Excel là một công cụ mạnh mẽ cho phép bạn thực hiện các tác vụ thao tác dữ liệu khác nhau, bao gồm trích xuất các chuỗi con từ văn bản. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ khám phá cách sử dụng các công thức văn bản của Excel để trích xuất các phần cụ thể của chuỗi. Cho dù bạn cần trích xuất tên người dùng khỏi địa chỉ email, hãy xóa các ký tự không phải là mã số khỏi mã hoặc tìm số tuần từ một ngày, các kỹ thuật được đề cập ở đây sẽ giúp bạn đạt được kết quả mong muốn.
Trước khi đi sâu vào các phương pháp cụ thể, trước tiên chúng ta hãy có một cái nhìn tổng quan về công thức chung mà chúng ta sẽ sử dụng:
= Text (String, start_num, num_chars)
Hàm văn bản cho phép bạn trích xuất một chuỗi con từ chuỗi văn bản. Đối số chuỗi đại diện cho toàn bộ văn bản mà bạn muốn trích xuất một chuỗi con. Đối số start_num chỉ định vị trí mà việc trích xuất sẽ bắt đầu và đối số num_chars xác định độ dài của chuỗi con để trích xuất.
Bây giờ chúng ta có một sự hiểu biết cơ bản về công thức, hãy xem xét một số ví dụ để xem nó có thể được áp dụng như thế nào.
Ví dụ 1: Trích xuất tên người dùng từ địa chỉ email
Giả sử bạn có một danh sách các địa chỉ email trong Excel và bạn chỉ muốn trích xuất phần tên người dùng trước ký hiệu "@". Bạn có thể sử dụng công thức văn bản kết hợp với các chức năng khác để đạt được điều này. Đầu tiên, bạn có thể sử dụng chức năng Tìm để xác định vị trí của ký hiệu "@", sau đó trừ 1 để loại trừ nó khỏi trích xuất.
Ví dụ 2: Trích xuất mã có độ dài cố định
Trong ví dụ này, giả sử bạn có một cột mã có độ dài cố định 3 ký tự và bạn muốn trích xuất từng mã dưới dạng một giá trị riêng biệt. Bạn có thể sử dụng công thức văn bản kết hợp với chức năng MID để đạt được điều này. Bằng cách chỉ định đối số start_num là vị trí của mã và đối số num_chars là độ dài của mã, bạn có thể trích xuất chuỗi con mong muốn.
Ví dụ 3: Trích xuất một nền tảng với ký tự đại diện hoặc dấu phân cách
Đôi khi, bạn có thể có một chuỗi văn bản chứa ký tự đại diện hoặc một dấu phân cách cụ thể và bạn cần trích xuất một chuỗi con dựa trên vị trí của nó so với ký tự đại diện hoặc dấu phân cách. Công thức văn bản vẫn có thể được sử dụng kết hợp với các chức năng khác, chẳng hạn như tìm hoặc tìm kiếm, để đạt được điều này. Bằng cách tìm vị trí của ký tự đại diện hoặc dấu phân cách và sử dụng nó làm đối số start_num, bạn có thể trích xuất chuỗi con mong muốn.
Đây chỉ là một vài ví dụ để cung cấp cho bạn ý tưởng về những gì có thể được thực hiện với các công thức văn bản trong Excel. Các khả năng là rất lớn và bạn có thể kết hợp nhiều phương pháp để đạt được các trích xuất phức tạp hơn. Bằng cách hiểu cú pháp và sử dụng các chức năng thích hợp, bạn sẽ có thể trích xuất các chất nền một cách hiệu quả trong Excel.
Với hướng dẫn từng bước này, giờ đây bạn được trang bị kiến thức để trích xuất các chất nền bằng cách sử dụng các công thức văn bản trong Excel. Bằng cách chọn phương pháp tốt nhất và áp dụng công thức phù hợp, bạn có thể đạt được các trích xuất chính xác và hiệu quả. Hãy nhớ thực hành và thử nghiệm với các kịch bản khác nhau để làm quen với các khái niệm được đề cập. Đăng ký nhận bản tin của chúng tôi để biết thêm các mẹo và thủ thuật Excel, và theo dõi các bài viết trong tương lai của chúng tôi bao gồm các tính năng khác nhau của Microsoft Excel.
Công thức văn bản trong Excel là gì?
Các công thức văn bản trong Excel là một tập hợp các hàm cho phép bạn thao tác các chuỗi văn bản theo nhiều cách khác nhau. Chúng đặc biệt hữu ích khi bạn cần trích xuất một phần văn bản cụ thể từ một chuỗi lớn hơn.
