Bạn có quen với ý tưởng về phòng họp nhóm nhưng không chắc chắn về nội dung của chúng hoặc cách sử dụng chúng một cách hiệu quả? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đi sâu vào thế giới của các phòng họp nhóm trên Google Meet và cung cấp cho bạn hướng dẫn từng bước về cách sử dụng thành thạo các phòng này. Cho dù bạn là nhà giáo dục, chuyên gia kinh doanh hay bất kỳ ai ở giữa, những mẹo và thủ thuật này sẽ giúp bạn tận dụng tối đa tính năng mạnh mẽ này.
Trước tiên, hãy xem cách truy cập và chỉnh sửa phòng họp nhóm trong Google Meet. Khi bạn đang tham gia cuộc họp, hãy nhấp vào biểu tượng menu ba chấm ở góc dưới bên phải màn hình của bạn. Từ menu phụ xuất hiện, hãy chọn "Phòng họp nhóm". Tại đây, bạn sẽ thấy danh sách tất cả những người tham gia cuộc họp và bạn có thể chỉ định họ vào phòng họp nhóm, xem tên của họ và thậm chí thay đổi phân công phòng của họ nếu cần.
Bây giờ bạn đã biết cách tạo và đặt cấu hình phòng họp nhóm, hãy cùng nói về một số lợi ích và thủ thuật mà bạn có thể sử dụng để cải thiện cuộc họp của mình. Phòng họp nhóm là cách tuyệt vời để chia các nhóm lớn thành các phiên nhỏ hơn, cho phép thảo luận và cộng tác tập trung hơn. Bạn có thể chỉ định trước những người tham gia vào các phòng họp nhóm cụ thể hoặc bạn có thể để Google Meet tự động chỉ định họ cho bạn. Ngoài ra, phòng họp nhóm có thể được sử dụng cho các hoạt động xây dựng nhóm, các buổi động não, lớp học ảo, v. v.
Một tính năng quan trọng cần lưu ý là tùy chọn "Yêu cầu trợ giúp". Điều này cho phép người tham gia gửi tin nhắn đến người điều hành khi họ cần hỗ trợ hoặc có câu hỏi. Với tư cách là người kiểm duyệt, bạn sẽ nhận được những tin nhắn này và có thể phản hồi tương ứng. Một tùy chọn hữu ích khác là khả năng chia sẻ một cửa sổ hoặc tab cụ thể với phòng họp nhóm của bạn. Điều này thật tuyệt vời khi hiển thị bản trình bày hoặc chia sẻ tài liệu với những người tham gia của bạn trong phiên thảo luận nhóm.
Cuối cùng, khi kết thúc phòng họp nhóm, bạn có hai lựa chọn: "Đóng phòng" và "Chuyển mọi người quay lại cuộc gọi chính". Cái trước sẽ kết thúc các phòng họp nhóm và những người tham gia sẽ không thể tham gia cuộc gọi chính nữa, trong khi cái sau sẽ tập hợp mọi người lại với nhau trong cuộc gọi chính. Sử dụng tùy chọn nào phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.
Tóm lại, phòng họp nhóm trên Google Meet là một công cụ mạnh mẽ có thể nâng cao đáng kể các cuộc họp ảo của bạn. Cho dù bạn là giáo viên đang tìm cách hỗ trợ làm việc nhóm, chuyên gia kinh doanh muốn khuyến khích cộng tác hay bất kỳ ai ở giữa thì việc kết hợp phòng họp nhóm vào các phiên Google Meet là một cách hiệu quả để thu hút người tham gia và tạo môi trường học tập hoặc làm việc năng động. Vì vậy, hãy tiếp tục và dùng thử và xem các cuộc họp của bạn trở nên hiệu quả và tương tác hơn!
Cách sử dụng phòng họp nhóm Google Meet
Trong phần này, chúng ta sẽ khám phá cách sử dụng phòng họp nhóm Google Meet một cách hiệu quả để tăng cường sự cộng tác và tương tác trong các cuộc họp trực tuyến. Hãy làm theo các bước sau để tận dụng tối đa tính năng này:
- Chuẩn bị: Trước cuộc họp, hãy đảm bảo bạn có các yêu cầu cần thiết để sử dụng phòng họp nhóm. Điều này bao gồm việc có tài khoản Google Meet và kết nối Internet ổn định. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng bạn bật tính năng phòng họp nhóm trong cài đặt Google Meet.
- Tạo phòng họp nhóm: Khi bạn đã sẵn sàng sử dụng phòng họp nhóm, hãy bắt đầu bằng cách tổ chức cuộc họp trên Google Meet. Khi cuộc họp đã bắt đầu, hãy nhấp vào nút "Phòng họp nhóm" trong điều khiển cuộc họp. Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ mới với các tùy chọn để định cấu hình phòng họp nhóm của bạn.
- Định cấu hình phòng đột phá: Trong giao diện phòng đột phá, bạn có thể phân công người tham gia vào các phòng khác nhau theo cách thủ công hoặc phân công trước trước cuộc họp. Bạn cũng có thể chọn tự động hoặc thủ công đưa người tham gia trở lại phiên chính sau một khoảng thời gian đã đặt. Ngoài ra, bạn có thể chỉ định trước người điều hành cho từng phòng để hỗ trợ quản lý các cuộc thảo luận.
- Chỉ định người tham gia: Để chỉ định người tham gia vào phòng đột phá trong cuộc họp, hãy nhấp vào nút "Thêm phòng" và chọn những người tham gia bạn muốn chỉ định. Bạn có thể chỉ định nhiều người tham gia cùng một lúc hoặc chỉ định từng người một. Đảm bảo nhấp vào nút "Giao" để hoàn thành bài tập.
