Outlook cho Windows cung cấp một tính năng thuận tiện có tên @mentions cho phép bạn dễ dàng thu hút sự chú ý của ai đó trong email hoặc tin nhắn của bạn. Cho dù bạn muốn hỏi một câu hỏi nhanh, liên quan đến ai đó trong một cuộc trò chuyện hoặc gửi một bản cập nhật quan trọng, @mentions có thể giúp bạn được chú ý.
Nếu bạn không quen thuộc với @mentions, đừng lo lắng! Nó khá dễ sử dụng. Khi bạn soạn một email mới hoặc trả lời tin nhắn, chỉ cần nhập ký hiệu @ theo sau là một vài chữ cái đầu tiên của tên người đó. Một danh sách các đề xuất sẽ bật lên, cho phép bạn chọn đúng người.
Khi bạn đã thêm @mention, tên của người đó sẽ xuất hiện với một màu khác, cho biết rằng chúng đã được đề cập. Điều này cũng sẽ thông báo cho họ rằng họ đã được đề cập cụ thể trong tin nhắn hoặc cuộc trò chuyện.
Để đảm bảo rằng người bạn đang đề cập nhận được thông báo, hãy đảm bảo rằng họ đang sử dụng Outlook cho Windows hoặc Outlook. com, vì tính năng @mentions có thể không hoạt động trên tất cả các thiết bị hoặc nền tảng.
Các bước để thêm @mention vào các cột email của bạn trong Outlook
Nếu bạn đang sử dụng Outlook cho Windows và muốn đảm bảo rằng ai đó quan trọng không bỏ lỡ đề cập của họ trong email của bạn, bạn có thể thêm tính năng @mention vào các cột email của bạn. Điều này sẽ thông báo cho người bạn đề cập và giúp họ dễ dàng tìm thấy tin nhắn của bạn trong hộp thư đến của họ. Dưới đây là các bước để thêm @mention vào các cột email của bạn trong Outlook cho Windows:
- Mở Outlook trên máy tính Windows của bạn.
- Trong thông báo email mà bạn đang sáng tác, hãy nhập biểu tượng "@" theo tên của người bạn muốn đề cập. Ví dụ: gõ "@John Smith".
- Khi bạn nhập tên, Outlook sẽ hiển thị các đề xuất dựa trên các liên hệ trong sổ địa chỉ của bạn. Chọn đúng người nhận từ các đề xuất xuất hiện.
- Khi bạn đã thêm @mention, nó sẽ xuất hiện dưới dạng liên kết táo bạo và màu xanh trong email của bạn. Điều này giúp người nhận nhanh chóng xác định rằng họ đã được đề cập trong email.
- Kết thúc việc soạn email của bạn và nhấp vào nút "Gửi" để gửi nó.
Đó là nó! Bằng cách làm theo các bước này, bạn có thể đảm bảo rằng người bạn đề cập trong email của bạn được thông báo và không bỏ lỡ tin nhắn của bạn.
Lưu ý: Tính năng này hiện sẵn dùng trong Outlook for Windows và không sẵn dùng trong Outlook for Mac. Nếu bạn đang sử dụng Outlook for Mac, bạn có thể thử sử dụng tính năng @mention trong ứng dụng Outlook for iOS hoặc Android hoặc trong phiên bản web Outlook.
Ngoài ra, hãy nhớ rằng nếu bạn đề cập đến ai đó trong email nhóm lớn, họ có thể nhận được nhiều thông báo nếu họ là thành viên của các nhóm nhắn tin hoặc trò chuyện khác nhau. Nếu không muốn nhận thông báo về lượt @đề cập trong một số cuộc trò chuyện hoặc nhóm nhất định, bạn có thể ẩn hoặc tắt thông báo cho những cuộc trò chuyện cụ thể đó.
