Bạn đã bao giờ có một cuộc họp hoặc hội thảo trên web quan trọng khi bạn cần đảm bảo rằng chỉ có đúng người mới có quyền truy cập? Trong WebEx, bạn có thể dễ dàng đạt được điều này với tính năng phòng chờ. Vui lòng đọc tiếp để tìm hiểu cách sử dụng cài đặt phòng chờ cho các cuộc họp và hội thảo trực tuyến theo lịch trình của bạn.
Đầu tiên, chúng ta hãy hiểu phòng chờ là gì và tại sao nó lại quan trọng. Phòng chờ giống như một sảnh ảo nơi người tham gia chờ đợi trước khi được phép tham gia phiên chính. Điều này giúp tổ chức các cuộc họp của bạn và đảm bảo rằng chỉ có đúng người được cấp quyền truy cập. Nó đặc biệt hữu ích trong các tình huống mà bạn muốn tránh bất kỳ rủi ro hoặc gián đoạn nào trong phiên của bạn.
Khi ai đó cố gắng tham gia cuộc họp, họ được đặt trong phòng chờ và chủ nhà sẽ nhận được thông báo. Từ đó, chủ nhà có thể chọn thừa nhận người đó hoặc giữ họ trong phòng chờ. Điều này cung cấp cho bạn toàn quyền kiểm soát ai có thể tham gia và khi nào. Bạn thậm chí có thể chuyển mọi người từ phòng chờ đến một phòng đột phá để thảo luận tập trung hơn.
Chức năng phòng chờ có thể được truy cập bởi chủ nhà hoặc người dẫn chương trình được chỉ định trong cuộc họp. Nếu bạn là máy chủ, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn để bật phòng chờ trong cài đặt. Sau khi bạn lên lịch một cuộc họp, hãy truy cập tab Tùy chọn cuộc họp và kiểm tra hộp kiểm "Bật phòng chờ". Điều này sẽ đảm bảo rằng tất cả những người tham gia cuộc họp của bạn được đặt đầu tiên trong phòng chờ.
Nhưng nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian và bỏ qua phòng chờ cho những người tham gia đã biết? Bạn cũng có thể làm điều đó mà! Khi lên lịch cho một cuộc họp WebEx, bạn có tùy chọn khóa sảnh phòng. Khi sảnh phòng bị khóa, những người có liên kết cuộc họp hoặc biết ID cuộc họp có thể tham gia cuộc họp trực tiếp mà không đi qua phòng chờ. Đây là một cách tuyệt vời để làm cho các cuộc họp của bạn dễ tiếp cận hơn với mọi người.
Bây giờ bạn đã biết cách sử dụng tính năng phòng chờ, đã đến lúc tận dụng tối đa trong các cuộc họp WebEx của bạn. Cho dù bạn cần một môi trường an toàn cho các cuộc thảo luận bí mật hoặc muốn duy trì quyền kiểm soát nhiều hơn đối với ai có thể tham gia, phòng chờ là giải pháp bạn đang tìm kiếm. Vì vậy, hãy tiếp tục và thử, và tận hưởng chức năng và tổ chức nâng cao mà nó mang lại cho các cuộc họp của bạn!
Các cuộc họp WebEx Phòng chờ/Sảnh
Trong các cuộc họp của WebEx, phòng chờ hoặc tính năng sảnh đảm bảo rằng mọi người tham gia cuộc họp được đặt trong một khu vực được chỉ định trước khi được nhận vào phiên chính. Bằng cách này, các máy chủ có quyền kiểm soát nhiều hơn đối với những người có thể truy cập cuộc họp và có thể quản lý danh sách người tham gia một cách hiệu quả.
Khi ai đó cố gắng tham gia cuộc họp, họ sẽ thấy một tin nhắn cho biết họ đang ở trong phòng chờ. Họ có thể chọn đợi cho đến khi máy chủ thừa nhận họ hoặc sử dụng nút "Tùy chọn" để rời khỏi khu vực chờ. Chức năng phòng chờ được lưu trữ thông qua CloudFront. net, một mạng phân phối nội dung cho phép mọi người từ khắp nơi trên thế giới kết nối mà không có vấn đề về độ trễ.
