Nếu bạn đang muốn bắt đầu một cuộc họp ảo trong Google Meet và muốn mang đến cho người tham gia trải nghiệm tương tác và cộng tác nhiều hơn thì phòng họp nhóm là một giải pháp tuyệt vời. Với phòng họp nhóm, bạn có thể chia người tham gia thành các nhóm nhỏ hơn để thực hiện các nhiệm vụ hoặc thảo luận cụ thể, thúc đẩy sự tương tác và sáng tạo. Rất tiếc, tính năng này không có trong phiên bản tiêu chuẩn của Google Meet. Nhưng đừng lo lắng! Chúng tôi có giải pháp dành cho bạn nếu bạn có tài khoản Google Workspace.
Trong Google Workspace, bạn có quyền truy cập vào các tính năng bổ sung có thể cải thiện cuộc họp ảo của mình và phòng họp nhóm là một trong số đó. Bằng cách bật phòng đột phá, bạn có thể chỉ định người tham gia vào các nhóm tương ứng của họ trước khi cuộc họp bắt đầu hoặc bạn có thể thực hiện việc đó trong cuộc họp. Điều này giúp bạn có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với việc phân công phòng và đảm bảo quá trình chuyển tiếp diễn ra suôn sẻ hơn khi đến lúc phiên thảo luận nhóm bắt đầu.
Dưới đây là cách tạo phòng họp nhóm trong Google Meet bằng tài khoản Google Workspace:
- Bắt đầu bằng cách lên lịch cuộc họp trong Lịch Google. Nhấp vào nút "Tạo" và điền thông tin chi tiết về cuộc họp.
- Cuộn xuống phần "Khách" và nhấp vào nút "+" để thêm những người tham gia sẽ tham gia cuộc họp.
- Khi bạn đã thêm tất cả những người tham gia, hãy nhấp vào biểu tượng "Phòng" ở cuối màn hình.
- Bạn sẽ thấy một danh sách các phòng đột phá có sẵn. Nhấp vào nút "Thêm phòng" để tạo số lượng phòng đột phá mong muốn.
- Chỉ định người tham gia vào từng phòng đột phá bằng cách nhấp vào nút "Chỉ định" bên cạnh mỗi phòng. Bạn có thể chỉ định người tham gia theo cách thủ công hoặc sử dụng tính năng "Tự động chỉ định" để cho phép Google chỉ định họ một cách ngẫu nhiên.
- Khi bạn đã chỉ định tất cả những người tham gia, hãy nhấp vào nút "Lưu" để xác nhận việc chỉ định phòng.
- Khi cuộc họp bắt đầu, hãy nhấp vào biểu tượng "Phòng họp nhóm" ở cuối cửa sổ Google Meet.
- Nhấp vào nút "Tham gia" để vào phòng đột phá với tư cách là người điều hành. Từ đó, bạn có thể quản lý và hỗ trợ những người tham gia trong phòng tương ứng của họ.
- Nếu cần, bạn có thể tham gia bất kỳ phòng đột phá nào với tư cách là người đồng tổ chức để hỗ trợ thêm.
- Để thoát khỏi phòng họp nhóm và quay lại cuộc họp chính, hãy nhấp vào nút "Thoát" ở cuối cửa sổ Google Meet.
Phòng đột phá có thể là một công cụ có giá trị trong nhiều tình huống, đặc biệt là đối với các nhà giáo dục và phi lợi nhuận. Họ cho phép các cuộc thảo luận nhóm nhỏ hơn, các dự án hợp tác và chia sẻ ý tưởng. Bằng cách giao cho người tham gia phòng đột phá, bạn sẽ cho họ cơ hội tốt nhất để tham gia và tham gia vào một môi trường tập trung hơn. Đó cũng là một cách tuyệt vời để đảm bảo rằng mọi người đều có cơ hội nói và được lắng nghe, đặc biệt là đối với những người có thể miễn cưỡng trong các cài đặt nhóm lớn hơn.
