Nếu bạn làm việc với các bảng tính Microsoft Excel và cần in chúng, bạn có thể gặp phải tình huống các bảng hoặc dữ liệu không vừa khít trên một trang. Điều này có thể gây khó chịu, nhưng may mắn thay, có một số cách để chèn, di chuyển hoặc xóa ngắt trang để đạt được bản in mong muốn.
Theo mặc định, Excel tự động chèn ngắt trang dựa trên kích thước dữ liệu của bạn và hướng giấy (dọc hoặc ngang). Những dấu ngắt này được thể hiện bằng các đường liền nét màu xám trên bảng tính của bạn. Nếu bạn muốn thêm, di chuyển hoặc xóa ngắt trang theo cách thủ công, bạn có thể thực hiện bằng cách sử dụng tùy chọn Xem trước ngắt trang trong Excel.
Để truy cập tùy chọn Xem trước ngắt trang, hãy mở bảng tính Excel của bạn và nhấp vào tab "Xem" ở đầu màn hình. Sau đó, nhấp vào nút "Xem trước ngắt trang". Thao tác này sẽ hiển thị bảng tính của bạn với các ngắt trang được điều chỉnh và cho bạn biết bản in sẽ trông như thế nào.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng phím tắt để vào chế độ Xem trước ngắt trang. Chỉ cần nhấn liên tiếp "Alt" + "P" + "B" và bạn sẽ được đưa đến chế độ xem Xem trước ngắt trang.
Khi ở chế độ Xem trước ngắt trang, bạn có thể dễ dàng thêm, di chuyển hoặc xóa ngắt trang bằng cách nhấp và kéo chúng bằng chuột. Để thêm ngắt trang mới, chỉ cần nhấp vào cạnh của ô nơi bạn muốn bắt đầu ngắt trang và kéo nó đến vị trí mong muốn. Để di chuyển ngắt trang hiện có, hãy nhấp vào nó và kéo nó đến vị trí mới. Để xóa ngắt trang, chỉ cần nhấp vào ngắt trang và nhấn phím "Xóa" trên bàn phím.
Nếu bạn muốn quay lại chế độ xem bình thường của bảng tính mà không hiển thị ngắt trang, bạn chỉ cần thoát khỏi chế độ Xem trước ngắt trang bằng cách nhấp vào nút "Bình thường" ở góc trên cùng bên trái của màn hình.
Sử dụng ngắt trang một cách hiệu quả có thể giúp bạn đảm bảo rằng bảng tính Excel của bạn in chính xác theo cách bạn muốn. Cho dù bạn cần hiển thị nhiều hàng hơn, ẩn các phần cụ thể hay sắp xếp lại bố cục, việc hiểu các ngắt trang và cách thao tác chúng có thể cải thiện đáng kể trải nghiệm in của bạn. Vì vậy, nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về ngắt trang trong Excel hoặc cần trợ giúp về bất kỳ tác vụ nào khác liên quan đến Excel, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi để biết thêm mẹo và thủ thuật.
Chèn, di chuyển và xóa ngắt trang trong bảng tính
Ngắt trang trong Microsoft Excel cho phép bạn kiểm soát cách chia trang tính của mình khi in. Bằng cách chèn, di chuyển hoặc xóa ngắt trang, bạn có thể tùy chỉnh bố cục của trang in, đảm bảo dữ liệu được hiển thị theo cách mong muốn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách chèn, di chuyển và xóa ngắt trang trong bảng tính bằng Excel.
Chèn ngắt trang
Để chèn ngắt trang trong Excel, hãy làm theo các bước sau:
- Mở bảng tính mà bạn muốn chèn ngắt trang.
- Chọn một ô bên dưới hàng nơi bạn muốn chèn ngắt trang hoặc ở bên phải cột nơi bạn muốn chèn ngắt trang.
- Nhấp vào tab "Bố cục trang" ở đầu cửa sổ Excel.
- Nhấp vào nút "Ngắt" trong nhóm "Thiết lập trang".
- Chọn tùy chọn "Chèn trang ngắt".
- Một đường chấm sẽ xuất hiện, cho biết vị trí sẽ chèn ngắt trang.
Di chuyển ngắt trang
Nếu bạn muốn di chuyển ngắt trang đến một vị trí khác, hãy làm theo các bước sau:
- Mở bảng tính chứa ngắt trang mà bạn muốn di chuyển.
- Bấm vào dòng ngắt trang bạn muốn di chuyển.
