Nếu bạn đã từng cố gắng sao chép-dán dữ liệu từ PDF vào bảng tính Excel, bạn sẽ biết việc này có thể tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi như thế nào. May mắn thay, có một số phương pháp giúp công việc này trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn nhiều. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ điều hướng qua các tùy chọn khác nhau và chỉ cho bạn cách trích xuất dữ liệu từ PDF sang Excel một cách dễ dàng.
Một trong những phương pháp phổ biến nhất là sử dụng các công cụ OCR (Nhận dạng ký tự quang học) như Klippa và FreePDFConvert. Những công cụ này cho phép bạn chuyển đổi tệp PDF thành các định dạng có thể chỉnh sửa bằng cách tự động nhận dạng và trích xuất văn bản từ tệp PDF. Hơn nữa, chúng có thể xử lý cả tệp PDF có cấu trúc tốt và không có cấu trúc, khiến chúng phù hợp với nhiều loại tài liệu.
Nếu bạn thích cách tiếp cận thủ công hơn, bạn có thể sử dụng các công cụ như Tabula hoặc Nanonets. Các giải pháp này cung cấp khả năng trích xuất nâng cao, cho phép bạn chỉ định chính xác vị trí của dữ liệu bạn muốn trích xuất. Với những công cụ này, bạn có thể xử lý các bố cục PDF phức tạp và trích xuất dữ liệu từ các bảng hoặc phần cụ thể trong tài liệu.
Một cách khác để trích xuất dữ liệu từ PDF sang Excel là sử dụng chính MS Excel. Trong các phiên bản Excel gần đây, có một tính năng tích hợp sẵn cho phép bạn nhập trực tiếp tệp PDF và chuyển đổi chúng thành bảng tính Excel có thể chỉnh sửa. Phương pháp này thuận tiện cho những người dùng đã quen với Excel và thích làm việc trong phần mềm.
Cuối cùng, nếu bạn thường xuyên xử lý các chuyển đổi PDF sang Excel hàng loạt, bạn có thể cân nhắc sử dụng các trình chuyển đổi được hỗ trợ bởi AI. Những trình chuyển đổi này được đào tạo để tự động nhận dạng và trích xuất dữ liệu từ các loại tệp PDF khác nhau. Với giao diện kéo và thả đơn giản, bạn có thể chuyển nhiều tệp sang trình chuyển đổi và chuyển đổi chúng thành bảng tính Excel chỉ trong vài giây.
Phần 1. Nhập dữ liệu từ PDF sang Excel
Khi làm việc với các tệp PDF có nhiều văn bản, một trong những nhiệm vụ phổ biến nhất bạn sẽ được yêu cầu thực hiện là trích xuất dữ liệu từ chúng và chuyển nó sang bảng tính Excel. Nếu bạn không chắc chắn về cách điều hướng quy trình này hoặc sử dụng công cụ nào, phần hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn qua các bước trích xuất dữ liệu từ PDF và nhập dữ liệu đó vào Excel.
Có một số phương pháp bạn có thể sử dụng để trích xuất dữ liệu từ PDF và nhập nó vào Excel. Bạn có thể sao chép và dán từng phần của văn bản, chuyển đổi PDF thành tài liệu Word và sau đó sao chép văn bản hoặc sử dụng phần mềm chuyên dụng hoặc các công cụ dựa trên web để chuyển đổi dễ dàng và tự động hơn.
Một trong những công cụ được sử dụng phổ biến nhất để trích xuất dữ liệu từ PDFS là Adobe Acrobat. Với Adobe Acrobat, bạn chỉ cần mở PDF, chọn văn bản bạn muốn trích xuất, sau đó nhấp vào biểu tượng "Xuất" để lưu văn bản đã chọn dưới dạng tệp Excel. Nếu bạn có một số lượng lớn các tệp PDF để chuyển đổi, Adobe Acrobat cũng hỗ trợ chuyển đổi số lượng lớn.
Một công cụ khác bạn có thể sử dụng là excalibur. Excalibur là một phần mềm do AI cung cấp, được thiết kế đặc biệt để trích xuất dữ liệu từ hóa đơn và các tài liệu khác. Nó cung cấp một cách tiếp cận tiên tiến và tự động hơn để trích xuất dữ liệu, giúp quá trình dễ dàng và nhanh hơn nhiều.
Nếu bạn thích một công cụ dựa trên web, bạn có thể thử PDFTables. PDFTables là một công cụ trực tuyến tiện dụng chuyển đổi PDF thành bảng tính Excel. Nó hỗ trợ cả chuyển đổi cơ bản và nâng cao, cho phép bạn trích xuất các bảng, trang hoặc thậm chí toàn bộ tài liệu PDF.