Tóm lại, mặc dù Google Meet không có hỗ trợ bản địa cho các phòng đột phá trong phiên bản tiêu chuẩn, nhưng vẫn có thể tạo các phòng đột phá bằng tài khoản không gian làm việc của Google. Với một vài bước đơn giản, bạn có thể kích hoạt và sử dụng tính năng này để tăng cường các cuộc họp ảo của bạn và tạo ra một môi trường tương tác và hấp dẫn hơn cho những người tham gia của bạn. Vì vậy, hãy tiếp tục, hãy thử, và xem những ý tưởng và giải pháp sáng tạo của bạn, đồng nghiệp hoặc thành viên trong nhóm có thể đưa ra trong phòng đột phá của họ!
Bật phòng đột phá
Nếu bạn đang tìm cách tạo các phòng đột phá trong Google Meet với tài khoản không gian làm việc của Google, thì không có tính năng gốc nào có sẵn cho điều đó. Tuy nhiên, có một cách giải quyết bạn có thể sử dụng để đưa giải pháp sáng tạo này vào cuộc sống.
Đây là cách bạn có thể bật phòng đột phá:
- Trước tiên, hãy đảm bảo bạn có đăng ký không gian làm việc của Google và bạn đáp ứng các yêu cầu để sử dụng tính năng này.
- Mở lịch Google và tạo một sự kiện mới hoặc chỉnh sửa một sự kiện hiện có.
- Trong chi tiết sự kiện, bạn sẽ tìm thấy nút "Thêm hội nghị". Nhấp vào nó và chọn "Google Meet" làm tùy chọn hội nghị.
- Nếu bạn muốn chỉ định các đồng chủ trì, bạn có thể làm như vậy bằng cách sửa đổi sự kiện và thêm địa chỉ email của họ trong phần "Khách".
- Khi bạn đã thiết lập sự kiện, hãy lưu nó và sao chép liên kết Google Meet.
- Dán liên kết Google Meet trong một tài liệu hoặc email và gửi cho những người tham gia sẽ tham gia các phòng đột phá.
- Khi những người tham gia nhấp vào liên kết, họ sẽ tham gia cuộc gọi của Google Meet.
- Những người tham gia sau đó có thể tự tạo các phòng đột phá của riêng họ bằng cách nhấp vào nút '+' ở dưới cùng của màn hình.
- Mỗi người tham gia có thể tạo phòng đột phá của riêng họ và mời những người khác tham gia.
- Người điều hành có thể kiểm tra các phòng đột phá bằng cách nhấp vào nút 'Tham gia' bên cạnh mỗi phòng.
- Để di chuyển giữa các phòng đột phá, bạn có thể sử dụng nút 'Rời đi' và sau đó tham gia một phòng khác.
- Hãy nhớ rằng những người tham gia không thể tự mình tham gia hoặc rời khỏi phòng đột phá. Chỉ có người điều hành có quyền sửa đổi các phòng.
Tóm lại, trong khi không có tính năng phòng đột phá bản địa trong Google Meet, cách giải quyết này cho phép bạn tạo điều kiện cho các cuộc thảo luận phòng đột phá trong các cuộc họp ảo của bạn. Bằng cách làm theo các bước này, bạn có thể dễ dàng tạo phòng đột phá và gán người tham gia cho các nhóm khác nhau. Chỉ cần nhớ rằng những người tham gia không thể tự mình di chuyển giữa các phòng và nó đòi hỏi sự cho phép của người điều hành.
Truy cập phòng đột phá
Phòng đột phá cung cấp một cách tuyệt vời để tạo ra các không gian riêng biệt trong phòng họp cho các hoạt động hoặc thảo luận khác nhau. Tuy nhiên, quyền truy cập vào tính năng này chỉ có sẵn cho những người có đăng ký không gian làm việc của Google.
