Hướng dẫn từng bước về cách chia sẻ bảng trắng trong các đội Microsoft

Microsoft Teams là một nền tảng cộng tác được sử dụng rộng rãi, đáp ứng nhu cầu của các nhóm và cá nhân làm việc cùng nhau trong cả môi trường ảo và vật lý. Một trong những giải pháp hữu ích mà các nhóm cung cấp là khả năng chia sẻ bảng trắng, cho phép người dùng hợp tác, động não và quản lý công việc của họ theo cách tương tác và trực quan hơn. Trong hướng dẫn từng bước này, chúng tôi sẽ khám phá những cách khác nhau mà bạn có thể chia sẻ bảng trắng trong các nhóm Microsoft.

1. Khởi động một cuộc gọi của các nhóm hoặc cuộc họp nơi bạn muốn chia sẻ bảng trắng. Điều này có thể được thực hiện bằng cách nhấp vào biểu tượng "Nhóm" và chọn tùy chọn cuộc gọi hoặc cuộc họp từ menu.

2. Khi bạn đang ở trong cuộc gọi hoặc cuộc họp, hãy nhấp vào nút "Chia sẻ" nằm ở dưới cùng của màn hình. Điều này sẽ đưa ra một menu nơi bạn có thể chọn chia sẻ toàn bộ màn hình của mình, một cửa sổ cụ thể hoặc bảng trắng.

3. Chọn tùy chọn Bảng trắng từ menu. Điều này sẽ mở bảng trắng trong một tab mới trong các nhóm.

4. Theo mặc định, bạn sẽ ở chế độ "Draw", nơi bạn có thể sử dụng Touch hoặc chuột để vẽ trên bảng trắng. Bạn có thể thay đổi màu sắc và độ dày của các điểm đánh dấu bằng cách nhấp vào biểu tượng "Bút" nằm ở phía bên trái của màn hình. Bạn cũng có thể thay đổi màu văn bản và kích thước bằng cách nhấp vào biểu tượng "A".

5. Để hợp tác với những người khác trên bảng trắng, bạn có thể mời họ tham gia cuộc gọi hoặc cuộc họp và chia sẻ bảng trắng của riêng họ. Ngoài ra, bạn có thể yêu cầu họ tham gia phiên bảng trắng bằng cách nhấp vào nút "Chia sẻ" và chọn tùy chọn Bảng trắng.

6. Trong phiên bảng trắng, bạn có thể quản lý bảng trắng được chia sẻ bằng cách sử dụng các công cụ và chức năng được xây dựng. Bạn có thể thêm văn bản, vẽ hình, chèn hình ảnh và thậm chí nhận xét về các lĩnh vực cụ thể. Để quản lý bảng trắng, nhấp chuột phải vào màn hình để truy cập một menu với các tùy chọn bổ sung.

7Từ đó, bạn có thể chọn các tùy chọn "Xuất sang PNG" hoặc "Xuất sang PDF".

8. Mẹo thưởng: Nếu bạn đang sử dụng thiết bị màn hình cảm ứng, bạn có thể bật "Chế độ cảm ứng" bằng cách nhấp vào nút "toàn màn hình" nằm ở góc trên cùng bên phải của màn hình bảng trắng. Điều này sẽ cho phép bạn dễ dàng vẽ và tương tác với bảng trắng bằng cử chỉ cảm ứng.

9. Có các cài đặt và tùy chọn bổ sung có sẵn để quản lý và tích hợp bảng trắng trong các nhóm. Bạn có thể truy cập Trung tâm trợ giúp hoặc Câu hỏi thường gặp của các nhóm để biết thêm thông tin về cách sử dụng và tùy chỉnh bảng trắng phù hợp với nhu cầu của bạn.

10. Tóm lại, khả năng chia sẻ bảng trắng trong Microsoft Teams cung cấp một cách hợp tác và trực quan để làm việc cùng nhau. Cho dù bạn cần suy nghĩ về các ý tưởng, quản lý các dự án hoặc chỉ đơn giản là thể hiện sự sáng tạo của bạn, tính năng bảng trắng trong các nhóm cung cấp một công cụ mạnh mẽ để hợp tác và giao tiếp nhóm. Vì vậy, lần tới khi bạn thấy mình trong một cuộc gọi hoặc cuộc họp của các đội, đừng quên khám phá tùy chọn bảng trắng và tận dụng tối đa tính năng có giá trị này!

