WebEx là một nền tảng phổ biến cho các cuộc họp ảo, cho phép mọi người từ các địa điểm khác nhau kết nối và hợp tác. Tuy nhiên, với nhiều người tham gia cuộc họp, có cơ hội cao hơn cho tiếng ồn và phiền nhiễu. Để đảm bảo trải nghiệm gặp gỡ suôn sẻ, điều quan trọng là phải hiểu làm thế nào để tắt tiếng bản thân và những người tham gia khác khi cần thiết.
Khi bạn tham gia một cuộc họp WebEx, bạn có thể tự động tắt tiếng để ngăn chặn bất kỳ nhiễu âm thanh nào. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn tham gia từ một môi trường ồn ào hoặc nếu bạn không phải là người nói được chỉ định. Bạn có thể dễ dàng kiểm tra xem bạn có bị tắt tiếng hay không bằng cách nhìn vào biểu tượng micrô bên cạnh tên của bạn trong danh sách người tham gia. Nếu biểu tượng được bỏ qua, điều đó có nghĩa là bạn bị tắt tiếng.
Nếu bạn là người dẫn chương trình hoặc một đồng nghiệp của cuộc họp, bạn có sức mạnh để tắt tiếng và không bật tiếng. Điều này rất hữu ích khi bạn muốn kiểm duyệt cuộc thảo luận và ngăn cản nhiều người nói chuyện cùng một lúc. Để tắt tiếng người tham gia, chỉ cần nhấp vào tên của họ trong danh sách người tham gia, sau đó nhấp vào nút "tắt tiếng". Một thông báo sẽ được gửi cho người tham gia, thông báo cho họ rằng họ đã bị tắt tiếng. Họ sẽ không thể bật tiếng cho đến khi bạn, với tư cách là chủ nhà hoặc Cohost, quyết định bật tiếng họ.
Tuy nhiên, có thể có những tình huống mà bạn muốn người tham gia có thể bật tiếng. Ví dụ, trong các phiên đột phá hoặc trong các phiên hỏi đáp, điều quan trọng là cho phép người tham gia lên tiếng và chia sẻ suy nghĩ của họ. Trong những trường hợp này, bạn có thể thay đổi cài đặt cuộc họp để cho phép người tham gia bật tiếng. Điều này có thể được thực hiện trong phần "Tùy chọn cuộc họp", trong đó bạn có thể chọn bật hoặc vô hiệu hóa người tham gia.
Là một máy chủ hoặc cohost, bạn cũng có thể ngăn người tham gia tự mình không thể thay đổi mọi người ngoại trừ chính bạn. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn đưa ra một bài thuyết trình hoặc khi có tiếng ồn nền đang diễn ra. Bằng cách tắt tiếng tất cả mọi người, bạn đảm bảo rằng chỉ có bạn có sàn và người tham gia mới có thể tập trung vào việc lắng nghe mà không bị phân tâm. Để tắt tiếng tất cả mọi người, nhấp vào nút "tắt tiếng tất cả", nằm trong danh sách người tham gia hoặc trong menu Tùy chọn.
Tóm lại, việc tắt tiếng của chính bạn và những người tham gia Webex là điều cần thiết để các cuộc họp trực tuyến tốt hơn. Nó giúp ngăn chặn tiếng ồn xung quanh, sự xao lãng và đảm bảo cuộc thảo luận có tổ chức và hiệu quả hơn. Với tư cách là người chủ trì hoặc người đồng chủ trì, bạn có quyền kiểm duyệt cuộc họp và quyết định ai có thể phát biểu khi nào. Bằng cách hiểu các tùy chọn tắt tiếng khác nhau có sẵn trong Webex, bạn có thể tạo môi trường cuộc họp ảo hấp dẫn và chuyên nghiệp hơn.
Tắt tiếng của chính bạn và những người tham gia trong Webex
Khi sử dụng Webex cho các cuộc họp trực tuyến, điều quan trọng là phải biết cách tắt tiếng của chính bạn và những người tham gia khác để đảm bảo giao tiếp tốt hơn và giảm thiểu sự phiền nhiễu. Dưới đây là một số lời khuyên cần thiết:
Tự tắt tiếng
Trước khi tham gia cuộc họp, bạn có thể tự tắt tiếng bằng cách điều chỉnh cài đặt trên thiết bị của mình hoặc trực tiếp trên trang web Webex. Điều này cho phép bạn ngăn chặn bất kỳ tiếng ồn xung quanh nào làm gián đoạn cuộc họp. Sau khi tham gia cuộc họp, bạn cũng có thể tự tắt tiếng bằng thanh công cụ hoặc bằng cách nhấp vào tên của mình và chọn tùy chọn "Tắt tiếng". Điều này đảm bảo rằng không có âm thanh nào phát ra từ thiết bị của bạn trong khi người khác đang nói.