Một trong những nhược điểm của việc sử dụng các công cụ dựa trên web là bạn cần tải các tệp PDF của mình lên máy chủ của họ, điều này có thể không lý tưởng cho các tài liệu nhạy cảm hoặc bí mật. Nếu bạn đang tìm kiếm một sự thay thế tốt hơn, bạn có thể thử Klippa. Klippa là một công cụ dựa trên web cho phép bạn chuyển đổi các tệp PDF thành Excel cục bộ, mà không cần phải tải tài liệu của bạn lên máy chủ của họ.
Ngoài các công cụ này, còn có các bộ chuyển đổi và phần mềm khác có sẵn mà bạn có thể khám phá. Điều quan trọng là chọn phương pháp phù hợp nhất với nhu cầu và sở thích của bạn.
Bây giờ bạn có một cái nhìn tổng quan về các phương thức và công cụ khác nhau, chúng ta hãy chuyển sang phần tiếp theo của hướng dẫn nơi chúng ta sẽ thảo luận về các bước và kỹ thuật cụ thể để trích xuất dữ liệu từ PDF và nhập nó vào Excel.
Những điều cơ bản về trích xuất dữ liệu từ PDF đến Excel
Trích xuất dữ liệu từ PDF sang Excel là một quy trình được sử dụng thường xuyên, vì nó cho phép người dùng chuyển đổi nội dung của tệp PDF thành bảng tính Excel có cấu trúc tốt và dễ điều hướng. Điều này đặc biệt hữu ích khi xử lý một lượng lớn dữ liệu hoặc khi cần tính toán nâng cao hoặc phân tích dữ liệu. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ khám phá những điều cơ bản về cách trích xuất dữ liệu từ PDF sang Excel và xem xét một số giải pháp phù hợp cho nhiệm vụ này.
1. Bước đầu tiên trong trích xuất dữ liệu từ PDF đến Excel là chọn một giải pháp phù hợp. Có một số bộ chuyển đổi trực tuyến có sẵn, chẳng hạn như FreepDFConvert và Nanonets, cung cấp các quy trình trích xuất tự động. Những bộ chuyển đổi này có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức, vì chúng thường mang lại kết quả tốt hơn so với chuyển đổi thủ công. Ngoài ra, chúng loại bỏ nguy cơ lỗi có thể xảy ra trong quá trình sao chép và dán dữ liệu thủ công.
2. Khi bạn đã chọn một bộ chuyển đổi phù hợp, bước tiếp theo là nhập tệp PDF của bạn. Hầu hết các bộ chuyển đổi cung cấp một giao diện cho phép bạn tải lên tệp PDF của mình trực tiếp hoặc cung cấp URL mà PDF có thể được truy cập. Sau khi tệp được tải lên, bộ chuyển đổi sẽ tự động phân tích nội dung và chuyển đổi chúng thành bảng tính Excel.
3. Trong quá trình chuyển đổi, điều quan trọng là phải xem xét tệp Excel được chuyển đổi để đảm bảo rằng dữ liệu đã được trích xuất chính xác. Kiểm tra bất kỳ dữ liệu bị thiếu hoặc đặt sai, cũng như bất kỳ lỗi định dạng nào. Nếu bạn nhận thấy bất kỳ vấn đề nào, bạn có thể quay lại trình chuyển đổi và thực hiện các điều chỉnh cần thiết trước khi lưu tệp Excel cuối cùng.
4. Khi quá trình chuyển đổi hoàn tất và tệp Excel có vẻ tốt, bạn có thể lưu nó vào máy tính hoặc thiết bị di động của mình để sử dụng thêm. Tệp được chuyển đổi có thể được mở trong MS Excel, Google Sheets hoặc bất kỳ phần mềm nào khác hỗ trợ các tệp Excel. Bạn cũng có thể thực hiện các tính toán bổ sung hoặc phân tích dữ liệu bằng các tính năng nâng cao được cung cấp bởi các chương trình phần mềm này.
5. Mặc dù các bộ chuyển đổi trực tuyến cung cấp một giải pháp nhanh chóng và dễ dàng để trích xuất dữ liệu từ PDF sang Excel, nhưng điều quan trọng cần lưu ý là chúng có thể không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt nhất cho mọi tình huống. Một số tệp PDF có thể phức tạp hơn hoặc có định dạng phức tạp có thể dẫn đến lỗi trong quá trình chuyển đổi. Trong những trường hợp như vậy, có thể cần phải sử dụng phần mềm nâng cao hoặc tìm kiếm sự trợ giúp chuyên nghiệp.
