Microsoft Teams cung cấp nhiều loại kênh khác nhau để đáp ứng nhu cầu cộng tác đa dạng của các nhóm. Khi tạo kênh, điều cần thiết là phải chọn đúng loại dựa trên yêu cầu cụ thể của dự án hoặc mục tiêu. Mỗi loại kênh - tiêu chuẩn, riêng tư hoặc chia sẻ - đều có bộ tính năng và khả năng riêng, mang đến cho người dùng sự linh hoạt để điều chỉnh trải nghiệm kênh của họ.
Các kênh tiêu chuẩn được mở cho tất cả thành viên trong nhóm, cho phép họ tích cực tham gia thảo luận, chia sẻ tệp và tổ chức các cuộc họp. Loại kênh này hoàn hảo cho các dự án yêu cầu cộng tác cởi mở và minh bạch vì nó cho phép tất cả thành viên trong nhóm truy cập và đóng góp vào không gian chung.
Mặt khác, các kênh riêng cung cấp không gian làm việc tập trung cho một nhóm cụ thể trong nhóm. Chỉ những thành viên được chọn mới có quyền truy cập vào các kênh này, đảm bảo các cuộc thảo luận bí mật hoặc thông tin nhạy cảm vẫn được ẩn khỏi những người dùng không có quyền. Các kênh riêng tư lý tưởng cho các nhóm làm việc trong các dự án có tính bảo mật cao hoặc khi các cuộc thảo luận nhất định cần được giới hạn ở các cá nhân cụ thể.
Ngoài các kênh tiêu chuẩn và riêng tư, Microsoft Teams còn cung cấp các kênh chia sẻ, cho phép người dùng cộng tác và chia sẻ nội dung với các cá nhân bên ngoài tổ chức của họ. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi làm việc với các đối tác, nhà cung cấp hoặc khách hàng bên ngoài vì nó cho phép cộng tác liền mạch mà không cần họ phải tạo tài khoản riêng. Cộng tác thông qua các kênh được chia sẻ cũng dễ dàng như thêm người dùng bên ngoài và cấp cho họ quyền thích hợp để truy cập các tài nguyên được chia sẻ.
Bằng cách lựa chọn cẩn thận loại kênh thích hợp, người dùng có thể quản lý hiệu quả môi trường cộng tác của nhóm mình và đảm bảo rằng mọi người đều có cấp độ truy cập và quyền phù hợp để làm việc nhóm hiệu quả. Cho dù đó là tạo kênh tiêu chuẩn cho các cuộc thảo luận mở, kênh riêng tư cho các cuộc họp bí mật hay kênh chia sẻ để cộng tác bên ngoài, Microsoft Teams đều cung cấp các công cụ cần thiết để đáp ứng nhiều tình huống cộng tác khác nhau. Vì vậy, hãy tiếp tục và chọn loại kênh phù hợp nhất với nhu cầu của nhóm bạn và bắt đầu cộng tác!
Kênh tiêu chuẩn: Cộng tác với toàn bộ nhóm của bạn
Các kênh tiêu chuẩn trong các nhóm Microsoft cho phép bạn hợp tác với toàn bộ nhóm của mình trong một không gian chung. Các kênh này được mở cho tất cả các thành viên trong nhóm và cung cấp một vị trí trung tâm để thảo luận, tệp và các cuộc họp liên quan đến một dự án hoặc chủ đề cụ thể.
Khi tạo một kênh tiêu chuẩn, bạn có tùy chọn để chọn ai có thể truy cập và tham gia vào kênh. Theo mặc định, tất cả các thành viên của nhóm đều có quyền xem và đóng góp cho kênh. Tuy nhiên, với tư cách là chủ sở hữu của kênh, bạn cũng có thể thêm hoặc xóa các thành viên khi cần.
Trong một kênh tiêu chuẩn, bạn có thể chia sẻ các tệp, đăng tin nhắn và có các cuộc thảo luận có thể nhìn thấy cho tất cả những người tham gia. Các tin nhắn bạn đăng trong một kênh tiêu chuẩn không được ẩn khỏi các thành viên khác trong nhóm, vì vậy mọi người đều có thể xem cuộc trò chuyện và đóng góp cho nó.