Mở các đội Microsoft

Để bắt đầu chia sẻ bảng trắng trong các nhóm Microsoft, trước tiên bạn cần mở ứng dụng. Nếu bạn chưa cài đặt nó, bạn có thể làm như vậy bằng cách truy cập trang web Microsoft Teams và tải xuống. Khi bạn đã cài đặt các nhóm, hãy khởi chạy ứng dụng trên máy tính hoặc thiết bị di động của bạn.

Nếu bạn đang sử dụng các nhóm trên máy tính, bạn có thể truy cập nó thông qua trình duyệt web hoặc bằng cách tải xuống ứng dụng máy tính để bàn. Chỉ cần tìm kiếm "các nhóm Microsoft" trong công cụ tìm kiếm ưa thích của bạn hoặc truy cập trang web của các nhóm và nhấp vào nút "Nhận các nhóm cho miễn phí". Nếu bạn đang sử dụng thiết bị di động, bạn có thể tìm và tải xuống ứng dụng Teams từ App Store hoặc Google Play Store.

Khi bạn đã mở các nhóm Microsoft, bạn sẽ cần đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của mình. Nếu bạn đang sử dụng các nhóm cho công việc hoặc trường học, bạn có thể cần nhập công việc hoặc email và mật khẩu công việc của mình. Sau khi đăng nhập, bạn sẽ được đưa vào giao diện các nhóm chính nơi bạn có thể truy cập tất cả các tính năng và chức năng.

Bắt đầu hoặc tham gia một cuộc họp

Nếu bạn muốn chia sẻ bảng trắng trong các nhóm Microsoft, bạn sẽ cần bắt đầu hoặc tham gia một cuộc họp. Điều này có thể được thực hiện thông qua ứng dụng Desktop của nhóm hoặc thông qua phiên bản trình duyệt web. Dưới đây là các bước để làm theo:

1. Mở ứng dụng Microsoft Teams trên máy tính của bạn hoặc truy cập trang web của đội.
2. Đăng nhập vào tài khoản Microsoft Teams của bạn.
3. Sau khi đăng nhập, bạn có thể bắt đầu một cuộc họp mới hoặc tham gia cuộc họp hiện có. Để bắt đầu một cuộc họp mới, nhấp vào tab "Cuộc họp" ở phía bên trái của ứng dụng và sau đó nhấp vào nút "Cuộc họp mới". Để tham gia một cuộc họp hiện có, nhấp vào tab "Lịch" và chọn cuộc họp bạn muốn tham gia.
4. Khi bạn đang ở trong một cuộc họp, bạn có thể chia sẻ màn hình của mình để bắt đầu sử dụng bảng trắng. Nhấp vào nút "Chia sẻ" ở dưới cùng của màn hình.
5. Một menu sẽ xuất hiện với các tùy chọn chia sẻ khác nhau. Chọn tùy chọn "Bảng trắng".
6. Bảng trắng sẽ mở trong một cửa sổ hoặc tab mới. Bây giờ bạn có thể bắt đầu vẽ, thêm văn bản hoặc sử dụng các công cụ khác để hợp tác với những người khác trong cuộc họp.
7. Theo mặc định, bất cứ ai trong cuộc họp đều có thể vẽ trên bảng trắng. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi cài đặt để chỉ cho phép một số người vẽ bằng cách nhấp vào menu ba chấm ở góc trên cùng bên phải của bảng trắng và chọn "quyền".
8. Các nhóm Microsoft cung cấp nhiều công cụ vẽ khác nhau, bao gồm các màu sắc khác nhau, tùy chọn độ dày và điểm đánh dấu. Bạn có thể truy cập các công cụ này thông qua thanh công cụ ở đầu bảng trắng.
9. Để chia sẻ bảng trắng của bạn với những người khác bên ngoài cuộc họp, bạn có thể xuất nó dưới dạng tệp PDF bằng cách nhấp chuột phải vào bảng trắng và chọn "Xuất là PDF".
10. Nếu bạn muốn ghi chú trong cuộc họp, bạn có thể sử dụng tính năng trò chuyện được xây dựng. Nhấp vào biểu tượng trò chuyện trong thanh công cụ và sau đó chọn tab "Ghi chú cuộc họp".
11. Khi cuộc họp kết thúc, bạn có thể kết thúc phiên bảng trắng bằng cách nhấp vào nút "Dừng chia sẻ" ở đầu màn hình.

