Bạn đang tìm cách đưa ai đó từ cuộc họp của các nhóm Microsoft của bạn đến một cuộc họp WebEx? Với sự trợ giúp của bổ trợ WebEx cho Outlook trên Microsoft Office 365, bạn có thể dễ dàng lên lịch và tham gia các cuộc họp WebEx mà không cần rời khỏi ứng dụng Outlook của mình. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn trong suốt quá trình, từng bước.
Đầu tiên, bạn cần cài đặt Trình lập lịch họp của Cisco Webex cho Bổ trợ Microsoft Office 365. Nếu bạn không xem bổ trợ là một lựa chọn trong ứng dụng Outlook của mình, bạn có thể nhận được nó bằng cách gọi cho quản trị viên của bạn. Nếu bạn không phải là quản trị viên, hãy yêu cầu họ cài đặt nó cho bạn. Sau khi được cài đặt, bạn sẽ thấy thanh công cụ Lập lịch gặp WebEx trong ứng dụng Outlook của bạn.
Ủy quyền là bắt buộc để sử dụng bổ trợ. Khi bạn mở bổ trợ lần đầu tiên hoặc khi ủy quyền của bạn hết hạn, bạn sẽ thấy một cửa sổ nhắc bạn cho phép bổ trợ. Nhấp vào "ủy quyền" và đăng nhập bằng tài khoản WebEx của bạn.
Sau khi ủy quyền, phần bổ trợ lập lịch của các cuộc họp WebEx sẽ tự động mở. Trong phần bổ trợ, bạn phải nhập URL trang web Cisco Webex hoặc ID người thuê của bạn. URL trang web là trang web WebEx mà bạn sử dụng để đăng nhập vào tài khoản của mình. ID người thuê được cung cấp bởi quản trị viên của bạn.
Đây là một mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn đang sử dụng máy Mac, bạn sẽ cần cài đặt ứng dụng máy tính để bàn của WebEx trước khi bạn có thể sử dụng bổ trợ. Điều này là do các ứng dụng Mac Office không hỗ trợ các liên kết mở để tham gia các cuộc họp trong trình duyệt.
Bây giờ, chúng ta hãy đi đến các bước. Sau khi cài đặt bổ trợ và hoàn thành ủy quyền, nhấp vào biểu tượng WebEx trong phần bổ trợ để lên lịch một cuộc họp. Bổ trợ sẽ mở một cửa sổ cho phép bạn đặt chi tiết cuộc họp và thêm người tham dự. Điền vào thông tin cần thiết và nhấp vào "Thêm cuộc họp WebEx" để tạo cuộc họp.
Trong cửa sổ tiếp theo, bạn có thể thêm liên kết cuộc họp, chỉnh sửa các tùy chọn cuộc họp và kiểm tra mọi xung đột. Bổ trợ sẽ tự động kiểm tra xung đột với các cuộc họp khác và cho bạn thấy trạng thái của họ. Nếu có bất kỳ xung đột nào, bạn sẽ cần giải quyết chúng trước khi lưu cuộc họp.
Đó là nó! Bây giờ bạn đã biết cách thiết lập một cuộc họp WebEx theo Outlook với Microsoft Office 365. Bài viết này mô tả các bước cho người dùng Windows, nhưng quy trình này tương tự cho người dùng Mac. Chỉ cần nhớ cài đặt ứng dụng máy tính để bàn của WebEx Meetings nếu bạn đang sử dụng máy Mac. Bây giờ bạn có thể dễ dàng lên lịch các cuộc họp của WebEx và gặp gỡ những người từ các nhóm Microsoft của bạn mà không có bất kỳ xung đột hoặc vấn đề toàn vẹn nào.
Giữ kết nối và tận dụng tối đa các tài khoản WebEx và Outlook của bạn bằng cách sử dụng Trình lập lịch các cuộc họp WebEx cho Microsoft Office 365.
Cài đặt Trình lập lịch WebEx từ Microsoft AppSource
Để tránh mọi vấn đề tương thích và đảm bảo tích hợp liền mạch giữa WebEx và Outlook trong Microsoft Office 365, bạn cần cài đặt Bộ lập lịch WebEx từ Microsoft AppSource. Bước này là điều cần thiết để kích hoạt các cuộc họp WebEx lập lịch trực tiếp từ lịch Outlook của bạn.
Dưới đây là các bước để cài đặt Trình lập lịch WebEx từ Microsoft AppSource:
- Truy cập trang web Microsoft AppSource bằng cách nhấp vào liên kết sau: Ứng dụng Microsoft
- trong thanh tìm kiếm, nhập "Trình lập lịch web" và nhấn Enter.