- Sử dụng phòng đột phá: Sau khi người tham gia được chỉ định vào phòng đột phá, họ sẽ có thể tham gia các phòng được chỉ định của mình bằng cách nhấp vào các liên kết được cung cấp. Họ có thể tham gia thảo luận, cộng tác trên nội dung được chia sẻ và sử dụng tính năng trò chuyện để liên lạc với những người khác trong nhóm của mình.
- Giám sát các phòng đột phá: Với tư cách là người tổ chức, bạn có thể dễ dàng giám sát các phòng đột phá bằng cách nhấp vào nút "Tham gia" bên cạnh mỗi phòng. Điều này sẽ cho phép bạn bay vào và ra khỏi các phòng khác nhau để xem cuộc thảo luận đang tiến triển như thế nào. Bạn cũng có thể gửi tin nhắn đến các phòng họp nhóm cụ thể bằng tính năng trò chuyện.
- Kết thúc phòng họp nhóm: Để kết thúc phòng họp nhóm và đưa người tham gia quay lại phiên chính, hãy nhấp vào nút "Kết thúc phòng". Thao tác này sẽ đóng tất cả các phòng họp nhóm và đưa người tham gia trở lại cuộc họp chính.
Đó là nó! Giờ đây, bạn đã biết cách sử dụng phòng họp nhóm trên Google Meet để tạo môi trường họp trực tuyến mang tính tương tác và cộng tác hơn. Hãy lưu ý các bước quan trọng này và đảm bảo thực hành sử dụng phòng họp nhóm để đảm bảo trải nghiệm cuộc họp thành công cho mọi người tham gia.
Chuẩn bị cho phòng họp nhóm trên Google Meet
Trước khi đi sâu vào tính năng phòng họp nhóm của Google Meet, bạn cần thực hiện một số bước để đảm bảo trải nghiệm suôn sẻ cho bản thân và tất cả người tham gia. Dưới đây là hướng dẫn từng bước để giúp bạn bắt đầu:
1. Đảm bảo bạn có phiên bản cập nhật của Google Meet
Trước khi có thể sử dụng tính năng phòng họp nhóm, bạn cần đảm bảo rằng mình đã cài đặt phiên bản Google Meet mới nhất. Kiểm tra các bản cập nhật trong cài đặt Google Meet hoặc tải xuống phiên bản mới nhất từ trang web Google Meet.
2. Bố trí cuộc họp và mời người tham gia
Tạo một cuộc họp và mời tất cả những người tham gia bằng lịch Google Meet hoặc bằng cách chia sẻ liên kết cuộc họp với họ. Đảm bảo bạn cung cấp hướng dẫn rõ ràng về cách truy cập cuộc họp.
3. Chỉ định người điều hành cho các phòng đột phá
Nếu bạn đang tổ chức một cuộc họp lớn có nhiều phòng họp nhóm thì việc chỉ định người điều hành cho từng phòng sẽ rất hữu ích. Người điều hành sẽ có quyền kiểm soát phòng và có thể giám sát những người tham gia. Họ cũng có thể khiến bạn chú ý đến bất kỳ vấn đề hoặc câu hỏi nào.
4. Làm quen với cách điều khiển phòng đột phá
Trước khi bắt đầu cuộc họp, hãy dành chút thời gian để làm quen với cách điều khiển phòng họp nhóm. Chúng bao gồm các tùy chọn để mở và đóng phòng đột phá, chỉ định người tham gia vào phòng và giám sát các phòng. Hiểu rõ các biện pháp kiểm soát này sẽ giúp bạn quản lý các phòng họp nhóm một cách hiệu quả.
5. Chuẩn bị danh sách chủ đề cho các phòng họp nhóm
Để đảm bảo cuộc thảo luận hiệu quả trong phòng họp nhóm, hãy chuẩn bị danh sách các chủ đề hoặc câu hỏi mà người tham gia có thể thảo luận. Điều này sẽ cung cấp cấu trúc cho các phiên thảo luận nhóm và giúp người tham gia tập trung.
6. Kế hoạch quay lại cuộc họp chính
Quyết định thời gian các phiên thảo luận nhóm sẽ kéo dài và lên kế hoạch quay lại cuộc họp chính. Bạn có đưa ra giới hạn thời gian cho mỗi phòng đột phá không? Bạn sẽ thông báo cho người tham gia như thế nào khi phiên họp đột phá sẽ kết thúc? Hãy chắc chắn rằng bạn truyền đạt thông tin này một cách rõ ràng để tránh bất kỳ sự nhầm lẫn nào.
7. Truyền đạt lợi ích của phòng đột phá tới người tham gia
Trước khi bắt đầu các phòng họp nhóm, hãy truyền đạt lợi ích và mục tiêu của các buổi họp nhóm cho những người tham gia. Hãy cho họ biết cách các phòng họp nhóm có thể nâng cao sự cộng tác và tạo cơ hội cho các cuộc thảo luận tập trung. Điều này sẽ giúp người tham gia hiểu mục đích của các phiên thảo luận nhóm và tận dụng tối đa chúng.
Giờ đây, khi đã sẵn sàng sử dụng phòng họp nhóm trên Google Meet, bạn có thể tạo môi trường họp trực tuyến hiệu quả. Hãy theo dõi để biết thêm các thông tin cập nhật và thủ thuật liên quan đến phòng họp nhóm trên Google Meet. Đăng ký nhận bản tin của chúng tôi hoặc theo dõi chúng tôi trên LinkedIn để biết thêm mẹo và thủ thuật!