Các bước này sẽ giúp bạn bắt đầu hoặc tham gia một cuộc họp trong các nhóm Microsoft và bắt đầu sử dụng tính năng bảng trắng. Đó là một phương pháp hữu ích và hợp tác để quản lý ý tưởng, sáng tạo và vẽ các giải pháp trong môi trường ảo.

Đó là nó! Bây giờ bạn đã sẵn sàng để bắt đầu chia sẻ bảng trắng trong các đội Microsoft.

Sử dụng tính năng bảng trắng

Các nhóm Microsoft cung cấp một tính năng bảng trắng hợp tác cho phép người tham gia chia sẻ, chú thích và tương tác với bảng trắng ảo trong các cuộc họp hoặc trò chuyện. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho các phiên động não, thuyết trình và lập kế hoạch dự án. Dưới đây là một số mẹo về cách tận dụng tối đa chức năng này:

1. Để truy cập tính năng bảng trắng, nhấp vào nút "Chia sẻ" nằm ở dưới cùng của màn hình trong cuộc họp hoặc trò chuyện của Microsoft Teams. Từ các tùy chọn xuất hiện, chọn tùy chọn "Bảng trắng".
2. Khi bảng trắng mở, bạn có một số công cụ theo ý của bạn. Bạn có thể sử dụng hộp văn bản, ghi chú dính và điểm đánh dấu để tạo, chú thích và sắp xếp nội dung của bạn. Có 5 màu đánh dấu khác nhau và mức độ dày để lựa chọn. Bạn cũng có thể sử dụng công cụ Eraser để loại bỏ mọi dấu hiệu không mong muốn.
3. Để cộng tác với những người khác trên bảng trắng, bạn có thể mời người tham gia tham gia bằng cách nhấp vào nút "Mời" nằm ở góc trên bên phải của bảng trắng. Bạn có thể thêm người tham gia từ Nhóm hoặc kênh của mình hoặc bạn có thể mời các cá nhân bên ngoài tổ chức của mình qua email.
4. Để quản lý nhận xét hoặc ghi chú trên bảng trắng, hãy sử dụng tính năng nhận xét. Bạn có thể nhấp vào bất kỳ đối tượng nào trên bảng trắng và để lại nhận xét hoặc trả lời các nhận xét hiện có. Điều này giúp theo dõi các cuộc thảo luận và phản hồi.
5. Khi chia sẻ bảng trắng, có hai cách cho phép người khác tương tác với bảng trắng. Bạn có thể đặt chế độ này ở chế độ chỉ xem, trong đó người tham gia chỉ có thể xem nội dung hoặc bạn có thể cấp cho họ quyền truy cập chỉnh sửa, cho phép họ thực hiện các thay đổi đối với bảng trắng.
6. Nếu bạn muốn lưu bảng trắng để sử dụng sau hoặc tham khảo lại, bạn có thể chụp ảnh bảng trắng bằng cách nhấp vào biểu tượng camera nằm ở góc trên bên phải. Thao tác này sẽ ghi lại trạng thái hiện tại của bảng trắng và lưu dưới dạng hình ảnh.
7. Ngoài tính năng bảng trắng mặc định trong Microsoft Teams, còn có các công cụ bảng trắng bên ngoài tích hợp với Teams. Một lựa chọn phổ biến là "Bức tranh tường" của Klaxoon, cung cấp các tính năng nâng cao hơn như ghi chú dán, mẫu và thiết kế canvas dựng sẵn.
8. Để tìm kiếm một mục hoặc văn bản cụ thể trong bảng trắng, bạn có thể sử dụng hộp tìm kiếm nằm ở đầu bảng trắng. Điều này cho phép bạn nhanh chóng xác định thông tin và điều hướng qua các bảng trắng lớn.
9. Nếu bạn thích sử dụng bản vẽ tự do, bạn có thể chọn công cụ "Bút" từ thanh công cụ và vẽ trực tiếp trên bảng trắng bằng chuột hoặc thiết bị màn hình cảm ứng. Điều này rất hữu ích cho việc phác thảo sơ đồ hoặc làm nổi bật những điểm quan trọng.
10. Microsoft Teams cũng cung cấp các điểm đánh dấu và con trỏ để xác định ai hiện đang vẽ hoặc thực hiện các thay đổi trên bảng trắng. Điều này giúp theo dõi những đóng góp của từng cá nhân và tránh nhầm lẫn khi nhiều người cộng tác cùng lúc.
11. Một mẹo bổ sung là sử dụng tính năng bảng trắng ảo trong các lớp học hoặc thuyết trình trực tuyến. Nó giúp cung cấp nội dung hấp dẫn và sinh viên hoặc người tham gia có thể tích cực tham gia bằng cách thêm thông tin đầu vào hoặc đặt câu hỏi bằng công cụ bảng trắng.
12. Một phương pháp khác để truy cập bảng trắng nhanh chóng là sử dụng phím tắt "Ctrl + Shift + E". Thao tác này sẽ khởi chạy chức năng bảng trắng ngay trong ứng dụng Microsoft Teams.
13. Cuối cùng, nếu bạn cần thêm không gian trên bảng trắng, bạn có thể nhấp vào nút "Thêm không gian" nằm ở góc dưới bên phải. Điều này sẽ mở rộng khu vực bảng trắng và cung cấp thêm khung vẽ cho ý tưởng của bạn.
14. Hãy nhớ rằng có giới hạn về số lượng người tham gia có thể sử dụng đồng thời bảng trắng trong cuộc họp. Theo mặc định, giới hạn được đặt thành 25 người tham gia nhưng người tổ chức cuộc họp có thể điều chỉnh giới hạn này.

