Microsoft Teams là một công cụ cộng tác mạnh mẽ cho phép người dùng tạo các nhóm, nơi họ có thể thể hiện ý tưởng của mình, đưa các dự án của họ lên một tầm cao mới và thúc đẩy việc áp dụng trong tổ chức của họ. Cho dù bạn đang bắt đầu từ đầu hoặc tìm cách tăng tốc quá trình, các nhóm cung cấp các phương pháp khác nhau để tạo các nhóm và kênh, có nghĩa là có một tùy chọn phù hợp với bạn.
Khi tạo một nhóm mới, bạn có thể chọn tùy chọn toàn bộ ORG, công khai và mở cho mọi người trong tổ chức của bạn tham gia hoặc tùy chọn riêng tư, trong đó chỉ chủ sở hữu mới có thể thêm người dùng. Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, bạn cũng có thể tùy chỉnh cài đặt của nhóm, quy ước đặt tên và cấp phép. Điều này đảm bảo rằng mọi nhóm đều được điều chỉnh để giải quyết các thách thức và yêu cầu cụ thể của tổ chức của bạn.
Vì vậy, làm thế nào bạn có thể tạo một nhóm từ đầu trong các đội Microsoft? Nó đơn giản như nhấp vào một vài nút. Đầu tiên, nhấp vào biểu tượng "Nhóm" ở phía bên trái của màn hình. Sau đó, nhấp vào nút "Tham gia hoặc tạo nhóm". Từ đây, bạn có hai tùy chọn: bạn có thể tạo một nhóm mới hoặc tham gia một nhóm hiện có. Để tạo một nhóm mới, nhấp vào nút "Tạo nhóm" và làm theo lời nhắc.
Các nhóm cũng cung cấp tùy chọn để tạo một nhóm từ một mẫu, có thể giúp tăng tốc quá trình và đảm bảo tính nhất quán giữa các nhóm. Các mẫu cung cấp các kênh, tab, ứng dụng và cài đặt được xác định trước, nghĩa là bạn không phải bắt đầu từ đầu mỗi lần. Nếu bạn muốn tạo một nhóm từ một mẫu, chỉ cần nhấp vào nút "Tạo nhóm từ mẫu" và chọn mẫu phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.
Khi bạn đã tạo nhóm của mình, bạn có thể tùy chỉnh nó thêm bằng cách thêm các kênh và thành viên. Các kênh giống như các thư mục trong một nhóm, nơi bạn có thể tổ chức các cuộc hội thoại, tệp và tài nguyên dựa trên các chủ đề hoặc dự án cụ thể. Để thêm một kênh, nhấp vào nút "Thêm kênh" và làm theo lời nhắc. Để thêm thành viên, nhấp vào nút "Thêm thành viên" và chọn người dùng bạn muốn mời đến nhóm.
Điều đáng lưu ý là việc tạo nhóm cần có một số quyền nhất định và không phải người dùng nào cũng có khả năng làm như vậy. Trong một số trường hợp, bạn có thể cần phải là chủ sở hữu nhóm hoặc có đặc quyền quản trị viên trong tổ chức của mình. Ngoài ra, người dùng khách không được cấp phép cho Microsoft 365 có thể bị hạn chế chức năng khi tạo nhóm.
Tóm lại, Microsoft Teams cung cấp một cách nhanh chóng và hiệu quả để tạo nhóm và kênh ngay từ đầu. Với giao diện thân thiện với người dùng và các tùy chọn có thể tùy chỉnh, Teams cho phép bạn hiện thực hóa tầm nhìn của mình và cộng tác với người khác một cách hiệu quả. Cho dù bạn là người sáng tạo, chủ sở hữu nhóm hay thành viên, Teams đều có các công cụ và tính năng để hỗ trợ nhu cầu cộng tác của bạn.
Tạo nhóm từ đầu trong Microsoft Teams
Microsoft Teams là một nền tảng cộng tác mạnh mẽ cho phép các nhóm làm việc cùng nhau một cách liền mạch. Nếu bạn đang bắt đầu một dự án mới hoặc cần tạo một nhóm từ đầu, thì đây là hướng dẫn từng bước để giúp bạn bắt đầu.
1. Chọn mẫu nhóm phù hợp: Khi tạo nhóm, bạn có tùy chọn bắt đầu lại từ đầu hoặc sử dụng mẫu dựng sẵn. Mẫu là một cách tuyệt vời để tăng tốc quá trình thiết lập và cung cấp điểm khởi đầu cho nhóm của bạn. Tùy thuộc vào mục đích cụ thể của bạn, hãy chọn một mẫu phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.
2. Thêm thành viên nhóm : Sau khi bạn đã chọn mẫu hoặc quyết định bắt đầu lại từ đầu, bước tiếp theo là thêm thành viên nhóm. Bạn có thể mời các cá nhân theo địa chỉ email của họ hoặc thêm người dùng hiện có trong tổ chức của mình. Teams cho phép bạn tập hợp mọi người, cho dù họ đang sử dụng Microsoft Teams, Slack, Webex, Zoom hay bất kỳ phần mềm nào khác.