Cách truy cập phòng đột phá
Để truy cập các phòng đột phá trong Google Meet, bạn cần phải được chỉ định quyền thích hợp cho tài khoản không gian làm việc của bạn. Nếu bạn có quyền đúng, hãy làm theo các bước sau:
- Bắt đầu hoặc tham gia cuộc họp của Google Gặp gỡ.
- Ở góc dưới bên phải của cửa sổ, nhấp vào nút Thêm người.
- Trong bảng điều khiển bên phải xuất hiện, nhấp vào tùy chọn phòng đột phá.
- Một cửa sổ mới sẽ mở, cho phép bạn quản lý các phòng đột phá trong cuộc họp của bạn.
Chỉ định người tham gia phòng đột phá
Khi bạn có quyền truy cập vào các phòng đột phá, bạn có thể chỉ định các cá nhân cho các phòng khác nhau trong cuộc họp của bạn. Bạn có thể di chuyển thủ công người tham gia hoặc chỉ định trước họ trước khi cuộc họp bắt đầu.
Để gán thủ công người tham gia phòng đột phá:
- Nhấp vào nút Gán mọi người trong cửa sổ phòng đột phá.
- Một danh sách những người tham gia sẽ xuất hiện, và bạn có thể chỉ cần kéo và thả họ vào phòng đột phá tương ứng của họ.
- Lặp lại quá trình này cho đến khi tất cả những người tham gia được chỉ định vào phòng đột phá.
Cho những người tham gia trước khi tham gia phòng đột phá:
- Trước cuộc họp, hãy truy cập Lịch Google và tạo một sự kiện cho cuộc họp của bạn.
- Trong các chi tiết sự kiện, nhấp vào tùy chọn Cài đặt hội nghị thay đổi.
- Trong các tùy chọn hội nghị khác, nhấp vào menu thả xuống Thêm hội nghị và chọn phòng.
- Bây giờ bạn có thể thêm phòng đột phá và chỉ định người tham gia cho từng phòng. Khi cuộc họp bắt đầu, người tham gia sẽ tự động được đặt trong phòng đột phá được chỉ định của họ.
Mẹo và thực hành tốt nhất để quản lý phòng đột phá
Quản lý phòng đột phá hiệu quả có thể nâng cao trải nghiệm cuộc họp cho người tham gia. Dưới đây là một số lời khuyên và thực tiễn tốt nhất:
- Thông báo tình trạng sẵn có của các phòng họp nhóm và mục đích của chúng cho những người tham gia trước cuộc họp để họ biết điều gì sẽ xảy ra.
- Chỉ định một người điều hành hoặc người điều phối cho mỗi phòng đột phá để hướng dẫn các cuộc thảo luận và trả lời các câu hỏi.
- Khuyến khích người tham gia chia sẻ màn hình hoặc trình bày nội dung trong phòng họp nhóm của họ.
- Nếu người tham gia gặp phải bất kỳ vấn đề kỹ thuật nào hoặc có thắc mắc, họ có thể nhấp vào nút "Yêu cầu trợ giúp" để quay lại phòng họp chính.
- Sau các phiên họp trong phòng họp nhóm, hãy đưa mọi người trở lại phòng họp chính để kết luận hoặc chia sẻ bất kỳ phản hồi hoặc thông tin quan trọng nào.
Xin lưu ý rằng phòng họp nhóm chỉ dành cho tài khoản Google Workspace và không dành cho tài khoản Google miễn phí hoặc Google Workspace for Education và tổ chức phi lợi nhuận.
Chỉ định người tham gia vào phòng đột phá
Sau khi bạn đã tạo phòng họp nhóm trong Google Meet, bước tiếp theo là chỉ định người tham gia vào từng phòng. Đây là cách bạn có thể làm điều đó:
- Mở phiên Google Meet của bạn và nhấp vào tab Mọi người ở góc dưới cùng bên phải.
- Một cửa sổ mới sẽ mở ra, hiển thị cho bạn danh sách những người tham gia cuộc họp của bạn. Cuộn xuống để xem tất cả những người tham gia.