Bằng cách sử dụng tính năng bảng trắng trong Microsoft Teams, bạn có thể tạo môi trường tương tác và hấp dẫn hơn cho các cuộc họp hoặc phiên cộng tác của mình.

Câu hỏi thường gặp về Bảng trắng của nhóm

1. Làm cách nào để khởi chạy chức năng Bảng trắng trong Microsoft Teams?

Để khởi chạy Bảng trắng trong Microsoft Teams, hãy làm theo các bước sau:

1. Mở ứng dụng Nhóm trên thiết bị của bạn.
2. Chọn nhóm hoặc nhóm mong muốn mà bạn muốn chia sẻ bảng trắng.
3. Nhấp vào nút "+" nằm ở cuối màn hình để mở các tùy chọn bổ sung.
4. Chọn tùy chọn "Bảng trắng" từ danh sách tùy chọn xuất hiện.
5. Màn hình bảng trắng sẽ mở ra và bạn có thể bắt đầu sử dụng nó để cộng tác và chia sẻ.

2. Có những cách nào để chia sẻ bảng trắng trong Teams?

Có một số cách để chia sẻ bảng trắng trong Teams:

• Bạn có thể chia sẻ bảng trắng trong cuộc họp Nhóm bằng cách nhấp vào nút "Chia sẻ" và chọn bảng trắng từ các tùy chọn.
• Bạn cũng có thể chia sẻ bảng trắng dưới dạng tab riêng biệt trong kênh Nhóm hoặc trò chuyện bằng cách nhấp vào nút "+" và chọn tùy chọn "Bảng trắng".
• Nếu bạn đang sử dụng ứng dụng Teams trên máy tính, bạn có thể khởi chạy tính năng bảng trắng trực tiếp từ thanh công cụ của ứng dụng.

3. Tôi có thể sử dụng bảng trắng để vẽ và ghi chú không?

Có, bảng trắng trong Teams cho phép bạn vẽ tự do và thêm ghi chú. Nó cung cấp các công cụ vẽ cơ bản như bút đánh dấu, bút mực và tẩy mà bạn có thể sử dụng để thể hiện sự sáng tạo của mình và cộng tác với người khác. Bạn cũng có thể sử dụng giấy ghi chú để ghi lại những thông tin quan trọng.

4. Làm cách nào tôi có thể chọn độ dày khác nhau cho điểm đánh dấu?

Để chọn độ dày khác cho điểm đánh dấu trong bảng trắng của Teams, hãy làm theo các bước sau:

1. Nhấp vào biểu tượng điểm đánh dấu nằm ở đầu màn hình để mở các tùy chọn điểm đánh dấu.
2. Chọn độ dày mong muốn từ các tùy chọn được cung cấp.

