Nhiều sách, tạp chí chuyên môn và các trang web ca ngợi vai trò của Internet trong kinh doanh hiện đại. Thật không may, Internet cũng có thể là một con sói đội lốt cừu, đòi hỏi phải có một chính sách sử dụng CNTT vững chắc được chấp nhận bất kể quy mô công ty như thế nào. Tuy nhiên, với một chút giáo dục người dùng cuối và sự siêng năng, bạn có thể giảm thiểu tác động của những yếu tố tiêu cực này đối với doanh nghiệp của bạn.
Sao lãng
Ngay cả những người làm việc tận tâm nhất cũng bị cám dỗ hàng ngày bởi vô số những thứ gây xao nhãng trên Internet. Bạn có thể tải lên một trang web trò chơi trực tuyến dễ dàng như trang mạng nội bộ của công ty bạn. Tài khoản email cá nhân là một tài khoản thời gian tiềm ẩn khác, với một số nhà cung cấp thậm chí còn cung cấp cửa sổ bật lên trên máy tính để bàn để thông báo cho người dùng về thư mới. Các trang web truyền thông xã hội như Facebook cũng như các trang web theo sở thích gây ra nhiều phiền nhiễu từ các hoạt động liên quan đến công việc, cũng như các trang web phát thanh và video trên Internet. Nhân viên xem video trên Internet cũng có thể làm giảm năng suất của những công nhân khác vì băng thông tiêu thụ bởi phương tiện truyền trực tuyến có thể ảnh hưởng xấu đến hiệu suất mạng.
Phần mềm độc hại
Cho dù được lưu trữ cố ý trên các trang web độc hại hay được tải lên các trang web hợp pháp trong thời gian bị tấn công, phần mềm độc hại vẫn phổ biến trên Internet. Nhân viên có thể lây nhiễm vào máy tính của họ - và có thể là toàn bộ mạng văn phòng của họ - bằng cách tải xuống và cài đặt phần mềm độc hại được ngụy trang dưới dạng các ứng dụng hợp pháp như chương trình chống vi-rút, trò chơi và công cụ năng suất. Không có ứng dụng hoặc thiết bị bảo mật nào có khả năng chống đạn 100%, vì vậy bạn có thể thực hiện rất ít thông tin đào tạo về các phương pháp hay nhất để ngăn phần mềm độc hại trên Internet lây nhiễm vào các máy tính trong mạng văn phòng của bạn.
Xuyên tạc công ty
Khi gửi email cho khách hàng bên ngoài hoặc đăng trên các diễn đàn hoặc trang mạng xã hội, nhiều nhân viên không nhận ra rằng họ đang đưa sự chứng thực của công ty vào các giao tiếp điện tử của họ. Các email cá nhân thiếu sáng suốt được gửi từ các tài khoản doanh nghiệp có thể nhanh chóng khiến ai đó chìm đắm trong nước nóng và một bài đăng trên Facebook có thể bị hiểu sai là quan điểm chính thức của công ty. Ngoài ra, không phải ai cũng giao tiếp bằng văn bản như khi gặp trực tiếp và ai đó rất dễ hiểu nhầm ý định của email.
Giảm rủi ro
Có một chính sách liên lạc điện tử toàn diện là bước đầu tiên để hạn chế những rủi ro tiềm ẩn do sử dụng Internet. Chính sách này phải xác định các câu được chấp nhận cách sử dụng không được chấp nhận và được mọi người dùng máy tính dễ dàng hiểu được bất kể năng khiếu kỹ thuật. Bạn cũng nên cố gắng giáo dục mọi người về những hậu quả tiềm ẩn của việc sử dụng Internet không phù hợp, vì hầu hết mọi người có nhiều khả năng tuân theo chính sách hơn nếu họ hiểu “lý do” đằng sau nó. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng tường lửa được tích hợp trong bộ định tuyến văn phòng của mình để chặn các trang web không phù hợp hoặc nguy hiểm hoặc mua một thiết bị bảo mật độc lập có chức năng tương tự.
