Rất nhiều giao tiếp kinh doanh đã từng bắt đầu bằng một cái bắt tay, nhưng bây giờ không còn như vậy nữa. Trong thế kỷ 21, rất có thể bạn đã “gặp gỡ” và tiếp xúc với nhiều mối quan hệ công việc và cá nhân mà không bao giờ nhìn thấy mặt họ. Nhiều tương tác trong số đó bắt đầu với giao tiếp qua email. Nếu bạn phải viết email cho một người mà bạn không biết, hãy làm theo một số quy tắc cơ bản để đảm bảo rằng bạn luôn chuyên nghiệp và không xúc phạm.
Bước 1
Nhập dòng chủ đề ngắn gọn mô tả lý do bạn viết thư cho người này. Vì bạn không biết người đó, bạn sẽ cần phải nói rõ lý do tại sao bạn lại viết thư. Mọi người nhận được rất nhiều thư rác trong hộp thư đến của họ, vì vậy nếu bạn có mối quan hệ cá nhân hoặc doanh nghiệp, bạn nên đề cập đến nó trong dòng chủ đề.
Bước 2
Sử dụng "Ms." hoặc "Mr." và họ của người đó trong lời chào. Đừng bao giờ cho rằng một người phụ nữ đã kết hôn trừ khi bạn biết chắc chắn rằng cô ấy đã có gia đình; như vậy, "Ms." là một cách trung lập hơn để xưng hô với phụ nữ. Nếu bạn không chắc chắn về giới tính của người đó, đừng đoán; thay vào đó, hãy sử dụng họ và tên của người đó. Bạn có thể chọn sử dụng "Kính gửi" nếu muốn, như trong "Kính gửi ông Smith", nhưng bạn cũng có thể bỏ "Kính gửi" và chỉ cần nhập "Ông Smith:". Lưu ý rằng bạn sẽ cần dấu phẩy khi sử dụng "Kính gửi" và dấu hai chấm khi không sử dụng.
Mô tả lý do bạn viết thư hoặc mối liên hệ bạn có với người đó trong dòng đầu tiên của email. Nhiều người sẽ không vượt qua được dòng đầu tiên của email nếu họ cho rằng đó là thư rác; tương tự như vậy, một số người đọc email của họ trên thiết bị di động, đôi khi chỉ hiển thị dòng đầu tiên của email khi email được xem ở định dạng danh sách. Bằng cách nêu rõ ý định của mình, bạn sẽ có nhiều khả năng nhận được phản hồi hơn.
