Bạn đang lên kế hoạch cho một cuộc họp trực tuyến và muốn đảm bảo sự tham gia suôn sẻ của tất cả khách mời? Microsoft Teams cung cấp một giải pháp đơn giản để giúp bạn tạo liên kết cuộc họp và mời khách tham gia. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước về cách tạo liên kết cuộc họp Microsoft Teams cho khách.
Trước khi đi sâu vào chi tiết, hãy nghĩ xem lý do bạn nên cân nhắc sử dụng Microsoft Teams cho cuộc họp trực tuyến của mình. Teams không chỉ cung cấp các tính năng cần thiết cho cộng tác và liên lạc mà còn cung cấp nhiều tùy chọn khác nhau để nâng cao trải nghiệm cuộc họp cho tất cả người tham gia.
Bây giờ, hãy bắt đầu với các bước tạo liên kết cuộc họp cho khách của bạn:
Bước 1: Mời khách
Trước tiên, hãy quyết định xem bạn muốn mời ai làm khách tham dự cuộc họp Microsoft Teams của mình. Bạn có thể mời bất kỳ ai bằng cách cung cấp địa chỉ email của họ hoặc bằng cách gửi cho họ lời mời trực tiếp thông qua nền tảng Nhóm.
Bước 2: Tạo liên kết cuộc họp
Sau khi bạn đã quyết định danh sách khách mời của mình, đã đến lúc tạo liên kết cuộc họp. Mở ứng dụng Microsoft Teams hoặc truy cập trang web Teams thông qua tài khoản Microsoft của bạn. Đi đến nhóm hoặc cuộc trò chuyện cụ thể mà bạn muốn lên lịch cuộc họp và nhấp vào biểu tượng "lịch".
Bước 3: Lên lịch cuộc họp
Khi bạn mở cửa sổ cuộc họp, hãy cung cấp các chi tiết cần thiết như ngày, giờ và thời lượng của cuộc họp. Bạn cũng có thể đặt các quyền và tùy chọn cụ thể cho khách của mình.
Bước 4: Truy cập Link cuộc họp
Bây giờ bạn đã hoàn tất quá trình lên lịch, bạn sẽ thấy tùy chọn sao chép liên kết cuộc họp. Nhấp vào biểu tượng "sao chép" và lưu liên kết để sử dụng sau này. Bạn cũng có thể chia sẻ liên kết qua email hoặc bất kỳ nền tảng kỹ thuật số nào khác.
Và thế là xong! Bằng cách làm theo các bước đơn giản này, bạn có thể tạo liên kết cuộc họp Microsoft Teams cho khách của mình mà không bỏ lỡ bất kỳ hành động quan trọng nào. Giờ đây, bạn có thể bắt đầu mời khách tham gia cuộc họp trực tuyến của mình và tận hưởng trải nghiệm cộng tác liền mạch.
Nếu bạn có bất kỳ Câu hỏi thường gặp nào hoặc gặp phải bất kỳ vấn đề nào khi tạo liên kết cuộc họp cho khách, Microsoft Teams cũng cung cấp các tùy chọn thay thế để được trợ giúp và hỗ trợ. Khám phá hướng dẫn sử dụng của họ hoặc trò chuyện với các thành viên hỗ trợ của họ để nhận được sự trợ giúp mà bạn cần.
Vì vậy, đừng ngần ngại bước vào thế giới cuộc họp ảo và tận dụng tối đa kỷ nguyên kỹ thuật số này với Microsoft Teams. Tạo liên kết cuộc họp của bạn, mời khách và trải nghiệm sự cộng tác dễ dàng!
Bây giờ đến lượt bạn – hãy bắt đầu tạo liên kết cuộc họp Microsoft Teams của bạn và tận hưởng các cuộc họp trực tuyến suôn sẻ và hiệu quả!
Hướng dẫn từng bước để tạo liên kết cuộc họp Microsoft Teams cho khách
Bạn là người mới sử dụng Microsoft Teams và không biết cách mời khách tham gia cuộc họp của mình? Đừng lo lắng, chúng tôi đã bảo vệ bạn. Trong hướng dẫn từng bước này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn quy trình tạo liên kết cuộc họp Microsoft Teams cho khách.
Bước 1: Bắt đầu soạn cuộc họp nhóm mới
Để bắt đầu, hãy đăng nhập vào tài khoản Microsoft Teams của bạn và điều hướng đến lịch. Nhấp vào nút "Cuộc họp mới" để bắt đầu soạn lời mời họp mới.
