Nếu bạn có một tập dữ liệu lớn có ngày ở định dạng văn bản, chẳng hạn như "Thứ Sáu, ngày 31 tháng 12 năm 2021" hoặc "31/12/2021" và bạn cần chuyển đổi chúng thành định dạng ngày có thể được phần mềm nhận dạng và coi là ngàyứng dụng, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn các bước và cung cấp cho bạn những công cụ cần thiết để đạt được nhiệm vụ này.
Một định dạng văn bản phổ biến cho ngày tháng là định dạng "ddmmyyyy", trong đó ngày, tháng và năm được biểu thị bằng các giá trị số. Nếu tập dữ liệu của bạn tuân theo định dạng này và bạn đang thắc mắc làm cách nào để chuyển đổi nó sang định dạng ngày mà Excel hoặc phần mềm khác có thể xử lý thì bạn đã đến đúng nơi. Chúng ta sẽ thảo luận về một số tùy chọn, bao gồm chuyển đổi thủ công và sử dụng hàm DATEVALUE trong Excel.
Hãy bắt đầu với phương pháp chuyển đổi thủ công, phương pháp này hoạt động tốt nhất nếu bạn chỉ có một hoặc một vài ngày để chuyển đổi. Để chuyển đổi ngày văn bản ở định dạng "ddmmyyyy", bạn chỉ cần nhập ngày ở định dạng ngày được nhận dạng bằng cách sử dụng các dấu phân cách thích hợp. Ví dụ: nếu ngày là "31122021", bạn có thể thay đổi thành "31/12/2021" hoặc "31-Dec-2021". Bằng cách này, Excel sẽ tự động nhận dạng đó là một ngày và xử lý nó một cách phù hợp.
Tuy nhiên, nếu bạn có một tập dữ liệu lớn có nhiều ngày cần chuyển đổi thì phương pháp chuyển đổi thủ công có thể tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi. Trong những trường hợp như vậy, sử dụng hàm DATEVALUE trong Excel là cách nhanh chóng và hiệu quả để chuyển đổi ngày văn bản sang định dạng ngày được Excel nhận dạng. Hàm DATEVALUE lấy một ngày ở định dạng văn bản và chuyển đổi nó thành một ngày mà Excel có thể làm việc được.
Để sử dụng hàm DATEVALUE, bạn cần làm theo một số bước đơn giản. Đầu tiên, chọn một ô trống nơi bạn muốn ngày đã chuyển đổi xuất hiện. Sau đó, nhập công thức "=DATEVALUE(A2)" (giả sử ngày văn bản của bạn nằm trong ô A2) và nhấn Enter. Excel sẽ thực hiện chuyển đổi và hiển thị ngày trong ô đã chọn. Sau đó, bạn có thể sao chép công thức xuống để chuyển đổi tất cả các ngày dạng văn bản trong tập dữ liệu của mình.
Điều quan trọng cần lưu ý là chức năng DateValue có một số hạn chế. Nó chỉ có thể chuyển đổi ngày ở một định dạng cụ thể và nó không nhận ra các định dạng ngày có hậu tố như "st", "nd", "rd" hoặc "th". Để khắc phục những hạn chế này, bạn có thể sử dụng các hoạt động và kết hợp công thức bổ sung để chuyển đổi ngày. Tuy nhiên, phương pháp này đòi hỏi sự hiểu biết nâng cao hơn về các chức năng Excel và có thể không phù hợp với tất cả người dùng.
Ngoài Excel, các ứng dụng phần mềm khác như Microsoft Access hoặc Google Sheets cung cấp các tính năng và chức năng tương tự để chuyển đổi ngày văn bản cho các định dạng ngày. Nếu bạn quan tâm đến việc sử dụng các công cụ này, chúng tôi hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn một điểm khởi đầu tốt để khám phá và chuyển đổi ngày văn bản của bạn.
Chuyển đổi ngày văn bản cho đến ngày định dạng
Khi làm việc với ngày trong Excel, bạn có thể bắt gặp các tình huống mà ngày không được định dạng đúng và được coi là văn bản. Điều này có thể gây ra các vấn đề khi cố gắng thực hiện tính toán hoặc sắp xếp dữ liệu dựa trên ngày. Tuy nhiên, Excel cung cấp một số tùy chọn để chuyển đổi ngày văn bản thành định dạng ngày.