3. Tùy chỉnh nhóm của bạn : Bạn có thể tùy chỉnh nhóm của mình bằng cách đặt tên cụ thể, thêm mô tả và chọn biểu tượng thích hợp. Điều quan trọng cần lưu ý là nếu bạn đang tạo một nhóm riêng tư trong tổ chức của mình thì chỉ những người dùng được phép mới có thể tham gia.
4. Tạo kênh : Kênh là một cách để tổ chức các cuộc trò chuyện và nội dung của nhóm bạn. Bạn có thể tạo các kênh khác nhau dựa trên chủ đề, dự án hoặc bất kỳ ý nghĩa nào khác phù hợp với nhóm của bạn. Mỗi kênh có thể có nhóm thành viên riêng, giúp bạn dễ dàng cộng tác trong các nhóm nhỏ hơn.
5. Thiết lập các tab và ứng dụng: Các nhóm Microsoft cho phép bạn tích hợp các ứng dụng và công cụ khác nhau trực tiếp vào không gian làm việc của nhóm bạn. Bạn có thể thêm các tab cho các ứng dụng thường được sử dụng như SharePoint, OneNote, Planner, v. v. Điều này giúp mang lại thông tin và tài nguyên liên quan trong phạm vi dễ dàng, làm cho sự hợp tác hiệu quả hơn.
6. Gán chủ sở hữu và quản lý quyền: Là người tạo của nhóm, bạn sẽ tự động được đặt làm chủ sở hữu. Tuy nhiên, bạn có thể chỉ định chủ sở hữu bổ sung để giúp bạn quản lý nhóm. Chủ sở hữu có khả năng thêm hoặc xóa các thành viên trong nhóm, quản lý các kênh và tùy chỉnh cài đặt nhóm. Điều quan trọng cần lưu ý là chỉ các quản trị viên toàn cầu hoặc quản trị viên SharePoint mới có thể tạo ra các nhóm toàn bộ ORG.
7. Chia sẻ và cộng tác: Khi nhóm của bạn được thiết lập, bạn có thể bắt đầu chia sẻ các tệp, có các cuộc trò chuyện và hợp tác trong các dự án. Các nhóm cung cấp một môi trường an toàn và có tổ chức để nhóm của bạn làm việc cùng nhau, cho dù họ ở cùng văn phòng hoặc trải rộng trên các địa điểm khác nhau.
Tạo một nhóm từ đầu trong Microsoft Teams là một quá trình đơn giản và đơn giản. Với khả năng tùy chỉnh và thêm các ứng dụng khác nhau, các nhóm cung cấp một giải pháp toàn diện cho các doanh nghiệp hợp tác trong một nền tảng duy nhất. Vậy tại sao phải đợi? Bắt đầu tạo nhóm của bạn trên các nhóm Microsoft và đưa sự hợp tác của bạn lên một tầm cao mới.
Hướng dẫn từng bước một
Nếu bạn bắt đầu từ đầu và tạo một nhóm trong các nhóm Microsoft, thì đây là hướng dẫn từng bước để giúp bạn bắt đầu:
- Bước 1: Kiểm tra cấp phép Microsoft 365 của bạn và đảm bảo bạn có phần mềm và quyền cần thiết để tạo một nhóm.
- Bước 2: Mở các nhóm Microsoft, bằng cách nhấp vào ứng dụng hoặc thông qua phiên bản web.
- Bước 3: Ở phía bên trái của màn hình, nhấp vào "Nhóm" để xem các nhóm và kênh hiện tại của bạn.
- Bước 4: Ở đầu màn hình, nhấp vào nút "Tham gia hoặc tạo nhóm".
- Bước 5: Từ menu bật lên, nhấp vào "Tạo một nhóm".
- Bước 6: Chọn xem bạn muốn tạo một nhóm từ đầu hay từ một mẫu. Nếu bạn có nhu cầu cụ thể hoặc muốn mang lại các nhóm hoặc dự án hiện có, việc tạo từ đầu có thể là lựa chọn tốt nhất.
- Bước 7: Tùy chỉnh nhóm của bạn bằng cách chọn tên, thêm mô tả và chọn mức độ riêng tư (công khai, riêng tư hoặc toàn bộ).
- Bước 8: Nhấp vào nút "Tạo" để hoàn thiện quá trình tạo nhóm.
- Bước 9: Quản lý nhóm của bạn bằng cách thêm thành viên, gán quyền và tạo các kênh cho các chủ đề hoặc chức năng cụ thể.
- Bước 10: Lưu ý rằng bạn cũng có thể thêm khách vào nhóm của mình nếu họ ở ngoài tổ chức của bạn.
- Bước 11: Tùy chỉnh từng kênh trong nhóm bằng cách đặt tên cho chúng và thêm các ứng dụng hoặc tab liên quan.
- Bước 12: Thu phóng hoặc ra khỏi màn hình để điều chỉnh kích thước và tốc độ thông tin bạn thấy.