Một tính năng hữu ích của các kênh tiêu chuẩn là khả năng ghim các thông điệp quan trọng. Khi bạn ghim một tin nhắn, nó sẽ ở đầu kênh, giúp tất cả các thành viên dễ dàng truy cập. Điều này đặc biệt hữu ích cho việc chia sẻ các cập nhật hoặc thông báo quan trọng với nhóm của bạn.
Một lợi thế khác của việc sử dụng các kênh tiêu chuẩn là chúng được tích hợp với SharePoint. Điều này có nghĩa là tất cả các tệp được chia sẻ trong một kênh tiêu chuẩn được lưu trữ trong thư viện tài liệu SharePoint, cho phép dễ dàng truy cập và hợp tác trên các tài liệu.
Tuy nhiên, có một số hạn chế để xem xét khi sử dụng các kênh tiêu chuẩn. Ví dụ: bạn không thể ẩn một kênh tiêu chuẩn với các thành viên trong nhóm và bạn không thể thay đổi cài đặt của kênh để làm cho nó riêng tư.
Cân nhắc cho các kênh tiêu chuẩn:
1. Các kênh tiêu chuẩn được mở cho tất cả các thành viên trong nhóm, vì vậy hãy đảm bảo xem xét cẩn thận ai cần truy cập vào kênh trước khi tạo.
2. Các kênh tiêu chuẩn là lý tưởng cho các dự án hoặc chủ đề yêu cầu sự hợp tác từ tất cả các thành viên trong nhóm. Nếu bạn có một dự án tập trung với một nhóm nhỏ hơn, hãy xem xét sử dụng một kênh riêng.
3. Nếu bạn cần chia sẻ thông tin nhạy cảm hoặc có các cuộc thảo luận chỉ cần hiển thị cho các thành viên trong nhóm cụ thể, một kênh riêng có thể phù hợp hơn.
Tóm lại, các kênh tiêu chuẩn trong các nhóm Microsoft cung cấp một không gian hợp tác cho toàn bộ nhóm của bạn để chia sẻ tệp, đăng tin nhắn và có các cuộc thảo luận. Chúng là một lựa chọn tuyệt vời cho các dự án hoặc chủ đề yêu cầu đầu vào từ tất cả các thành viên trong nhóm. Chỉ cần ghi nhớ những hạn chế và xem xét sử dụng các kênh riêng cho các cuộc thảo luận tập trung hoặc nhạy cảm hơn.
Các kênh riêng: Tạo không gian an toàn cho các cuộc thảo luận bí mật
Trong các nhóm Microsoft, các kênh riêng tư cung cấp một cách để tạo không gian an toàn cho các cuộc thảo luận bí mật. Không giống như các kênh tiêu chuẩn, các kênh riêng giới hạn tư cách thành viên và khả năng hiển thị, đảm bảo rằng chỉ người dùng được ủy quyền mới có quyền truy cập vào các cuộc trò chuyện và nội dung nhạy cảm.
Để tạo kênh riêng, quản trị viên hoặc chủ sở hữu nhóm có thể làm theo các bước sau:
- Từ ứng dụng của các đội, điều hướng đến khung của các đội ở phía bên trái của màn hình.
- Nhấp vào Ellipsis (...) bên cạnh tên nhóm.
- Chọn "Thêm kênh" từ menu thả xuống.
- Trong cửa sổ Tạo kênh, chọn tùy chọn "Riêng tư".
- Cung cấp một tên cho kênh riêng và thêm một mô tả ngắn nếu muốn.
- Nhấp vào "Thêm" để tạo kênh riêng.
Các kênh riêng có một vài cân nhắc quan trọng:
- Tên kênh riêng không hiển thị cho người dùng không có quyền truy cập chúng.
- Các kênh riêng tư không xuất hiện trong danh sách kênh chính, nhưng chúng có thể được truy cập thông qua menu Ellipsis (...).
- Người dùng có quyền truy cập vào một kênh riêng có thể thấy và tương tác với tất cả các tin nhắn, tệp và các cuộc thảo luận trong không gian đó.
- Các kênh riêng có các tab "Bài đăng" và "Tệp" của riêng họ, tách biệt với các kênh của nhóm chính.
- Chủ sở hữu và quản trị viên có thể xóa các thành viên khỏi các kênh riêng, nhưng bản thân các kênh không thể bị xóa.
- Các kênh riêng tư không thể được ghim vào khung bên trái như các kênh tiêu chuẩn, nhưng người dùng vẫn có thể tìm thấy chúng thông qua thanh tìm kiếm.