One way to convert textual dates to the date format is by using the Data >Tính năng văn bản đến cột. Với tính năng này, bạn có thể chỉ định dấu phân cách phân tách ngày, tháng và năm trong các ngày có định dạng văn bản. Bằng cách làm theo trình hướng dẫn, bạn có thể thay đổi ngày được định dạng văn bản thành định dạng ngày thích hợp mà Excel nhận ra.
Một tùy chọn khác là sử dụng các hàm Excel để chuyển đổi ngày văn bản thành định dạng ngày. Một hàm thường được sử dụng là hàm DateValue, chuyển đổi một ngày ở định dạng văn bản thành một ngày thích hợp. Ví dụ: nếu ô A1 chứa một ngày văn bản, bạn có thể sử dụng công thức = DateValue (A1) để chuyển đổi nó thành một ngày.
Tuy nhiên, hãy thận trọng khi sử dụng chức năng DateValue, vì nó có thể không hoạt động chính xác trong mọi trường hợp. Có thể ngày văn bản chứa các ký tự đặc biệt hoặc không ở định dạng mà Excel nhận ra. Trong những trường hợp như vậy, bạn có thể cần sử dụng các công thức hoặc chức năng khác để thao tác văn bản và trích xuất các giá trị ngày, tháng và năm một cách riêng biệt.
Nếu bạn có một số lượng lớn các ngày được định dạng văn bản cần được chuyển đổi, bạn có thể sử dụng tính năng tìm và thay thế của Excel. Tính năng này cho phép bạn tìm kiếm văn bản cụ thể và thay thế nó bằng một thứ khác. Ví dụ: bạn có thể tìm kiếm tất cả các lần xuất hiện của một năm hai chữ số (ví dụ: "21") và thay thế nó bằng một năm bốn chữ số (ví dụ: "2021"). Điều này có thể được thực hiện thủ công hoặc bằng cách sử dụng hộp thoại Tìm và thay thế.
Trong một số trường hợp, bạn có thể muốn chuyển đổi ngày văn bản sang định dạng ngày trong phần phụ trợ, mà không thay đổi dữ liệu gốc. Một cách để làm điều này là bằng cách sử dụng một công thức tham chiếu ngày có định dạng văn bản. Ví dụ: nếu ô A1 chứa một ngày văn bản, bạn có thể sử dụng công thức = text (a1, "dd/mm/yyyy") để chuyển đổi nó sang định dạng ngày để tính toán hoặc các mục đích khác.
Tóm lại, việc chuyển đổi ngày văn bản thành định dạng ngày trong Excel có thể được thực hiện bằng các phương pháp khác nhau. Phương pháp được chọn phụ thuộc vào các yêu cầu cụ thể của nhiệm vụ của bạn. Hãy nhớ kiểm tra các lỗi và đảm bảo rằng các ngày được chuyển đổi được công nhận là ngày thích hợp của Excel trước khi thực hiện bất kỳ tính toán hoặc hoạt động sắp xếp nào.
Dưới đây là một số mẹo chính cần ghi nhớ khi làm việc với các ngày văn bản trong Excel:
- Đảm bảo các ô chứa các ngày văn bản được liên kết trái, vì điều này cho thấy chúng đang được coi là văn bản.
- Sử dụng công thức hoặc hàm thích hợp để chuyển đổi ngày văn bản sang định dạng ngày.
- Kiểm tra kỹ các ngày được chuyển đổi để đảm bảo chúng là chính xác.
- Hãy nhận biết bất kỳ ký tự hoặc không gian đặc biệt nào có thể có trong các ngày văn bản, vì chúng có thể ảnh hưởng đến quá trình chuyển đổi.
Bằng cách làm theo các mẹo này và sử dụng các công cụ có sẵn trong Excel, bạn có thể chuyển đổi hiệu quả ngày văn bản sang định dạng ngày và làm việc với chúng hiệu quả hơn.
Hiểu tầm quan trọng của định dạng ngày
Khi làm việc với các ngày ở định dạng văn bản, thường cần phải chuyển đổi chúng sang định dạng ngày thích hợp để thực hiện các tính toán, phân biệt chúng với các ngày không hoặc đơn giản là trình bày chúng theo cách hấp dẫn hơn. Đây là nơi định dạng ngày xuất sắc và có thể cung cấp cho bạn nhiều quyền kiểm soát hơn về cách hiển thị ngày.