- Từ kết quả tìm kiếm, hãy tìm ứng dụng Trình lập lịch WebEx và nhấp vào nó để mở trang ứng dụng.
- Trên trang ứng dụng WebEx Lịch trình, nhấp vào nút "Nhận ngay bây giờ" để bắt đầu quá trình cài đặt.
- Bạn có thể được nhắc đăng nhập bằng tài khoản Microsoft Office 365 của mình trước khi tải xuống ứng dụng.
- Sau khi đăng nhập, tệp cài đặt Trình lập lịch WebEx (BÀI TẬP) sẽ được tự động tải xuống.
- Khi tập tin được tải xuống, hãy mở Outlook trên máy tính của bạn.
- Trong Outlook, hãy chuyển đến menu "Tệp" và nhấp vào "Tùy chọn".
- Trong cửa sổ Tùy chọn Outlook, nhấp vào "Bổ trợ" trên thanh bên trái.
- Trong menu thả xuống "Quản lý", chọn "com bổ sung" và nhấp vào nút "GO".
- Trong cửa sổ bổ trợ COM, nhấp vào nút "Thêm" ".
- Điều hướng đến vị trí nơi tải xuống tệp cài đặt Lập lịch WebEx, chọn tệp và nhấp vào "OK".
- Chọn hộp bên cạnh "Trình lập lịch Webex" trong cửa sổ Bổ trợ và nhấp vào "OK".
- Bạn sẽ được nhắc với một thông báo để ủy quyền cho ứng dụng Lập lịch WebEx. Nhấp vào "Bật".
- Ứng dụng Lập lịch WebEx sẽ được thêm vào lịch Outlook của bạn và bạn sẽ thấy một thanh công cụ mới hoặc menu thả xuống trong giao diện Outlook của bạn.
- Bây giờ, tất cả bạn đều được thiết lập để lên lịch các cuộc họp WebEx trực tiếp từ lịch Outlook của bạn mà không phải mở trang web hoặc ứng dụng WebEx.
Bằng cách làm theo các bước này, bạn có thể đảm bảo tích hợp WebEx liền mạch với lịch Outlook của bạn, cho phép bạn lên lịch các cuộc họp WebEx một cách dễ dàng và hiệu quả!
Định cấu hình Trình lập lịch WebEx trong Outlook
Khi sử dụng Cisco Webex với Microsoft Office 365 và Outlook, bạn có thể dễ dàng lên lịch và tham gia các cuộc họp WebEx trực tiếp từ Outlook. Tích hợp này cho phép trải nghiệm cộng tác liền mạch, cho phép bạn quản lý các cuộc họp WebEx của mình trong giao diện Outlook quen thuộc. Dưới đây là hướng dẫn từng bước về cách định cấu hình trình lập lịch WebEx trong Outlook:
- Cài đặt Bổ trợ Lịch trình họp WebEx cho Outlook bằng cách nhấp vào nút "Nhận ngay bây giờ" trên trang web của Cisco Webex AppSource. Bổ trợ này có sẵn cho cả Windows và Mac.
- Sau khi cài đặt bổ trợ, mở Outlook và đi đến chế độ xem "Lịch" của bạn. Bạn sẽ thấy các tùy chọn thanh công cụ Lập lịch WebEx được bật trong menu Outlook.
- Nhấp vào nút "Trình lập lịch WebEx" trong thanh công cụ để mở cửa sổ Lập lịch.
- Nếu bạn đã đăng nhập vào tài khoản WebEx của mình, cửa sổ Lập lịch sẽ mở với thông tin hồ sơ của bạn. Nếu không, bạn sẽ cần đăng nhập bằng thông tin đăng nhập tài khoản WebEx của mình.
- Trong cửa sổ Lập lịch, đặt các tùy chọn cuộc họp ưa thích của bạn như thời lượng cuộc họp, yêu cầu mật khẩu và cài đặt video.
- Để lên lịch một cuộc họp, nhấp vào nút "Lịch trình cuộc họp". Điều này sẽ mở một cửa sổ mới, nơi bạn có thể nhập các chi tiết cuộc họp như tên cuộc họp, ngày và giờ.
- Khi bạn đã điền vào chi tiết cuộc họp, nhấp vào nút "Lịch". Cuộc họp sẽ được thêm vào lịch Outlook của bạn và một thông báo sẽ được gửi cho những người tham gia.
- Để tham gia một cuộc họp WebEx theo lịch trình, chỉ cần nhấp đúp vào cuộc họp trong lịch Outlook của bạn. Ứng dụng WebEx sẽ tự động khởi chạy và bạn sẽ được kết nối với cuộc họp.
