Khi gửi email, lời chào mở đầu thường tạo ra âm điệu cho toàn bộ thư, giống như cách chào người anh em họ của nó là thư giấy. Gửi email cho một người - hoặc thậm chí hai người - thường đủ đơn giản, nhưng khi bạn gửi cùng một thư cho ba người trở lên, mọi thứ có thể bắt đầu hơi lộn xộn và bạn có nguy cơ vô tình làm mất lòng ai đó. Hãy soạn thảo lời chào của bạn một cách cẩn thận để đảm bảo thông điệp của bạn được truyền tải đúng cách.
Giữ nó ngay cả
Xác định những gì bạn biết về ba người bạn đang gửi email. Nếu bạn có cùng một lượng thông tin về tất cả chúng, việc soạn thảo một câu chào rất đơn giản: "Kính gửi Jim, John và Jane" hoặc "Kính gửi ông Smith, ông Doe và bà Brown," tùy thuộc vào mức độ trang trọng. Tuy nhiên, đôi khi bạn có thể không biết điều gì đó quan trọng về một trong ba người. Ví dụ, Jim Smith rõ ràng là đàn ông và Jane Brown là phụ nữ, nhưng Alex Jones có thể là Alexander hoặc Alexandra. Trong trường hợp như vậy, hãy sử dụng tên đầy đủ cho cả ba người - "Jim Smith, Jane Brown và Alex Jones thân mến".
Thay đổi hình thức
Thông thường, mức độ trang trọng của lời chào sẽ ảnh hưởng đến nội dung của toàn bộ email. Nếu ba người mà bạn đang giải quyết có mức độ khác nhau về hình thức, hãy cân nhắc gửi hai hoặc ba tin nhắn riêng biệt thay vì một tin nhắn duy nhất. Nếu bạn hoàn toàn chỉ được gửi một tin nhắn, hãy đề cập đến từng người với mức độ hình thức phù hợp hơn là tăng hoặc giảm nó. Ví dụ: nếu bạn đang gửi email cho giáo sư và hai người bạn cùng lớp của mình, hãy mở thư bằng "Kính gửi giáo sư Keating, Neil và Todd."
Địa chỉ với sự quan tâm
Cân nhắc xem liệu ba người mà bạn đang gửi tin nhắn có cần tham gia vào một cuộc trò chuyện đơn lẻ hay không. Ví dụ: nếu bạn đang mời ba người bạn của mình tham dự một bữa tiệc, bạn nên sử dụng một tin nhắn duy nhất; Mặt khác, nếu bạn đang tổ chức một bữa tiệc và ba người bạn của bạn đang giúp đỡ, thì tốt hơn là bạn nên gửi ba tin nhắn riêng biệt, mỗi tin nhắn chỉ chứa thông tin liên quan. Nếu bạn nhất thiết phải gửi một tin nhắn, hãy nói với ba người nhận như bình thường trong lời chào, nhưng cũng cố gắng hết sức để xác định những phần nào của tin nhắn có liên quan đến từng người trong số họ.
Cc và Bcc
Khi nói với người nhận email trong lời chào, hãy xem xét cách thức thông điệp đến được với họ. Nếu bạn đang gửi email cho cả ba người nhận bằng cách sử dụng trường "Tới:" hoặc "Cc:", hãy bao gồm cả ba người trong lời chào như bình thường, trừ khi thư chủ yếu dành cho một trong những người nhận và chỉ được gửi cho hai người còn lại cho thông tin của họ. Nếu đúng như vậy, hãy nói với người nhận chính trong lời chào và giải thích lý do tại sao bạn cũng gửi tin nhắn cho hai người kia trong vài dòng đầu tiên. Nếu một hoặc nhiều người đang nhận thông báo qua trường "Bcc:", hãy đảm bảo bạn không đưa người đó vào màn chào để tránh xúc phạm.
