Thời đại thông tin đã ảnh hưởng đến hầu hết mọi khía cạnh của xã hội loài người, và không có lĩnh vực nào bị ảnh hưởng nhiều hơn truyền thông. Giao tiếp hiệu quả là một phần quan trọng của quản lý trong một doanh nghiệp và sự tiến bộ của công nghệ thông tin đã mang lại cho ban lãnh đạo một loạt các công cụ để tối đa hóa giao tiếp hiệu quả trong tổ chức của họ. Với những công cụ này, giao tiếp của người quản lý đã trải qua một thay đổi cơ bản xác định lại cách thức quản lý giao tiếp với nhân viên và khách hàng.
khả dụng
Với sự phát triển của Công nghệ Thông tin (CNTT), bạn có thể tiếp cận nhân viên, khách hàng và đồng nghiệp hầu như bất kỳ lúc nào, ở bất kỳ đâu. Điện thoại thông minh, máy tính xách tay, máy tính bảng và máy tính để bàn đều có đủ độ tinh vi để hỗ trợ gọi thoại, hội nghị truyền hình, nhắn tin nhanh, quản lý email và thậm chí cả giao tiếp qua mạng xã hội. Điều này có nghĩa là ngay cả khi nhân viên rời văn phòng, họ có thể được liên lạc qua một trong các thiết bị khác của họ và các vấn đề đó có thể được giải quyết ngay lập tức khi chúng phát sinh, thay vì đợi đến ngày làm việc tiếp theo.
Truyền dữ liệu
CNTT cũng cho phép các phương tiện truyền dữ liệu quan trọng hiệu quả hơn. Mạng dữ liệu không dây cung cấp băng thông ngày càng tăng để truyền dữ liệu, giúp cho việc tải xuống và tải lên các tệp quan trọng đến và đi từ nơi làm việc hầu như ở bất kỳ đâu. Cùng với sự sẵn có của phần mềm tinh vi cho các thiết bị di động truy cập trực tiếp vào các tài nguyên của công ty và khả năng truyền dữ liệu là khá lớn. Ví dụ: ban quản lý cho một công ty kỹ thuật có thể gửi bản thiết kế đã sửa đổi cho nhóm xây dựng ở một cộng đồng nông thôn thông qua máy tính bảng của kỹ sư trưởng, trong khi nhóm này có thể gửi lại báo cáo tiến độ cho ban quản lý.
Giao tiếp giữa các văn phòng
Giao tiếp trong văn phòng cũng đã có những thay đổi với việc tích hợp CNTT. Nếu cấp quản lý cần thảo luận riêng về một vấn đề với nhân viên, cuộc trò chuyện này có thể được thực hiện thông qua một tin nhắn tức thời thay vì gọi nhân viên rời khỏi máy trạm của họ để đi họp. Tất cả các thành viên của các phòng ban khác nhau có thể hội nghị với nhau thông qua cuộc gọi video và cuộc gọi thoại bằng cách sử dụng phần mềm nhắn tin như Skype và các công cụ liên lạc khác. Điều này có thể đặc biệt hữu ích khi hai phòng ban được ngăn cách về mặt vật lý một khoảng cách đáng kể.
Phạm vi
CNTT cung cấp cho ban quản lý khả năng giám sát các hoạt động ở quy mô đáng kể. Tùy thuộc vào vị trí của người quản lý trong công ty và quy mô của công ty, CNTT cho phép nhân viên tương tác với nhau trên toàn cầu. Với khả năng truyền dữ liệu tốc độ cao cho phép truyền các tệp lớn theo thứ tự tương đối ngắn, CNTT cho phép các nhà quản lý và nhân viên phối hợp toàn cầu trong bất kỳ số lượng nhiệm vụ nào. Các hội nghị có thể được tổ chức với những người đứng đầu các bộ phận khác nhau trên thế giới mà không phải chịu chi phí đi lại đắt đỏ.
Cân nhắc
Tùy thuộc vào quy mô công ty của bạn và các dịch vụ được yêu cầu, việc triển khai một hệ thống CNTT mở rộng có thể là một nỗ lực tốn kém. Do đó, các khoản đầu tư theo quy mô này đòi hỏi phải có kế hoạch cẩn thận để đảm bảo chi phí không lớn hơn lợi ích. Việc có quyền truy cập gần như 24 giờ đối với nhân viên cũng phải được quản lý cẩn thận để tránh làm việc quá sức hoặc xâm phạm quyền riêng tư. Ngoài ra, với nhiều đường dây liên lạc hơn, có nhiều khả năng bị tin tặc và các cá nhân độc hại khác xâm nhập. Điều này có nghĩa là bảo mật của bạn phải phát triển ngang bằng với cơ sở hạ tầng CNTT của bạn.
