Một trong những tính năng ít được biết đến của Excel là khả năng tự động tạo tổng phụ trên nhiều cấp bằng tính năng Tổng phụ của ứng dụng. Ví dụ: nếu bạn giữ số liệu bán hàng trong trang tính của mình, bạn có thể tạo tổng phụ cho doanh số bán hàng ở từng khu vực, cộng với tổng phụ lồng nhau được chia nhỏ theo tiểu bang và thậm chí cả thành phố. Để triển khai tổng phụ nhiều cấp, trước tiên hãy sử dụng chức năng sắp xếp nâng cao của Excel để sắp xếp lại dữ liệu của bạn thành các cấp nhóm phù hợp.
Sắp xếp dữ liệu của bạn theo cấp độ
Bước 1
Chuẩn bị dữ liệu của bạn để sắp xếp bằng cách loại bỏ bất kỳ hàng hoặc cột trống nào. Ngoài ra, hãy tạo một hàng tiêu đề ở đầu dữ liệu của bạn nếu bạn chưa làm như vậy.
Bước 2
Chọn bất kỳ ô nào chứa dữ liệu. Nếu bạn chỉ muốn áp dụng tổng phụ cho một phần của trang tính, hãy chọn các hàng đó để thay thế.
Bước 3
Chọn tab "Trang chủ", nhấp vào lệnh "Sắp xếp & Lọc", sau đó chọn tùy chọn "Sắp xếp Tùy chỉnh". Excel mở hộp thoại Sắp xếp.
Bước 4
Nhấp vào menu thả xuống "Sắp xếp theo" và chọn cột bạn muốn sử dụng để nhóm các tổng phụ cấp một của mình. Ví dụ: nếu dữ liệu của bạn bao gồm số liệu bán hàng được xác định theo Khu vực, Tiểu bang và Thành phố, hãy chọn cột "Khu vực" để đặt số liệu bán hàng theo khu vực là tổng phụ cấp đầu tiên của bạn.
Bước 5
Nhấp vào trình đơn thả xuống "Sau đó bởi" và chọn cột bạn muốn sử dụng cho tổng phụ cấp hai của mình. Trong ví dụ trên, nếu bạn muốn tạo tổng phụ cấp hai cho mỗi tiểu bang trong một vùng, hãy chọn "tiểu bang" từ danh sách thả xuống.
Bước 6
Lặp lại bước trước đó cho bất kỳ mức tổng phụ bổ sung nào bạn muốn tạo, chẳng hạn như tổng doanh số bán hàng cấp thành phố trong ví dụ.
Nhấp vào "OK" để sắp xếp dữ liệu và đóng hộp thoại.
Tạo tổng phụ nhiều cấp
Bước 1
Chọn bất kỳ ô nào chứa dữ liệu. Nếu bạn chỉ muốn áp dụng tổng phụ cho một phần của trang tính, hãy chọn các hàng đó để thay thế.
Bước 2
Chọn tab "Dữ liệu" và sau đó nhấp vào lệnh "Tổng phụ" trong nhóm Dàn bài. Excel mở hộp thoại Tổng phụ.
Bước 3
Nhấp vào trình đơn thả xuống trong "Tại mỗi lần thay đổi", sau đó chọn cột bạn muốn sử dụng cho tổng phụ cấp đầu tiên của mình. Chọn cùng một cột bạn đã chọn để sắp xếp cấp độ đầu tiên của mình. Trong ví dụ được sử dụng trước đây, bạn sẽ chọn "Khu vực" để tạo tổng phụ cấp một dựa trên doanh số bán hàng theo khu vực.
Bước 4
Chọn một hoặc nhiều hộp trong ngăn "Thêm tổng vào" để cho biết cột nào chứa các số của bạn. Trong ví dụ này, bạn có thể chọn hộp bên cạnh "Số tiền bán hàng".
Bước 5
Nhấp vào "OK" để tạo tổng phụ cấp một của bạn.
Bước 6
Nhấp lại vào lệnh "Tổng phụ" để bắt đầu tạo tổng phụ cấp hai của bạn.
Bước 7
Nhấp vào trình đơn thả xuống trong "Tại mỗi lần thay đổi", sau đó chọn cột bạn muốn sử dụng cho tổng phụ cấp hai của mình. Trong ví dụ này, bạn sẽ chọn "Bang".
Bước 8
Chọn hộp tương tự trong ngăn "Thêm tổng vào" mà bạn đã chọn trước đó.
Bước 9
Bỏ chọn hộp kiểm bên cạnh "Thay thế Tổng phụ Hiện tại". Xóa cài đặt này khiến Excel giữ lại các mức tổng phụ trước đó và tạo một cấp mới.
Nhấp vào "OK" để tạo tổng phụ cấp hai cho bạn. Lặp lại các bước cho mỗi cấp tổng phụ bổ sung mà bạn muốn thêm, xóa dấu kiểm bên cạnh "Thay thế tổng phụ hiện tại" mỗi lần. Bạn có thể tạo tối đa tám cấp tổng phụ.
