Trong những ngày đầu của Internet, một số người dựa vào dịch vụ email để lưu trữ dữ liệu cho họ. Chỉ cần gửi email cho chính bạn một tệp đính kèm có chứa thông tin bạn muốn lưu trữ và dịch vụ sẽ lưu giữ nó trực tuyến cho bạn. Bạn vẫn có thể sử dụng kỹ thuật này để lưu dữ liệu của mình trên các dịch vụ email Internet như Gmail. Nếu bạn làm được điều đó, bạn sẽ phát hiện ra những ưu điểm và nhược điểm của việc lưu trữ thông tin trực tuyến bằng Gmail.
Sử dụng Gmail để lưu trữ dữ liệu
Trừ khi bạn chỉ muốn lưu trữ thông tin văn bản trong Gmail, bạn sẽ cần tạo một tệp đính kèm chứa dữ liệu của mình. Thực hiện điều đó bằng cách nhấp vào "Soạn", nhấp vào "Đính kèm tệp" và chọn tệp bạn muốn đính kèm từ cửa sổ Tải lên tệp mở ra. Gmail sẽ hiển thị một liên kết có chứa tên của tệp ở trên. Liên kết đó cũng hiển thị kích thước của tệp. Đính kèm tệp bổ sung bằng cách nhấp vào liên kết "Đính kèm tệp khác". Nhập địa chỉ Gmail của bạn vào hộp văn bản “Tới”, nhấp vào “Gửi” và Gmail sẽ gửi cho bạn thư có chứa tệp đính kèm.
Lợi ích của bộ nhớ Gmail
Sử dụng Gmail để lưu trữ dữ liệu và bạn có thể truy cập nó từ bất kỳ vị trí nào có kết nối Internet. Chỉ cần đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn và tìm thư có chứa dữ liệu của bạn. Bạn cũng không thể mất thông tin của mình; điều đó có thể xảy ra khi bạn lưu trữ nó trên một ổ cứng có thể bị lỗi. Việc lưu giữ dữ liệu trong Gmail cũng giúp bạn dễ dàng chia sẻ với người khác. Ví dụ: nếu một trong các tin nhắn của bạn chứa video mà bạn muốn chia sẻ, bạn có thể chuyển tiếp video đó cho bạn bè mà không cần phải tải video lên trước.
Nhược điểm
Tài khoản Gmail của bạn là hữu hạn và Google giới hạn lượng dữ liệu có thể chứa ở 10 GB. Google căn cứ vào giới hạn bộ nhớ của bạn trên tổng số thư trong tất cả các thư mục, bao gồm cả Thùng rác và Spam. Một bất lợi khác xảy ra nếu kết nối Internet của bạn gặp sự cố. Điều đó có thể là thảm họa nếu bạn cần truy cập dữ liệu của mình ngay lập tức. Theo dõi dữ liệu của bạn cũng có thể là một thách thức nếu bạn phải quản lý hàng chục hoặc hàng trăm thư email riêng biệt. Cũng cần thời gian để soạn và gửi tin nhắn chỉ để lưu dữ liệu bạn muốn lưu trữ trực tuyến. Hãy nhớ rằng bạn phải mở hộp chọn tệp mỗi khi bạn muốn thêm tệp đính kèm vào email.
Cân nhắc
Hãy chú ý đến Chỉ báo hạn ngạch ở cuối màn hình Gmail của bạn. Nó hiển thị dung lượng lưu trữ mà tài khoản của bạn đang sử dụng. Khi bạn đạt đến giới hạn của mình, bạn có thể muốn xóa các thư trong thư mục Thùng rác và Email rác của mình. Bạn có thể tìm thư có tệp đính kèm bằng cách nhập "has: attachment" - không có dấu ngoặc kép - trong hộp văn bản "Tìm kiếm" của Gmail. Bạn cũng có thể hiển thị danh sách các thư có kích thước vượt quá một giá trị nhất định. Ví dụ: để tìm thư có kích thước lớn hơn 2MB, hãy nhập "size: 2000000" - không có dấu ngoặc kép - vào hộp tìm kiếm. Sau đó, bạn có thể xóa chúng để giải phóng dung lượng.
Giải pháp lưu trữ thay thế
Google Drive có thể giúp bạn quản lý dữ liệu hiệu quả hơn. Google Drive cho phép bạn tải tệp lên tài khoản Google Documents mà bạn có thể xem trực tuyến. Bạn cũng có tùy chọn cài đặt ứng dụng Google Drive dành cho máy tính để bàn. Nó nằm ở chế độ nền và đồng bộ hóa các tệp trên ổ cứng của bạn với các tệp trong tài khoản Google Drive trực tuyến của bạn. Đăng ký tài khoản miễn phí bằng cách truy cập trang Web Google Drive (xem phần Tài nguyên).