- Kéo dòng ngắt trang đến vị trí mong muốn.
- Nhả nút chuột để di chuyển ngắt trang.
Xóa ngắt trang
Để loại bỏ ngắt trang khỏi trang tính, hãy làm theo các bước sau:
- Mở bảng tính chứa ngắt trang mà bạn muốn xóa.
- Bấm vào dòng ngắt trang muốn xóa.
- Nhấn phím "Xóa" trên bàn phím của bạn.
Điều quan trọng cần lưu ý là ngắt trang dành riêng cho từng trang tính trong Excel. Nếu muốn áp dụng cùng một ngắt trang cho nhiều trang tính, bạn cần chèn, di chuyển hoặc xóa chúng riêng lẻ cho từng trang tính.
Ngắt trang có thể hữu ích khi làm việc với tập hợp dữ liệu lớn, cho phép bạn kiểm soát cách trình bày dữ liệu trên mỗi trang in. Bằng cách chèn, di chuyển và xóa ngắt trang, bạn có thể tạo bản in dữ liệu Excel của mình một cách chuyên nghiệp và có tổ chức.
Hãy nhớ kiểm tra bản xem trước bản in để xem việc ngắt trang sẽ ảnh hưởng đến bản in của bạn như thế nào. Điều này sẽ giúp bạn tránh được bất kỳ sự ngắt quãng hoặc chia trang không mong muốn nào trong tài liệu được in cuối cùng. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm về ngắt trang hoặc các kỹ thuật Excel liên quan khác, hãy tham khảo tài liệu trợ giúp về Excel hoặc liên hệ với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật để được trợ giúp.
Phương pháp 1: Chèn ngắt trang
Nếu bạn muốn chèn ngắt trang vào bảng tính của mình, Excel sẽ cung cấp cho bạn một số cách để thực hiện việc này. Một phương pháp là chèn ngắt trang theo cách thủ công vào nơi bạn muốn nó xuất hiện.
Để chèn ngắt trang, hãy làm theo các bước sau:
- Chọn ô hoặc phạm vi của các ô bên dưới nơi bạn muốn ngắt trang xuất hiện.
- Nhấp vào tab "Bố cục trang" ở đầu cửa sổ Excel.
- Trong nhóm "Cài đặt trang", nhấp vào nút "Breaks".
- Chọn tùy chọn "Chèn trang ngắt".
Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào ô, chọn tùy chọn "Chèn" và sau đó chọn "Break Page" từ menu.
Khi ngắt trang được chèn, bạn sẽ thấy một đường chấm chấm xuất hiện theo chiều ngang trên bảng tính. Dòng này đại diện cho ngắt trang.
Nếu bạn muốn điều chỉnh vị trí của ngắt trang, bạn chỉ cần nhấp và kéo đường chấm chấm vào vị trí mong muốn.
Hãy nhớ rằng các trang bị hỏng trong Excel là cụ thể cho chế độ xem in và không ảnh hưởng đến quan điểm bình thường của bảng tính của bạn. Bạn có thể chuyển đổi giữa các lượt xem bằng các nút ở góc dưới bên phải của cửa sổ Excel.
Ngoài ra, khi chèn một lần ngắt trang, Excel sẽ tự động điều chỉnh hướng trang và cài đặt in để phù hợp với trang mới. Nếu bạn có bất kỳ ngắt trang hiện có nào, chúng cũng sẽ được điều chỉnh theo đó.
Nếu bạn cần xóa một lần ngắt trang, bạn có thể làm như vậy bằng cách làm theo các bước sau:
- Chọn ô hoặc phạm vi của các ô nơi đặt trang phá vỡ trang.
- Nhấp vào tab "Bố cục trang" ở đầu cửa sổ Excel.
- Trong nhóm "Cài đặt trang", nhấp vào nút "Breaks".
- Chọn tùy chọn "Xóa Break Page".
Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào dòng ngắt trang và chọn tùy chọn "Xóa trang phá vỡ" từ menu ngữ cảnh.
Bằng cách sử dụng các phương pháp này, bạn có thể dễ dàng chèn, di chuyển hoặc xóa các lần phá vỡ trang trong bảng tính Excel của bạn để giúp tổ chức và in dữ liệu của bạn.
Phương pháp 2: Di chuyển một lần ngắt trang
Nếu bạn đã chèn một lần ngắt trang trong bảng tính của mình nhưng muốn di chuyển nó đến một vị trí khác, Excel cung cấp một cách dễ dàng để làm điều đó.