Nếu bạn muốn sử dụng phòng chờ, bạn nên bật cài đặt trong ứng dụng các cuộc họp WebEx. Sau khi làm như vậy, phòng chờ sẽ được kích hoạt cho tất cả các cuộc họp theo lịch trình của bạn. Nếu bạn muốn vô hiệu hóa nó cho một cuộc họp cụ thể, bạn có thể thay đổi cài đặt trước khi phiên bắt đầu.
Theo mặc định, khi người tham gia đến phòng chờ, họ sẽ không có quyền truy cập vào bất kỳ chức năng gặp gỡ nào. Tuy nhiên, chủ nhà có thể thừa nhận từng người một hoặc thừa nhận tất cả mọi người trong phòng chờ cùng một lúc. Để thừa nhận một người, nhấp vào nút "thừa nhận" bên cạnh tên của họ. Nếu bạn muốn thừa nhận tất cả mọi người, hãy sử dụng nút "thừa nhận tất cả".
Một hạn chế quan trọng của tính năng phòng chờ là một khi ai đó được thừa nhận, họ không thể được chuyển trở lại phòng chờ. Do đó, điều quan trọng là phải kiểm tra kỹ trước khi thừa nhận người tham gia để tránh rủi ro. Nếu bạn cần chuyển người tham gia ra khỏi phiên chính và trở lại phòng chờ, bạn có thể phải kết thúc sự tham gia của họ và liên kết lại với họ.
Khi lên lịch một cuộc họp, bạn có thể chọn khóa phòng chờ, điều đó có nghĩa là người tham gia sẽ không thể vào phiên chính mà không có chủ nhà thừa nhận họ. Cài đặt này có thể hữu ích nếu bạn muốn duy trì quyền kiểm soát nhiều hơn đối với ai tham gia cuộc họp. Tuy nhiên, hãy thận trọng khi không khóa bất kỳ người tham gia dự định nào.
Nếu bạn biết rằng người tham gia có thể đến muộn hoặc nếu bạn muốn cung cấp cho họ một số hướng dẫn bổ sung, bạn có thể gửi cho họ một tin nhắn cá nhân qua sảnh phòng chờ. Chức năng này có thể được truy cập bằng cách nhấp vào tên của người tham gia và chọn tùy chọn "Gửi tin nhắn".
Cuộc họp WebEx cũng cung cấp tùy chọn chỉ bật tính năng Phòng chờ cho những người tham gia bên ngoài. Điều này có nghĩa là người dùng trong tổ chức của bạn sẽ bỏ qua Phòng chờ và trực tiếp tham gia cuộc họp. Để điều chỉnh cài đặt này, hãy đi tới Tùy chọn cuộc họp của bạn và tìm hộp kiểm "Phòng chờ cho người tham gia bên ngoài".
Chức năng Phòng chờ hoặc Sảnh là một công cụ thiết yếu cho Cuộc họp WebEx, đảm bảo môi trường an toàn và được kiểm soát cho các cuộc họp của bạn. Nó cho phép máy chủ quản lý người tham gia một cách hiệu quả, duy trì tính bảo mật và ngăn chặn mọi sự gián đoạn hoặc truy cập trái phép có thể xảy ra.
Phản hồi của cộng đồng người dùng
Phản hồi của khách hàng rất quan trọng trong việc giúp chúng tôi cải thiện chức năng của tính năng Phòng chờ trong Webex. Chúng tôi đánh giá cao ý kiến đóng góp của bạn và luôn cố gắng giải quyết mọi hạn chế hoặc vấn đề mà người dùng có thể gặp phải.
Một yêu cầu phổ biến mà chúng tôi nhận được là khả năng cho phép nhiều người tham gia vào phòng họp cùng một lúc. Hiện tại, bạn sẽ cần phải thừa nhận từng người một. Tuy nhiên, chúng tôi hiểu rằng việc này có thể tốn thời gian, đặc biệt khi có nhiều người đang chờ tham gia. Chúng tôi đang tích cực nỗ lực cải tiến tính năng này để giúp người tổ chức cuộc họp dễ dàng kết nạp nhiều người tham gia cùng một lúc.