Khi làm việc với các công thức văn bản, bạn thường cần xác định một mẫu hoặc phân định nhất định trong chuỗi văn bản. Phân đoạn này có thể là một ký tự hoặc kết hợp các ký tự đánh dấu điểm bắt đầu hoặc kết thúc của chuỗi con bạn muốn trích xuất. Ví dụ: nếu bạn có một chuỗi như "mỗi thứ Tư là ngày yêu thích của tôi", thì dấu phân cách bạn có thể sử dụng là từ "Thứ Tư".
Excel cung cấp một số chức năng văn bản có thể giúp bạn trích xuất chuỗi con mong muốn từ chuỗi văn bản. Một số chức năng này bao gồm:
BÊN TRÁI:
- Hàm bên trái trích xuất một số lượng ký tự được chỉ định từ đầu (ngoài cùng bên trái) của chuỗi văn bản.
- Ví dụ: = trái ("Hello World", 5) sẽ cung cấp cho bạn "Xin chào".
Giữa:
- Hàm giữa trích xuất một số lượng ký tự được chỉ định từ giữa chuỗi văn bản, bắt đầu ở một vị trí được chỉ định.
- Ví dụ: = Mid ("Hello World", 7, 5) sẽ cung cấp cho bạn "thế giới".
TÌM THẤY:
- Tìm chức năng Trả về vị trí mà tại đó một ký tự hoặc chuỗi con cụ thể được tìm thấy trong một chuỗi văn bản.
- Ví dụ: = Tìm ("W", "Hello World") sẽ cung cấp cho bạn 7.
TÌM KIẾM:
- Chức năng tìm kiếm hoạt động tương tự như tìm kiếm, nhưng nó không nhạy cảm trường hợp.
- Ví dụ: = Tìm kiếm ("W", "Hello World") cũng sẽ cung cấp cho bạn 7.
Len:
- Hàm Len Trả về độ dài của chuỗi văn bản.
- Ví dụ: = Len ("Hello World") sẽ cung cấp cho bạn 11.
Bằng cách kết hợp các chức năng văn bản này với các hàm Excel khác, chẳng hạn như nếu hoặc nối, bạn có thể tạo các công thức phức tạp hơn để trích xuất các chuỗi con cụ thể dựa trên các điều kiện nhất định. Với sự kết hợp đúng của các công thức văn bản, bạn có thể loại bỏ văn bản không cần thiết, trích xuất dữ liệu giữa các ký tự hoặc xuất hiện cụ thể hoặc thậm chí thực hiện các tác vụ hàng tuần như tìm nhân vật thứ bảy trong một bản tin do bạn bè gửi.
Tại sao bạn cần trích xuất một chuỗi con trong Excel?
Excel là một công cụ mạnh mẽ cho phép bạn làm việc với một lượng lớn dữ liệu. Tuy nhiên, đôi khi bạn chỉ có thể cần một phần cụ thể của chuỗi văn bản hoặc giá trị. Ví dụ: bạn có thể có một cột địa chỉ email và chỉ muốn trích xuất các tên miền hoặc bạn có thể có một danh sách mã sản phẩm và muốn trích xuất một số ký tự nhất định từ mỗi mã.
Bằng cách trích xuất các chất nền từ dữ liệu của bạn trong Excel, bạn có thể thực hiện các tác vụ khác nhau như:
- Tìm và trích xuất các từ hoặc cụm từ cụ thể từ một tế bào.
- Xác định và trích xuất các giá trị dựa trên các tiêu chí cụ thể.
- Trích xuất một số lượng ký tự cố định từ một tham chiếu ô hoặc một vị trí cố định trong một ô.
- Trích xuất các ký tự chữ và số từ một ô và loại bỏ bất kỳ ký tự nào khác.
- Kết hợp và trích xuất văn bản từ nhiều ô và chuỗi.
- Trích xuất các ký tự bắt đầu từ bên trái hoặc bên phải của một ô.
Excel cung cấp một số chức năng tích hợp để giúp bạn trích xuất các chất nền từ dữ liệu của mình, chẳng hạn như:
- Hàm bên trái, trích xuất một số lượng ký tự được chỉ định từ đầu chuỗi văn bản.
- Hàm đúng, trích xuất một số lượng ký tự được chỉ định từ cuối chuỗi văn bản.
- Hàm mid, trích xuất một số lượng ký tự cụ thể từ giữa chuỗi văn bản.
- Hàm tìm, trả về vị trí bắt đầu của một ký tự hoặc văn bản được chỉ định trong chuỗi văn bản.
- Chức năng tìm kiếm, tương tự như tìm thấy nhưng không nhạy cảm trường hợp.
- Hàm thay thế, thay thế các ký tự hoặc văn bản được chỉ định trong chuỗi văn bản.
Bằng cách sử dụng các chức năng này kết hợp với các chức năng khác, bạn có thể thao tác và trích xuất thông tin bạn cần từ dữ liệu của mình trong Excel. Cho dù bạn đang làm việc với văn bản, số hoặc kết hợp cả hai, tính năng trích xuất chuỗi con của Excel là phải đọc cho bất kỳ ai muốn tận dụng tối đa dữ liệu của họ.