- Để chỉ định người tham gia vào phòng đột phá, chỉ cần nhấp vào menu ba chấm bên cạnh tên của họ và chọn Di chuyển đến phòng đột phá.
- Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện, hiển thị cho bạn danh sách các phòng đột phá mà bạn đã tạo. Chọn phòng mà bạn muốn chỉ định người tham gia và nhấp vào Di chuyển.
- Tiếp tục chỉ định người tham gia vào phòng đột phá theo cách tương tự cho đến khi tất cả người tham gia được chỉ định.
- Nếu sau này cần sửa đổi nhiệm vụ, bạn có thể lặp lại các bước trên và di chuyển người tham gia giữa các phòng.
Chỉ định người tham gia vào phòng họp nhóm là một bước quan trọng để quản lý phiên Google Meet của bạn một cách hiệu quả. Nó cho phép bạn nhóm những người tham gia để thảo luận và cộng tác tập trung hơn. Đảm bảo chỉ định người tham gia dựa trên vai trò, sở thích của họ hoặc bất kỳ tiêu chí nào khác sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các tương tác có ý nghĩa.
Bạn cũng nên cấp cho người tham gia quyền rời khỏi phòng họp nhóm và tham gia trở lại phiên chính nếu cần. Bằng cách này, họ có thể linh hoạt di chuyển tự do giữa các phòng hoặc quay lại phiên chính khi thích hợp.
Xin lưu ý rằng việc gán người tham gia cho các phòng đột phá chỉ có sẵn với các tài khoản không gian làm việc của Google chứ không phải với các tài khoản của Google Meet thường xuyên. Nếu bạn không có đăng ký không gian làm việc của Google, bạn vẫn có thể sử dụng các công cụ hoặc tiện ích mở rộng bên ngoài để tạo phòng đột phá và quản lý các cuộc họp của bạn.
Những người tham gia được chỉ định trước cho các phòng đột phá
Nếu bạn có một bài tập hoặc nhóm cụ thể trong tâm trí và muốn người tham gia giao trước cho các phòng đột phá trước khi cuộc họp bắt đầu, bạn có thể làm như vậy bằng cách sử dụng Lịch Google.
- Mở lịch Google và tạo một sự kiện mới cho cuộc họp của bạn.
- Nhấp vào liên kết tùy chọn thêm ở góc dưới cùng bên phải của cửa sổ sự kiện.
- Trong cửa sổ sự kiện, nhấp vào nút Thêm Trao đổi video và chọn Thêm Google Gặp gỡ hội nghị truyền hình.
- Trong phần khách, thêm địa chỉ email của những người tham gia bạn muốn ký trước cho các phòng đột phá.
- Nhấp vào các phòng, địa điểm, hội nghị, vv Liên kết và kiểm tra hộp trước khi đột phá.
- Nhấp vào nút Thay đổi phòng để gán người tham gia phòng đột phá.
- Chọn phòng nơi bạn muốn gán cho mỗi người tham gia, sau đó nhấp vào Lưu.
- Khi cuộc họp bắt đầu, người tham gia sẽ được tự động được chỉ định cho các phòng đột phá được chỉ định của họ.
Những người tham gia được chỉ định trước cho các phòng đột phá có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian trong quá trình thiết lập cuộc họp và đảm bảo rằng những người tham gia đã ở trong phòng được chỉ định của họ khi cuộc họp bắt đầu. Đó là một giải pháp tuyệt vời cho các cuộc họp lớn hơn hoặc khi bạn có các nhóm cụ thể trong tâm trí.
Bây giờ bạn đã biết cách gán người tham gia vào các phòng đột phá trong Google Meet, bạn có thể dễ dàng tạo các phiên tương tác và hấp dẫn cho sinh viên, đồng nghiệp hoặc bất kỳ người tham gia cuộc họp nào khác. Hãy nhớ sáng tạo trong các bài tập phòng đột phá của bạn và xem xét các mục tiêu và mục tiêu của cuộc họp của bạn khi giao người tham gia.
