Bạn có thể nhận được một email trong đó người gửi yêu cầu bạn gửi trả lời để xác nhận rằng bạn đã nhận được tin nhắn của họ. Không phải ai cũng có tùy chọn tự động gửi biên lai trả hàng khi bạn mở email của họ, vì vậy nếu nó chứa thông tin khẩn cấp hoặc nhạy cảm về thời gian, họ cần biết liệu nó có đến hộp thư đến của bạn hay không. Đây cũng là một phép lịch sự để cho mọi người biết bạn đã nhận được tin nhắn của họ khi bạn yêu cầu họ gửi cho bạn tài liệu hoặc thông tin khác.
Bước 1
Gửi xác nhận càng sớm càng tốt. Phản hồi kịp thời là rất quan trọng trong thế giới kinh doanh, ngay cả khi thông tin trong email không nhạy cảm về thời gian.
Bước 2
Chỉnh sửa dòng chủ đề của email, nếu cần. Ví dụ: bạn có thể cần cho biết rằng bạn đã đính kèm tài liệu vào thư hoặc thông tin cập nhật có trong thư trả lời của bạn. Nếu bạn không cần chỉnh sửa dòng chủ đề, trường "Re:" sẽ tự động được điền, thông báo cho người nhận email bạn đang trả lời.
Bước 3
Viết một câu hoàn chỉnh cho biết rằng bạn đã nhận được tin nhắn, cũng như khi nào bạn sẽ thực hiện bất kỳ hành động nào liên quan đến nó. Nói một cách chuyên nghiệp hơn, "Xin chào Steve, tôi đã nhận được email sáng nay. Tôi sẽ liên hệ lại với bạn vào buổi chiều" - điều này cho phép người gửi biết rằng bạn sẽ ưu tiên liên hệ lại với anh ấy - hơn là chỉ viết thư, "Hiểu rồi. Cảm ơn."
Cập nhật người nhận về bất kỳ diễn biến liên quan nào. Bạn có thể hoàn thành hai nhiệm vụ cùng một lúc tại đây: xác nhận email gốc và giữ cho người nhận biết thông tin thích hợp. Không có lý do gì khi gửi một email thứ hai có nội dung, "Nhân tiện, cuộc họp liên quan đến các hợp đồng mà bạn đã gửi cho tôi đã được dời về 4 giờ chiều", khi bạn đang có một cuộc trò chuyện qua email về chủ đề đó.