Hướng dẫn từng bước về cách trích xuất một chuỗi con trong Excel bằng các công thức văn bản
Khi làm việc với dữ liệu trong Excel, bạn có thể bắt gặp các tình huống mà bạn cần trích xuất một phần cụ thể của chuỗi văn bản. Excel cung cấp các công thức văn bản khác nhau có thể giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ này. Trong hướng dẫn từng bước này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng các công thức văn bản để trích xuất một chuỗi con trong Excel.
Trước khi chúng ta tiến hành, chúng ta hãy hiểu kịch bản. Hãy tưởng tượng bạn có một bộ dữ liệu với một cột chứa các chuỗi văn bản ở định dạng sau: "XXXX-YYY Y-ZZZ". Nhiệm vụ của bạn là trích xuất phần "yyyy" từ mỗi chuỗi.
Đây là cách bạn có thể làm điều đó:
Bước 1: Bắt đầu bằng cách nhập chuỗi văn bản nguồn trong một ô. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ sử dụng ô A2 cho mục đích trình diễn.
Bước 2: Bắt đầu xây dựng công thức của bạn. Chúng tôi sẽ sử dụng hàm MID, cho phép chúng tôi trích xuất một chuỗi con từ một chuỗi văn bản đã cho dựa trên vị trí và độ dài bắt đầu được chỉ định. Cú pháp của hàm MID như sau: = MID (Source_Text, Start_Num, Num_Characters).
Bước 3: Trong phần "Source_Text" của công thức, hãy nhập tham chiếu ô có chứa chuỗi văn bản bạn muốn trích xuất, trong trường hợp này là A2.
Bước 4: Trong phần "start_num" của công thức, hãy nhập vị trí mà bạn muốn trích xuất bắt đầu. Trong kịch bản này, chúng tôi muốn bắt đầu từ ký tự thứ 6 ("y" trong "xxxx-yyyy-zzzz"), vì vậy chúng tôi nhập 6.
Bước 5: Trong phần "num_characters" của công thức, nhập số lượng ký tự bạn muốn trích xuất. Ở đây, chúng tôi muốn trích xuất 4 ký tự, vì vậy chúng tôi nhập 4.
Bước 6: Nhấn Enter để có được kết quả. Công thức sẽ trích xuất chuỗi con mong muốn và hiển thị nó trong ô.
Sử dụng phương pháp này, bạn có thể tự động trích xuất các chất nền dựa trên các vị trí và độ dài cụ thể. Bạn cũng có thể sử dụng các công thức văn bản khác như trái, phải, tìm, v. v., tùy thuộc vào yêu cầu của bạn.
Hãy xem một vài ví dụ:
Ví dụ 1: Nếu bạn muốn trích xuất 3 ký tự ngoài cùng bên trái từ chuỗi văn bản, bạn có thể sử dụng hàm bên trái. Cú pháp là: = trái (Source_Text, Num_Characters).
Ví dụ 2: Nếu bạn muốn trích xuất các ký tự cụ thể giữa hai vị trí, bạn có thể sử dụng hàm MID. Cú pháp là: =MID(source_text, start_pos, num_characters) .
Ví dụ 3: Nếu bạn muốn tìm vị trí của một ký tự cụ thể trong chuỗi văn bản, bạn có thể sử dụng hàm FIND. Cú pháp là: =FIND(search_text, cell_reference) .
Những ví dụ này cung cấp thông tin tổng quan về cách sử dụng công thức văn bản trong Excel để trích xuất chuỗi con. Tùy thuộc vào tập dữ liệu và yêu cầu của bạn, bạn có thể điều chỉnh các công thức để có kết quả tốt nhất. Bạn nhớ nhập đúng tham chiếu ô và điều chỉnh thông số công thức cho phù hợp.
Bây giờ bạn đã có bảng tóm tắt để trích xuất chuỗi con trong Excel bằng công thức TEXT, hãy thoải mái áp dụng bảng này trong các tình huống của riêng bạn. Hãy sử dụng các ví dụ được cung cấp làm điểm bắt đầu và đừng ngần ngại thử nghiệm các công thức khác nhau để đạt được kết quả trích xuất mong muốn của bạn.
Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu của bạn
Trước khi đi sâu vào các công thức và quy trình từng bước trích xuất chuỗi con trong Excel, trước tiên chúng ta hãy cung cấp cái nhìn tổng quan về những gì chúng ta sẽ làm việc. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ làm việc với một báo cáo hàng tuần chứa danh sách tên người dùng. Tên người dùng có định dạng "xxxx-yyyy-zzzz" trong đó "xxxx" đại diện cho tên, "yyyy" đại diện cho họ và "zzzz" đại diện cho một ID duy nhất. Để trích xuất tên người dùng từ dữ liệu này, chúng tôi cần sử dụng các công thức văn bản của Excel.