Bước 2: Lựa chọn người tham gia
Trong trường "Tới", bắt đầu nhập tên hoặc địa chỉ email của những khách bạn muốn mời. Microsoft Teams sẽ tự động đề xuất tên từ danh bạ hoặc thư mục của bạn.
Bước 3: Lên lịch cuộc họp
Quyết định ngày và giờ cho cuộc họp của bạn và nhập nó vào các trường tương ứng. Bạn cũng có thể đặt thời lượng cuộc họp và chỉ định bất kỳ múi giờ thay thế nào nếu cần.
Bước 4: Cung cấp liên kết cuộc họp và lời mời cho khách
Ở bước này, bạn có hai lựa chọn để mời khách:
4a. Mời Khách Qua Email
Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Microsoft Teams dành cho máy tính để bàn, bạn có tùy chọn gửi lời mời họp qua email. Chỉ cần chuyển đổi nút "Gửi lời mời trong email đến các địa chỉ email thay thế" và nhập địa chỉ email của khách.
4b. Sao chép liên kết cuộc họp
Nếu bạn không sử dụng phiên bản dành cho máy tính để bàn hoặc quyết định không gửi lời mời qua email, bạn chỉ cần sao chép liên kết cuộc họp và chia sẻ nó với khách của mình bằng bất kỳ nền tảng giao tiếp kỹ thuật số nào.
4c. Soạn tin nhắn
Nếu muốn, bạn có thể soạn tin nhắn cho khách của mình trong trường "Tin nhắn cho người tham dự". Điều này có thể bao gồm bất kỳ thông tin hoặc hướng dẫn bổ sung nào bạn muốn cung cấp.
4d. Đặt quyền
Trước khi gửi lời mời, bạn có thể đặt quyền cho khách của mình. Theo mặc định, khách sẽ có khả năng trình bày và chia sẻ nội dung trong cuộc họp. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi các cài đặt này dựa trên sở thích của mình.
Bước 5: Gửi lời mời
Khi bạn đã hoàn thành các bước trước đó, hãy nhấp vào nút "Gửi" để gửi lời mời họp tới khách của bạn. Họ sẽ nhận được email hoặc tin nhắn có tất cả thông tin chi tiết cần thiết, bao gồm cả liên kết cuộc họp.
Câu hỏi thường gặp
Hỏi: Khách có thể tham gia cuộc họp Microsoft Teams mà không cần có tài khoản Microsoft không?
Trả lời: Có, khách có thể tham gia cuộc họp Microsoft Teams mà không cần đăng nhập hoặc tạo tài khoản Microsoft.
Hỏi: Làm cách nào tôi có thể chia sẻ liên kết cuộc họp với khách của mình?
Trả lời: Bạn có thể chia sẻ liên kết cuộc họp qua email, tin nhắn hoặc bất kỳ nền tảng giao tiếp kỹ thuật số nào khác mà khách của bạn cảm thấy thoải mái.
Phần kết luận
Bằng cách làm theo các hướng dẫn từng bước này, bạn có thể dễ dàng tạo liên kết cuộc họp Microsoft Teams cho khách. Khuyến khích khách của bạn tham gia cuộc họp và tận dụng tối đa trải nghiệm Microsoft Teams của họ. Chúc cuộc họp vui vẻ!
Tổng quan
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ cung cấp hướng dẫn từng bước về cách tạo liên kết cuộc họp Microsoft Teams cho khách. Nếu bạn chưa quen với Microsoft Teams và cần hỗ trợ truy cập hoặc thiết lập tài khoản, vui lòng tham khảo trang web hỗ trợ chính thức của Microsoft Teams để biết thêm thông tin.
Khi lên lịch cuộc họp, có thể có trường hợp bạn muốn mời những khách không có tài khoản Microsoft Teams. Microsoft Teams cho phép bạn tạo liên kết cuộc họp có thể được chia sẻ với những khách này, cung cấp cho họ quyền truy cập để tham gia cuộc họp trực tuyến mà không cần tài khoản Teams.
Vậy chính xác thì liên kết cuộc họp Microsoft Teams là gì? Khi bạn lên lịch một cuộc họp trong Teams, liên kết cuộc họp về cơ bản là lời mời những người tham gia tham gia cuộc họp. Liên kết này có thể được gửi qua email, tin nhắn văn bản hoặc bất kỳ phương thức nào khác mà bạn cho là phù hợp với khách của mình.