- Quyền trong các kênh tư nhân độc lập với các cài đặt của nhóm chính, cho phép kiểm soát chi tiết hơn đối với quyền truy cập của người tham gia.
- Các kênh riêng không hỗ trợ thêm khách của Microsoft Team với tư cách là người tham gia.
- Các kênh riêng không thể truy cập được trong các tìm kiếm khám phá, đảm bảo tuân thủ các quy định bảo vệ dữ liệu.
Khi nói đến việc hợp tác trong các dự án nhạy cảm hoặc thảo luận về các vấn đề bí mật, các kênh riêng tư cung cấp một môi trường an toàn và được kiểm soát. Các thành viên trong nhóm có thể chia sẻ các tập tin, có các cuộc họp riêng và thậm chí tạo một sổ ghi chép dự án trong SharePoint. Quản trị viên và chủ sở hữu nhóm nên xem xét các hạn chế và quyền này khi quyết định có nên sử dụng các kênh riêng tư, tiêu chuẩn hoặc được chia sẻ trong các nhóm Microsoft hay không.
Các kênh được chia sẻ: Kết nối và hợp tác với các nhóm bên ngoài
Các kênh được chia sẻ trong các nhóm Microsoft là một cách mạnh mẽ để kết nối và hợp tác với các nhóm bên ngoài. Họ cung cấp một không gian chung, nơi các thành viên từ các tổ chức khác nhau có thể đến với nhau và làm việc trên các dự án chung một cách an toàn và liền mạch.
Bằng cách tạo một kênh được chia sẻ, chủ sở hữu có thể mời những người tham gia từ các nhóm bên ngoài tham gia kênh và có quyền truy cập vào tất cả các cuộc hội thoại, tệp và các tài nguyên khác được chia sẻ bên trong. Điều này có nghĩa là các thành viên từ các tổ chức khác nhau hiện có thể hợp tác như thể họ là một phần của cùng một nhóm, phá vỡ các rào cản và thúc đẩy giao tiếp và năng suất tốt hơn.
Khi một kênh được chia sẻ được tạo, nó sẽ nhận được trang web SharePoint của riêng mình, đóng vai trò là gốc để lưu trữ các tệp và các tài nguyên khác. Trang web SharePoint này được quản lý bởi quản trị viên của nhóm đã tạo ra kênh được chia sẻ, đảm bảo rằng các quyền và cài đặt được quản lý đúng và các yêu cầu tuân thủ được đáp ứng.
Một trong những lợi ích chính của các kênh được chia sẻ là khả năng ghim các tin nhắn và tệp quan trọng. Ghim cho phép các thành viên theo dõi thông tin hoặc tài nguyên quan trọng, giúp tìm và giới thiệu lại với họ dễ dàng hơn. Ngoài ra, các kênh được chia sẻ cũng có thể có máy tính xách tay kế hoạch và onenote riêng, tăng cường khả năng hợp tác.
Điều đáng chú ý là trong khi các kênh được chia sẻ cung cấp trải nghiệm hợp tác liền mạch, có một số hạn chế và quyền để xem xét. Ví dụ, các thành viên của nhóm bên ngoài chỉ có thể truy cập các kênh được chia sẻ mà họ đã được mời rõ ràng. Ngoài ra, các kênh được chia sẻ không có sẵn để khám phá, có nghĩa là các bản sao của tin nhắn và tệp được chia sẻ trong một kênh được chia sẻ không được lưu trữ cho mục đích tuân thủ.
Để tạo một kênh được chia sẻ, người dùng có quyền cần thiết có thể truy cập ứng dụng nhóm và chọn tùy chọn để tạo kênh mới. Từ đó, họ có thể chọn tùy chọn kênh được chia sẻ và chỉ định tên, cài đặt thành viên và các chi tiết khác cho kênh. Sau khi được tạo, kênh được chia sẻ sẽ xuất hiện trong danh sách các kênh của nhóm, giúp các thành viên dễ dàng tìm thấy và tham gia.
Tóm lại, các kênh được chia sẻ trong các nhóm Microsoft cung cấp một cách để các tổ chức khác nhau kết hợp với nhau và hợp tác trong các dự án chung. Cho dù đó là hoạt động trong một dự án chung, giải quyết một vấn đề hoặc chỉ đơn giản là chia sẻ các tệp và tài nguyên, các kênh được chia sẻ có thể giúp các nhóm duy trì kết nối và tập trung vào việc đạt được mục tiêu của họ. Vậy tại sao không thử và bắt đầu hợp tác với các nhóm bên ngoài bằng cách sử dụng các kênh được chia sẻ trong các nhóm!
