Máy tính cá nhân đã vĩnh viễn thay đổi cách mọi người kinh doanh: đối với mọi nhiệm vụ quan trọng của công ty, đều có một giải pháp phần mềm phù hợp. Nếu bạn vẫn đang thực hiện kế toán doanh nghiệp của mình bằng tay, hãy xem xét sự khác biệt lớn giữa việc đó và việc sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng. Có những lợi ích lớn khi chuyển sang kỹ thuật số, nhưng những lợi ích này đi kèm với những rủi ro nhất định. Tất cả phụ thuộc vào những gì phù hợp nhất với bạn và doanh nghiệp của bạn.
Độ chính xác và tính nhất quán
Phần mềm kế toán sử dụng các phép tính tự động để đảm bảo phép toán của bạn luôn đúng. Ngoài ra, kế toán trên máy tính xây dựng tính nhất quán trong báo cáo của bạn thông qua các định dạng tệp được chuẩn hóa và quy trình công việc đã thiết lập. Tuy nhiên, phần mềm kế toán chỉ thông minh như người dùng và việc chuyển sang kế toán kỹ thuật số không nhất thiết đảm bảo loại bỏ sai lầm. Tuy nhiên, kế toán trên máy vi tính, khi thực hiện đúng, chính xác hơn kế toán thủ công.
Tốc độ nhập cảnh
Khi bạn đã triển khai một giải pháp máy tính hóa cho doanh nghiệp của mình, thời gian bạn dành cho công việc kế toán sẽ giảm đi rất nhiều. Nhập dữ liệu qua bàn phím và để máy tính thực hiện công việc nhanh hơn so với việc viết ra giấy và tính toán bằng máy tính, và phần mềm kế toán đi kèm với nhiều mẫu tích hợp được thiết kế để giúp quá trình này đơn giản hơn. Ngoài ra, dữ liệu được nhập thông qua kế toán máy tính có thể truy cập ngay lập tức, có nghĩa là bạn sẽ luôn có sẵn những con số gần đây nhất. Nhược điểm là sẽ mất một thời gian để điều chỉnh để sử dụng phần mềm mới, điều này làm giảm thời gian lưu ban đầu.
An ninh và An toàn
Mặc dù bạn có thể bảo vệ dữ liệu kế toán của mình bằng mật khẩu và lưu trữ trên máy tính làm việc, nhưng kế toán thủ công kém an toàn hơn ở chỗ các tài liệu được viết ra chồng chất theo thời gian và yêu cầu các giải pháp lưu trữ ngày càng lớn. Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng sao lưu dữ liệu kế toán kỹ thuật số vào ổ đĩa ngoài, trong khi bạn phải sao chép dữ liệu kế toán theo cách thủ công. Việc mất dữ liệu kế toán kỹ thuật số của bạn ít nghiêm trọng hơn so với việc mất các tài liệu gốc, vì bạn có thể khôi phục các bản sao lưu của mình mà không gặp nhiều phiền phức. Tuy nhiên, phần cứng máy tính mỏng hơn các tài liệu thực tế, vì vậy bạn phải thực hiện các bước để bảo vệ dữ liệu của mình trong trường hợp có sự cố phần cứng.
Dễ phân phối
Trong kế toán thủ công, bạn tạo và phân phối hóa đơn, hóa đơn và các bản ghi khác bằng tay. Với kế toán kỹ thuật số, bạn có thể tạo cùng một bộ tài liệu trong thời gian ngắn hơn nhiều và in bao nhiêu bản sao tùy ý. Sau đó, bạn có thể gửi các tài liệu kỹ thuật số qua email, cho phép bạn giới hạn số lượng phương tiện vật lý mà công ty của bạn thực sự phải sử dụng. Với phần mềm kế toán trên máy vi tính, thật dễ dàng in, sao chép và gửi bất kỳ tài liệu nào mà doanh nghiệp của bạn cần. Tuy nhiên, điều này cũng khiến một bên bất chính dễ dàng đánh cắp dữ liệu của bạn hơn.