Tuy nhiên, ngay cả khi bạn bị tắt tiếng, người tổ chức cuộc họp hoặc người đồng chủ trì vẫn có thể bật tiếng cho bạn nếu cần hoặc gửi thông báo yêu cầu bạn tự bật tiếng.
Tắt tiếng người tham gia
Nếu bạn là người tổ chức cuộc họp hoặc được giao vai trò điều hành cuộc họp, bạn có thể tắt tiếng/bật tiếng tất cả những người tham gia cùng một lúc hoặc chọn những cá nhân cụ thể để tắt tiếng/bật tiếng. Điều này có thể đặc biệt hữu ích trong các hội thảo trên web hoặc lớp học ảo nơi bạn muốn ngăn người tham gia phát biểu cho đến khi có cơ hội.
Để tắt tiếng/bật tiếng người tham gia, hãy nhấp vào tùy chọn "Người tham gia" trên thanh công cụ, sau đó chọn hành động cần thiết bên cạnh tên của họ. Bạn cũng có thể ngăn người tham gia tự bật tiếng trong cuộc họp bằng cách chọn tùy chọn "Ngăn người tham gia tự bật tiếng".
Hãy nhớ rằng nếu bạn là người chủ trì, bạn luôn có thể kiểm soát cài đặt cuộc họp và kiểm duyệt những người tham gia. Tuy nhiên, nếu bạn là người tham gia, điều quan trọng là phải tôn trọng và làm theo hướng dẫn của người tổ chức về việc tắt tiếng và bật tiếng.
Hướng dẫn để có cuộc họp trực tuyến tốt hơn
Khi tổ chức hội thảo trên web hoặc cuộc họp ảo trên Webex, một thách thức chung là đảm bảo rằng người tham gia bị tắt tiếng và ngăn chặn tiếng ồn xung quanh. Ví dụ: nếu ai đó quên tắt tiếng và bắt đầu nói, điều đó có thể làm gián đoạn cuộc họp của những người khác.
Để ngăn chặn điều này, WebEx cung cấp một tính năng cho phép máy chủ và đồng chủ trì tắt tiếng người tham gia khi nhập cảnh. Bằng cách này, khi ai đó tham gia cuộc họp, họ sẽ tự động tắt tiếng, trừ khi máy chủ hoặc đồng tổ chức đặc biệt bật tiếng họ.
Tuy nhiên, đôi khi bạn có thể muốn người tham gia có khả năng bật tiếng, ví dụ, trong một phiên hỏi đáp. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng thanh công cụ WebEx để cho phép người tham gia bật tiếng khi họ muốn nói.
Nếu bạn là người dẫn chương trình hoặc đồng tổ chức của một cuộc họp, bạn có khả năng tắt tiếng và bật tiếng người tham gia khi cần thiết. Để tắt tiếng tất cả người tham gia cùng một lúc, bạn có thể nhấp vào nút "tắt tiếng tất cả" trong thanh công cụ. Để tắt tiếng/tiếng bật tiếng cá nhân, chỉ cần nhấp vào tên của họ trong danh sách người tham gia và chọn tùy chọn mong muốn.
Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn là người tham gia và bạn muốn tắt tiếng hoặc ngăn chặn người khác không thể chối cãi? Trong trường hợp này, bạn có thể nhấp vào biểu tượng micrô trên thanh công cụ để tắt tiếng hoặc bật tiếng. Nếu ai đó cố gắng bật tiếng bạn, một thông báo thông báo sẽ xuất hiện, cho họ biết rằng bạn đang giữ cho mình bị tắt tiếng.
Khi tham gia một cuộc họp, hãy nhớ rằng máy chủ hoặc đồng chủ trì có thể đã đặt cuộc họp được kiểm duyệt, nơi những người tham gia không thể bật tiếng. Trong trường hợp này, bạn sẽ không thể bật tiếng mình, ngay cả khi bạn thường có khả năng làm điều đó. Bạn có thể kiểm tra xem một cuộc họp có được kiểm duyệt bằng cách tìm kiếm một thông báo thông báo khi bạn tham gia.