Bước 1: Mở bản xem trước ngắt trang
Để di chuyển một lần ngắt trang, trước tiên, bạn cần mở bản xem trước phá vỡ trang. Để thực hiện việc này, hãy chuyển đến tab "Xem" trong Ribbon Microsoft Excel và nhấp vào tùy chọn "Page Break Preview".
Bước 2: Chọn ngắt trang để di chuyển
Khi ở trong trang phá vỡ trang, bạn sẽ thấy một dòng chấm chấm cho biết vị trí hiện tại của ngắt trang. Để di chuyển ngắt trang, chỉ cần nhấp vào nó để chọn nó.
Bước 3: Di chuyển ngắt trang
Với việc phá vỡ trang được chọn, bây giờ bạn có thể di chuyển nó đến vị trí mong muốn. Để thực hiện việc này, nhấp và kéo trang phá vỡ trang đến một điểm mới trên bảng tính. Bạn có thể đặt nó theo chiều ngang hoặc chiều dọc khi cần thiết.
Bước 4: Áp dụng các thay đổi
Khi bạn đã chuyển trang ngắt trang đến vị trí mong muốn, bạn có thể áp dụng các thay đổi bằng cách nhấp vào nút "Quay lại Chế độ xem bình thường". Điều này sẽ đưa bạn trở lại chế độ xem Excel thông thường và áp dụng vị trí ngắt trang được cập nhật.
Bằng cách di chuyển ngắt trang, bạn có thể đảm bảo rằng dữ liệu hoặc thông tin cụ thể được hiển thị chính xác khi in bảng tính. Nó cho phép bạn có nhiều quyền kiểm soát hơn về cách tổ chức dữ liệu in của bạn.
Nếu bạn cần di chuyển nhiều lần ngắt trang hoặc muốn đặt lại các trang ngắt trang cho các vị trí mặc định của chúng, Excel cũng cung cấp các tùy chọn để đặt lại hoặc xóa ngắt trang.
- Để đặt lại tất cả các trang bị hỏng về vị trí mặc định của chúng, hãy chuyển đến tab "Bố cục trang" và nhấp vào nhóm "Cài đặt trang". Sau đó, nhấp vào nút "Đặt lại tất cả các lần phá vỡ trang".
- Nếu bạn muốn xóa một lần ngắt trang cụ thể, bạn có thể chọn nó trong bản xem trước Break Break và nhấn phím "Xóa" trên bàn phím của bạn.
Bằng cách làm theo các bước này, bạn có thể dễ dàng di chuyển hoặc xóa các lần phá trang trong Excel để tổ chức tốt hơn và kiểm soát việc in các bảng tính của bạn.
Phương pháp 3: Xóa một lần ngắt trang
Nếu bạn đã chèn các lần ngắt trang trong bảng tính của bạn, có thể đến lúc bạn cần xóa chúng. Xóa một lần ngắt trang là một quy trình đơn giản có thể được thực hiện bằng chức năng tích hợp của Excel.
Để xóa một lần ngắt trang, hãy làm theo các bước sau:
Bước 1: Mở bảng tính
Mở bảng tính trong Excel có chứa trang phá vỡ trang bạn muốn xóa.
Bước 2: Điều hướng đến danh sách phá vỡ trang
Trong tab Bố cục trang, trong nhóm Cài đặt trang, nhấp vào danh sách phá vỡ trang.
Bước 3: Chọn tùy chọn Break Page Delete
Từ danh sách thả xuống, chọn tùy chọn Break Page Break.
LƯU Ý: Bạn cũng có thể truy cập chức năng này bằng cách nhấp chuột phải vào ngắt trang bạn muốn xóa và chọn tùy chọn Break Page Break.
Bước 4: Xác nhận xóa
Một hộp thoại sẽ xuất hiện yêu cầu bạn xác nhận việc xóa ngắt trang. Nhấp vào nút OK để tiếp tục.
Khi ngắt trang bị xóa, các hàng hoặc cột được đánh dấu trước đó bằng đường chấm chấm biểu thị ngắt trang sẽ không còn được tách thành các trang khác nhau khi bạn in hoặc xem trước bảng tính.
Điều quan trọng cần lưu ý là việc xóa phá trang bằng phương pháp này là một quy trình thủ công và sẽ xóa ngắt trang vĩnh viễn. Nếu bạn muốn ẩn tạm thời ngắt trang mà không cần xóa nó, bạn có thể sử dụng tùy chọn đặt lại tất cả các lần phá vỡ trang khỏi danh sách thả xuống của trang.
