Thực tế là email có tầm quan trọng lớn trong giao tiếp kinh doanh hiện đại là không thể phủ nhận. Mỗi ngày, hàng triệu email được gửi từ các công ty đến khách hàng và nhà cung cấp, từ nhân viên đến người quản lý của họ và từ đồng nghiệp này sang đồng nghiệp khác. Có một số lý do giải thích cho sự ưu tiên của email khi so sánh với các phương thức giao tiếp khác.
Immediacy
Email is sent and received almost instantaneously, whether the recipient is a few doors down or thousands of miles away. Do đó, việc sử dụng email hợp lý hóa cả giao tiếp bên trong và bên ngoài, giúp truyền và phổ biến thông tin quan trọng nhanh hơn và dễ dàng hơn và cho phép cập nhật trạng thái gần như theo thời gian thực. Đổi lại, luồng thông tin liên tục làm cho nhân viên và giám đốc điều hành như nhau hiệu quả và năng suất hơn, cho phép phản hồi nhanh chóng đối với bất kỳ vấn đề nào có thể phát sinh.
Lưu trữ hồ sơ
Thư email vẫn còn trong hộp thư đến của người dùng trừ khi bị xóa có chủ ý và cả phần mềm email độc lập và dịch vụ email trên web đều cung cấp chức năng tìm kiếm và bộ lọc giúp việc theo dõi một thư cụ thể chỉ mất vài giây. Điều này tạo ra một đường dẫn giấy ảo hiệu quả hơn nhiều so với các tài liệu in được cất trong ngăn kéo, giúp việc trích xuất thông tin quan trọng từ liên lạc qua email trở nên cực kỳ dễ dàng.
Chi phí thấp
Email là một trong những cách rẻ nhất mà doanh nghiệp có thể sử dụng để liên lạc, cả bên trong và bên ngoài. Các doanh nghiệp nhỏ có thể chỉ cần đăng ký email miễn phí với các nhà cung cấp như Gmail, Yahoo hoặc Hotmail; ngay cả đối với các công ty lớn hơn, chi phí duy trì một máy chủ email chuyên dụng là tương đối thấp. Sự khác biệt về chi phí là đặc biệt đáng chú ý khi xem xét truyền thông đại chúng. Ví dụ, chi phí in và gửi một bộ tờ rơi hoặc thư tiếp thị gấp nhiều lần so với yêu cầu gửi thông tin qua email.
Tiếp thị
Email cho phép các công ty truyền bá thông tin về sản phẩm và dịch vụ của họ một cách hiệu quả và hiệu quả, cho cả khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng. Ví dụ: một công ty quần áo có thể thiết lập một danh sách email mà bất kỳ ai cũng có thể đăng ký, sau đó gửi email hàng tuần cho mọi người trong danh sách nêu chi tiết các bổ sung mới cho danh mục. Tương tự, một công ty chuyên về phần mềm kinh doanh có thể liên hệ trực tiếp với các công ty khác qua email để hỏi xem họ có thấy dịch vụ của mình hữu ích hay không.