Một tính năng quan trọng khác mà người dùng yêu cầu là khả năng lên lịch cuộc họp khi bật Phòng chờ. Hiện tại, Phòng chờ chỉ dành cho những cuộc họp ngẫu hứng. Chúng tôi hiểu rằng việc có tùy chọn này cho các cuộc họp đã lên lịch sẽ rất có giá trị và chúng tôi đang nỗ lực triển khai tùy chọn này trong các bản cập nhật trong tương lai.
Một số người dùng cũng bày tỏ nhu cầu về một phòng kiểu sảnh nơi những người tham gia có thể tham gia trước khi được vào phòng họp chính. Điều này có thể hữu ích cho các cuộc họp lớn hơn, nơi người chủ trì muốn đảm bảo rằng mọi người đều sẵn sàng trước khi cho phép họ tham gia phiên họp. Chúng tôi đang tích cực khám phá các lựa chọn để giới thiệu tính năng giống như sảnh, giúp người tổ chức có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với luồng cuộc họp.
Nếu bạn là người thuyết trình trong cuộc họp Webex, bạn có thể muốn biết liệu có ai đó đã tham gia cuộc họp trong khi bạn không tham gia hay không. Hiện tại không có hệ thống thông báo nào cho việc này nhưng chúng tôi đang xem xét bổ sung chức năng này trong tương lai dựa trên phản hồi của người dùng.
Cuối cùng, một số người dùng đã bày tỏ lo ngại về khả năng người tham gia di chuyển vào và ra khỏi Phòng chờ sau khi được thừa nhận. Hiện tại, nếu người tham gia rời khỏi cuộc họp, họ không thể tham gia lại trừ khi người chủ trì mở khóa và khóa lại phòng. Chúng tôi biết rằng đây không phải là giải pháp lý tưởng và đang nỗ lực hướng tới việc cho phép người tham gia ra vào Phòng chờ mà không cần sự can thiệp của người tổ chức.
Chúng tôi đánh giá cao bất kỳ phản hồi nào bạn đã cung cấp hoặc sẽ cung cấp vì điều đó giúp ích rất nhiều cho chúng tôi trong việc cải thiện Webex cho người dùng của mình. Vui lòng tiếp tục cho chúng tôi biết suy nghĩ và đề xuất của bạn thông qua cộng đồng người dùng Webex và giúp chúng tôi định hình tương lai của tính năng Phòng chờ.
Di chuyển người tham gia đến sảnh
Nếu đang sử dụng tính năng phòng chờ trong Webex, bạn có thể gặp phải tình huống cần di chuyển người tham gia đến sảnh. Đây là những gì bạn nên làm:
- Trước tiên, hãy đảm bảo rằng bạn đang tham gia phiên hoặc cuộc họp nơi người tham gia hiện đang ở. Nếu không, hãy tham gia phiên hoặc cuộc họp với tư cách là người chủ trì.
- Cuộn xuống để tìm phần "Người tham gia". Bạn sẽ thấy danh sách tất cả những người đã tham gia phiên hoặc cuộc họp.
- Xác định vị trí người tham gia mà bạn muốn di chuyển đến sảnh và nhấp vào tên của họ.
- Trong bảng thông tin cá nhân của người tham gia, bạn sẽ thấy nút có nhãn "Chuyển đến sảnh". Bấm vào nút đó.
- Một hộp thoại xác nhận sẽ xuất hiện hỏi bạn có chắc chắn muốn di chuyển người tham gia đến sảnh không. Nhấp vào "OK" để xác nhận.
Khi bạn đã hoàn thành các bước này, người tham gia sẽ được chuyển đến phòng chờ hoặc sảnh. Họ sẽ không có quyền truy cập vào phiên hoặc cuộc họp cho đến khi bạn cho phép họ vào. Điều này có thể hữu ích nếu bạn muốn khóa cuộc họp và chỉ thừa nhận từng người tham gia một lần.
Điều quan trọng cần lưu ý là chức năng phòng chờ có thể có một số hạn chế tùy thuộc vào cài đặt Webex của bạn. Nếu phòng chờ bị khóa, người tham gia không thể tham gia phiên hoặc cuộc họp cho đến khi được người chủ trì chấp nhận. Nếu phòng chờ không bị khóa, người tham gia có thể vào phiên hoặc cuộc họp mà không cần phải vào phòng chờ.
