Cho dù bạn chọn sử dụng Microsoft Word vì nó đi kèm với Office Suite của bạn, quyết định là do trường học hoặc người sử dụng lao động của bạn đưa ra hay bạn thích chương trình vì sự quen thuộc của các tab và nút, chương trình có nhiều thứ hơn là chỉ xử lý từ. Mặc dù Word có vẻ là một bản sao đơn giản của trang giấy trắng trên màn hình, nhưng bạn sẽ thấy rằng việc sử dụng phần mềm này mang lại nhiều lợi ích khi chạm - và nhập - vào.
Tham gia ngay lập tức
Một trong những cách lớn nhất để thoát khỏi tài liệu Word là quá trình thiết lập nó. Ví dụ: tài liệu quảng cáo yêu cầu mô tả lề và nếp trang cụ thể để ngăn văn bản và hình ảnh của bạn chạy vào những nơi không nên làm. Một lợi ích của Microsoft Word là các mẫu được cài đặt cùng với phần mềm. Tìm chúng bằng cách nhấp vào tab “Tệp”, chọn “Mới” và sử dụng bất kỳ danh mục nào như bản tin, nhãn và danh thiếp làm điểm xuất phát của bạn. Điều này giúp giải quyết vấn đề nặng nề và cho phép bạn hoàn toàn tùy chỉnh bất kỳ mẫu nào theo nhu cầu cụ thể của mình. Bạn có thể tập trung vào việc thực hiện các chức năng như chia nhỏ hình ảnh và định dạng lại văn bản.
Tiêu chuẩn công nghiệp
Bạn có thể có suy nghĩ thứ hai về việc đổ thời gian, công sức và trí não của mình vào một tài liệu mà người nhận của bạn sẽ không thể mở được. Khi bạn sử dụng Microsoft Word, bạn nhận được lợi ích của việc có thể cho rằng người nhận của bạn có phần mềm. Là thành phần phần mềm xử lý văn bản chủ yếu của Microsoft Office Suite, bạn nên đoán rằng nếu bạn biên dịch tài liệu trong Word và gửi đi, thì người nhận của bạn sẽ có thể đọc được. Word thậm chí còn cho phép bạn làm việc với những người có phiên bản phần mềm cũ hơn, bằng cách cung cấp tùy chọn lưu tài liệu dưới dạng phần mở rộng trước đó (chẳng hạn như .doc thay vì .docx cho tài liệu Word 2003 so với Word 2007 và Word 2010).
Trong tầm tay của bạn
Microsoft Word có thể là một chương trình phần mềm đơn lẻ, nhưng nó đặt nhiều tài nguyên trực tiếp trong tầm tay bạn. Nhấp vào tab “Xem lại” và bạn sẽ tìm thấy các nút cho từ đồng nghĩa, dịch vụ nghiên cứu và chức năng tìm kiếm, kiểm tra chính tả và ngữ pháp, hỗ trợ ngôn ngữ và dịch. Đôi khi Word có thể bị tắt khi sử dụng các công cụ này, chẳng hạn như cảnh báo cho bạn biết rằng cách viết hoa của một danh từ riêng, chẳng hạn như tên doanh nghiệp phải là chữ thường, nhưng nó hoạt động rất nhanh và có thể dùng để kiểm tra bổ sung trước khi bạn phát hành các tài liệu.
Tất cả hợp lại thành một
Trang trống xuất hiện khi bạn mở Microsoft Word có thể khiến bạn không nghĩ đến khung vẽ của một nghệ sĩ, nhưng một lợi ích của việc sử dụng Word là nó có thể trở thành một chương trình phần mềm tất cả trong một. Với các công cụ có sẵn trên tab “Chèn” của Word, bạn có thể ở trong Word nhưng thực hiện các tác vụ như vẽ bằng công cụ Scribble, tạo biểu đồ tổ chức bằng công cụ SmartArt, thiết kế các tài liệu nặng bằng hình ảnh bằng clip art và chèn bảng, bảng tính, văn bản hộp, biểu đồ và siêu liên kết.