Xác định vị trí mở và đóng
Khi làm việc với văn bản trong Excel, điều quan trọng là phải xác định được vị trí mở và đóng của chuỗi con muốn trích xuất. Trong ví dụ của chúng tôi, tên người dùng nằm ở giữa văn bản, được bao quanh bởi các ký tự khác. Để xác định vị trí mở đầu, chúng ta cần tìm vị trí của chữ cái đầu tiên của tên người dùng. Để xác định vị trí đóng, chúng ta cần tìm vị trí của chữ cái cuối cùng của tên người dùng, theo sau là tên miền ". com".
Sử dụng công thức LEFT và RIGHT
Để trích xuất tên người dùng từ dữ liệu, chúng tôi sẽ sử dụng công thức TRÁI và PHẢI của Excel. Công thức LEFT cho phép chúng ta trích xuất một chuỗi con từ phía ngoài cùng bên trái của chuỗi văn bản, trong khi công thức RIGHT cho phép chúng ta trích xuất một chuỗi con từ phía ngoài cùng bên phải của chuỗi văn bản. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi sẽ sử dụng công thức TRÁI để trích xuất phần đầu tiên của tên người dùng (xxxx) và công thức RIGHT để trích xuất phần cuối của tên người dùng (zzzz).
Dưới đây là giải thích về các bước chúng tôi sẽ thực hiện để trích xuất tên người dùng:
- Xác định vị trí mở của tên người dùng bằng cách tìm vị trí của chữ cái đầu tiên của tên người dùng.
- Xác định vị trí đóng của tên người dùng bằng cách tìm vị trí của miền ". com".
- Sử dụng công thức bên trái để trích xuất phần đầu tiên của tên người dùng.
- Sử dụng công thức phù hợp để trích xuất phần cuối cùng của tên người dùng.
- Kết hợp các bộ phận được trích xuất để có được tên người dùng cuối cùng.
Bằng cách làm theo các bước này, bạn sẽ có thể trích xuất các chuỗi con từ dữ liệu Excel của mình một cách hiệu quả và linh hoạt, mà không cần chia tách hoặc trích xuất thủ công. Trong các phần sau, chúng tôi sẽ cung cấp các ví dụ và công thức chi tiết để giúp bạn thành công trong các tác vụ trích xuất chuỗi con của mình.
Bước 2: Sử dụng chức năng bên trái
Khi bạn đã xác định được vị trí bắt đầu của chuỗi con mong muốn của mình, bạn có thể sử dụng chức năng bên trái trong Excel để trích xuất nó.
Hàm bên trái yêu cầu hai đối số: văn bản nguồn và số lượng ký tự bạn muốn trích xuất từ phía bên trái của văn bản.
Ví dụ: giả sử bạn có một cột mã chữ và số ở định dạng "xxxx-yyy y-zzz" và bạn chỉ muốn trích xuất 9 ký tự ngoài cùng bên trái từ mỗi mã. Công thức trong Excel sẽ là:
= Trái (A1, 9)
Ở đâuA1là ô chứa mã bạn muốn trích xuất chuỗi con từ và9Đại diện cho số lượng ký tự bạn muốn trích xuất.
Sử dụng hàm bên trái kết hợp với các chức năng Excel khác, bạn cũng có thể trích xuất các chuỗi con có độ dài cố định từ một văn bản bằng cách sử dụng các dấu phân cách đã biết. Ví dụ: nếu bạn có một cột địa chỉ email ở định dạng "name@example. com" và bạn chỉ muốn trích xuất phần miền (văn bản sau ký tự "@"), bạn có thể sử dụng công thức sau:
= Thay thế (A1, 1, Tìm kiếm ("@", A1), "")
Công thức này sử dụng hàm thay thế để thay thế một chuỗi con trong văn bản nguồn bằng một chuỗi trống. Hàm tìm kiếm được sử dụng để tìm vị trí của ký tự "@", trong đó chỉ định đối số start_num của hàm thay thế. Kết quả là văn bản sau ký tự "@".
Bằng cách áp dụng các hàm thao tác bên trái và văn bản khác trong Excel, bạn có thể dễ dàng và nhanh chóng trích xuất các chuỗi con từ dữ liệu của mình dựa trên các tiêu chí cụ thể. Điều này có thể hữu ích cho các tác vụ như làm sạch dữ liệu, trích xuất thông tin cụ thể từ các bộ dữ liệu lớn hoặc thực hiện các tính toán phức tạp.
Hãy chắc chắn đăng ký nhận bản tin hàng tuần của chúng tôi để nhận thêm các mẹo và thủ thuật Excel như thế này. Và đừng quên chia sẻ bài viết này với bạn bè của bạn!
