để được hỗ trợ thêm.
Âm thanh và video trong các phiên đột phá
Trong các phiên đột phá, người tham gia có thể chia sẻ âm thanh và video với nhau để tăng cường giao tiếp và hợp tác. Số lượng người tham gia tối đa được phép chia sẻ âm thanh và video có thể được đặt bởi máy chủ hoặc nó có thể được xác định tự động dựa trên số lượng người tham gia đã tham gia một phiên.
Khi người tham gia được chỉ định vào các phiên đột phá, họ sẽ tự động được tham gia vào phiên và âm thanh và video của họ sẽ có sẵn để chia sẻ. Người tham gia sau đó có thể học, thảo luận và hợp tác với những người khác trong phiên của họ bằng cách chia sẻ nội dung âm thanh và video.
WebEx cung cấp một số tính năng để giúp người tham gia vào các phiên đột phá. Máy chủ lưu trữ và Cohost có khả năng chuyển đổi giữa các phiên đột phá, chuyển người tham gia sang các phiên khác nhau và gửi tin nhắn của người tham gia. Người tham gia cũng có thể thấy một danh sách những người tham gia vào phiên của họ, xem vai trò của họ (máy chủ, cohost hoặc người tham gia) và chọn chia sẻ âm thanh và video.
Theo mặc định, khi người tham gia tham gia phiên đột phá, âm thanh và video của họ sẽ bị tắt tiếng. Họ có thể bật tiếng để tham gia vào phiên. Nếu có bất kỳ vấn đề nào với âm thanh hoặc video, người tham gia có thể sử dụng nút "Yêu cầu trợ giúp" để nhắn tin cho máy chủ hoặc Cohost để được hỗ trợ.
Khi phiên đột phá kết thúc, người tham gia sẽ được tự động đưa trở lại phiên chính và âm thanh và video của họ sẽ bị tắt tiếng. Người tham gia sau đó có thể chọn tham gia một phiên đột phá khác hoặc ở lại phiên chính.
Nếu máy chủ hoặc cohost muốn nhận thông báo khi người tham gia nhấp vào nút "Tham gia" để bắt đầu phiên đột phá, họ có thể bật tính năng này trong các tùy chọn. Điều này có thể giúp các máy chủ và cohost được thông báo khi người tham gia sẵn sàng bắt đầu phiên đột phá.
Phòng đột phá Webex cũng có một số hạn chế. Người tham gia không thể chia sẻ màn hình của họ hoặc sử dụng tính năng bảng trắng trong khi trong một phiên đột phá. Ngoài ra, các phiên đột phá không có sẵn trong hội thảo trên web và người tham gia sắp xếp trước các phiên đột phá hiện không được hỗ trợ.
Tính năng chia sẻ âm thanh và video trong phòng đột phá là một công cụ tuyệt vời để giúp tạo điều kiện giao tiếp và hợp tác tốt hơn. Nó cho phép người tham gia giải quyết các vấn đề và tham gia vào cuộc đối thoại hiệu quả với nhau. Bằng cách cho phép người tham gia chọn xem họ có muốn chia sẻ âm thanh và video của họ hay không, các phòng đột phá của WebEx cung cấp sự linh hoạt và kiểm soát cách người tham gia tương tác trong các phiên của họ.