- Bước 13: Tận dụng tích hợp tích hợp với SharePoint để quản lý tài liệu, tệp và các tài nguyên khác.
- Bước 14: Hãy nhớ thường xuyên kiểm tra và quản lý quyền cho mỗi người dùng hoặc nhóm trong nhóm.
Bằng cách làm theo các bước này, bạn sẽ có thể tạo một nhóm từ đầu trong các nhóm Microsoft và tùy chỉnh nó theo nhu cầu kinh doanh của bạn. Chỉ cần nhớ rằng quy trình có thể thay đổi một chút tùy thuộc vào phiên bản và cấp phép cho phần mềm Microsoft 365 của bạn.
Xin lưu ý rằng hướng dẫn này được cung cấp AS-IS và không có bảo hành. Các bước và quy trình cụ thể có thể thay đổi theo thời gian, do đó, luôn luôn là một ý tưởng tốt để kiểm tra tài liệu chính thức của Microsoft Teams để biết thông tin cập nhật nhất.
Các nhóm công cộng so với tư nhân
Khi tạo một nhóm từ đầu trong các nhóm Microsoft, bạn có tùy chọn để công khai hoặc riêng tư. Hiểu được sự khác biệt giữa hai loại nhóm này có thể giúp bạn xác định cách tiếp cận tốt nhất cho nhu cầu cụ thể của bạn.
Một nhóm công khai mở cửa cho bất kỳ ai trong tổ chức của bạn để tham gia mà không cần bất kỳ quyền rõ ràng nào. Điều này có nghĩa là bất kỳ người dùng nào trong tổ chức của bạn đều có thể xem nhóm và các kênh của nó, tham gia nhóm và tham gia vào các cuộc thảo luận và hoạt động. Các nhóm công cộng phù hợp cho các dự án hoặc sáng kiến yêu cầu hợp tác và minh bạch giữa các bộ phận hoặc nhóm khác nhau trong tổ chức của bạn.
Mặt khác, một nhóm tư nhân cung cấp cho bạn nhiều quyền kiểm soát hơn ai có thể truy cập và tham gia nhóm. Khi bạn tạo một nhóm riêng tư, bạn có tính linh hoạt để xác định người dùng hoặc nhóm cụ thể có quyền tham gia. Điều này đảm bảo rằng chỉ các cá nhân được ủy quyền mới có thể xem nội dung, kênh và cuộc trò chuyện của nhóm. Các nhóm tư nhân là lý tưởng cho các dự án nhạy cảm hoặc bí mật đòi hỏi phải kiểm soát truy cập hạn chế hơn.
Bất kể bạn chọn tạo một nhóm công cộng hay tư nhân, điều cần thiết là xem xét mục đích, phạm vi và đối tượng của nhóm. Các nhóm công cộng thúc đẩy cảm giác cởi mở và hợp tác, cho phép người dùng tự do chia sẻ thông tin và tham gia vào các cuộc thảo luận. Mặt khác, các nhóm tư nhân cung cấp một môi trường an toàn và được kiểm soát hơn cho các dự án bí mật hoặc chuyên ngành.
Để tạo một nhóm trong các nhóm Microsoft, hãy làm theo các bước sau:
- Mở ứng dụng đội hoặc truy cập trang web Microsoft Teams.
- Nhấp vào tab "Nhóm" trong menu điều hướng bên trái.
- Nhấp vào nút "Tham gia hoặc tạo nhóm".
- Chọn tùy chọn "Tạo một nhóm".
- Chọn xem bạn muốn tạo một nhóm từ đầu hay sử dụng nhóm hoặc nhóm Office 365 hiện có.
- Chọn loại nhóm - công cộng hoặc riêng tư.
- Cung cấp một tên và mô tả cho nhóm.
- Nhấp vào nút "Tạo" để tạo nhóm.
Lưu ý rằng một khi một nhóm được tạo, bạn luôn có thể thay đổi cài đặt quyền riêng tư của nó từ công khai sang tư nhân hoặc ngược lại. Để thực hiện việc này, hãy truy cập cài đặt của nhóm, chọn "Cài đặt", sau đó là "quyền riêng tư của nhóm" và chọn tùy chọn mong muốn.
Cho dù bạn đang tạo các nhóm công cộng hay tư nhân, Microsoft Teams cung cấp một loạt các tính năng và tùy chọn tùy chỉnh để nâng cao năng suất và sự hợp tác. Phần mềm cho phép dễ dàng cung cấp và quản lý các nhóm, giúp việc tập hợp các cá nhân từ các bộ phận hoặc nhóm khác nhau trong tổ chức của bạn.
Vì vậy, cho dù bạn đang sử dụng các nhóm Microsoft để hợp tác trong một dự án cụ thể, quản lý các hoạt động hàng ngày hoặc tạo điều kiện cho việc áp dụng phần mềm toàn tổ chức, các nhóm cung cấp một nền tảng linh hoạt và thân thiện với người dùng để xây dựng và quản lý các nhóm từ đầu.