Theo mặc định, khi bạn gửi lời mời họp, nó sẽ bao gồm cả liên kết Tham gia cuộc họp Microsoft Teams và tùy chọn quay số cho những người muốn tham gia cuộc họp qua điện thoại. Điều này giúp người tham gia thuận tiện trong việc lựa chọn cách họ muốn tham gia cuộc họp.
Lưu ý rằng nếu tổ chức của bạn đã cung cấp cho bạn các quyền cần thiết thì bạn cũng có thể tạo và gửi liên kết cuộc họp dành cho khách thông qua Outlook. Chúng tôi sẽ đề cập đến vấn đề này trong phần phụ sau.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ tập trung vào việc tạo liên kết cuộc họp trong chính Microsoft Teams mà không cần dựa vào Outlook. Đây là một kỹ năng cần thiết cần phải có, bất kể bạn đang sử dụng phiên bản dành cho máy tính để bàn hay phiên bản trực tuyến của Teams.
Bây giờ, hãy đi sâu vào các hướng dẫn từng bước về cách tạo liên kết cuộc họp Microsoft Teams cho khách!
Bước 1: Đăng nhập vào các đội Microsoft
Để tạo liên kết cuộc họp Microsoft Teams cho khách, bạn cần đăng nhập vào tài khoản Microsoft Teams của mình. Thực hiện theo các hướng dẫn từng bước bên dưới để bắt đầu:
- Mở các nhóm Microsoft bằng cách nhấp vào biểu tượng ứng dụng hoặc bằng cách truy cập nó thông qua trình duyệt web của bạn.
- Nếu bạn chưa đăng nhập, hãy nhập thông tin đăng nhập tài khoản Microsoft Teams của mình để đăng nhập.
- Khi bạn đã đăng nhập, bạn sẽ được đưa đến chế độ xem mặc định nơi bạn có thể xem lịch, các cuộc trò chuyện gần đây và các nhóm khác mà bạn là một phần của.
- Ở phía bên trái, nhấp vào tab "Lịch" để xem các cuộc họp và cuộc hẹn sắp tới của bạn.
- Từ chế độ xem lịch, chọn ngày và giờ cụ thể cho cuộc họp bạn muốn tạo một liên kết cho.
- Biên soạn một lời mời cuộc họp bằng cách nhấp vào nút "Cuộc họp mới".
- Trong lời mời họp, nhập địa chỉ email của những người bạn muốn mời làm khách. Bạn cũng có thể thêm một chủ đề và bao gồm bất kỳ chi tiết hoặc hướng dẫn bổ sung.
- Tiếp theo, nhấp vào tab "Trợ lý lập lịch" để xem sự sẵn có của người tham gia và chọn thời gian phù hợp.
- Sau khi chọn thời gian, nhấp vào nút "Mời người tham dự" để gửi lời mời họp.
- Các nhóm Microsoft sẽ tạo ra một liên kết cuộc họp độc đáo mà bạn có thể chia sẻ với khách. Liên kết này được tự động tạo và có thể được tìm thấy trong thông báo lời mời cuộc họp.
- Sao chép liên kết cuộc họp bằng cách chọn liên kết và sử dụng menu nhấp chuột phải hoặc bằng cách nhấn Ctrl+C (hoặc Command+C trên Mac).
- Bây giờ bạn có thể chia sẻ liên kết cuộc họp với khách được mời bằng cách dán nó vào email, tin nhắn trò chuyện hoặc bất kỳ phương thức nào khác mà bạn thích.
Bằng cách làm theo các hướng dẫn này, bạn có thể dễ dàng tạo liên kết cuộc họp của Microsoft Teams cho khách và mời họ tham gia các cuộc họp trực tuyến của bạn. Cung cấp cho khách một liên kết để tham gia các cuộc họp của bạn là một cách thuận tiện để cho phép truy cập mà không cần họ có tài khoản Microsoft Teams.
Bước 2: Tạo một cuộc họp mới
Khi bạn đã đăng nhập vào tài khoản Microsoft Teams của mình, bạn có thể dễ dàng tạo một cuộc họp mới bằng cách làm theo các bước sau:
2. 1 Lên lịch một cuộc họp thông qua Lịch của Microsoft Teams
Nếu bạn đang sử dụng các nhóm Microsoft trên ứng dụng web hoặc máy tính để bàn, bạn có tùy chọn để lên lịch cuộc họp của mình thông qua lịch của các nhóm. Đây là cách:
- Đầu tiên, hãy mở lịch trong các nhóm Microsoft bằng cách nhấp vào tab "Lịch" nằm ở phía bên trái của ứng dụng đội.
