Khi bạn trả lời một thư email hoặc chuyển tiếp nó để nhận xét, những gì bạn thấy trong thư gửi đi của mình phụ thuộc vào việc bạn có muốn trích dẫn lại nội dung gốc cho người nhận thư trả lời của bạn hay không. Nếu bạn muốn thấy thư gốc nhưng thư trả lời của bạn không bao gồm thư, hãy kiểm tra cách bạn thiết lập phần mềm email hoặc giao diện webmail của mình.
Sở thích chung
Phần mềm email và giao diện webmail bao gồm các tùy chọn mà bạn có thể sử dụng để chỉ định cách trích dẫn nội dung của một tin nhắn gốc khi bạn trả lời hoặc chuyển tiếp nó. Tùy thuộc vào tùy chọn bạn chọn, bạn có thể không thấy nội dung đầy đủ của thông báo bạn nhận được trong phản hồi của bạn. Nếu bạn sử dụng ứng dụng Thư của Mac OS X, bạn có thể thiết lập ứng dụng này để thư trả lời bao gồm tất cả, không hoặc chỉ một phần của nội dung thư mà bạn chọn trước khi nhấp vào nút "Trả lời". Thông qua cài đặt của Microsoft Outlook, bạn có thể bao gồm, loại trừ và định dạng thư gốc trong thư trả lời, đồng thời bao gồm và định dạng thư được chuyển tiếp. Giao diện email doanh nghiệp Yahoo dựa trên Web cung cấp một tùy chọn chuyển đổi để bao gồm tất cả hoặc không có thư gốc trong thư trả lời và chuyển tiếp. Mail của Apple và Gmail của Google cho phép bạn gói tất cả các thư trong một tập hợp các thư trả lời qua lại thành một cuộc trò chuyện theo trình tự thời gian được chuyển tiếp trong một thư.
Tệp đính kèm so với Nội tuyến
Trong Microsoft Outlook hoặc phiên bản Cổ điển của giao diện webmail dành cho doanh nghiệp của Yahoo, bạn có thể sử dụng văn bản nội tuyến hoặc tệp đính kèm để thể hiện văn bản của thư bạn chuyển tiếp. Văn bản nội tuyến xuất hiện dưới dạng một dấu ngoặc kép trong nội dung thư được chuyển tiếp của bạn. Khi bạn sử dụng tệp đính kèm, nội dung gốc sẽ biến thành một tệp riêng biệt gắn vào thư gửi đi của bạn. Bạn có thể thay đổi các tùy chọn chung trong tùy chọn thư của mình để thực hiện thay đổi tổng thể đối với hành vi này và cũng có thể chọn tùy chọn theo từng trường hợp cho từng thư riêng lẻ. Microsoft Outlook cũng biến nội dung gốc thành tệp đính kèm khi bạn "Ctrl-click" vào nhiều mục để chuyển tiếp nhiều thư đồng thời.
Chỉnh sửa
Khi bạn trả lời hoặc chuyển tiếp một email và hiển thị nó dưới dạng nội dung nội tuyến trong nội dung thư của bạn, bạn có thể chọn, chỉnh sửa, định dạng lại và xóa nội dung được trích dẫn. Nếu bạn chọn báo giá và nhấn phím "Backspace", phần mềm email hoặc giao diện Web của bạn sẽ xóa bất kỳ thứ gì bạn đã đánh dấu. Để tránh vô tình gửi thư trả lời hoặc tin nhắn chuyển tiếp mà không có nội dung gốc, hãy xem bạn chọn nội dung gì và bạn nhấn phím nào trước khi nhấp vào nút "Gửi" để chuyển phản hồi của mình.
Cân nhắc
Nếu bạn trả lời một tin nhắn trống, thì phản hồi của bạn thiếu nội dung được trích dẫn vì tin nhắn ban đầu không có gì có thể trích dẫn được. Điều này có thể xảy ra nếu bạn vô tình chọn sai thư cho phản hồi trong khi xử lý email của bạn một cách vội vàng. Trong một hộp thư đến đông đúc, bạn có thể truy cập vào thư bên trên hoặc bên dưới thư mà bạn muốn chọn và định dạng phản hồi mà không nhận thấy lỗi. Những sai lầm này chỉ ra rằng bạn cần phải đọc kỹ những gì bạn gửi trước khi gửi đi, ngay cả khi bạn nghĩ rằng thư gửi đi của mình không có gì khác hơn là nội dung thông thường.