6. Tóm lại, trích xuất dữ liệu từ PDF sang Excel có thể là một giải pháp tuyệt vời để chuyển đổi một lượng lớn dữ liệu thành định dạng dễ quản lý hơn. Bằng cách chọn một bộ chuyển đổi phù hợp và làm theo các bước cơ bản được nêu trong hướng dẫn này, bạn có thể dễ dàng trích xuất và chuyển đổi dữ liệu từ PDF sang Excel, tiết kiệm thời gian và nỗ lực của bạn trong quá trình.
Hướng dẫn từng bước để nhập dữ liệu từ PDF sang Excel
Chuyển đổi tệp PDF thành bảng tính Excel có thể là phương pháp trực tiếp và hiệu quả để trích xuất dữ liệu từ tài liệu PDF. Cho dù bạn đang xử lý hóa đơn, báo cáo tài chính hay bất kỳ loại nội dung nặng bảng nào khác, việc nhập dữ liệu vào Excel sẽ cho phép bạn nhanh chóng xem lại và làm việc với thông tin ở định dạng có tổ chức hơn.
Bước 1: Chọn công cụ phù hợp
Để nhập dữ liệu từ PDF sang Excel, bạn sẽ cần một công cụ phù hợp cho tác vụ. Có một số tùy chọn có sẵn, từ phần mềm Adobe trực tiếp đến các bộ chuyển đổi nguồn mở. Dưới đây là một số công cụ được đề xuất:
- Adobe Acrobat: Adobe Acrobat hỗ trợ xuất các bảng PDF trực tiếp sang Excel, nhưng việc này có thể tốn kém và có thể yêu cầu đăng ký Adobe.
- Tabula: Tabula là một công cụ mã nguồn mở miễn phí và thân thiện với người dùng, cho phép bạn trích xuất các bảng từ tệp PDF và lưu chúng dưới dạng tệp CSV để dễ dàng nhập vào Excel.
- Nanonets: Nanonets cung cấp công cụ chuyển đổi PDF sang Excel được hỗ trợ bởi AI, hỗ trợ các phương pháp dựa trên đám mây và dựa trên web. Nó cung cấp một cách thuận tiện để tải lên các tệp PDF và nhận các tệp Excel đã chuyển đổi.
Bước 2: Chuẩn bị tài liệu PDF của bạn
Trước khi nhập dữ liệu từ PDF sang Excel, hãy đảm bảo dọn dẹp tài liệu càng nhiều càng tốt. Xóa mọi trang hoặc phần không cần thiết vì điều này sẽ cải thiện độ chính xác và hiệu quả của quá trình chuyển đổi.
Bước 3: Bắt đầu chuyển đổi
Khi bạn đã chọn công cụ mình muốn sử dụng, hãy tải tài liệu PDF lên và bắt đầu quá trình chuyển đổi. Công cụ sẽ trích xuất các bảng và chuyển đổi chúng sang định dạng Excel.
Bước 4: Xem xét và điều chỉnh
Sau khi chuyển đổi hoàn tất, bạn mở file Excel để xem lại dữ liệu đã nhập. Kiểm tra mọi vấn đề hoặc lỗi định dạng có thể xảy ra trong quá trình chuyển đổi. Thực hiện mọi điều chỉnh cần thiết để đảm bảo dữ liệu được thể hiện chính xác trong Excel.
Bước 5: Lưu và sử dụng file Excel
Cuối cùng, lưu tệp Excel với dữ liệu đã nhập. Bây giờ bạn có thể sử dụng tệp để phân tích, tính toán thêm hoặc bất kỳ tác vụ nào khác mà bạn cần thực hiện trong Excel.
Phần kết luận
Nhập dữ liệu từ PDF sang Excel không hề phức tạp. Với công cụ phù hợp và một vài bước đơn giản, bạn có thể trích xuất các bảng và dữ liệu khác từ tài liệu PDF một cách nhanh chóng và hiệu quả. Cho dù bạn chọn giải pháp Adobe trực tiếp, trình chuyển đổi nguồn mở như Tabula hay công cụ hỗ trợ AI như Nanonets, thì phương pháp đã chọn sẽ mang lại dữ liệu được nhập chính xác và rõ ràng ở định dạng Excel.
Hãy thử các công cụ khác nhau và khám phá các tính năng của chúng để tìm ra công cụ phù hợp nhất với nhu cầu của bạn. Hãy nhớ luôn xem lại dữ liệu đã nhập để phát hiện bất kỳ lỗi nào và thực hiện các điều chỉnh cần thiết khi được yêu cầu. Với những mẹo và phương pháp này, việc chuyển đổi và nhập dữ liệu từ PDF sang Excel chưa bao giờ dễ dàng hơn thế.
