Nếu bạn thường xuyên mở Microsoft Office và bắt đầu nhập, bạn có thể không xử lý được cách văn bản của mình xuất hiện trên trang. Đó là bởi vì Office Suite đặt các giá trị mặc định hợp lý cho bạn, nhưng việc biện minh ký quỹ không thành công. Bạn có thể thấy có lợi khi thay đổi so với thiết lập mặc định mà Microsoft cung cấp cho bạn hoặc bạn có thể xác định rằng bám sát vào đường thẳng, hẹp và không lởm chởm là con đường để đi.
Định nghĩa
Việc căn lề liên quan đến vị trí văn bản được căn chỉnh. Biện minh đề cập đến việc các hàng văn bản trên một trang xuất hiện thẳng hàng lên xuống theo hàng lề hay hiển thị một cạnh bị rách. Biện pháp căn lề hoạt động trong các chương trình Microsoft Office giống như cách nó làm với văn bản in và trên màn hình khác, nhưng việc căn lề trong một chương trình Office dễ dàng hơn nhiều so với việc sử dụng máy đánh chữ.
Các loại
Theo mặc định, các chương trình Microsoft Office đặt một căn cứ bên trái. Văn bản được căn chỉnh với cột bên trái của trang, ngoại trừ các mục như tiêu đề hoặc điểm dừng tab. Việc căn lề trái tạo ra một cạnh bên phải bị rách. Do bị quấn từ, không phải tất cả văn bản chạy sang lề phải đều có cạnh đều. Biện minh bên lề phải thì ngược lại, và ít phổ biến hơn khi viết bằng tiếng Anh. Các cạnh bên phải của khối văn bản thẳng và đều với lề bên phải và các câu của chúng trải dài trên trang không đồng đều về phía lề trái. Loại biện minh thứ ba đôi khi được gọi là biện minh đầy đủ hoặc đơn giản là "Biện minh" trong Office. Điều này tạo ra các đầu thẳng đều ở cả hai bên lề, vì vậy văn bản trông giống như một khối gọn gàng, như thường thấy trong sách in. Không có cạnh bị rách nào ngoại trừ dòng đầu tiên có thể có một tab và dòng cuối cùng có thể không đủ dài để kéo dài.
Quá trình
Khi bạn mở chương trình Microsoft và bắt đầu nhập, văn bản luôn căn chỉnh với lề trái, cho dù bạn đang làm việc trong bảng tính Excel, tài liệu Word hay dự án Publisher. Tuy nhiên, sự biện minh có thể thay đổi bất cứ lúc nào. Bạn sẽ tìm thấy các nút biện minh trên tab Trang chủ, trong phần Đoạn văn của dải băng. Các nút, được gọi là “Căn chỉnh văn bản sang trái”, “Căn chỉnh văn bản sang phải” và “Căn đều” trông giống như các cột nhỏ được xếp hàng. Nếu bạn nhấp vào một nút trong khi con trỏ của bạn đang ở trên một đoạn văn, nó sẽ thay đổi lời giải thích của toàn bộ đoạn văn đó - bạn không cần phải đánh dấu tất cả các dòng trong đoạn văn. Để thay đổi cách căn lề trên toàn bộ tài liệu, hãy sử dụng tùy chọn “Chọn tất cả” của ruy-băng hoặc chọn và chọn điểm đánh dấu của bạn.
Cân nhắc
Cân nhắc chính khi thiết lập biện minh cho lề là liệu việc đi ngược lại tiêu chuẩn có làm cho tài liệu của bạn khó đọc hơn hay không. Mặc dù sự biện minh bên phải có thể trông thơ mộng và thậm chí là một lựa chọn lý tưởng khi gõ một thứ gì đó trang trí, nhưng nó chỉ đơn giản là làm cho phong cách đọc từ trái sang phải truyền thống mà mọi người quen thuộc trở nên khó khăn hơn. Một cạm bẫy tiềm ẩn khác tồn tại với sự biện minh đầy đủ. Mặc dù nó làm cho văn bản của bạn trông gọn gàng và đồng đều, nó tạo ra một vấn đề về đánh máy được gọi là dòng sông. Sông là những vùng trắng nhỏ xảy ra khi Microsoft cố gắng kéo dài các đường của bạn để vừa với cả hai lề. Nếu bạn hình dung ra một vòi nước nhỏ ở đầu đoạn văn của bạn, các vùng màu trắng là nơi “dòng sông” chảy qua. Quá nhiều màu trắng có thể làm người đọc mất tập trung và gián đoạn.
