Bạn có muốn biết cách ghi lại cuộc họp trong Microsoft Teams không? Với sự phổ biến ngày càng tăng của các cuộc họp ảo và cộng tác trực tuyến, khả năng ghi lại và lưu trữ các cuộc thảo luận, thuyết trình quan trọng là vô cùng quý giá. Cho dù bạn là người đồng tổ chức hay người tham gia, việc có thể nắm bắt và xem lại nội dung cuộc họp có thể rất quan trọng đối với việc ghi chép, đào tạo hoặc đơn giản là xem lại cuộc trò chuyện sau này.
Vào tháng 8 năm 2023, Microsoft Teams đã kích hoạt tính năng ghi âm cho các tổ chức, cho phép người dùng ghi lại âm thanh, video và chia sẻ màn hình trong hội nghị. Biết cách ghi lại cuộc họp và truy cập nội dung đã ghi là điều cần thiết đối với các tổ chức yêu cầu ghi lại các cuộc hội thoại và bài thuyết trình của họ vì mục đích chính sách hoặc tuân thủ.
Vậy thực chất tính năng ghi âm trong Microsoft Teams hoạt động như thế nào? Khi bắt đầu cuộc họp, bạn có tùy chọn bật hoặc tắt tính năng ghi âm. Nếu bật tính năng ghi, người tổ chức cuộc họp hoặc người đồng tổ chức sẽ thấy dấu chấm màu đỏ cho biết cuộc họp đang được ghi. Sau khi cuộc họp kết thúc và quá trình ghi thành công, tệp đã ghi sẽ được lưu trữ trong Microsoft Stream, một nền tảng lưu trữ an toàn cho video và tệp.
Để truy cập cuộc họp đã ghi lại, người tham gia có thể theo liên kết được chia sẻ bởi người tổ chức cuộc họp hoặc truy cập lịch Teams và tìm cuộc họp ở đó. Bằng cách chọn cuộc họp, họ có thể nhấp vào dấu chấm lửng "..." phía trên chi tiết cuộc họp để truy cập các tùy chọn cuộc họp. Từ menu thả xuống, họ có thể chọn "Phát lại" để xem, chia sẻ hoặc tải xuống bản ghi.
Tìm hiểu cách ghi lại cuộc họp trong nhóm Microsoft
Nếu bạn làm việc theo nhóm hoặc có danh sách các cuộc họp quan trọng, khả năng ghi lại chúng có thể là một tính năng có giá trị. Microsoft Teams cung cấp tính năng ghi tích hợp cho phép bạn ghi lại video, âm thanh và chia sẻ màn hình trong các cuộc họp của mình.
Để bắt đầu ghi cuộc họp trong Microsoft Teams, hãy làm theo các bước sau:
- Trước khi cuộc họp bắt đầu, hãy thông báo cho những người tham gia rằng bạn sẽ ghi âm.
- Trong cuộc họp, hãy nhấp vào nút "Tùy chọn khác" (được biểu thị bằng ba dấu chấm) trong điều khiển cuộc họp.
- Từ danh sách thả xuống, chọn tùy chọn "Bắt đầu ghi".
- Một biểu ngữ sẽ xuất hiện trên màn hình cho biết cuộc họp đang được ghi lại.
- Sau khi cuộc họp kết thúc, hãy dừng ghi bằng cách nhấp lại vào nút "Tùy chọn khác" và chọn "Dừng ghi".
- Cuộc họp được ghi lại sẽ được lưu dưới dạng tệp và sẽ xuất hiện trong cuộc trò chuyện trong cuộc họp.
Điều quan trọng cần lưu ý là chỉ người tổ chức và đồng tổ chức cuộc họp mới có thể bắt đầu và dừng ghi. Những người tham gia cuộc họp thông thường sẽ không có quyền truy cập vào tính năng này.
Microsoft Teams cũng cho phép bạn chia sẻ và tải bản ghi của mình lên các thành viên hoặc kênh khác trong nhóm. Các bản ghi được lưu trữ trong Microsoft Stream, đây là dịch vụ chia sẻ video được tích hợp với Teams. Bạn cũng có thể bật phụ đề và sử dụng bản ghi AI để giúp bản ghi của bạn dễ truy cập hơn.