- Ở góc trên cùng bên phải của tab Lịch, bạn sẽ thấy một nút gọi là "Cuộc họp mới". Nhấp vào nó để soạn một lời mời họp mới.
- Trong lời mời họp mới, bạn có thể điền vào các chi tiết cần thiết như tiêu đề của cuộc họp, ngày và giờ và thời gian của cuộc họp.
- Tiếp theo, bạn có thể thêm người tham gia vào cuộc họp bằng cách nhập địa chỉ email của họ hoặc bằng cách chọn họ từ danh bạ của bạn. Bạn cũng có thể chọn xem họ nên có quyền "người thuyết trình" hoặc "người tham dự".
- Sau khi thêm người tham gia, bạn có thể thêm một thông báo tùy chọn để cung cấp hướng dẫn bổ sung hoặc bất kỳ thông tin nào khác liên quan đến cuộc họp.
- Khi bạn đã hoàn thành lời mời, nhấp vào nút "Gửi" để lên lịch cuộc họp.
2. 2 Tạo liên kết cuộc họp thông qua Outlook
Nếu bạn thích sử dụng Microsoft Outlook để lên lịch cho các cuộc họp của mình, bạn vẫn có thể tạo một liên kết cuộc họp có thể được chia sẻ với những người tham gia khác. Đây là cách:
- Mở Microsoft Outlook và đi đến lịch của bạn.
- Tạo một sự kiện lịch mới bằng cách nhấp vào nút "mới" hoặc nhấp đúp vào vào một ngày và giờ cụ thể.
- Trong sự kiện lịch, điền vào các chi tiết cần thiết như tiêu đề, ngày và thời gian của cuộc họp.
- Trên thanh công cụ, bạn sẽ tìm thấy nút "Cuộc họp nhóm". Nhấp vào nó để tạo liên kết cuộc họp.
- Một tiểu phần mới sẽ xuất hiện với liên kết cuộc họp mà bạn có thể sao chép và chia sẻ với những người tham gia thông qua email hoặc bất kỳ phương tiện nào khác.
- Khi bạn đã sao chép liên kết cuộc họp, nhấp vào nút "Gửi" để lên lịch cuộc họp và gửi lời mời.
Bất kể bạn lên lịch cuộc họp thông qua Lịch hoặc Outlook của Microsoft Teams, liên kết cuộc họp sẽ được tự động tạo cho người tham gia tham gia. Liên kết này rất cần thiết vì đây là điểm nhập cảnh kỹ thuật số cho cuộc họp, cung cấp một cách đơn giản để mọi người truy cập và tham gia cuộc họp theo lịch trình.
Bước 3: Tạo liên kết cuộc họp cho khách
Bây giờ bạn đã tạo một cuộc họp Microsoft Teams và thêm tất cả các thành viên cần thiết, đã đến lúc tạo một liên kết cuộc họp mà bạn có thể gửi cho khách của mình. Bước này là điều cần thiết để đảm bảo rằng khách có quyền truy cập vào cuộc họp mà không phải là một phần của nhóm của bạn.
Để tạo liên kết cuộc họp, hãy làm theo các bước sau:
- Trên ứng dụng Microsoft Teams, hãy chuyển đến tab Lịch.
- Xác định vị trí cuộc họp cụ thể mà bạn muốn tạo một liên kết cho.
- Chọn cuộc họp bằng cách nhấp vào nó.
- Trên trang họp, nhấp vào tiêu đề phụ "Tùy chọn cuộc họp".
- Cuộn xuống phần phụ "khách".
- Chuyển tùy chọn "Cho phép khách tham gia cuộc họp này" sang vị trí bật.
- Sao chép liên kết cuộc họp được cung cấp trong phần "Tham gia cuộc họp Microsoft Teams".
- Giờ đây, bạn có thể gửi liên kết này cho khách của mình bằng bất kỳ nền tảng email hoặc nhắn tin nào, cung cấp cho họ thông tin cần thiết về cuộc họp.
Theo mặc định, liên kết cuộc họp được tạo sẽ cấp cho khách quyền tham gia cuộc họp mà không cần tài khoản Microsoft Teams.
Kết hợp với thông báo mời và các chi tiết cần thiết khác mà bạn cung cấp trong email hoặc tin nhắn, khách sẽ có thông tin chính xác để tham gia cuộc họp của bạn một cách dễ dàng.