Để đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ lượt @đề cập nào trong Outlook trên iOS hoặc iPadOS, bạn có thể bật thông báo cho các lượt đề cập. Đây là cách thực hiện:
- Mở ứng dụng Outlook trên iPhone hoặc iPad của bạn.
- Nhấn vào biểu tượng menu ba dòng ở góc trên bên trái.
- Cuộn xuống và chọn "Cài đặt".
- Trong Thông báo, nhấn vào "Thông báo & Cảnh báo".
- Nhấn vào "Đề cập".
- Bật nút chuyển để bật thông báo cho @đề cập.
Bằng cách làm theo các bước này, bạn sẽ được thông báo bất cứ khi nào ai đó đề cập đến bạn trong email hoặc lời mời họp trong Outlook trên iPhone hoặc iPad của bạn.
Nếu bạn đang sử dụng Outlook trên macOS thì tính năng @mention hiện không khả dụng trong ứng dụng dành cho máy tính để bàn. Tuy nhiên, bạn có thể thử sử dụng @đề cập trong Outlook trên web hoặc trong ứng dụng Outlook for iOS trên máy Mac của mình.
Lợi ích của việc sử dụng @Mentions trong Outlook cho Windows
Giao tiếp hiệu quả trong môi trường chuyên nghiệp là rất quan trọng. Với tính năng @đề cập trong Outlook cho Windows, bạn có thể dễ dàng thu hút sự chú ý của ai đó và nâng cao khả năng cộng tác. Dưới đây là một số lợi ích của việc sử dụng @mentions:
1. Thông báo trực tiếp cho cá nhân
Bằng cách sử dụng biểu tượng @mention (@) theo sau là tên của một người, bạn có thể thông báo trực tiếp cho họ trong cuộc trò chuyện hoặc chuỗi email. Điều này đặc biệt hữu ích trong các cuộc trò chuyện nhóm hoặc khi bạn muốn đảm bảo rằng một người cụ thể sẽ nhìn thấy tin nhắn của bạn.
2. Giảm thiểu tin nhắn bị nhỡ
Trong môi trường làm việc bận rộn, bạn rất dễ bỏ lỡ những tin nhắn quan trọng. Bằng cách @đề cập đến ai đó, bạn đảm bảo họ nhận được thông báo, giảm khả năng tin nhắn không được chú ý.
3. Cải thiện sự hợp tác trong nhóm
Khi làm việc trong nhóm, @đề cập giúp chuyển tin nhắn đến một cá nhân cụ thể trong cuộc trò chuyện, làm rõ ai cần thực hiện hành động hoặc phản hồi. Điều này cải thiện luồng giao tiếp và đảm bảo mọi người đều ở trên cùng một trang.
4. Dễ dàng lọc và tìm các cuộc trò chuyện được đề cập
Tính năng @mention của Outlook cho phép bạn lọc các cuộc hội thoại đề cập đến bạn hoặc hướng đến bạn. Điều này giúp điều hướng và định vị các cuộc trò chuyện có liên quan dễ dàng hơn, đặc biệt là trong các nhóm lớn hơn hoặc các chuỗi email bận rộn.
Dưới đây là cách sử dụng @đề cập trong Outlook dành cho Windows:
- Bắt đầu một email mới hoặc trả lời một email hiện có.
- Nhập biểu tượng @ theo sau là tên người bạn muốn đề cập.
- Outlook sẽ tự động đề xuất các tên phù hợp khi bạn nhập, giúp việc chọn tên mong muốn trở nên nhanh chóng và dễ dàng.
- Tiếp tục soạn email hoặc tin nhắn của bạn và gửi nó như bình thường.
Bằng cách sử dụng tính năng @đề cập trong Outlook dành cho Windows, bạn có thể đảm bảo các thư quan trọng sẽ đến được với người nhận dự định và nâng cao khả năng cộng tác trong các nhóm hoặc nhóm. Tận dụng tính năng tiện lợi này để tối ưu hóa quy trình giao tiếp và hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn.