Nếu bạn là người dùng Microsoft Teams, bạn nên bật tùy chọn ghi trên đám mây. Thao tác này sẽ tự động bắt đầu ghi lại cuộc họp của bạn và lưu trữ chúng trong Microsoft Stream. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng các bản ghi trên đám mây có thời hạn lưu giữ và sau một khoảng thời gian nhất định, chúng sẽ hết hạn và bị xóa vĩnh viễn.
Nếu bạn có Windows 10, bạn cũng có thể sử dụng tính năng ghi màn hình gốc để ghi lại các cuộc họp của mình. Chỉ cần mở cuộc họp, nhấp vào nút "Tùy chọn khác" và chọn "Bắt đầu ghi". Cuộc họp được ghi lại sẽ được lưu dưới dạng tệp video trên thiết bị của bạn.
Đối với các thiết bị Android, Microsoft Teams có tính năng ghi âm chuyên dụng. Khi bạn đang họp, hãy tìm nút "..." ở góc trên bên phải màn hình và nhấn vào nút đó. Từ menu thả xuống, chọn "Bắt đầu ghi". Bản ghi sẽ được lưu trên thiết bị của bạn.
Với tư cách là quản trị viên, bạn có thể quản lý tính năng ghi và bật hoặc tắt tính năng này cho tổ chức của mình. Bạn cũng có thể cho phép người dùng lưu trữ bản ghi trên OneDrive hoặc SharePoint cá nhân của họ. Hãy nhớ rằng việc thay đổi các cài đặt này có thể ảnh hưởng đến khả năng phát lại và hệ thống lưu trữ của tổ chức bạn.
Cuối cùng, nếu bạn muốn thêm chú thích hoặc bản vẽ vào các cuộc họp đã ghi lại của mình, Microsoft Teams sẽ cung cấp tính năng chú thích. Trong khi phát lại cuộc họp đã ghi, bạn có thể sử dụng các công cụ chú thích để đánh dấu các điểm quan trọng hoặc làm nổi bật thông tin cụ thể. Những chú thích này sẽ hiển thị với tất cả người xem bản ghi.
Tóm lại, Microsoft Teams cung cấp nhiều tùy chọn để ghi và quản lý các cuộc họp của bạn. Cho dù bạn cần một bản ghi đơn giản cho sử dụng cá nhân hoặc khả năng nâng cao cho nhu cầu của tổ chức, các nhóm có bạn được bảo hiểm. Hãy chắc chắn làm theo các bước trong hướng dẫn này để ghi lại hiệu quả các cuộc họp của bạn trong các nhóm.
Hướng dẫn từng bước một
Nếu bạn đang tự hỏi làm thế nào để ghi lại một cuộc họp trong các đội Microsoft, bạn đã đến đúng nơi. Trong hướng dẫn từng bước này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn trong quá trình truy cập tính năng ghi âm trong các nhóm và cung cấp một số mẹo hữu ích trên đường đi.
Bước 1: Kiểm tra cài đặt chính sách của bạn
Trước khi bạn có thể ghi lại một cuộc họp trong các nhóm Microsoft, bạn cần đảm bảo rằng chính sách của tổ chức của bạn cho phép. Một số tổ chức có thể có một số hạn chế hoặc quyền nhất định tại chỗ liên quan đến các bản ghi âm.
Bước 2: Bắt đầu hoặc tham gia một cuộc họp
Để bắt đầu ghi lại một cuộc họp, trước tiên bạn phải bắt đầu hoặc tham gia một cuộc họp trong các đội của Microsoft. Cho dù bạn là người tổ chức hoặc người tham gia, hãy đảm bảo bạn đang ở trong cuộc trò chuyện cuộc họp hoặc chế độ xem đầy đủ để truy cập các tùy chọn ghi âm.
Bước 3: Kích hoạt tính năng ghi âm
Khi bạn đang ở trong cuộc họp, nhấp vào nút "..." ở góc trên cùng bên phải của màn hình. Từ menu thả xuống, chọn tùy chọn "Bắt đầu ghi". Điều này sẽ kích hoạt bản ghi để bắt đầu và một thông báo sẽ được hiển thị cho tất cả những người tham gia trò chuyện. Lưu ý rằng chỉ gặp gỡ các nhà tổ chức và người thuyết trình mới có thể bắt đầu một bản ghi âm.