Bằng cách định cấu hình Trình lập lịch WebEx trong Outlook, bạn có thể dễ dàng quản lý các cuộc họp WebEx của mình mà không phải mở ứng dụng WebEx một cách riêng biệt. Nó cung cấp một cách đơn giản và hiệu quả để lên lịch, tham gia và quản lý các cuộc họp của bạn, đảm bảo trải nghiệm hợp tác suôn sẻ cho cả bạn và nhóm của bạn.
Lên lịch một cuộc họp WebEx trong Outlook với Microsoft Office 365
Nếu bạn là một phần của một tổ chức sử dụng WebEx cho các cuộc họp trực tuyến, hãy lên lịch cho một cuộc họp trong Outlook với Microsoft Office 365 là một cách đơn giản và hiệu quả để đưa mọi người lên cùng một trang. Cho dù bạn cần lên lịch một cuộc họp nhóm nhỏ hoặc một cuộc gọi hội nghị lớn, hướng dẫn từng bước này sẽ chỉ cho bạn cách lên lịch cuộc họp WebEX mà không phải rời khỏi Outlook.
Trước khi bạn bắt đầu, hãy đảm bảo rằng bạn có tệp cài đặt Lập lịch họp WebEx. Nếu bạn không có nó, hãy liên hệ với bộ phận CNTT của tổ chức hoặc truy cập trang web của Cisco Webex để tải xuống.
Để sắp xếp một cuộc họp WebEx trong Outlook, hãy làm theo các bước dưới đây:
- Mở Outlook và vào tài khoản Microsoft Office 365 của bạn.
- Trên thanh công cụ, nhấp vào "Nhận tiện ích bổ sung".
- Trong cửa sổ bổ trợ Office, nhập "Cuộc họp WebEx" vào thanh tìm kiếm.
- Nhấp vào bổ trợ "Các cuộc họp WebEx" và nhấp vào "Thêm".
- Khi phần bổ trợ được cài đặt, hãy quay lại Outlook và bạn sẽ thấy biểu tượng Cisco Webex trên thanh công cụ.
- Nhấp vào biểu tượng WebEx để mở cửa sổ Lập lịch.
- Điền vào thông tin cần thiết cho cuộc họp của bạn, chẳng hạn như tiêu đề cuộc họp, ngày, giờ và người tham dự.
- Chọn xem bạn muốn lên lịch cuộc họp như một cuộc họp phòng cá nhân WebEx hay cuộc họp theo lịch trình WebEx.
- Nếu bạn đang lên lịch cho một cuộc họp phòng cá nhân WebEx, nhấp vào nút "Mời người khác" và thêm địa chỉ email của những người bạn muốn mời.
- Nếu bạn đang lên lịch cho một cuộc họp theo lịch trình WebEx, nhấp vào nút "Mời khác" và chọn địa chỉ email từ danh sách liên hệ của bạn.
- Nhấp vào "Gửi" để lên lịch cuộc họp.
Đó là nó! Bạn đã lên lịch thành công một cuộc họp WebEx trong Outlook với Microsoft Office 365. Chi tiết cuộc họp sẽ được gửi cho người tham dự qua email và họ có thể tham gia cuộc họp bằng cách nhấp vào liên kết được cung cấp.
Có Trình lập lịch các cuộc họp WebEx được tích hợp vào Outlook loại bỏ sự cần thiết phải chuyển đổi giữa các ứng dụng hoặc trang web khác nhau để lên lịch các cuộc họp. Nó cũng đảm bảo rằng tất cả mọi người trong tổ chức của bạn đều ở trên cùng một trang với lịch trình, tránh mọi xung đột hoặc đặt hai lần.
Nếu bạn không nhìn thấy biểu tượng Cisco Webex trong thanh công cụ Outlook của mình, có một vài điều bạn có thể thử:
- Hãy chắc chắn rằng bạn đã cài đặt bổ trợ lập lịch các cuộc họp WebEx một cách chính xác.
- Kiểm tra xem phần bổ trợ Lập lịch họp WebEx có được bật trong các tùy chọn bổ trợ Outlook của bạn không.
- Xác minh rằng bạn đã đăng nhập vào tài khoản Cuộc họp WebEx của mình thông qua bổ trợ.
- Nếu bạn đang sử dụng Microsoft Office 365 thông qua một tổ chức, hãy liên hệ với bộ phận CNTT của bạn để đảm bảo không có xung đột với các tiện ích bổ sung hoặc cài đặt khác.
Bằng cách lên lịch các cuộc họp WebEx trong Outlook, bạn có thể hợp lý hóa quy trình lập lịch họp của mình và giữ mọi thứ được tổ chức ở một nơi. Hãy thử và xem làm thế nào nó có thể có lợi cho bạn và nhóm của bạn!