Nếu bạn là máy chủ hoặc đồng chủ trì, bạn cũng có thể tạo các phòng đột phá trong cuộc họp, nơi người tham gia có thể có các cuộc thảo luận nhỏ hơn. Trong các phòng đột phá, những người tham gia có cùng các quyền câm/bật tiếng như trong cuộc họp chính. Khi các phiên đột phá kết thúc, người tham gia sẽ tự động đưa trở lại cuộc họp chính.
Điều quan trọng cần lưu ý là khi bạn nói trong một cuộc họp, tốt nhất là sử dụng tai nghe hoặc thiết bị âm thanh được kết nối để đảm bảo chất lượng âm thanh tốt hơn. Tiếng ồn nền từ môi trường của bạn có thể gây mất tập trung cho người khác, vì vậy việc tự tắt mình khi bạn không nói được khuyến khích.
Các cuộc họp của WebEx có thể là một công cụ tuyệt vời để hợp tác ảo, nhưng các hoạt động đột biến và không thể thay đổi đúng đắn có thể nâng cao đáng kể trải nghiệm gặp gỡ tổng thể. Cho dù bạn là máy chủ lưu trữ, đồng chủ trì hoặc người tham gia, biết cách sử dụng các tính năng tắt tiếng một cách hiệu quả sẽ giúp tạo ra các cuộc họp hiệu quả và hấp dẫn hơn.
Tắt tiếng người khác như một máy chủ hoặc đồng nghiệp
Với tư cách là người tổ chức hoặc đồng chủ trì cuộc họp Webex, bạn được phép có quyền kiểm soát việc tắt tiếng và bật tiếng người tham gia. Điều này có thể hữu ích trong việc quản lý cuộc họp và giảm tiếng ồn xung quanh.
Để tắt tiếng người khác, hãy làm theo các bước sau:
- Khi đang tham gia cuộc họp, hãy nhấp vào nút "Người tham gia" trên thanh công cụ.
- Một bảng sẽ xuất hiện ở bên phải màn hình hiển thị danh sách tất cả những người tham gia.
- Xác định tên của người tham gia mà bạn muốn tắt tiếng.
- Di con trỏ qua tên của họ và nhấp vào nút "Tùy chọn khác" (biểu thị bằng ba dấu chấm).
- Trong menu thả xuống, chọn "Tắt tiếng" để ngăn người khác trong cuộc họp nghe thấy âm thanh của người đó.
Bằng cách tắt tiếng người tham gia, bạn sẽ tắt micrô của họ và ngăn họ phát biểu. Tuy nhiên, người tham gia vẫn có thể nghe thấy người khác và xem video nếu video đó đang được chia sẻ.
Nếu bạn muốn tắt tiếng tất cả người tham gia cùng một lúc, hãy nhấp vào nút "Tắt tiếng tất cả" nằm ở góc dưới cùng bên phải của bảng "Người tham gia". Điều này sẽ tắt tiếng tất cả mọi người ngoại trừ máy chủ và cohost.
Điều quan trọng cần lưu ý là người tham gia có thể tự bật tiếng nếu họ muốn phát biểu. Bạn cũng có thể bật tiếng chúng bằng cách làm theo các bước tương tự ở trên nhưng chọn "Bật tiếng" thay vì "Tắt tiếng".
Nếu bạn đang tổ chức hội thảo trên web, tính năng tắt tiếng hoạt động hơi khác một chút. Theo mặc định, người tham gia luôn bị tắt tiếng khi họ tham gia hội thảo trên web. Tuy nhiên, họ vẫn có thể tự bật tiếng nếu được phép làm như vậy.
Để ngăn người tham gia tự bật tiếng trong hội thảo trên web, bạn phải định cấu hình cài đặt hội thảo trên web trước sự kiện. Trên trang web Cisco Webex, hãy truy cập trang "Lên lịch hội thảo trên web" rồi chọn "Chỉnh sửa" bên cạnh hội thảo trên web bạn đã tạo. Trong phần "Âm thanh", bạn có thể chọn ngăn người tham gia tự bật tiếng.