Bước 4: Biết các tùy chọn ghi âm của bạn
Khi ghi lại một cuộc họp trong các nhóm Microsoft, bạn có ba tùy chọn để lựa chọn:
- Ghi lại trên đám mây: Đây là tùy chọn mặc định và nó cho phép bạn lưu trữ bản ghi trong Microsoft Stream.
- Ghi lại máy tính của bạn: Với tùy chọn này, bản ghi sẽ được lưu vào thiết bị cục bộ của bạn.
- Không có ghi âm: Nếu bạn quyết định không ghi lại cuộc họp, bạn có thể chọn tùy chọn này.
Bước 5: Quản lý và phát lại bản ghi của bạn
Sau khi cuộc họp kết thúc, bản ghi âm sẽ có sẵn để phát lại. Là người tổ chức cuộc họp, bạn có thể tìm thấy bản ghi âm trong trò chuyện hoặc kênh nơi cuộc họp diễn ra. Người tham gia cũng có thể truy cập bản ghi bằng cách sử dụng liên kết cuộc họp được chia sẻ với họ.
Để phát lại đầy đủ và quản lý bản ghi, bạn có thể tải xuống từ Microsoft Stream hoặc xem nó trong các nhóm Microsoft. Nếu bạn muốn chia sẻ bản ghi với ai đó bên ngoài tổ chức của bạn, bạn có thể tạo một liên kết có thể chia sẻ hoặc tải xuống bản ghi và gửi trực tiếp cho họ.
Bước 6: Chính sách và lưu trữ duy trì
Điều quan trọng cần lưu ý là các bản ghi âm trong các nhóm Microsoft phải tuân theo các chính sách duy trì của tổ chức của bạn. Theo mặc định, các bản ghi được lưu trữ trong Microsoft Stream, nhưng bạn có thể thay đổi điều này để sử dụng SharePoint làm vị trí lưu trữ nếu cần.
Truy cập vào liên kết ghi âm thường có sẵn trong một khoảng thời gian đã đặt và sau đó, nó có thể bị xóa dựa trên cài đặt chính sách của tổ chức của bạn. Nếu bạn cần giữ lại bản ghi trong thời gian dài hơn, bạn nên tải xuống và lưu trữ địa phương.
Bước 7: Các vấn đề phổ biến và khắc phục sự cố
Nếu bạn gặp bất kỳ vấn đề nào trong khi ghi lại một cuộc họp trong các nhóm Microsoft, đây là một số mẹo phổ biến để giúp khắc phục sự cố:
- Đảm bảo rằng kết nối Internet của bạn ổn định và đáng tin cậy.
- Kiểm tra xem bạn có quyền cần thiết để ghi lại các cuộc họp không.
- Xác minh rằng tính năng ghi được bật trong cài đặt nhóm của tổ chức của bạn.
- Kiểm tra lại rằng bạn đang sử dụng phiên bản mới nhất của Microsoft Teams.
- Nếu bạn không thể truy cập hoặc phát lại bản ghi, xác nhận rằng bản ghi đã được lưu và chia sẻ thành công.
Bằng cách làm theo hướng dẫn từng bước này, giờ đây bạn sẽ hiểu rõ về cách ghi lại một cuộc họp trong các đội Microsoft. Cho dù bạn là người tổ chức cuộc họp hay người tham gia, tính năng này cung cấp những hiểu biết có giá trị và tiết kiệm các cuộc hội thoại quan trọng để tham khảo trong tương lai.
Các điểm cuối được hỗ trợ và không được hỗ trợ
Khi nói đến các cuộc họp ghi âm trong các nhóm Microsoft, có một số điểm cuối được hỗ trợ và các điểm khác không được hỗ trợ. Điều quan trọng là phải hiểu những sự khác biệt này để đảm bảo trải nghiệm ghi âm thành công và đáng tin cậy.