Ví dụ: giả sử bạn có một cột các ngày được định dạng văn bản được nhập dưới dạng "ngày 5 tháng 1 năm 2022" và bạn muốn thực hiện một phép tính thêm 5 ngày cho mỗi ngày. Nếu bạn cố gắng thực hiện thao tác này trực tiếp vào các ngày được định dạng văn bản, bạn sẽ gặp lỗi và kết quả sẽ không phải là điều bạn mong đợi.
Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể chuyển đổi ngày văn bản thành định dạng ngày mà Excel nhận ra. Một cách dễ dàng để làm điều này là thêm một cột mới ở phía trước ngày hiện tại của bạn và áp dụng một công thức chuyển đổi ngày được định dạng văn bản thành định dạng ngày mong muốn. Trong trường hợp này, định dạng ngày 8 chữ số (yyyyMMDD) thường được sử dụng.
Để chuyển đổi ngày ở định dạng văn bản sang định dạng 8 chữ số, bạn có thể sử dụng hàm DATEVALUE. Chỉ cần nhập công thức =DATEVALUE(A1) vào ô đầu tiên của cột mới, trong đó A1 đại diện cho ô chứa ngày được định dạng văn bản. Sao chép công thức này xuống các ô còn lại trong cột.
Sau khi quá trình chuyển đổi hoàn tất, bạn sẽ nhận thấy rằng các ô trong cột mới hiện được căn trái, cho biết rằng chúng được Excel nhận dạng là ngày thích hợp. Các thông báo lỗi cũng sẽ biến mất.
Lưu ý quan trọng: Thao tác này chỉ chuyển đổi ngày có định dạng văn bản sang định dạng ngày được Excel nhận dạng. Nó không thay đổi ngày tháng được định dạng văn bản gốc ở cột liền kề.
Để hiển thị ngày đã chuyển đổi trong cột ban đầu, bạn có thể chọn cột mới, sao chép cột đó và sử dụng tùy chọn Dán Đặc biệt để dán lại các giá trị vào cột ban đầu. Điều này sẽ ghi đè ngày được định dạng văn bản bằng ngày được chuyển đổi.
Nếu bạn muốn giữ ngày tháng có định dạng văn bản ban đầu, bạn có thể xem xét thêm một cột khác vào trang tính của mình và sử dụng công thức hoặc các tùy chọn định dạng khác để trình bày ngày tháng đã chuyển đổi ở định dạng mong muốn trong khi vẫn giữ nguyên ngày tháng có định dạng văn bản gốc.
Ví dụ:
Để minh họa rõ hơn quá trình này, chúng ta hãy xem xét các ví dụ sau:
Ví dụ 1:
Bạn có một cột ngày được định dạng văn bản ở định dạng "Ngày 10 tháng 1 năm 2022" và bạn muốn chuyển đổi chúng sang định dạng ngày gồm 8 chữ số (YYYYMMDD). Thực hiện theo các bước được đề cập ở trên để thực hiện chuyển đổi.
Ví dụ 2:
Bạn có một cột ngày được định dạng văn bản ở các định dạng khác nhau, chẳng hạn như "01/10/2022" và "2022-01-10" và bạn muốn chuyển đổi chúng sang định dạng 8 chữ số. Các bước để chuyển đổi những ngày này cũng giống như ví dụ đầu tiên.
Trong cả hai ví dụ, sau khi ngày được chuyển đổi sang định dạng thích hợp, bạn có thể thực hiện các thao tác và tính toán liên quan đến ngày trên chúng như cách bạn thực hiện với các giá trị số.
Hãy nhớ: Khi làm việc với định dạng ngày, điều cần thiết là phải ghi nhớ sự khác biệt giữa ngày được định dạng văn bản và ngày được định dạng ngày. Excel xử lý chúng một cách khác nhau và cách chúng hiển thị không phải lúc nào cũng phản ánh giá trị thực của chúng hoặc phù hợp để sắp xếp hoặc các hoạt động khác.
Bằng cách chuyển đổi ngày văn bản sang định dạng ngày thích hợp, bạn có thể khai thác toàn bộ tiềm năng của các chức năng liên quan đến ngày của Excel và cải thiện độ chính xác cũng như hiệu quả tính toán của mình.
Trong trang tiếp theo, chúng tôi sẽ hiển thị cho bạn một phím tắt để chuyển đổi ngày có định dạng văn bản thành giá trị ngày bằng cách sử dụng kết hợp các hàm. Chúng tôi cũng sẽ xem xét các tùy chọn định dạng ngày liên quan khác và các ví dụ khác để giúp bạn hiểu rõ hơn và làm việc với ngày tháng trong Excel.