Tuy nhiên, nếu bạn có một số lượng lớn các lần phá vỡ trang để xóa hoặc muốn tự động hóa quy trình, bạn có thể sử dụng các macro VBA để hoàn thành nhiệm vụ này. Macro VBA cho phép bạn viết mã tùy chỉnh có thể thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại trong Excel.
Bằng cách làm theo các bước này, bây giờ bạn nên biết cách xóa một lần phá vỡ trang trong Excel. Hãy nhớ rằng bạn luôn có thể quay lại Dropdown Breaks Dropdown để xem danh sách ngắt trang và vị trí của chúng trong bảng tính.
Đặt lại tất cả các lần ngắt trang được chèn thủ công
Nếu bạn đã chèn trang phá vỡ trang theo cách thủ công trong bảng tính của bạn, bạn có thể cần phải đặt lại chúng tại một số điểm. Điều này có thể đặc biệt hữu ích khi bạn đang làm việc với một lượng lớn dữ liệu và muốn đảm bảo rằng việc phá vỡ trang được tự động điều chỉnh dựa trên nội dung.
Để đặt lại tất cả các lần ngắt trang được chèn thủ công trong Excel, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Mở sổ làm việc excel của bạn và điều hướng đến bảng tính nơi bạn muốn đặt lại các lần ngắt trang.
- Nhấp vào tab "Bố cục trang" trong dải băng Excel ở đầu màn hình.
- Trong phần "Cài đặt trang", nhấp vào nút "Breaks".
- Một menu thả xuống sẽ xuất hiện. Nhấp vào tùy chọn "Đặt lại tất cả các lần phá vỡ trang".
Ngoài ra, bạn có thể nhấp chuột phải vào một ô trong bảng tính và chọn tùy chọn "Chèn". Từ danh sách xuất hiện, chọn "Break Page". Điều này sẽ chèn một đường thẳng đứng màu xám chấm để chỉ ra ngắt trang.
Bây giờ, khi bạn đi để in bảng tính Excel của mình, việc phá vỡ trang sẽ được điều chỉnh tự động dựa trên dữ liệu. Chức năng này đặc biệt hữu ích nếu bạn có nhiều hàng hoặc cột trong bảng tính của mình và muốn đảm bảo rằng đầu ra in trông sạch sẽ và có tổ chức.
Nếu bạn quan tâm đến một cách đặt lại trực quan hơn để đặt lại trang, bạn có thể chuyển sang chế độ xem "Page Break Preview" trong Excel. Để thực hiện việc này, nhấp vào tab "Xem" trong Ribbon Excel và sau đó nhấp vào nút "Page Break Preview". Điều này sẽ cho bạn thấy một bản xem trước về cách các trang phá vỡ hiện đang được áp dụng trong bảng tính của bạn.
Trong chế độ xem "Page Break Preview", bạn có thể thấy trang bị vỡ dưới dạng các dòng chấm chấm. Bạn có thể kéo và thả các dòng để điều chỉnh trang bị hỏng theo cách thủ công. Để xóa một lần ngắt trang, chỉ cần kéo nó ra khỏi trang. Bạn cũng có thể sử dụng nút "Xóa Break Page" trong tab "Bố cục trang" để xóa ngắt trang riêng lẻ.
Khi bạn hài lòng với việc ngắt trang, bạn có thể quay lại chế độ xem "bình thường" bình thường bằng cách nhấp vào nút "Bình thường" trong dải ruy băng Excel. Từ đây, bạn có thể hoàn thành công việc trên bảng tính của mình hoặc tiến hành in nó.
Hãy nhớ rằng, nếu bạn muốn tránh các lần ngắt trang chèn thủ công trong tương lai, bạn có thể sử dụng hộp thoại "Cài đặt trang" trong Excel để điều chỉnh cài đặt in. Điều này bao gồm các tùy chọn để điều chỉnh hướng trang, mở rộng nội dung để phù hợp với trang và thêm các tiêu đề và chân trang.
Nếu bạn cần hỗ trợ thêm với Excel, có nhiều cộng đồng và diễn đàn công nghệ trực tuyến nơi bạn có thể tìm thấy các tài nguyên hữu ích và đặt câu hỏi. Bạn cũng có thể tham khảo tài liệu chính thức của Microsoft Excel để biết thêm thông tin chi tiết về việc làm việc với các lần phá trang và các tính năng liên quan đến in ấn khác.