Tạo và sử dụng các kênh riêng
Trong các nhóm Microsoft, bạn có tùy chọn tạo các kênh riêng để đáp ứng các nhu cầu cụ thể của dự án hoặc nhóm của bạn. Khi bạn tạo một kênh riêng tư, nó chỉ hiển thị và có thể truy cập được đối với các thành viên bạn mời, cung cấp một không gian cộng tác tập trung và dựa trên quyền hơn trong nhóm của bạn.
Vì vậy, bạn có thể làm gì với các kênh riêng? Dưới đây là một số tính năng và cân nhắc chính:
1. Tạo một kênh riêng tư
Để tạo một kênh riêng tư, hãy truy cập ứng dụng các đội, chọn nhóm mong muốn và nhấp vào dấu chấm lửng bên cạnh tên nhóm. Chọn "Thêm kênh", và sau đó chọn "Riêng tư" làm loại kênh. Đặt tên cho kênh của bạn và nhấp vào "Thêm" để tạo nó!
2. Tư cách thành viên và quyền
Trong các kênh riêng, chỉ có các thành viên được thêm vào kênh mới có quyền truy cập vào nội dung của nó. Quản trị viên kênh hoặc chủ sở hữu nhóm có khả năng thêm hoặc xóa người dùng khi cần. Điều quan trọng cần lưu ý là các kênh tư nhân vẫn kế thừa các cài đặt thành viên nhóm chung, vì vậy các thành viên của nhóm có thể thấy rằng một kênh riêng tồn tại, nhưng họ không thể truy cập nội dung của nó mà không được thêm vào.
3. Giao tiếp và hợp tác
Các kênh riêng cho phép các thành viên tương tác trong kênh thông qua các tin nhắn trò chuyện, cuộc gọi và các cuộc họp. Chia sẻ tệp cũng được bật, cho phép người tham gia gửi và nhận các tệp có liên quan đến dự án hoặc khiến họ đang làm việc.
4. Quản lý và chia sẻ nội dung
Các kênh riêng có tab Tệp riêng của họ, nơi các thành viên có thể lưu trữ và truy cập các tệp cụ thể cho kênh. Điều này giúp giữ cho nội dung được tổ chức và dễ dàng truy cập để hợp tác trong kênh. Ngoài ra, các kênh tư nhân có trình lập kế hoạch riêng, máy tính xách tay OneNote và các trang web SharePoint, được quản lý và truy cập bởi các thành viên kênh.
5. Hợp tác và giải quyết
Nếu một kênh riêng được thêm vào một nhóm, các thành viên trong nhóm có thể xem sự tồn tại của kênh nhưng không thể truy cập nội dung của nó. Nếu họ cố gắng, họ sẽ thấy một độ phân giải trong kênh mà họ không có quyền truy cập vào nó. Điều này đảm bảo rằng nội dung kênh riêng vẫn được bảo vệ, trong khi vẫn cho phép các thành viên trong nhóm nhận thức được sự tồn tại của kênh.
6. Khắc phục và tuân thủ
Nội dung kênh riêng có thể tuân theo các chính sách tuân thủ và khám phá khám phá, giống như các kênh công cộng tiêu chuẩn. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải xem xét rằng khi các thành viên kênh riêng liên lạc hoặc chia sẻ các tệp trong kênh, những tin nhắn hoặc tệp đó không thể được phát hiện hoặc truy cập bởi người dùng bên ngoài kênh riêng.
7. Ghim và ẩn các kênh riêng
Theo mặc định, các kênh riêng được hiển thị trong danh sách các kênh trong một nhóm. Tuy nhiên, các quản trị viên nhóm có khả năng ghim hoặc ẩn các kênh riêng khỏi danh sách kênh. Điều này cho phép trải nghiệm hợp lý hơn và tập trung hơn cho các thành viên trong nhóm.
Với tất cả những cân nhắc này, các kênh riêng có thể tăng cường sự hợp tác và hợp lý hóa quy trình công việc trong môi trường Microsoft Teams của bạn. Hãy thử và chọn tùy chọn kênh riêng cho dự án tiếp theo của bạn để xem làm thế nào nó có thể có lợi cho bạn và nhóm của bạn!