Nếu bạn không chắc chắn về cách truy cập và sử dụng cài đặt phòng chờ, hãy tham khảo "Hướng dẫn từng bước: Cách sử dụng Phòng chờ trong Webex" trên cộng đồng Webex. com để biết thêm hướng dẫn chi tiết. Ở đó bạn sẽ tìm thấy các mẹo, thủ thuật và phản hồi hữu ích từ những người dùng Webex khác.
Phòng chờ là gì?
Trong WebEx, một phòng chờ là một tính năng cho phép các máy chủ giữ người tham gia trong một không gian ảo riêng biệt cho đến khi họ sẵn sàng thừa nhận họ vào một cuộc họp. Nó hoạt động như một sảnh hoặc khu vực giữ nơi người tham gia chờ đợi trước khi tham gia cuộc họp thực tế.
Sử dụng chức năng phòng chờ đảm bảo rằng bạn có toàn quyền kiểm soát ai có thể tham gia các cuộc họp của bạn và giúp ngăn ngừa bất kỳ rủi ro hoặc gián đoạn nào. Khi được bật, người tham gia không thể trực tiếp tham gia cuộc họp mà thay vào đó được chuyển đến phòng chờ trước, nơi họ sẽ đợi cho đến khi chủ nhà thừa nhận họ.
Phòng chờ cung cấp các cài đặt và tùy chọn khác nhau cho máy chủ để quản lý nhập học của người tham gia. Bạn có thể chọn thừa nhận mỗi người vào cuộc họp riêng lẻ hoặc cho phép tất cả những người tham gia chờ đợi cùng một lúc. Ngoài ra, bạn có thể khóa phòng chờ để không ai có thể tham gia cho đến khi bạn mở khóa thủ công.
Để truy cập cài đặt phòng chờ, bạn sẽ cần phải là người dẫn chương trình cuộc họp. Khi bạn đang ở trong cuộc họp, nhấp vào nút "..." trên thanh điều khiển cuộc họp ở dưới cùng của màn hình. Sau đó, chọn "Quản lý người tham gia" từ menu thả xuống. Điều này sẽ mở bảng điều khiển người tham gia ở phía bên phải của màn hình. Cuộn xuống trong bảng điều khiển người tham gia cho đến khi bạn tìm thấy hộp kiểm "thừa nhận" dưới tên của một người. Sau đó, bạn có thể thừa nhận cá nhân người tham gia hoặc thừa nhận tất cả những người tham gia chờ đợi cùng một lúc. Nếu một người tham gia được nhận vào, tên của họ sẽ chuyển từ phòng chờ sang phiên chính.
Điều quan trọng cần lưu ý là chức năng phòng chờ không chỉ giới hạn trong các cuộc họp theo lịch trình. Khi sử dụng WebEx cho các cuộc họp ngẫu hứng, tính năng phòng chờ sẽ được tự động bật theo mặc định. Điều này cung cấp cho bạn tùy chọn để kiểm soát ai tham gia cuộc họp, ngay cả khi đó là một cuộc tụ tập tự phát.
Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian và không đối phó với phòng chờ mỗi khi bạn lên lịch một cuộc họp? Đừng lo lắng, WebEx đã bảo vệ bạn. Bạn có thể đặt phòng cá nhân của mình (còn được gọi là phòng họp cá nhân hoặc PMR) để tự động bật phòng chờ. Điều này có nghĩa là mỗi khi bạn bắt đầu một cuộc họp trong phòng cá nhân của bạn, những người tham gia trước tiên sẽ vào phòng chờ, cho bạn cơ hội kiểm soát sự thừa nhận của họ.
Bây giờ bạn đã biết phòng chờ là gì và cách sử dụng nó, hãy xem xét một số cân nhắc và hạn chế quan trọng khi sử dụng tính năng này:
- Nếu bạn là người dẫn chương trình trong một phiên đột phá, bạn sẽ không thể chuyển người tham gia đến phòng chờ.
- Nếu tổ chức của bạn đang sử dụng Cuộc họp Webex và những người tham dự đang cố gắng tham gia phiên thông qua Sự kiện Webex, họ sẽ không được chuyển đến Phòng chờ.
- Nếu bạn đang sử dụng máy chủ Webex không phải Cisco Webex Cloud thì chức năng Phòng chờ có thể không khả dụng.