5. Có bao nhiêu người có thể tham gia phiên bảng trắng của Teams?

Số lượng người tham gia trong một phiên bảng trắng phụ thuộc vào khả năng của cuộc họp hoặc kênh của các nhóm của bạn. Các đội hỗ trợ lên tới 300 người tham gia cuộc họp và lên tới 10. 000 người tham gia một kênh. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng có quá nhiều người tham gia có thể ảnh hưởng đến hiệu suất và khả năng đáp ứng của bảng trắng.

6. Tôi có thể xuất bảng trắng dưới dạng hình ảnh hoặc tài liệu không?

Có, bạn có thể xuất bảng trắng dưới dạng hình ảnh hoặc tài liệu. Để xuất bảng trắng, hãy làm theo các bước sau:

1. Nhấp vào nút "Thêm tùy chọn" (ba dấu chấm) nằm ở góc trên cùng bên phải của màn hình.
2. Chọn tùy chọn "Xuất" từ menu xuất hiện.
3. Chọn định dạng mong muốn (hình ảnh, PDF hoặc PowerPoint) để xuất.
4. Chỉ định vị trí nơi bạn muốn lưu tệp đã xuất.

Nhiều người dùng có thể hợp tác trên cùng một bảng trắng không?

Có, các nhóm Microsoft cho phép nhiều người dùng hợp tác trên cùng một bảng trắng. Tính năng hợp tác này đặc biệt hữu ích cho các cuộc họp ảo hoặc các phiên động não nơi người tham gia có thể tích cực đóng góp và chia sẻ ý tưởng của họ.

Dưới đây là một số tính năng và cách hợp tác trên bảng trắng được chia sẻ trong Microsoft Teams:

1. Để mở bảng trắng, nhấp vào nút "Chia sẻ" trong cuộc gọi của các nhóm và chọn tùy chọn "Bảng trắng".
2. Bảng trắng mở trong một cửa sổ mới, nơi bạn có thể quản lý và làm việc trên nó.
3. Nếu bạn muốn người khác tham gia và hợp tác, hãy nhấp vào nút "Mời" ở góc trên cùng bên phải của cửa sổ bảng trắng. Sau đó, bạn có thể gửi lời mời cho những người tham gia khác.
4. Khi nhiều người dùng ở trên bảng trắng, con trỏ của họ sẽ xuất hiện dưới dạng các màu khác nhau và bạn có thể thấy các lựa chọn của họ hoặc nơi họ hiện đang vẽ.
5. Bạn có thể sử dụng các công cụ vẽ và tùy chọn khác nhau như vẽ tự do, hình dạng, văn bản và chọn màu để thể hiện ý tưởng của bạn hiệu quả hơn.
6. Để thêm nhận xét hoặc thông tin bổ sung về bảng trắng, bạn có thể sử dụng phần "Ghi chú" nằm ở phía dưới bên phải của cửa sổ bảng trắng.
7. Nếu có một khu vực cụ thể của bảng trắng bạn muốn tập trung vào, bạn có thể sử dụng tính năng "Zoom" để có chế độ xem gần hơn.
8. Nếu bạn muốn quản lý các tùy chọn bảng trắng, chẳng hạn như xuất bảng trắng hoặc quản lý cài đặt chia sẻ, bạn có thể làm như vậy bằng cách nhấp chuột phải vào bảng trắng.
9. Sự hợp tác trên một bảng trắng trong các đội không giới hạn trong một phiên duy nhất. Bạn có thể lưu bảng trắng và truy cập nó sau để làm việc thêm hoặc tham khảo.
10. Ngoài Microsoft Whiteboard, bạn cũng có thể tích hợp các công cụ bảng trắng hợp tác khác như Klaxoon hoặc Bức tranh tường.

Bằng cách cho phép nhiều người dùng hợp tác trên bảng trắng chia sẻ, các nhóm cung cấp một nền tảng nơi các ý tưởng có thể được thể hiện tự do, các cuộc thảo luận có thể được tạo điều kiện và sự sáng tạo có thể phát triển mạnh. Cho dù đó là bản vẽ cơ bản hay phiên động não đầy đủ, tính năng bảng trắng của Microsoft Team là một công cụ mạnh mẽ để làm việc theo nhóm và tạo ra ý tưởng.