Tạo sổ tay hướng dẫn sử dụng có thể là một bài tập thử và sai trong nghiên cứu, tài liệu và định dạng, nhưng sản phẩm cuối cùng làm cho nỗ lực này trở nên đáng giá. Các mẫu của Microsoft Word cung cấp khuôn khổ, cho phép bạn tập trung vào việc trình bày thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ của mình. Khi làm việc với một trong các mẫu của Word, bạn có quyền tự do tùy chỉnh tài liệu theo nhu cầu của mình.
Bước 1
Trong Word, nhấp vào tab “Tệp” và chọn “Mới”. Nhấp đúp vào thư mục “Sách” trong cửa sổ “Mẫu sẵn có”. Nhấp đúp vào thư mục “Sách khác”. Nhấp đúp vào mẫu "Sổ tay chuyên nghiệp". Mẫu hướng dẫn sử dụng của Word chỉ là điểm khởi đầu khi bạn tùy chỉnh sổ tay theo yêu cầu của mình. Tài liệu tải xuống cửa sổ Word mới.
Bước 2
Cuộn qua các trang của mẫu hướng dẫn sử dụng để biết những gì được bao gồm, những gì cần thay đổi và những gì cần bổ sung. Ví dụ: Word bao gồm trang tiêu đề chung, mục lục, tiêu đề, khối văn bản và trình giữ chỗ hình ảnh, cùng với các mẹo về thiết lập thủ công.
Bước 3
Đánh dấu tiêu đề hoặc khối văn bản. Nhập nó với thông tin hướng dẫn sử dụng của bạn. Có thể bạn sẽ sao chép văn bản hiện có từ một tài liệu khác và dán trực tiếp vào các hộp văn bản mẫu. Thay thế tất cả văn bản giữ chỗ của Word bằng văn bản của riêng bạn. Điền vào sách hướng dẫn theo yêu cầu; bạn có thể muốn thêm văn bản trước, sau đó đến tiêu đề và hình ảnh, hoặc bạn có thể muốn làm việc tuyến tính từ trang đầu tiên đến cuối trang.
Bước 4
Nhấp chuột phải vào hình ảnh hoặc hình ảnh trình giữ chỗ và nhấp vào phím “Xóa” để xóa nó. Để thêm hình ảnh của bạn, hãy nhấp vào tab “Chèn”, sau đó nhấp vào nút “Hình ảnh”. Duyệt đến hình ảnh và nhấp đúp vào nó. Đây cũng là một cách lý tưởng để xây dựng thương hiệu cho sổ tay bằng cách thêm logo công ty của bạn trên trang bìa và những nơi khác trong tài liệu.
Bước 5
Nhấp vào tab "Trang chủ". Kiểm tra các tùy chọn trong phần Kiểu của ruy-băng. Những điều này quyết định cách các phần trong sổ tay của bạn xuất hiện, chẳng hạn như văn bản đoạn văn chính và các tiêu đề. Nếu bạn muốn sử dụng các phần tử khác với những gì mẫu cung cấp, hãy nhấp chuột phải vào một trong các kiểu, chẳng hạn như "Tiêu đề 1" và chọn "Sửa đổi". Định dạng lại tiêu đề và nhấp vào “OK”. Tất cả các kiểu Tiêu đề 1 đều được thay đổi, vì vậy bạn không cần phải xem qua từng kiểu. Đây là một cách tuyệt vời để đảm bảo sổ tay của bạn phù hợp với các yêu cầu về phong cách nội bộ của công ty bạn.
Bước 6
Cuộn đến trang đầu tiên của mẫu, đây là trang bìa trong hầu hết các mẫu. Đảm bảo rằng tất cả văn bản giữ chỗ đã được thay thế bằng thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
Bước 7
Mục lục hiển thị các tiêu đề mẫu chung. Nhấp chuột phải vào mục lục và chọn “Trường cập nhật”. Nhấp vào nút radio “Cập nhật toàn bộ bảng”, sau đó nhấp vào “OK”. Điều này thay đổi mục lục để phản ánh các tiêu đề và số trang mới của bạn.
Nhấp vào tab "Tệp" và chọn "Lưu dưới dạng". Nhập tên tệp của hướng dẫn sử dụng vào trường "Tên tệp", chọn nơi lưu tài liệu trên máy tính của bạn và nhấp vào nút "Lưu".