- Khi cuộc họp bị khóa, không ai khác có thể tham gia, ngay cả khi người chủ trì rời khỏi cuộc họp và sau đó tham gia lại cuộc họp.
- Phòng chờ không khả dụng cho các cuộc họp được lên lịch thông qua ứng dụng máy tính để bàn Webex Meets.
Với chức năng và tùy chọn, tính năng Phòng chờ có thể giúp bạn quản lý cuộc họp rất nhiều và đảm bảo rằng mọi người đều tham gia khi bạn sẵn sàng. Cho dù đó là một cuộc họp kinh doanh quan trọng hay một cuộc gặp gỡ thân mật với bạn bè, Phòng chờ cho phép bạn kiểm soát những ai bước vào không gian ảo của bạn. Vì vậy, lần tới khi bạn tổ chức một cuộc họp, tại sao không thử Phòng chờ và xem nó có thể mang lại lợi ích gì cho bạn?
Cách sử dụng phòng chờ trong Webex
Phòng chờ trong Webex là một khu vực ngẫu hứng nơi người tham gia có thể ở lại trước khi bước vào cuộc họp. Nó mang lại cho người chủ trì khả năng tiết kiệm thời gian và tránh rủi ro bằng cách kiểm soát thời điểm người tham gia có thể tham gia cuộc họp. Nếu bạn là người tổ chức, đây là những điều bạn cần biết về cách sử dụng phòng chờ trong Webex:
Thiết lập phòng chờ
Để sử dụng tính năng phòng chờ, trước tiên bạn cần bật tính năng này trong cài đặt Webex của mình. Truy cập webex. com và đăng nhập bằng tài khoản người dùng của bạn. Sau đó, điều hướng đến tùy chọn cài đặt và tìm cài đặt phòng chờ trong tab "Cuộc họp". Đảm bảo chọn hộp kiểm để bật tính năng phòng chờ.
Cách sử dụng phòng chờ
Khi bạn lên lịch một cuộc họp hoặc bắt đầu một phiên họp ngẫu hứng, phòng chờ sẽ tự động được kích hoạt. Mọi người tham gia cuộc họp sẽ được đưa vào phòng chờ và người chủ trì sẽ được thông báo rằng có người đã tham gia. Sau đó, bạn có thể chọn chấp nhận từng người tham gia hoặc bạn có thể sử dụng tùy chọn "Thừa nhận tất cả" để cho phép mọi người tham gia cuộc họp cùng một lúc.
Những hạn chế và cân nhắc quan trọng
Có một số điều bạn cần lưu ý khi sử dụng tính năng phòng chờ trong Webex:
- Tính năng phòng chờ chỉ khả dụng cho các cuộc họp Webex trên ứng dụng máy tính để bàn hoặc ứng dụng web. Người dùng ứng dụng di động có thể không có quyền truy cập vào tính năng này.
- Không thể sử dụng tính năng phòng chờ cho các sự kiện hoặc buổi đào tạo của Webex.
- Nếu cuộc họp bị khóa, những người tham gia trong phòng chờ sẽ không thể tham gia cuộc họp cho đến khi người chủ trì mở khóa cuộc họp.
- Người chủ trì nên cẩn thận không cho phép mọi người vào cuộc họp mà không biết họ là ai. Điều này có thể giúp ngăn chặn những người tham gia không mong muốn tham gia.
- Những người tham gia trong phòng chờ có thể cung cấp phản hồi cho người chủ trì trước khi được nhận vào cuộc họp.
- Nếu bạn muốn chuyển trực tiếp mọi người trong phòng chờ vào cuộc họp mà không tiếp nhận từng người một, bạn có thể sử dụng tùy chọn "Thừa nhận tất cả".
- Phòng chờ có thể là một công cụ quan trọng đối với các tổ chức cần đảm bảo rằng mọi người tham gia cuộc họp đều được ủy quyền có mặt ở đó.
Bằng cách sử dụng phòng chờ trong cuộc họp Webex, bạn có thể kiểm soát nhiều hơn những người tham gia cuộc họp và tránh mọi sự gián đoạn hoặc vấn đề bảo mật tiềm ẩn. Hãy đảm bảo bạn đã làm quen với các tùy chọn và hạn chế của tính năng phòng chờ, đồng thời tận dụng nó để tạo ra một môi trường họp an toàn và hiệu quả.