Khi người tham gia cố gắng tự bật tiếng trong hội thảo trực tuyến có âm thanh được kiểm duyệt, một thông báo sẽ được gửi đến người tổ chức hoặc người đồng tổ chức, cho họ biết rằng ai đó đang cố gắng phát biểu. Sau đó, người chủ trì hoặc cohost có thể chọn cho phép hoặc ngăn người tham gia tự bật tiếng.
Với tư cách là người tổ chức hoặc người đồng chủ trì, bạn có tùy chọn tạo phòng họp nhóm trong cuộc họp. Trong các phòng họp nhóm này, người tham gia có thể thảo luận theo nhóm nhỏ hơn. Khi người tham gia ở trong phòng họp nhóm, người chủ trì hoặc người đồng chủ trì vẫn có thể tắt tiếng và bật tiếng của họ, giống như trong phòng họp chính.
Để tắt tiếng hoặc bật tiếng những người tham gia trong phiên phòng họp nhóm, quy trình này cũng giống như cách tắt tiếng và bật tiếng những người tham gia trong phòng họp chính. Chỉ cần tìm tên của người tham gia và chọn "Tắt tiếng" hoặc "Bật tiếng" từ nút "Tùy chọn khác".
Nhìn chung, tắt tiếng người tham gia là một tính năng hữu ích trong các cuộc họp trên Webex. Nó có thể giúp ngăn tiếng ồn xung quanh và cho phép máy chủ hoặc cohost kiểm duyệt âm thanh. Cho dù đó là tắt tiếng của từng cá nhân, tắt tiếng của mọi người cùng lúc hay quản lý phòng họp nhóm, Webex đều cung cấp các công cụ cần thiết để đảm bảo trải nghiệm cuộc họp có tổ chức và hiệu quả hơn.
Ngăn người tham gia tự bật tiếng
Nếu bạn đang tổ chức một cuộc họp hoặc hội thảo trên web, bạn có thể muốn ngăn người tham gia tự bật tiếng. Điều này có thể giúp đảm bảo rằng tiếng ồn xung quanh hoặc sự gián đoạn được giữ ở mức tối thiểu, cho phép cuộc họp tập trung và hiệu quả hơn.
Webex cung cấp một số tùy chọn để tắt tiếng người tham gia và ngăn họ tự bật tiếng. Dưới đây là một số phương pháp bạn có thể sử dụng:
Tắt tiếng người tham gia trong cuộc họp
Để tắt tiếng người tham gia trong cuộc họp đang diễn ra, bạn có thể sử dụng nút "Tắt tiếng" trên thanh công cụ. Chỉ cần nhấp vào tên người tham gia và chọn "Tắt tiếng" từ menu thả xuống. Điều này sẽ tắt tiếng âm thanh của họ và ngăn họ tự bật tiếng.
Bạn cũng có thể sử dụng cài đặt "Tắt tiếng khi nhập" khi lên lịch cuộc họp. Điều này sẽ đảm bảo rằng tất cả những người tham gia sẽ tự động bị tắt tiếng khi họ tham gia cuộc họp. Tuy nhiên, họ vẫn sẽ có tùy chọn tự bật tiếng nếu cần.
Tắt tiếng người tham gia trong hội thảo trên web
Nếu bạn đang tổ chức hội thảo trên web, bạn có thể bật cài đặt "Tắt tiếng khi tham gia" để tự động tắt tiếng tất cả người tham gia khi họ tham gia. Điều này sẽ ngăn họ tự bật tiếng trừ khi người chủ trì hoặc người đồng chủ trì cho phép họ làm như vậy.
Ngoài ra, ở chế độ hội thảo trên web, người tham gia chỉ có thể tham gia với tư cách là người tham dự và không thể chia sẻ âm thanh hoặc video của họ. Điều này càng ngăn cản họ tự bật tiếng trong hội thảo trên web.
Sử dụng tính năng "Tắt tiếng tất cả"
Nếu bạn muốn tắt tiếng tất cả người tham gia cùng một lúc, bạn có thể sử dụng tính năng "Tắt tiếng tất cả". Bạn có thể tìm thấy tùy chọn này trong bảng điều khiển dành cho người tham gia và sẽ tắt tiếng mọi người trong cuộc họp hoặc hội thảo trên web, ngăn họ tự bật tiếng cho đến khi bạn quyết định bật tiếng của họ.
Điều quan trọng cần lưu ý là những người tham gia có vai trò đồng chủ trì hoặc chủ trì có thể tự bật tiếng, vì vậy, bạn có thể chỉ định người đồng chủ trì hoặc chủ trì một cách cẩn thận và chỉ để những cá nhân đáng tin cậy có những vai trò đó.