Điểm cuối được hỗ trợ:
- Ứng dụng Desktop của Teams: Ứng dụng Desktop của Teams là điểm cuối được đề xuất để ghi lại các cuộc họp. Nó cung cấp nhiều tính năng và chức năng nhất, cùng với việc dễ dàng truy cập vào các điều khiển ghi âm.
- Ứng dụng di động của nhóm: Bạn cũng có thể bật ghi trong ứng dụng di động của nhóm, cho phép bạn ghi lại các cuộc họp khi đang di chuyển.
- Ứng dụng Web Teams: Ứng dụng Web Teams hỗ trợ ghi lại cuộc họp và cung cấp tùy chọn thuận tiện cho những người không có quyền truy cập vào máy tính để bàn hoặc ứng dụng di động.
Điểm cuối không được hỗ trợ:
- Hệ thống phòng của đội: Ghi âm hiện không được hỗ trợ trên các hệ thống phòng của đội.
- Trình ghi của bên thứ ba: Mặc dù một số công cụ ghi của bên thứ ba có thể hoạt động với Teams nhưng chúng không được Microsoft hỗ trợ chính thức. Bạn nên sử dụng các chức năng ghi gốc trong Teams để có trải nghiệm tốt nhất.
- Thiết bị phòng họp: Các thiết bị phòng họp không chạy phần mềm Teams sẽ không tương thích với tính năng ghi cuộc họp Teams.
Cần lưu ý rằng mặc dù tính năng ghi có sẵn trên các điểm cuối được hỗ trợ nhưng tính khả dụng của một số tính năng nhất định có thể khác nhau. Ví dụ: bản chép lời trực tiếp và ghi chú cuộc họp có thể không có sẵn trên tất cả các điểm cuối.
Kích hoạt ghi âm
Để bật tính năng ghi trong Microsoft Teams, bạn cần đảm bảo rằng tính năng này được quản trị viên Teams của bạn bật ở cấp tổ chức. Theo mặc định, tính năng ghi cuộc họp được bật cho tất cả người dùng.
Nếu bạn không thấy tùy chọn ghi trong cuộc họp Teams thì có thể quản trị viên của bạn đã tắt tùy chọn này. Bạn có thể liên hệ với quản trị viên của mình để bật tính năng ghi hoặc tìm hiểu lý do tại sao tính năng này không khả dụng cho tài khoản của bạn.
Điều khiển ghi
Trong cuộc họp, người bắt đầu ghi (thường là người tổ chức cuộc họp) có toàn quyền kiểm soát việc ghi, bao gồm khả năng tạm dừng, tiếp tục và dừng ghi. Người đồng tổ chức cũng có thể bắt đầu và dừng ghi nhưng họ có thể có quyền truy cập hạn chế vào các điều khiển khác.
Khi quá trình ghi cuộc họp đã bị dừng, nó sẽ được xử lý và lưu tự động. Bản ghi sẽ được lưu vào đám mây hoặc, nếu bạn đã chọn tùy chọn "Ghi vào máy tính này", vào thiết bị cục bộ của bạn. Hãy nhớ rằng các cuộc họp được ghi lại sẽ có ngày hết hạn và sẽ bị xóa sau một khoảng thời gian nhất định.
Khắc phục sự cố điểm cuối không được hỗ trợ
Nếu bạn gặp sự cố khi ghi lại cuộc họp trên các điểm cuối không được hỗ trợ, bạn có thể thử một số bước khắc phục sự cố sau:
- Đảm bảo bạn đang sử dụng điểm cuối được hỗ trợ như đã đề cập trước đó trong hướng dẫn này.
- Kiểm tra xem quản trị viên hoặc tổ chức Teams của bạn có bật tính năng ghi hay không.
- Xác minh rằng bạn có các quyền cần thiết để ghi lại cuộc họp.
- Hãy thử sử dụng điểm cuối được hỗ trợ khác để xem sự cố có còn tồn tại không.
- Nếu vẫn gặp sự cố, bạn có thể liên hệ với bộ phận hỗ trợ của Microsoft để được hỗ trợ thêm.
Bằng cách làm theo những nguyên tắc này và hiểu rõ các điểm cuối được hỗ trợ và không được hỗ trợ để ghi lại cuộc họp trong Microsoft Teams, bạn có thể đảm bảo trải nghiệm ghi thành công và liền mạch.