Bằng cách ngăn chặn người tham gia tự rút ra, bạn có thể duy trì quyền kiểm soát cuộc họp và giảm sự phân tâm do tiếng ồn nền. Điều này có thể giúp tạo ra một môi trường họp ảo năng suất và tập trung hơn.
Tiếng ồn nền
Khi lưu trữ hoặc tham gia vào một cuộc họp WebEx, nhiễu nền đôi khi có thể là một sự phân tâm. May mắn thay, WebEx cung cấp các tính năng cho phép bạn tắt tiếng ồn nền để có trải nghiệm gặp gỡ tốt hơn.
Nếu bạn là người dẫn chương trình, bạn có vai trò kiểm soát cuộc họp và những người tham gia của nó, bao gồm cả âm thanh của họ. Để tắt tiếng tiếng ồn nền của ai đó, chỉ cần nhấp vào tên của họ trong danh sách người tham gia ở phía bên phải của cửa sổ WebEx. Từ đó, bạn có thể chọn tắt tiếng âm thanh của họ, ngăn chặn bất kỳ tiếng ồn nền nào mà họ có thể xuất hiện.
Điều quan trọng cần lưu ý là việc tắt âm thanh của ai đó không ngăn họ nói trong cuộc họp. Nó chỉ đơn giản là làm giảm bất kỳ tiếng ồn nền mà họ có thể có, đảm bảo trải nghiệm âm thanh rõ ràng hơn cho tất cả những người tham gia.
Nếu bạn không phải là máy chủ và muốn tắt tiếng nhiễu nền của riêng mình, bạn có thể làm như vậy bằng cách nhấp vào nút "tắt tiếng" trong thanh công cụ cuộc họp ở dưới cùng của cửa sổ WebEx. Điều này sẽ ngăn chặn bất kỳ tiếng ồn nào từ thiết bị của bạn, chẳng hạn như gõ hoặc xáo trộn giấy tờ, được nghe bởi những người khác trong cuộc họp.
Nếu bạn tham gia một cuộc họp WebEx từ một môi trường ồn ào, sử dụng tai nghe cũng có thể giúp ngăn chặn tiếng ồn nền được micrô của bạn chọn.
Trong một số trường hợp, chủ nhà có thể đã tạo ra các phòng đột phá nơi người tham gia có thể có các cuộc thảo luận nhỏ hơn. Nếu bạn thấy mình trong phòng đột phá và muốn tắt tiếng ồn nền, bạn có thể làm theo các bước tương tự được đề cập trước đó để tắt tiếng hoặc nhấp vào nút "tắt tiếng" trực tiếp trong cửa sổ phòng đột phá của bạn.
Điều quan trọng cần nhớ là nhiễu nền tắt luôn được phép trong cuộc họp WebEx. Cho dù bạn là máy chủ lưu trữ, đồng chủ trì hoặc người tham gia, bạn có thể sử dụng tính năng tắt tiếng để cải thiện chất lượng âm thanh và tập trung trong cuộc họp.
Tuy nhiên, trong một cuộc họp hội thảo trên web hoặc được kiểm duyệt, chỉ có máy chủ hoặc đồng chủ trì mới có thể tắt tiếng và bật tiếng. Người tham gia sẽ không có khả năng tắt tiếng hoặc bật tiếng.
Nếu bạn là người tổ chức hoặc người đồng tổ chức, bạn có thể ngăn người tham gia tự bật tiếng bằng cách bật cài đặt "Tắt tiếng khi tham gia". Khi bật cài đặt này, mọi người tham gia cuộc họp sẽ tự động bị tắt tiếng và không thể tự bật tiếng. Điều này có thể hữu ích trong các cuộc họp hoặc hội thảo trực tuyến lớn, nơi tiếng ồn xung quanh từ nhiều người có thể gây mất tập trung.
Cuối cùng, nếu bạn là người tham gia và nhận được thông báo cho biết cuộc họp đang được ghi lại thì điều quan trọng cần lưu ý là việc tự tắt tiếng không ngăn âm thanh của bạn được ghi lại trong bản ghi. Người chủ trì luôn có thể bật tiếng những người tham gia trong cuộc họp được ghi lại, vì vậy hãy chú ý đến những gì bạn nói ngay cả khi bạn bị tắt tiếng.
